Digitale Unterschrift und elektronische Signatur: Der komplette Leitfaden

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (E-Signatur) sind Daten in elektronischer Form, die du einem Dokument beifügst oder logisch mit ihm verbindest, um es zu unterschreiben. So definiert es die EU in Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung. Im Alltag sagen die meisten dazu einfach digitale Unterschrift.

Ein eingetippter Name, eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift, ein Klick auf „Ich stimme zu“ oder eine kryptografische Signatur mit qualifiziertem Zertifikat: All das kann eine elektronische Signatur sein. Entscheidend ist der Wille, zu unterschreiben. Die Varianten unterscheiden sich darin, wie gut sie beweisen, wer unterschrieben hat und ob das Dokument danach verändert wurde.

Elektronisch unterschrieben werden Verträge, Angebote, NDAs, Mietverträge, Bestellungen und fast jedes Dokument, das als PDF, Word-Datei oder Webformular vorliegt. Dafür reicht ein Laptop, Tablet oder Smartphone, oft ganz ohne zusätzliche Software. Mehr zum Gegenstück auf Papier liest du in unserem Beitrag zur handschriftlichen Unterschrift.

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Das EU-Recht kennt drei Stufen der elektronischen Signatur. Geregelt sind sie in der eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014, geändert durch eIDAS 2.0, Verordnung (EU) 2024/1183): einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Die Schweiz arbeitet mit einem ähnlichen Modell im Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES).

In den USA ist das anders: Der ESIGN Act und die UETA-Gesetze der Bundesstaaten kennen keine Signaturstufen, sondern nur eine weite Definition. Die Begriffe EES, FES und QES sind also ein europäisches Konzept.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die Grundstufe: alle Daten in elektronischer Form, mit denen der Unterzeichner unterschreibt (Art. 3 Nr. 10 eIDAS). Technische Anforderungen gibt es keine, also auch keine vorgeschriebene Identitätsprüfung und keinen eingebauten Manipulationsschutz.

Typische Beispiele sind ein eingetippter Name, eine gezeichnete Unterschrift, ein eingefügtes Unterschriftsbild oder ein Häkchen bei „Ich akzeptiere“. Auf einer guten Signaturplattform sichert ein Audit-Trail (E-Mail-Adresse, Zeitstempel, IP-Adresse, Hash des Dokuments) die EES ab und dient als Beweis, wer wann unterschrieben hat.

Die EES passt für alltägliche Vereinbarungen mit geringerem Risiko: interne Freigaben, NDAs, Standard-Kauf- und Dienstleistungsverträge, Auftragsbestätigungen oder HR-Bestätigungen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss die vier Anforderungen aus Art. 26 eIDAS erfüllen. Sie muss:

1. eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein,
2. die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen,
3. mit Signaturerstellungsdaten erstellt werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und
4. so mit den unterzeichneten Daten verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann.

Eine bestimmte Technik oder ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis erfüllen Anbieter die Anforderungen mit einem Einmalcode per SMS, mit einer nationalen eID wie BankID oder MitID oder mit einer zertifikatsbasierten digitalen Signatur (PKI), die das Dokument versiegelt.

Die FES lohnt sich, wenn du einen stärkeren Identitätsnachweis willst als bei der EES, etwa bei hochvolumigen B2B-Verträgen, Darlehens- oder Mietverträgen oder neuen Geschäftspartnern.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine FES, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD) erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). Qualifiziert wird sie durch zwei Dinge:

• Ein qualifiziertes Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QVDA, englisch QTSP). Vor der Ausstellung prüft der Anbieter deine Identität, zum Beispiel per Video-Ident, vor Ort, über deine Bank oder mit einer nationalen eID wie ID Austria oder dem deutschen Online-Ausweis.
• Eine QSCD, also die zertifizierte Einheit, die den Signaturschlüssel schützt. Früher war das meist eine Signaturkarte mit Kartenleser oder ein USB-Token. Heute laufen die meisten QES als Fernsignatur: Der Schlüssel liegt in einem zertifizierten Hardware-Sicherheitsmodul beim Vertrauensdiensteanbieter, und du gibst jede Signatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung frei. Mehr dazu im Glossar zur sicheren Signaturerstellungseinheit.

