fynk Funktionen
Alles, was du brauchst, um deine Dokumenten-Workflows zu optimieren.
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Alle Funktionen (52)
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Alle Dateiformate
Deine Verträge kommen nicht alle im selben Format an. Manche sind Word-Dateien, manche PDFs, manche gescannte Dokumente auf einem Laufwerk. fynk importiert alles, macht daraus strukturierte Verträge und hält deinen gesamten Prozess in Gang. Ohne Neuformatieren, ohne von vorne anzufangen.
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Analysen & Berichte
Sieh dein ganzes Vertragsportfolio in einer Live-Ansicht. Die Dashboards, eigenen Widgets und der Datenexport in fynk machen aus Vertragsaktivität ein klares Echtzeitbild von Phase, Wert, Verlängerungen und Auslastung, passend für jede Rolle. Keine Excel-Listen, keine Berichte von Hand.
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Anpassbare Dokumententypen
NDAs, Rahmenverträge, Richtlinien, Rechnungen, Formulare. Statt alles in Ordner zu schieben, legst du in fynk eigene Dokumententypen an, die deine echten Abläufe abbilden. Danach filterst du Listen und Dashboards nach Typ, aktualisierst ganze Gruppen von Dokumenten in einem Schritt und behältst alle Fristen im Blick. Typen weist du selbst zu oder lässt die KI beim Import entscheiden.
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Audit-Trail
Verträge werden angefochten, geprüft und hinterfragt. fynk protokolliert automatisch jeden Aufruf, jede Bearbeitung, jede Genehmigung und jede Signatur, jeweils mit Person und exaktem Zeitstempel. Die vollständige Historie ist jederzeit sichtbar, lässt sich nach Person, Datum oder Art des Ereignisses filtern und kann nachträglich von niemandem geändert werden.
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Aufgaben & Erinnerungen
Verträge verlängern sich still, Kündigungsfristen verstreichen, und niemand hat es gemerkt. fynk hängt Aufgaben und Erinnerungen direkt an den Vertrag, an Daten, Phasen oder Felder. Die zuständige Person wird rechtzeitig benachrichtigt, jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum, und der Kalender zeigt dir auf einen Blick, was diesen Monat ansteht. Fristen hängen nicht mehr davon ab, dass jemand daran denkt.
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Bedingte Logik
Für jede Variante eine eigene Vorlage zu pflegen kostet Zeit und schafft Fehlerquellen. In fynk legst du die Bedingungen einmal fest, mit UND/ODER-Logik auf Feldwerten, Metadaten und Dokumententypen. Klauseln und Felder kommen automatisch hinein oder bleiben draußen. Eine Vorlage deckt damit jeden Fall ab und im Vertrag steht immer genau das, was für diese Situation gilt.
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Blöcke in PDF-Dokumenten
PDFs sind starr und für jede Kleinigkeit gehst du zurück in Word und exportierst neu. In fynk setzt du Blöcke für Text, Datum, Laufzeit, Betrag oder Signatur direkt in jedes bestehende PDF und machst daraus ein geführtes Formular. Jedes Feld lässt sich einer Person zuweisen, Unterzeichner brauchen keinen Account und die ganze Einrichtung speicherst du als Vorlage für den nächsten Durchlauf.
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Branding
Deine Dokumente sind für Kunden und Partner oft der erste Eindruck von deinem Unternehmen. Lade dein Logo hoch, hinterlege Farben und Schriftarten und definiere deine Kopf- und Fußzeilen einmal. Ab dann trägt jedes Dokument und jede Vorlage dein Corporate Design automatisch, auch im PDF-Export. Kein manuelles Formatieren, keine Ausreißer, egal wer im Team das Dokument erstellt.
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Dashboards
Bei vielen Dokumenten verlierst du schnell den Überblick. Dashboards geben dir den Überblick über alle Dokumente, mit klaren Zahlen und einfachen Diagrammen.
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Diskussionen
Feedback zu Verträgen verteilt sich normalerweise auf Word-Kommentare, Slack-Nachrichten und E-Mail-Ketten, und am Ende weiß niemand mehr, was eigentlich entschieden wurde. In fynk liegt jeder Kommentar direkt an der Textstelle, um die es geht. Dein Team antwortet im Kontext, Kunden und Partner kommentieren ohne eigenen Account mit, und die vollständige Historie bleibt dauerhaft am Dokument.
