Digitale Unterschrift und elektronische Signatur: Arten, Recht und Beispiele

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift, rechtlich elektronische Signatur (E-Signatur), besteht aus Daten in elektronischer Form, mit denen eine Person ein Dokument unterschreibt, vom eingetippten Namen bis zur Signatur mit Zertifikat. So definiert es die EU in Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung. Im Gesetz heißt sie elektronische Signatur, im Alltag sagen die meisten digitale Unterschrift.

Allen Arten gemeinsam ist der Wille, zu unterschreiben. Sie unterscheiden sich darin, wie gut sie beweisen, wer unterschrieben hat und ob das Dokument danach verändert wurde. Das Gegenstück auf Papier ist die handschriftliche Unterschrift.

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Es gibt drei Arten der elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung der EU: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die Schweiz arbeitet mit einem ähnlichen Modell im Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES).

• Einfache elektronische Signatur (EES): ein eingetippter Name, eine gezeichnete Unterschrift oder ein Klick. Beispiel: ein NDA.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): an die Identität der unterschreibenden Person gebunden, etwa per Code aufs Handy oder nationaler eID. Beispiel: ein Mietvertrag oder ein Geschäftsdarlehen.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): ausgestellt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter und in der ganzen EU der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Beispiel: ein befristeter Arbeitsvertrag.

In den USA gibt es diese Stufen nicht. Der ESIGN Act und die UETA-Gesetze kennen nur eine weite Definition, EES, FES und QES sind also ein europäisches Konzept.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur ist die Grundstufe: ein eingetippter Name, eine gezeichnete Unterschrift oder ein Häkchen bei „Ich akzeptiere“. Technische Anforderungen gibt es keine, als Beweis dient der Audit-Trail der Plattform. Sie passt für alltägliche Verträge wie NDAs, interne Freigaben und Standard-Kaufverträge.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig der unterschreibenden Person zugeordnet, identifiziert sie, steht unter ihrer alleinigen Kontrolle und macht jede spätere Änderung am Dokument erkennbar (Art. 26 eIDAS). In der Praxis bestätigt die Person mit einem Code per SMS oder mit einer nationalen eID wie BankID oder MitID.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine FES, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer zertifizierten Signaturerstellungseinheit (QSCD) erstellt wird. Vorher prüft ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter die Identität, etwa per Video-Ident, Bank-Ident oder ID Austria. Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat die QES in jedem EU-Land die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

EES, FES und QES im Vergleich

Die Tabelle zeigt die Unterschiede der drei Arten nach eIDAS.

Höher ist nicht automatisch besser: Jede Stufe bedeutet mehr Aufwand für die unterschreibende Person. Wähle die niedrigste Stufe, die das Gesetz verlangt und die zum Risiko passt.

Welche elektronische Signatur brauchst du?

Die Stufe richtet sich nach dem Dokument. Das sind typische Fälle in Deutschland und Österreich, nationale Formvorschriften gehen immer vor.

Beispiele für elektronische Signaturen

Als elektronische Signatur gelten unter anderem ein eingetippter Name, eine gezeichnete oder eingescannte Unterschrift, eine Klick-Bestätigung, ein Unterschriftenpad, ein Code per SMS und eine Signatur mit Zertifikat. Ob eine Form für ein bestimmtes Dokument reicht, hängt davon ab, welche Form das Gesetz verlangt.

Gerichte sind dabei mal großzügig, mal streng. In Kanada galt ein 👍-Emoji per SMS als Zustimmung zu einem Vertrag (South West Terminal v Achter Land, 2024 vom Court of Appeal in Saskatchewan bestätigt). In Deutschland erfüllte ein befristeter Arbeitsvertrag mit eingescannter Unterschrift die Schriftform nicht, die Befristung war unwirksam (LAG Berlin-Brandenburg, 16.03.2022, 23 Sa 1133/21). Und in Kalifornien war ein Name am Ende einer E-Mail keine Unterschrift, weil der Wille fehlte, den Deal zu unterschreiben (J.B.B. Investment Partners v. Fair, Court of Appeal, 2014). Wie die Unterschrift aussieht, zählt also weniger als ihre Stufe und die Form, die das Gesetz verlangt.

Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

In den meisten Fällen ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf ihr die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Welche Form ein Vertrag braucht, regelt das nationale Recht, und Gerichte prüfen vor allem drei Dinge:

• Unterschriftswille: Die Person wollte genau dieses Dokument unterschreiben.
• Zuordnung: Es lässt sich belegen, wer unterschrieben hat, etwa über E-Mail, SMS-Code oder eID.
• Integrität: Das Dokument lässt sich unverändert vorlegen, zum Beispiel mit Audit-Trail.

