E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail und Apple Mail erstellen und ändern

Die E-Mail-Signatur ist der Block am Ende deiner E-Mails: Name, Position, Unternehmen, Telefonnummer und oft ein Logo. In dieser Anleitung erfährst du, wie du deine E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail und Apple Mail erstellst, änderst und bearbeitest, am Desktop, im Browser und auf dem Smartphone. Alle Schritte haben wir mit den offiziellen Hilfeseiten von Microsoft, Google und Apple abgeglichen (Stand: Oktober 2026).

Du willst keinen E-Mail-Footer einrichten, sondern einen Vertrag unterschreiben? Dann lies den Abschnitt E-Mail-Signatur vs. elektronische Signatur oder unseren Leitfaden zur digitalen Signatur.

Signatur in Gmail einrichten

In Gmail kannst du mehrere Signaturen anlegen, eine als Standard für neue E-Mails und eine für Antworten festlegen und beim Schreiben zwischen ihnen wechseln. Eine Signatur darf bis zu 10.000 Zeichen lang sein, Bilder zählen mit (Gmail-Hilfe).

Gmail-Signatur am Computer erstellen

1. Klicke in Gmail rechts oben auf das Zahnrad (Einstellungen).
2. Klicke auf Alle Einstellungen aufrufen.

3. Bleib auf dem Tab Allgemein und scrolle nach unten zum Abschnitt Signatur.
4. Klicke auf + Neu erstellen.

5. Gib der Signatur einen Namen, zum Beispiel „Geschäftlich“ oder „Kurz“, und klicke auf Erstellen. Den Namen siehst nur du.

6. Schreib deine Signatur in das Textfeld: vollständiger Name, Position, Unternehmen, Telefonnummer, Website oder Adresse. Über die Symbolleiste änderst du Schriftart, Größe, Fett- und Kursivschrift.

7. Farben und Links fügst du über dieselbe Symbolleiste hinzu.

8. Klicke ganz unten auf der Seite auf Änderungen speichern.

Standardsignatur für neue E-Mails und Antworten festlegen

Ohne Standard fügt Gmail deine Signatur nicht automatisch ein. So legst du ihn fest:

1. Öffne wieder Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur.
2. Wähle unter Standardeinstellungen für Signaturen eine Signatur bei Für neue E-Mails und eine bei Beim Antworten/Weiterleiten. Für Antworten bietet sich eine kürzere Variante an.
3. Optional: Setz den Haken bei Diese Signatur in Antworten vor dem zitierten Text einfügen und Zeile “–” entfernen, wenn die Signatur direkt unter deiner Antwort stehen soll statt unter dem ganzen Verlauf.
4. Klicke auf Änderungen speichern.

Versendest du über die Funktion Senden als von mehreren Adressen, kannst du für jede Adresse eine eigene Signatur hinterlegen. Die Adresse wählst du im Drop-down über dem Signaturfeld. Fehlt das Drop-down, prüfe unter Einstellungen > Konten & Import > Senden als, ob deine Adressen dort eingetragen sind.

Signatur beim Schreiben einfügen oder wechseln

Willst du für eine einzelne Nachricht eine andere Signatur verwenden, klicke im Schreibfenster unten in der Symbolleiste auf Signatur einfügen (das Stift-Symbol) und wähle die gewünschte Signatur aus. So fügst du auch eine Signatur ein, wenn du keinen Standard festgelegt hast.

Gmail-Signatur ändern oder bearbeiten

1. Klicke auf Zahnrad > Alle Einstellungen aufrufen.
2. Scrolle auf dem Tab Allgemein zu Signatur und klicke auf die Signatur, die du ändern willst.
3. Bearbeite Text, Links oder Bild im Textfeld. Den Namen änderst du über das Symbol Bearbeiten (Stift) neben der Signatur.
4. Klicke unten auf Änderungen speichern.