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Docx-Importer
Word wurde zum Schreiben gemacht, nicht zum Nachverfolgen von Verhandlungen, Versionen und Fristen. Mit dem Docx-Importer bringst du bestehende Word-Dateien einzeln oder als Massenimport in fynk und machst daraus strukturierte Verträge, die du bearbeiten, genehmigen und unterschreiben kannst. Formatierung, Kommentare und Redlines kommen mit. Teams, Tags und Parteien weist du direkt beim Import zu.
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Dokument per Link teilen
Nicht jedes Dokument, das du verschickst, braucht auf der anderen Seite einen Account. Teile jede Datei als Link. Öffentliche Links sind nur zum Lesen, persönliche Links lassen Empfänger ihre E-Mail bestätigen und unterschreiben. Und beide kannst du jederzeit zurückziehen.
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Dokumenten-Kalender
Fristen sind nicht das Problem. Sie im Kopf behalten zu müssen schon. Der fynk-Dokumenten-Kalender zeigt alle wichtigen Vertragsdaten und Aufgaben an einem Ort.
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Dokumentenablage
Du solltest nicht überlegen müssen, wo Verträge liegen. fynk gibt dir einen zentralen Ort für alle Vereinbarungen, mit einer Version, der du vertrauen kannst.
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Dokumentenarchiv
Archiviere abgeschlossene oder inaktive Verträge, damit dein Arbeitsbereich aufgeräumt und fokussiert bleibt. Jeder archivierte Vertrag behält seine Metadaten, seine Versionshistorie und seinen Aktivitätsverlauf, bleibt durchsuchbar und kommt mit einem Klick zurück in deine aktive Liste. Archivieren blendet fertige Verträge aus, es löscht sie nie.
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Dokumenteneditor
Word wurde für Texte gemacht, nicht für Verhandlungen, Versionen, Fristen und automatisch gefüllte Werte. Der fynk-Editor schon. Entwirf Verträge und Angebote, arbeite mit deinem Team an einer einzigen Version, hole Genehmigungen ein und sende zur Signatur, alles auf einem Bildschirm. Dynamische Felder, bedingte Logik, Kopf- und Fußzeilen und KI-Unterstützung sind von Anfang an da. Und wenn du schon einmal ein Textprogramm bedient hast, brauchst du keine Einarbeitung.
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Dokumentenimport
Importiere Word-Dateien und PDFs in fynk, einzeln oder im Massenimport. OCR macht auch alte Scans durchsuchbar, die KI liest Fristen, Werte und Pflichten automatisch aus, und Word-Dateien öffnen sich als voll bearbeitbare Verträge. Aus verstreuten Dateien werden strukturierte Verträge, mit denen du sofort arbeiten kannst.
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Dokumentenvorlagen
Die Rechtsabteilung definiert Struktur und Regeln einmal, jeder neue Deal folgt dem freigegebenen Aufbau. Sicherheit für Legal, mehr Tempo für den Vertrieb.
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Dynamische Felder
Verschwende keine Zeit mehr damit, dieselbe Änderung mehrfach zu machen. Mit dynamischen Feldern änderst du Namen, Daten oder Preise einmal.
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eIDAS-Konformität
eIDAS ist die EU-Verordnung, die festlegt, wann eine elektronische Signatur rechtsgültig ist. fynk arbeitet in diesem Rahmen und deckt alle drei eIDAS-Stufen in einer Plattform ab: SES für den Alltag, AES für Verträge mit höherem Risiko, bestätigt per Code auf das Telefon oder mit einer nationalen eID wie BankID oder MitID, und QES für Dokumente, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind. Identität geprüft, Dokument versiegelt, Zeitstempel gesetzt und jeder Schritt im Audit-Trail. Ohne Zusatztools und ohne länderspezifische Sonderlösungen.
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Geführte Formulare
Wer einen Vertrag ausfüllen soll, muss sich nicht durch Klauseln und Textfelder arbeiten. Geführte Formulare verwandeln die dynamischen Felder eines Dokuments in einen klaren Frage-Antwort-Ablauf. Alle Beteiligten bekommen eine Liste verständlicher Fragen, beantworten sie im Browser und die Antworten landen automatisch an der richtigen Stelle im Vertrag. Kein fynk-Account, keine Einführung, keine Lücken. Am Ende steht ein vollständiges Dokument, bereit für Prüfung und Signatur.