Mit eIDAS 2.0 wird die Verwaltung von Fern-QSCDs zu einem eigenen qualifizierten Vertrauensdienst (Durchführungsverordnung (EU) 2025/1567, gilt ab 19. August 2027). Außerdem kannst du mit der EUDI-Wallet bald direkt am Smartphone qualifiziert unterschreiben (mehr dazu im Abschnitt eIDAS 2.0 und die EUDI-Wallet).

Wichtig ist die Rechtswirkung: Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat die QES die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Das folgt aus dem Gesetz, nicht aus der Technik. In Deutschland ersetzt die QES deshalb die gesetzliche Schriftform (§ 126a BGB), soweit das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt.

EES, FES und QES im Vergleich

Die Tabelle zeigt die Unterschiede der drei Stufen nach eIDAS.

💡 Wissenswert: Höher ist nicht automatisch besser. Jede Stufe bedeutet mehr Aufwand für die unterschreibende Person, und die meisten Geschäftsverträge sind ohnehin formfrei. Wähle die niedrigste Stufe, die gesetzlich reicht und zum Risiko des Geschäfts passt.

Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Keine Signaturstufe ist allein wegen ihres Namens rechtsgültig. Entscheidend ist, welche Form das Gesetz für das jeweilige Dokument verlangt. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel vor Gericht nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine QES nicht erfüllt. Ob ein konkreter Vertrag eine bestimmte Form braucht, regelt das nationale Recht.

Gerichte prüfen in den meisten Ländern dieselben Punkte:

• Unterschriftswille: Die Person wollte genau dieses Dokument unterschreiben.
• Zuordnung: Es lässt sich belegen, wer unterschrieben hat, etwa über E-Mail, SMS-Code oder eID.
• Verknüpfung: Die Signatur gehört zu genau diesem Dokument.
• Integrität und Aufbewahrung: Das unterschriebene Dokument lässt sich aufbewahren und unverändert vorlegen, zum Beispiel mit Audit-Trail und, bei FES und QES, einer kryptografischen Verknüpfung, die jede Änderung sichtbar macht.

Schriftform, Textform und QES in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Deutschland: Die meisten Verträge sind formfrei, eine EES reicht dort rechtlich aus. Verlangt das Gesetz die Textform (§ 126b BGB), genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger mit Namen, also etwa eine E-Mail oder eine EES. Verlangt es die Schriftform (§ 126 BGB), brauchst du eine handschriftliche Unterschrift oder eine QES (§ 126a BGB). Ausgeschlossen ist die elektronische Form unter anderem bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und beim Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB) sowie bei der Bürgschaft von Nicht-Kaufleuten (§ 766 BGB). Testamente müssen eigenhändig geschrieben oder notariell errichtet werden, Grundstückskaufverträge brauchen einen Notar. Seit dem 1. Januar 2025 (Bürokratieentlastungsgesetz IV) reicht für den Nachweis der Arbeitsbedingungen in den meisten Branchen und für Gewerbemietverträge die Textform. Wie streng Gerichte sind, zeigt ein Fall des LAG Berlin-Brandenburg (16.03.2022, 23 Sa 1133/21): Ein befristeter Arbeitsvertrag mit eingescannter Unterschrift erfüllte die Schriftform nicht, die Befristung war unwirksam.

Österreich: Nach § 4 Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) erfüllt die QES das Schriftformerfordernis (§ 886 ABGB). Ausnahmen sind letztwillige Verfügungen, bestimmte familien- und erbrechtliche Erklärungen und Bürgschaften von Verbrauchern.

Schweiz: Hier ist nach Art. 14 Abs. 2bis OR nur eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Eine EU-QES wird in der Schweiz nicht automatisch anerkannt (Stand: Oktober 2026).

Alle Details, auch zu weiteren Ländern, findest du in unserem Leitfaden: Ist die elektronische Signatur rechtsgültig?