Für Deutschland, Österreich und die Schweiz heißt das:

• Deutschland: Die meisten Verträge sind formfrei, dort reicht eine EES. Für die Textform (§ 126b BGB) genügt eine EES, seit 2025 auch für Gewerbemietverträge. Die Schriftform (§ 126 BGB) ersetzt nur die QES (§ 126a BGB). Ausgeschlossen ist die elektronische Form etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) und der Bürgschaft von Nicht-Kaufleuten (§ 766 BGB).
• Österreich: Die QES erfüllt die Schriftform (§ 4 SVG). Ausnahmen sind etwa Testamente und Bürgschaften von Verbrauchern.
• Schweiz: Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nur eine QES mit qualifiziertem Zeitstempel (Art. 14 Abs. 2bis OR). Eine EU-QES wird nicht automatisch anerkannt.

Ob eine elektronische Signatur rechtsgültig ist, hängt also immer vom Dokument und vom Land ab.

Welche Dokumente kannst du elektronisch unterschreiben?

Die meisten Geschäftsdokumente: Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Kaufverträge, Bestellungen, Angebote, Mietverträge, Darlehensverträge und Einwilligungen. Nicht elektronisch gehen Testamente, notarielle Urkunden, Grundstückskaufverträge und die Übertragung von GmbH-Anteilen.

Digitale Unterschrift erstellen

Eine digitale Unterschrift erstellst du mit den Programmen, die du schon nutzt, oder mit einer Signaturplattform.

In Word, PDF, Google Docs und E-Mail

In Word, PDF-Programmen, Google Docs, Excel, Google Sheets und E-Mail-Programmen kannst du kostenlos eine gezeichnete, getippte oder eingefügte Unterschrift setzen. Wähle dein Programm für die Schritte:

Das Unterschriftsbild dafür bekommst du im Browser: Mit dem Unterschriften-Generator kannst du deine digitale Unterschrift erstellen, ob gezeichnet, getippt oder aus einem Foto deiner Unterschrift auf Papier, und sie als transparentes PNG oder SVG herunterladen. Nichts wird hochgeladen. Ein Bild allein ist aber immer nur eine EES, für FES und QES braucht es eine Identitätsprüfung.

Mit einer Signaturplattform

Eine Signaturplattform übernimmt, was Office-Programme nicht können: Identitätsprüfung für FES und QES, Audit-Trail, Erinnerungen und sichere Ablage. Als unterschreibende Person öffnest du das Dokument über den Link in der E-Mail, ganz ohne Konto, klickst auf das Signaturfeld und zeichnest, tippst oder lädst deine Unterschrift hoch. fynk speichert deine eigene E-Signatur für das nächste Dokument.

Kostenlos qualifiziert unterschreiben können Privatpersonen in Österreich schon heute mit ID Austria, in der ganzen EU bald mit der EUDI-Wallet.

Elektronische Signatur in fynk

Mit fynk kannst du Verträge digital unterschreiben lassen, und das ist schon im kostenlosen Plan enthalten. Pro Dokument wählst du eine von vier Signaturarten: EES, FES mit Code per SMS oder WhatsApp, FES mit eID (z. B. BankID oder MitID) oder QES.

1. Anmelden und ein neues Dokument anlegen oder mit einer Vorlage starten.
2. Per Drag-and-drop hochladen. PDF-, Word- und eingescannte Verträge übernimmt fynk ohne Umwandlung. Danach fügst du die Unterzeichner mit Name und E-Mail hinzu und platzierst die Signaturblöcke.
3. Unterschreiben oder versenden. Unter „Signaturtyp“ legst du die Stufe fest, von „Simple (SES)“ bis „Qualified (QES)“, und bei Bedarf eine Signaturreihenfolge. fynk erinnert automatisch.

Sobald die letzte Unterschrift da ist, legt fynk den Vertrag ab und erinnert dich mit seiner Vertragsmanagement-Software an Fristen. Welche eIDs und Anbieter hinter den eIDAS-konformen E-Signaturen stehen, zeigt die Übersicht der Signaturmethoden.

Elektronische Signatur prüfen

Eine elektronische Signatur prüfst du nach dem Unterschreiben, indem du kontrollierst, ob sie intakt und das Dokument unverändert ist. Davor liegt die Authentifizierung: Zugriff auf die E-Mail bei der EES, Code oder eID bei der FES, Identitätsprüfung durch einen Vertrauensdiensteanbieter bei der QES.

So prüfst du ein unterschriebenes Dokument:

1. Öffne das PDF in Adobe Acrobat Reader und sieh dir den Signaturbereich an.
2. Lade die Datei in den kostenlosen DSS-Validator der EU hoch. Er zeigt auch, ob es eine FES oder QES ist.
3. Prüfe bei einer QES den Anbieter in der EU-Vertrauensliste.
4. Sieh dir den Audit-Trail an. Bei einfachen Signaturen ist er der wichtigste Beweis.