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Genehmigungsworkflows
Verträge bleiben liegen, wenn niemand weiß, wer als Nächstes dran ist oder was schon genehmigt wurde. fynk gibt jedem Vertrag einen klaren Genehmigungsweg, leitet automatisch weiter und erinnert von selbst. Kein Vertrag geht zur Unterschrift, bevor jede Genehmigung vorliegt.
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Integrationen
Im CRM stehen die Deal-Daten, im HR-System die Mitarbeiterdaten und im ERP die Bestellung. Trotzdem tippt jemand alles noch einmal in einen Vertrag. Verbinde fynk mit den Tools, in denen deine Daten schon liegen, und Dokumente kommen ausgefüllt an statt leer. Nativ für HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Attio, über Zapier für mehr als 7.000 weitere Tools und über die REST API für alles, was dein Team selbst baut.
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Kanban-Dashboard
Eine lange Vertragsliste sagt dir nicht, wo du stehst. Das Kanban-Dashboard zeigt jeden Vertrag in seiner Phase, von Entwurf über Prüfung und Signatur bis erledigt, alles auf einem Bildschirm. Du erkennst sofort, was vorankommt, was wartet und wo sich Arbeit staut. Filtere nach Team, Verantwortlichen oder Dokumententyp, speichere deine Ansicht und komm jederzeit mit einem Klick dorthin zurück.
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KI
Bring alle Verträge an einen Ort und verstehe sie mit KI. Lies Daten aus, automatisiere Aufgaben und gib deinem Team sicheren Zugriff.
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KI-Analyse
Verstehe Verträge in Sekunden. fynk erkennt Risiken, liest wichtige Klauseln aus und gibt dir sofort Klarheit über deine Verträge.
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KI-Assistent
Starte mit einer bestehenden Vorlage oder zieh ein PDF oder eine DOCX-Datei in den Chat und lass den KI-Assistenten daraus eine wiederverwendbare Vorlage bauen. Er erstellt Verträge, füllt Werte aus, ergänzt Unterzeichner, bringt Dokumente Richtung Signatur, durchsucht die ganze Vertragsablage, baut Dashboards und organisiert Verträge in Serie. In jedem Plan, für alle.
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KI-Entwurf
Der Anfang ist oft das Schwerste. Du weißt, was im Vertrag stehen soll, aber nicht, wie du es formulieren sollst? Der KI-Entwurf von fynk erstellt schnell eine solide erste Version.
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KI-Import
Den Überblick über deine Verträge verloren? fynk verwandelt Vereinbarungen in nutzbare Daten. Fristen verfolgen, Risiken erkennen und versteckte Infos entdecken.
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KI-Prüfung
Kein Rätselraten mehr, was in deinen Verträgen akzeptabel ist. Vergleiche Verträge mit deinen internen Regeln und sieh sofort, was angepasst werden muss.
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KI-Suche
Durchsuche Hunderte Verträge gleichzeitig mit KI. Stelle Fragen in natürlicher Sprache und finde Klauseln, Namen oder ganze Verträge sofort.
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KI-Zusammenfassung
Verstehe jeden Vertrag in Minuten. fynk liest das gesamte Dokument beim Import und erstellt eine verständliche Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte.
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Konfigurierbare Benachrichtigungen
Wer Fristen im Kopf oder in einer Excel-Tabelle verwaltet, übersieht irgendwann eine. fynk verschickt Benachrichtigungen und Erinnerungen auf Basis der echten Vertragsdaten, per E-Mail und direkt in der App. Du entscheidest, welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen, wer sie bekommt und wie oft. Für das ganze Unternehmen, für ein Team oder abweichend für ein einzelnes Dokument.
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Kopf- und Fußzeilen
Gestalte Kopf- und Fußzeilen einmal und hinterlege sie in deinen Vorlagen. Logo, Firmenname, Registernummer, Adresse, Gerichtsstand und Vertraulichkeitshinweise erscheinen dann automatisch auf jeder Seite jedes Dokuments, das daraus entsteht. Für Rechnungen, Angebote und juristische Dokumente legst du eigene Varianten an, und im PDF-Export sieht alles genau so aus, wie du es eingerichtet hast.