Beispiele für elektronische Signaturen

Die häufigsten Formen einer digitalen Unterschrift und die Stufe, die sie typischerweise erreichen:

Das Aussehen sagt wenig über die Rechtswirkung. Eine eingescannte Unterschrift sieht aus wie eine echte, ist rechtlich aber nur eine EES und ersetzt keine Schriftform.

Digitale Unterschrift erstellen

Du kannst eine digitale Unterschrift auf zwei Wegen erstellen: mit den Programmen, die du schon nutzt, oder mit einer Signaturplattform.

In Word, PDF, Google Docs und anderen Programmen

Eine einfache elektronische Signatur erstellst du in den meisten Office-Programmen ohne zusätzliche Software. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

• Microsoft Word: Signaturzeile einfügen, mit dem Zeichnen-Tab unterschreiben oder ein Bild deiner Unterschrift einfügen. Microsoft 365 bietet außerdem E-Signatur-Anfragen für Word-Dateien, die in SharePoint oder OneDrive (geschäftlich) liegen. Zur Anleitung: Unterschrift in Word einfügen.
• PDF: mit der Funktion zum Ausfüllen und Unterschreiben in Adobe Acrobat Reader, mit Vorschau auf dem Mac oder mit Markierungen auf iPhone und iPad. Zur Anleitung: PDF unterschreiben.
• Google Docs: In passenden Google-Workspace-Tarifen gibt es eine eingebaute E-Signatur, zeichnen kannst du deine Unterschrift in jedem Tarif. Zur Anleitung: Unterschrift in Google Docs einfügen.
• Excel und Google Sheets: Unterschrift in Excel einfügen und Unterschrift in Google Sheets einfügen.
• E-Mail: Eine E-Mail-Signatur ist etwas anderes als eine Unterschrift unter einem Dokument. Beides erklärt unser Beitrag Signatur in E-Mails einfügen.

Das Unterschriftsbild dafür bekommst du in unserem kostenlosen Unterschriften-Generator: zeichnen, tippen oder ein Foto deiner Unterschrift auf Papier bereinigen, danach als transparentes PNG oder SVG herunterladen. Alles läuft im Browser, nichts wird hochgeladen. Beachte dabei, dass ein Bild allein immer nur eine EES ist, nie eine FES oder QES.

Mit einer Signaturplattform

Eine Signaturplattform übernimmt, was Office-Programme nicht können: Identitätsprüfung für FES und QES, Audit-Trail, Erinnerungen und die sichere Ablage des unterschriebenen Dokuments. In fynk unterschreibst du in wenigen Schritten:

1. Öffne das Dokument über den Link in der E-Mail-Einladung (ohne fynk-Konto) oder lade dein eigenes Dokument hoch.
2. Klicke auf das Signaturfeld.
3. Zeichne deine Unterschrift, tippe deinen Namen oder lade ein Foto deiner handschriftlichen Unterschrift hoch. fynk kann deinen Signaturstil für das nächste Dokument speichern.
4. Hat der Absender eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur gewählt, bestätigst du deine Identität: per Code auf dein Handy, mit deiner nationalen eID oder über den Vertrauensdiensteanbieter.
5. Bestätige. fynk setzt die Signatur und protokolliert sie im Audit-Trail.

Digitale Unterschrift kostenlos: Was geht?

• EES: komplett kostenlos. Vorschau auf dem Mac, Adobe Acrobat Reader, der Zeichnen-Tab in Word oder unser Unterschriften-Generator reichen aus.
• QES mit ID Austria: Österreicherinnen und Österreicher können mit ID Austria kostenlos qualifiziert unterschreiben.
• QES mit der EUDI-Wallet: Mit eIDAS 2.0 müssen die Wallets der Mitgliedstaaten Privatpersonen die QES für nicht berufliche Zwecke kostenlos ermöglichen. In Deutschland ist der Start der Wallet für den 2. Januar 2027 geplant (Stand: Oktober 2026).
• QES über einen Vertrauensdiensteanbieter: Für die berufliche Nutzung zahlst du meist pro Signatur oder im Abo, von rund einem Euro bis zu mehreren Euro pro Signatur, teils plus einmaliger Identifizierung.