Wer eine Unterschrift fälscht, begeht eine Urkundenfälschung: Nach § 267 StGB drohen Geldstrafe oder bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe.

eIDAS 2.0 und die EUDI-Wallet

eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183) gilt seit 20. Mai 2024 und lässt die Regeln für EES, FES und QES unverändert. Jeder Mitgliedstaat muss bis 24. Dezember 2026 eine EUDI-Wallet anbieten, mit der du für private Zwecke kostenlos qualifiziert unterschreiben kannst. Banken und große Plattformen müssen sie bis Dezember 2027 akzeptieren. Deutschland plant den Start für den 2. Januar 2027 (Stand Oktober 2026). Für Unternehmen heißt das: Über die EUDI-Wallet für qualifizierte Signaturen haben bald immer mehr Unterzeichner eine QES auf dem Handy. Den rechtlichen Rahmen dafür setzt eIDAS.

Elektronische Signatur oder digitale Signatur: Was ist der Unterschied?

Die elektronische Signatur ist ein rechtlicher Begriff (alle Daten, mit denen jemand unterschreibt), die digitale Signatur ein kryptografisches Verfahren auf Basis einer Public-Key-Infrastruktur (PKI). Die Software bildet einen Hashwert des Dokuments, verschlüsselt ihn mit dem privaten Schlüssel und jeder kann ihn mit dem öffentlichen Schlüssel aus dem Zertifikat prüfen. Ändert sich ein Zeichen, wird die Signatur als ungültig angezeigt.

Jede digitale Signatur, mit der jemand unterschreibt, ist also eine elektronische Signatur, aber nicht umgekehrt. Im Alltag meinen die meisten mit „digitale Unterschrift“ trotzdem einfach die elektronische Signatur.

Ist DocuSign eine elektronische oder eine digitale Signatur?

Beides, je nach Stufe. Plattformen wie DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder fynk versenden die meisten Dokumente als EES mit Audit-Trail und nutzen zertifikatsbasierte digitale Signaturen für FES und QES. Die bessere Frage ist also, welche eIDAS-Stufe der Ablauf erreicht.

Häufig gestellte Fragen

• Welche drei Arten der elektronischen Signatur gibt es?

  Nach der eIDAS-Verordnung der EU gibt es die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie unterscheiden sich darin, wie gut sie beweisen, wer unterschrieben hat: Die EES braucht keine Identitätsprüfung, die FES ist an die Person gebunden, und die QES beruht auf einer qualifizierten Identitätsprüfung und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

• Welche vier Arten von Unterschriften gibt es?

  Meist sind die handschriftliche Unterschrift und die drei elektronischen Arten gemeint: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. In fynk gibt es die fortgeschrittene Signatur in zwei Varianten, mit Code aufs Handy oder mit nationaler eID. Absender wählen dort also aus vier elektronischen Signaturarten.

• Kann ich eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen?

  Ja. Eine einfache elektronische Signatur setzt du kostenlos mit Adobe Acrobat Reader, Vorschau auf dem Mac, Word, Google Docs oder einem Unterschriften-Generator, und im kostenlosen Plan von fynk verschickst du Dokumente zur Unterschrift. Eine qualifizierte Signatur kostet bei Vertrauensdiensteanbietern meist eine Gebühr. In Österreich ist sie mit ID Austria für Privatpersonen kostenlos, in der EU bald auch mit der EUDI-Wallet.

• Reicht es, meinen Namen einzutippen?

  Ein eingetippter Name ist eine einfache elektronische Signatur, wenn du damit unterschreiben willst. Für formfreie Verträge reicht das rechtlich meist aus, der Beweiswert ist aber gering. Die gesetzliche Schriftform erfüllt ein eingetippter Name nicht, dafür brauchst du eine qualifizierte elektronische Signatur.

• Welche elektronische Signatur ist am sichersten?

  Die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter prüft die Identität, die Signatur entsteht mit einer zertifizierten Signaturerstellungseinheit, und jede spätere Änderung am Dokument ist erkennbar. Sie ist auch die einzige Art, die in jedem EU-Land der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

• Kann man eine elektronische Signatur fälschen?

  Ein einfaches Unterschriftsbild lässt sich kopieren, so wie man eine Unterschrift auf Papier nachahmen kann. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sind viel schwerer zu fälschen, weil sie an eine geprüfte Identität gebunden sind und jede spätere Änderung am Dokument sichtbar wird.

• Was ist der Unterschied zwischen elektronischer Signatur und elektronischem Siegel?

  Eine elektronische Signatur setzt eine Person und zeigt damit ihren Willen, zu unterschreiben. Ein elektronisches Siegel setzt eine Organisation, etwa ein Unternehmen, und belegt Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments wie einer Rechnung. eIDAS kennt für beide drei Stufen, das qualifizierte elektronische Siegel ist die höchste.