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Massenerstellung
Verträge einzeln zu erstellen kostet Stunden, obwohl sich nur wenige Werte unterscheiden. Mit der Massenerstellung von fynk wählst du eine Vorlage, lädst deine Daten hoch und Hunderte Verträge entstehen in Sekunden. Jeder trägt seine eigenen Namen, Werte und Fristen, folgt der freigegebenen Struktur und geht automatisch in Prüfung, Genehmigung oder Signatur.
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Massenimport
Wichtige PDFs liegen noch auf einem Laufwerk? Importiere Hunderte Dateien auf einmal in fynk. KI scannt und organisiert sie nach Namen, Daten oder Parteien.
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Metadaten
Verlass dich nicht auf Excel oder E-Mail-Verläufe. Speichere wichtige Details wie Daten, Werte und Personen als Felder. Für Berichte, Filter und Erinnerungen.
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Multi-Entity-Verwaltung
Wer mehrere Gesellschaften verwaltet, kennt das Problem: Verträge, Vorlagen und Logos vermischen sich, sobald alles im selben System liegt. In fynk bekommt jede Tochtergesellschaft, Marke und juristische Person einen eigenen Workspace mit eigenen Verträgen, Vorlagen, Teams und eigenem Branding. Ein Login reicht für alle Gesellschaften, in denen du arbeitest, und du wechselst zwischen ihnen, ohne dich abzumelden.
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Nutzerrollen & Zugriffsverwaltung
Zu viel Zugriff ist ein Sicherheitsrisiko. Zu wenig bremst Teams aus. fynk gibt jedem Nutzer eine klare Rolle mit dem passenden Zugriff.
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PDF-Vergleich
Zwei Vertragsversionen nebeneinander lesen, um die Unterschiede zu finden, kostet Zeit und trotzdem übersieht man etwas. fynk vergleicht beide Versionen Wort für Wort und markiert jede Ergänzung, Löschung und Änderung automatisch. Du siehst auf einen Blick, was sich zwischen Entwurf und finalem Dokument geändert hat, und kannst jede Version aus der Historie mit jeder anderen vergleichen.
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Preistabellen
Baue strukturierte, rechenfertige Preisabschnitte direkt in deine Verträge. Positionen, Mengen, Einzelpreise und Rabatte werden automatisch zu Zwischensummen und Gesamtsumme verrechnet. Änderst du einen Wert, passt sich die ganze Tabelle sofort an. Kein Excel, kein Nachrechnen, keine Korrekturen in letzter Minute.
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Redlining
Verhandlungen per E-Mail-Anhang enden fast immer im Versionschaos. In fynk läuft die ganze Verhandlung in einem gemeinsamen Dokument: Änderungen vorschlagen, kommentieren, annehmen oder ablehnen, alles in Echtzeit und für alle Beteiligten sichtbar. Die Gegenseite braucht dafür keinen Account, ein Link genügt. Jede Bearbeitung wird mit Name und Zeitstempel protokolliert, damit du auch Monate später noch nachvollziehen kannst, warum eine Klausel so formuliert ist, wie sie dasteht.
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Signaturen
Von versendet bis unterschrieben, ohne Stress. Verträge zur Signatur senden und sofort sehen, wer das Dokument gesehen, unterschrieben oder noch offen hat.
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Signaturreihenfolge
Wenn mehrere Parteien unterschreiben, ohne dass die Reihenfolge geklärt ist, unterschreibt einer zu früh und ein anderer merkt gar nicht, dass er dran ist. In fynk legst du vor dem Versand fest, wer in welcher Reihenfolge unterschreibt. Jede Person wird erst benachrichtigt, wenn sie an der Reihe ist, das Dokument läuft automatisch weiter und du siehst jederzeit, wer schon unterschrieben hat und wer noch fehlt.
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Signaturstil
Nicht jeder unterschreibt gleich. In fynk zeichnest du deine Signatur mit Maus oder Finger, tippst deinen Namen in einer sauberen Schrift oder lädst ein Foto deiner handschriftlichen Unterschrift hoch. fynk speichert deine Wahl im Profil und setzt sie ab dann in jedes Dokument, mit einem Klick. Auch deine Initialen legst du separat ab. Und die Gegenseite unterschreibt genauso einfach, per Link, ohne Account und von jedem Gerät.