Dokument zur elektronischen Unterschrift versenden

Das Versenden läuft auf den meisten Plattformen ähnlich ab. In fynk:

1. Dokument hochladen. PDF- und Word-Dateien (.docx), auch eingescannte Dokumente, kannst du direkt hochladen, ganz ohne Umwandlung (Multiformat-Unterstützung). Alternativ startest du mit einer Vorlage.
2. Parteien und Unterzeichner hinzufügen. Trage Name und E-Mail-Adresse aller Personen ein, die unterschreiben sollen.
3. Signaturblöcke platzieren. Setze die Unterschrift jeder Person an die richtige Stelle. Eine Person kann mehrere Blöcke haben, etwa für Paraphe und Unterschrift.
4. Signaturart wählen. Lege pro Dokument fest, ob einfach, fortgeschritten oder qualifiziert unterschrieben wird.
5. Reihenfolge festlegen, falls eine Person vor der nächsten unterschreiben soll (Signaturreihenfolge).
6. Versenden. Die Unterzeichner bekommen eine E-Mail und unterschreiben auf jedem Gerät, ohne Konto. fynk zeigt dir, wer geöffnet und unterschrieben hat, und erinnert automatisch.

Sobald die letzte Unterschrift da ist, benachrichtigt fynk alle Beteiligten und legt das unterschriebene Dokument mit seinem Audit-Trail ab.

Elektronische Signatur prüfen

„Prüfen“ meint bei elektronischen Signaturen zwei verschiedene Dinge:

• Authentifizierung des Unterzeichners passiert vor dem Unterschreiben. So stellt die Plattform sicher, dass die Person die ist, die sie vorgibt zu sein: Zugriff auf die E-Mail bei der EES, SMS-Code oder eID bei der FES, Identitätsprüfung durch einen Vertrauensdiensteanbieter bei der QES.
• Validierung der Signatur passiert nach dem Unterschreiben. Sie prüft, ob die Signatur intakt ist, ob das Dokument seitdem verändert wurde und welche Stufe die Signatur erreicht.

So validierst du ein unterschriebenes Dokument:

1. Öffne das PDF in Adobe Acrobat oder Acrobat Reader und sieh dir den Signaturbereich an. Dort steht, ob jede zertifikatsbasierte Signatur gültig ist, wer unterschrieben hat und ob das Dokument nach dem Signieren geändert wurde.
2. Lade die Datei in den kostenlosen DSS-Validator der EU hoch. Der Bericht zeigt, ob die Signatur technisch gültig ist und ob sie als FES oder QES nach eIDAS gilt.
3. Prüfe den Anbieter in der EU-Vertrauensliste. Eine QES muss auf einem Zertifikat eines Anbieters mit qualifiziertem Status für diesen Dienst beruhen.
4. Sieh dir den Audit-Trail an. Bei einfachen Signaturen ist er der wichtigste Beweis: wer wann unterschrieben hat, mit welcher E-Mail- und IP-Adresse und mit welchem Hash des Dokuments.

Wie Fälschungen auffliegen und welche Folgen sie haben, liest du in unserem Beitrag zur Urkundenfälschung.

eIDAS 2.0 und die EUDI-Wallet

eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183) ist am 20. Mai 2024 in Kraft getreten. Die Grundregeln für Signaturen (EES, FES, QES und Art. 25) bleiben gleich, drumherum ändert sich viel:

• EUDI-Wallet: Jeder Mitgliedstaat muss seinen Bürgerinnen und Bürgern bis 24. Dezember 2026 mindestens eine Wallet anbieten. Damit kannst du für nicht berufliche Zwecke kostenlos qualifiziert unterschreiben. Regulierte private Dienste wie Banken und große Online-Plattformen müssen die Wallet bis Dezember 2027 akzeptieren.
• Stand der Einführung (Stand: Oktober 2026): Die EU-Kommission bezweifelte im April 2026, dass alle Mitgliedstaaten rechtzeitig starten. Deutschland plant den Start seiner Wallet für den 2. Januar 2027. In Österreich bleibt ID Austria die nationale eID.
• Neue qualifizierte Vertrauensdienste: elektronische Attributsbescheinigungen, qualifizierte elektronische Archivierung, elektronische Ledger und die Verwaltung von Fern-QSCDs.