Zum Löschen wählst du die Signatur aus, klickst auf Löschen (Papierkorb), bestätigst und speicherst. Änderungen gelten nur für E-Mails, die du ab jetzt schreibst. Bereits gesendete Nachrichten behalten die alte Signatur.

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Signatur in der Gmail-App (Android, iPhone und iPad)

Die Gmail-App hat eine eigene „mobile Signatur“. Sie besteht nur aus Text, Bilder, Logos und formatierte Links sind nicht möglich. Legst du in der App keine an, verwendet Gmail für neue Nachrichten die Signatur, die du am Computer eingerichtet hast (Gmail-Hilfe).

Android:

1. Öffne die Gmail-App und tippe links oben auf das Menü (drei Striche).
2. Scrolle nach unten und tippe auf Einstellungen.
3. Wähle das Google-Konto, für das die Signatur gelten soll.
4. Tippe auf Mobile Signatur, gib den Text ein und tippe auf OK.

iPhone und iPad:

1. Öffne die Gmail-App, tippe links oben auf das Menü und dann auf Einstellungen.
2. Tippe unter E-Mails schreiben und beantworten auf Signatureinstellungen.
3. Aktiviere Mobile Signatur und schreib deine Signatur.
4. Tippe auf Zurück, um zu speichern. Nutzt du mehrere Konten in der App, wiederhole das für jedes Konto.

Logo oder Bild in die Gmail-Signatur einfügen

1. Öffne Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur und wähle deine Signatur aus.
2. Klicke in der Symbolleiste der Signatur auf das Bild-Symbol.
3. Wähle Hochladen für eine Datei von deinem Rechner, Meine Ablage für ein Bild aus Google Drive oder Webadresse (URL) für ein Bild, das bereits online liegt.

4. Klicke nach dem Einfügen auf das Bild, um die Größe anzupassen.

5. Klicke auf Änderungen speichern.

Meldet Gmail einen Fehler, ist das Bild meist zu groß für das Limit von 10.000 Zeichen. Verkleinere es und versuch es noch einmal. Ein Logo sollte ungefähr so hoch sein wie zwei bis drei Textzeilen.

Deine handschriftliche Unterschrift als Bild kannst du mit unserem Unterschrift-Generator erstellen. Das PNG wird hochauflösend exportiert und bleibt auf Retina-Displays scharf. Es gibt auch eine animierte Variante, die sich selbst schreibt. Die meisten E-Mail-Programme entfernen die Animation allerdings und zeigen nur die fertige Unterschrift, plane also mit dem statischen Bild.

HTML-Signatur in Gmail verwenden

Gmail hat keinen HTML-Editor, übernimmt aber die Formatierung, wenn du eine im Browser dargestellte HTML-Signatur einfügst:

1. Erstelle deine Signatur in einem HTML-Editor oder Signatur-Generator und speichere sie als .html-Datei.

2. Öffne die Datei im Browser (auf dem Mac zum Beispiel über Ablage > Datei öffnen).
3. Markiere die angezeigte Signatur mit Strg + A (Windows) bzw. Cmd + A (Mac) und kopiere sie mit Strg + C bzw. Cmd + C.
4. Öffne in Gmail Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur, klicke auf + Neu erstellen und vergib einen Namen.
5. Füge die Signatur in das Textfeld ein und klicke auf Änderungen speichern.

Bilder in einer HTML-Signatur müssen online liegen und über eine öffentliche URL eingebunden sein. Verweist das Bild auf eine Datei auf deinem Rechner, sehen Empfänger nur einen leeren Platzhalter. In der Gmail-App funktionieren HTML-Signaturen nicht, dort gibt es nur Text.