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Signaturverfolgung
Unterschreiben ist selten ein Klick und fertig. fynk zeigt dir für jeden Vertrag in Echtzeit, wer schon unterschrieben hat, wer noch fehlt und welcher Schritt als Nächstes ansteht. Erinnerungen gehen automatisch raus, externe Parteien erscheinen in derselben Ansicht wie dein Team, und jede Signatur landet mit Zeitstempel im Audit-Trail.
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Teams
Geteilte Ordner, Links und Passwörter sind keine Zugriffsverwaltung. In fynk fasst du Nutzer in Teams zusammen und ordnest jeden Vertrag dem Team zu, das dafür zuständig ist. Wer im Team ist, sieht sofort alles Relevante und kann nur bearbeiten, was erlaubt ist. Die Rechtsabteilung prüft, der Vertrieb unterschreibt, die Finanzabteilung behält den Überblick, jeder in seinem eigenen Bereich. Einmal eingerichtet, hält die Struktur bei fünf Leuten genauso wie bei fünfzig.
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Termine & Laufzeiten
Eine Erinnerung allein reicht bei Fristen nicht. Verfolge Start, Ende und Verlängerungen in Verträgen. Automatische Benachrichtigungen, E-Mails und Kalenderansichten, alles ohne manuelle Pflege.
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Umlaufbeschluss
Nur für einen Beschluss eine Gesellschafterversammlung einberufen? In fynk entwirfst du den Umlaufbeschluss, schickst ihn in einem Schritt an alle Stimmberechtigten und sammelst Stimmen und Signaturen im selben Dokument. Jede Zustimmung wird mit Zeitstempel protokolliert, über das Ergebnis informiert fynk automatisch alle Beteiligten, und niemand braucht dafür einen eigenen Account.
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Verknüpfte Dateien
Anlagen, Nachträge, technische Anlagen und verknüpfte Verträge landen zu oft in verstreuten Ordnern und E-Mail-Verläufen. In fynk liegt jede zugehörige Datei direkt beim Vertrag, bis zu 200 Anhänge pro Vorlage, dazu interne Dateien nur für dein Team und Verknüpfungen zwischen Verträgen, die zusammengehören. Für Anhänge gelten dieselben Zugriffsregeln wie für den Vertrag selbst, und bei einem Audit steht die vollständige Vertragsakte sofort bereit.
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Vorab unterschriebene Dokumente
Du hast keine Lust, Routinedokumente einzeln zu unterschreiben? Unterschreibe die Vorlage einmal und jede neue Vereinbarung daraus trägt deine Signatur bereits. Es ist eine gültige, zertifikatsgestützte fynk-Signatur mit vollständigem Audit-Trail, die automatisch gesetzt wird, sobald ein Dokument in die Signaturphase geht. Die Gegenseite unterschreibt ihren Teil genau wie immer.
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Vorlagenbibliothek
Ein leeres Dokument ist der langsamste Start für einen Vertrag. Die Vorlagenbibliothek von fynk bringt Hunderte fertige, juristisch fundierte Vorlagen mit, von NDAs über Arbeitsverträge bis zu Dienstleistungsverträgen. Wähle eine Vorlage, speichere sie in deinem Workspace und jedes Dokument deines Teams startet ab dann von derselben freigegebenen Fassung. Dynamische Felder, Genehmigungen und Signaturen sind gleich mit dabei.
Wozu die einzelnen Funktionen?
Jede Funktion auf dieser Seite gehört zur selben Vertragsmanagement Software. Eine Vorlage, eine Unterschrift und eine Kündigungsfrist liegen deshalb am selben Datensatz und nicht in drei Werkzeugen.
Wer nur einzelne Funktionen sucht, findet sie unten nach Kategorie sortiert. Wer wissen will, wie sie zusammen einen Vertragsprozess ergeben, beginnt besser beim Überblick.
Weniger Zeit mit Verträgen. Mehr Zeit für dein Unternehmen.
Verträge so verwalten, wie es sein sollte: schnell, klar und zu deinen Bedingungen.
Kein aufwendiges Setup
In Tagen statt Monaten live
Kein Lock-in
Jederzeit vollständiger Export
Keine versteckten Kosten
Signaturen inklusive, keine Umschlaggebühr