Für Unternehmen heißt das: Immer mehr Unterzeichner haben eine QES-fähige Identität auf dem Handy. Mehr dazu in unserem Beitrag Was die EUDI-Wallet für qualifizierte elektronische Signaturen bedeutet und im Glossar zu eIDAS.

Elektronische Signatur oder digitale Signatur: Was ist der Unterschied?

Im Alltag werden „digitale Signatur“, „digitale Unterschrift“ und „elektronische Signatur“ oft gleich verwendet. Genau genommen meinen sie aber Verschiedenes:

• Die elektronische Signatur ist ein rechtlicher Begriff: alle elektronischen Daten, mit denen jemand unterschreibt.
• Die digitale Signatur ist ein kryptografisches Verfahren auf Basis einer Public-Key-Infrastruktur (PKI).

So funktioniert eine digitale Signatur: Die Software berechnet einen Hashwert, einen eindeutigen Fingerabdruck des Dokuments. Dieser wird mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Prüfen kann ihn jeder mit dem passenden öffentlichen Schlüssel, der in einem digitalen Zertifikat steht. Das Zertifikat stellt eine Zertifizierungsstelle oder ein Vertrauensdiensteanbieter aus, und es verknüpft den öffentlichen Schlüssel mit der Identität des Unterzeichners. Ändert sich nur ein Zeichen im Dokument, passt der Hashwert nicht mehr und die Signatur wird als ungültig angezeigt.

Jede digitale Signatur, mit der jemand unterschreibt, ist also eine elektronische Signatur, aber nicht jede elektronische Signatur ist eine digitale. Und die Technik allein macht noch keine QES: Dafür braucht es zusätzlich ein qualifiziertes Zertifikat und eine QSCD. Die Gleichstellung mit der handschriftlichen Unterschrift ergibt sich aus Art. 25 Abs. 2 eIDAS. Mehr dazu im Glossar zur digitalen Signatur.

Ist DocuSign eine elektronische oder eine digitale Signatur?

Beides, je nach gewählter Stufe. Signaturplattformen wie DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder fynk versenden die meisten Dokumente mit einer einfachen elektronischen Signatur und Audit-Trail. Für fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen kommen Identitätsprüfung und zertifikatsbasierte digitale Signaturen dazu, oft über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Die richtige Frage ist also nicht „elektronisch oder digital?“, sondern „welche eIDAS-Stufe erreicht dieser Ablauf?“.

So funktionieren elektronische Signaturen in fynk

fynk ist eine Vertragsmanagement-Plattform mit eingebauten E-Signaturen. Als Absender wählst du die Signaturart pro Dokument:

• Einfache Signatur für alltägliche Vereinbarungen
• Fortgeschrittene Signatur, bestätigt mit einem Code aufs Handy der unterschreibenden Person
• Fortgeschrittene Signatur mit nationaler eID, etwa BankID oder MitID (vorher in den Kontoeinstellungen aktivieren)
• Qualifizierte Signatur, bei der die unterschreibende Person zu einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter oder einer nationalen eID weitergeleitet wird

Welche eIDs und Anbieter es gibt und welche Stufe sie jeweils erreichen, zeigt die Übersicht der Signaturmethoden. Mehr zur eIDAS-konformen E-Signatur in fynk.

