Vier Leute, sieben Gesellschaften, ein Claude-Chat: So automatisiert CoastCap seine Darlehensdokumentation

Transparenzhinweis: CoastCap ist Investor bei fynk, und Clemens Gaugusch sitzt im Beirat von fynk.

Auf einen Blick

• Wer: CoastCap, ein Single Family Office mit Sitz in Wien. Ein vierköpfiges Team, sieben Gesellschaften in Österreich und Deutschland.
• Anwendungsfall: Dokumentation gruppeninterner Darlehen, von der Abrufmitteilung über Unterschrift und Ablage bis zur aktualisierten Darlehensübersicht
• Stack: Claude mit einem gemeinsamen Team-Skill, fynk über MCP, Google Sheets, Google Drive
• Ergebnis: 20–30 Minuten Ersparnis pro Abruf, mindestens einmal pro Woche und in Spitzenzeiten bis zu 30 Dokumente im Monat

„Im Grunde öffnen wir einfach einen neuen Chat in Claude. Wir schreiben: Gesellschaft A braucht 100 Euro von Gesellschaft B, fügen den Skill hinzu, drücken Enter, und alles läuft automatisch ab.“

So beschreibt Clemens Gaugusch, Geschäftsführer von CoastCap, wie sein Team heute Darlehen zwischen den eigenen Gesellschaften dokumentiert.

Als Investor setzt CoastCap auf Unternehmen, die Prozesse automatisieren, die vorher niemand automatisiert hat. Jetzt wendet CoastCap denselben Gedanken auf das eigene Backoffice an.

Kleines Team, viel Papierkram

CoastCap ist ein Single Family Office: ein vierköpfiges Team, das das Privatvermögen einer einzelnen Person verwaltet, verteilt auf sieben Gesellschaften in Österreich und Deutschland. Die Gesellschaften gewähren einander Darlehen und erbringen Managementleistungen innerhalb der Gruppe. Jeder Darlehensrahmen, jeder Abruf und sogar jeder Call im Rahmen dieser Leistungen wird dokumentiert. Bis vor Kurzem hieß das: manuell geführte Listen und jede Menge Ordner.

„Auch wenn es nur intern ist und man meinen könnte, das müssten wir nicht dokumentieren: Wir nehmen diese Dokumentationspflicht sehr ernst“, sagt Clemens.

Den Ausschlag für die Automatisierung gab schließlich die Menge. Über das Postfach kamen so viele Dokumente herein, von bestehenden Portfoliounternehmen und Fondsmanagern bis zu neuen Investmentmöglichkeiten, dass allein das Sichten, Entscheiden und Ablegen viel Zeit kostete. Oder, wie Clemens es formuliert: „Es ist nicht besonders attraktiv, in einem Unternehmen nur dafür angestellt zu sein, ein Postfach zu verwalten.“

Wo die Grenze verläuft

Wenige Wochen vor unserem Interview hat das Team einen Workshop gemacht. Es hat jede Aufgabe des Family Office aufgeschrieben und eingeordnet: automatisieren oder in menschlicher Hand lassen. Für jede Aufgabe wurde außerdem festgehalten, woher die Daten kommen, wie sie verarbeitet werden und wo sie landen.

Die Grenze zwischen beidem ist schmal, sagt Clemens, aber sie folgt einer klaren Regel. Beziehungen zu Banken, Portfoliounternehmen und Fonds beruhen auf Vertrauen, und das können Agenten nicht ersetzen.

Die Dokumentation der gruppeninternen Darlehen landete klar auf der Automatisierungsseite.

Vorher: fünf manuelle Schritte pro Abruf

Fehlte einer Gesellschaft Liquidität, entschied das Team gemeinsam, ob eine Schwester- oder Muttergesellschaft das Geld zur Verfügung stellt. Dann begann der Papierkram: Jemand füllte die Abrufmitteilung aus einer fynk-Vorlage aus, schickte sie zur Unterschrift, legte das unterschriebene Dokument ab, trug Abruf und offenen Darlehensrahmen in die Darlehensübersicht in Excel ein und berechnete die Zinsen von Hand.

Heute: ein Chat

Die Entscheidung trifft weiterhin das Team. Alles danach läuft über Claude.

CoastCap hat Claude mit dem MCP-Server von fynk verbunden. Darüber kann Claude Dokumente direkt in fynk erstellen und zur Unterschrift versenden. Anschließend hat das Team einen Skill für den Prozess geschrieben: eine kurze Markdown-Datei mit Anweisungen, die allen bei CoastCap zur Verfügung steht.

Claude füllt die Abrufmitteilung aus der fynk-Vorlage aus und schickt sie an den Geschäftsführer der darlehensnehmenden Gesellschaft, der den Signaturlink per E-Mail erhält. Sobald unterschrieben ist, wird das Dokument abgelegt und die Darlehensübersicht inklusive Zinsen aktualisiert. Jede Signaturanfrage enthält außerdem einen internen Code, damit der Empfänger prüfen kann, dass sie tatsächlich vom Team stammt.

Drei der vier Teammitglieder nutzen den Skill inzwischen, und keiner von ihnen muss dafür fynk öffnen.

Warum fynk die entscheidende Ebene ist

Auf die Frage, was fynk in dieser Kette leistet, das die anderen Tools nicht können, nennt Clemens den Nachweis. „Es ist quasi wasserdicht“, sagt er. „Sobald das Dokument in fynk erstellt und unterschrieben ist, ist es ein ausreichender Nachweis für unser System of Record, und es gibt keine Möglichkeit, es nachträglich zu verändern.“

Genauso wichtig sind die Vorlagen. Claude füllt nur die dynamischen Felder aus, der Wortlaut selbst bleibt immer gleich. „Weil wir vordefinierte Vorlagen haben und nur dynamische Felder ändern, können wir sicher sein, dass diese Verträge unseren eigenen Standards entsprechen. Das ist ein sehr beruhigendes Gefühl.“

Mehr als Zeit

Jedes Dokument spart 20–30 Minuten. Davon gibt es mindestens eines pro Woche, in Spitzenzeiten bis zu 30 im Monat. Doch Clemens schiebt gleich nach: „Es geht nicht nur um die Zeitersparnis. Wir wissen mit Sicherheit, dass kein Fehler passiert ist.“ Außerdem bleibt CoastCap damit regelkonform, und die Steuerberatung sowie alle, die die Jahresabschlüsse erstellen, arbeiten mit einer einzigen verlässlichen Grundlage.

Der Blick eines Juristen auf KI

Vor CoastCap war Clemens als Transaktionsanwalt in Wien und New York tätig. Auf die Frage, was ihm das Vertrauen gibt, KI mit Verträgen arbeiten zu lassen, greift er auf diese Erfahrung zurück.

Was er Gründerteams rät

Dasselbe Problem sieht Clemens bei den Startups, in die CoastCap investiert. „Viele Gründerteams werden von internen Prozessen und Bürokratie ausgebremst. So viel sie automatisieren können (Verträge, Dokumentation, Buchhaltung), sollten sie auch automatisieren. Dann bleibt mehr Zeit für die Dinge, die wirklich zählen.“

Für CoastCap ist das Ziel, diese Zeit mit den Gründerteams zu verbringen: Strategie, Workshops und Produktarbeit mit den Portfoliounternehmen. Und auf der Workshop-Liste stehen noch reichlich interne Prozesse, die darauf warten, angegangen zu werden.