Unterzeichner brauchen kein Konto. Du legst die Reihenfolge fest, siehst, wer geöffnet und unterschrieben hat, und fynk erinnert automatisch. Jede Signatur landet im Audit-Trail, gehostet wird fynk in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

Mit der letzten Unterschrift ist der Vertrag aber nicht erledigt. Das unterschriebene Dokument landet im Vertragsarchiv, Parteien, Laufzeit und Kündigungsfrist werden ausgelesen, und fynk erinnert dich rechtzeitig an Fristen. Das ist Vertragsmanagement Software, und in fynk ist es dasselbe Produkt. Echtzeit-Kommentare und Benachrichtigungen erleichtern dabei auch die Vertragsverhandlung.

Unterschreibe jedes Dokument in unter
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Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen?

Weniger Kosten

Kein Drucken, keine Umschläge, kein Kurier, kein Porto und keine Aktenschränke. Unterschriebene Dokumente liegen digital vor, du sparst dir also auch das Einscannen, Ablegen und Suchen.

Schneller unterschrieben

Unterzeichner unterschreiben von überall und auf jedem Gerät, sobald das Dokument ankommt. Automatische Erinnerungen ersetzen das Nachfassen, und mit einer festen Reihenfolge geht das Dokument direkt an die nächste Person. Verträge, die früher auf die Post gewartet haben, sind am selben Tag unterschrieben.

Bessere Beweise, mehr Sicherheit

Eine handschriftliche Unterschrift lässt sich nachahmen, und einem Papiervertrag sieht man eine ausgetauschte Seite nicht an. Eine gute Signaturplattform protokolliert jeden Schritt im Audit-Trail, und bei FES und QES ist jede spätere Änderung am Dokument erkennbar.

Angenehmer für alle Beteiligten

Kunden, Bewerber und Lieferanten unterschreiben mit wenigen Klicks, ohne Drucker und ohne Konto. Selbst die QES mit Identitätsprüfung geht oft schneller als ein Termin vor Ort.

Der Markt wächst entsprechend: Fortune Business Insights schätzt den Markt für digitale Signaturen 2025 auf 9,85 Milliarden US-Dollar (Quelle). Die Schätzungen verschiedener Marktforscher gehen allerdings weit auseinander.

Welche Dokumente kannst du elektronisch unterschreiben?

Die meisten Geschäftsdokumente lassen sich elektronisch unterschreiben, zum Beispiel:

• Verträge und Vereinbarungen: Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Kaufverträge, Dienstleistungsverträge, Partnerschaftsvereinbarungen
• Geschäftsdokumente: Bestellungen, Lieferantenverträge, Gesellschafterbeschlüsse, interne Freigaben
• Personalunterlagen: Angebotsschreiben, Onboarding-Unterlagen, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträge, Richtlinienbestätigungen
• Finanzdokumente: Darlehensverträge, Kontoeröffnungen, Versicherungsverträge, Beteiligungsverträge
• Immobilien: Mietverträge, Formulare der Hausverwaltung, seit 2025 auch Gewerbemietverträge in Textform
• Gesundheit und Bildung: Einwilligungserklärungen, Anmeldeformulare, Einverständniserklärungen der Eltern
• Sonstiges: Vereinbarungen für Vereine, Eventanmeldungen, Umfragen

Nicht elektronisch unterschreiben lassen sich Dokumente, für die das nationale Recht eine strengere Form vorschreibt, zum Beispiel Testamente, notarielle Urkunden, Grundstückskaufverträge, die Übertragung von GmbH-Anteilen, die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland sowie Bürgschaften von Nicht-Kaufleuten in Deutschland und von Verbrauchern in Österreich. Prüfe im Leitfaden zur Rechtsgültigkeit, was für dein Dokument gilt.

Welche elektronische Signatur solltest du nutzen?

Kurz gesagt: Erst klären, welche Form das Gesetz verlangt, dann die Stufe ans Risiko anpassen. In fynk wählst du die Stufe pro Dokument, so verschickst du das NDA mit einfacher und den befristeten Arbeitsvertrag mit qualifizierter Signatur aus demselben Tool. Probiere fynk aus und schick dein erstes Dokument zur Unterschrift.

Häufig gestellte Fragen

• Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift?

  Für eine einfache elektronische Signatur tippst, zeichnest oder lädst du deine Unterschrift in Programmen wie Adobe Acrobat Reader, Vorschau auf dem Mac, Microsoft Word oder Google Docs hoch, oder du erstellst ein Unterschriftsbild mit einem Unterschriften-Generator. Für eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur brauchst du eine Signaturplattform, die deine Identität prüft, etwa per SMS-Code, nationaler eID oder über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

• Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

  Ja, in den meisten Fällen. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Die meisten Verträge sind formfrei, dort reicht eine einfache elektronische Signatur. Verlangt das Gesetz die Schriftform, brauchst du in Deutschland und Österreich eine qualifizierte elektronische Signatur, in der Schweiz eine QES mit qualifiziertem Zeitstempel. Manche Dokumente, etwa Testamente oder die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, gehen gar nicht elektronisch.

• Kann ich eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen?

  Ja. Eine einfache elektronische Signatur kannst du kostenlos mit Vorschau auf dem Mac, Adobe Acrobat Reader, Word oder einem Unterschriften-Generator erstellen. In Österreich ist die qualifizierte Signatur mit ID Austria für Bürgerinnen und Bürger kostenlos. Mit der EUDI-Wallet sollen Privatpersonen in der ganzen EU für nicht berufliche Zwecke kostenlos qualifiziert unterschreiben können. Für die berufliche Nutzung kostet eine QES bei Vertrauensdiensteanbietern meist eine Gebühr pro Signatur oder ein Abo.

• Reicht es, meinen Namen einzutippen?

  Ein eingetippter Name kann eine einfache elektronische Signatur sein, wenn du damit unterschreiben willst. Für formfreie Verträge reicht das rechtlich oft aus, der Beweiswert ist aber gering. Die gesetzliche Schriftform erfüllt ein eingetippter Name nicht, dafür brauchst du eine qualifizierte elektronische Signatur.

• Ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform?

  In Deutschland ja, nach § 126a BGB, solange das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt. Ausgeschlossen ist sie zum Beispiel bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und beim Aufhebungsvertrag nach § 623 BGB sowie bei der Bürgschaft von Nicht-Kaufleuten. In Österreich erfüllt die QES die Schriftform nach § 4 SVG, mit Ausnahmen etwa für Testamente und Bürgschaften von Verbrauchern. In der Schweiz ist nur eine QES mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

• Wie verschicke ich ein Dokument zur elektronischen Unterschrift?

  Lade das Dokument auf eine Signaturplattform hoch, füge die Unterzeichner mit Name und E-Mail-Adresse hinzu, platziere die Signaturfelder, wähle die Signaturart und versende es. Die Unterzeichner bekommen eine E-Mail und unterschreiben auf jedem Gerät. In fynk kannst du zusätzlich eine Reihenfolge festlegen, die Unterzeichner brauchen kein Konto, und das unterschriebene Dokument wird mit seinem Audit-Trail abgelegt.

• Wie prüfe ich eine elektronische Signatur?

  Öffne das unterschriebene PDF in Adobe Acrobat oder Acrobat Reader und sieh dir den Signaturbereich an. Dort steht, ob die Signatur gültig ist und ob das Dokument nach dem Unterschreiben verändert wurde. Unabhängig prüfen kannst du die Datei mit dem DSS-Validator der EU, der auch anzeigt, ob es sich um eine FES oder QES handelt. Den Anbieter findest du in der EU-Vertrauensliste. Bei einfachen Signaturen ist der Audit-Trail der wichtigste Beweis.

• Was ist eIDAS?

  eIDAS ist die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste, Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Sie definiert einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, elektronische Siegel, Zeitstempel und weitere Vertrauensdienste und sorgt dafür, dass qualifizierte Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt werden. eIDAS 2.0, Verordnung (EU) 2024/1183, ist seit 20. Mai 2024 in Kraft und führt die EUDI-Wallet ein, die jeder Mitgliedstaat bis 24. Dezember 2026 anbieten muss und mit der Privatpersonen für nicht berufliche Zwecke kostenlos qualifiziert unterschreiben können.