Signaturen für das ganze Unternehmen in Google Workspace

Workspace-Admins können über die Gmail-Einstellungen keine persönlichen Signaturen an alle Nutzer verteilen. Sie können aber eine einheitliche Fußzeile an alle ausgehenden E-Mails anhängen, etwa mit den Pflichtangaben. Das geht in der Google Admin-Konsole unter Apps > Google Workspace > Gmail > Compliance mit der Einstellung für eine Fußzeile (in der englischen Oberfläche „Append footer“). Sie gilt für alle Nutzer einer Organisationseinheit und erscheint zusätzlich zur persönlichen Signatur (Google Workspace Admin-Hilfe). Für individuelle, zentral verwaltete Signaturen pro Mitarbeiter nutzen Unternehmen meist ein eigenes Signatur-Tool.

Signatur in Outlook erstellen

Wo du deine Outlook-Signatur einrichtest, hängt von der Outlook-Version ab. Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web liegen die Signaturen inzwischen unter Einstellungen > Konten > Signaturen. Suchst du die alte Seite „Verfassen und Antworten“: Genau dorthin ist sie umgezogen.

Signatur im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web erstellen

Die Schritte sind im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web (Geschäfts- oder Schulkonto) und in Outlook.com identisch (Microsoft Support):

1. Klicke rechts oben auf Einstellungen (das Zahnrad).
2. Wähle Konten > Signaturen.
3. Hast du mehrere Konten in Outlook, wähle das Konto, für das die Signatur gelten soll.
4. Klicke auf Signatur hinzufügen und gib ihr einen eindeutigen Namen.
5. Schreib deine Signatur in das Bearbeitungsfeld unter dem Namen und formatiere sie mit Schriftart, Farbe, Links und Bildern.
6. Lege über die Kontrollkästchen unten fest, ob die Signatur automatisch in neue Nachrichten und in Antworten und Weiterleitungen eingefügt wird. Lässt du sie leer, fügst du die Signatur beim Schreiben selbst ein.
7. Klicke auf Speichern.

Von Hand fügst du eine Signatur ein, indem du in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht (je nach Ansicht auch unter Einfügen) auf Signatur klickst und eine deiner gespeicherten Signaturen auswählst.

Signatur im klassischen Outlook für Windows erstellen

1. Öffne eine neue E-Mail und wähle auf der Registerkarte Nachricht Signatur > Signaturen. Alternativ gehst du über Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen.
2. Wähle im Drop-down E-Mail-Konto das Konto für die Signatur. Jedes Konto kann eigene Signaturen haben.
3. Klicke unter Zu bearbeitende Signatur auswählen auf Neu und gib einen Namen ein.
4. Schreib die Signatur in das Feld Signatur bearbeiten. Schriftart, Farbe, Ausrichtung, Links und Bilder kannst du dort anpassen.
5. Wähle unter Standardsignatur auswählen eine Signatur für Neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen oder lass (ohne) stehen.
6. Klicke auf OK.

Wichtig: Das klassische Outlook fügt die neue Signatur nicht in die E-Mail ein, die beim Erstellen geöffnet war. Dort fügst du sie einmal von Hand ein (Nachricht > Signatur), alle weiteren E-Mails bekommen sie automatisch.

Für aufwendigere Layouts mit Tabellen oder Rahmen empfiehlt Microsoft, die Signatur in Word zu gestalten und dann in das Feld Signatur bearbeiten einzufügen.

Signatur in Outlook für Mac erstellen

1. Wähle in der Menüleiste Outlook > Einstellungen.
2. Klicke unter E-Mail auf Signaturen.
3. Klicke auf +, um eine neue Signatur anzulegen (oder benenne die Standardsignatur um), und gib einen Namen ein.
4. Schreib die Signatur im Signatur-Editor. Markiere Text, bevor du ihn formatierst.
5. Wähle unter Auswählen, welche Signatur angezeigt wird das Konto und lege Für neue Nachrichten und Für Antworten oder Weiterleitungen fest. Bei mehreren Konten machst du das für jedes einzeln.
6. Schließ das Fenster Signaturen, wenn du fertig bist.

Von Hand fügst du die Signatur ein, indem du in den Nachrichtentext klickst und im Menüband Signatur wählst (eventuell zuerst Weitere Elemente anzeigen). Quelle: Microsoft Support, Outlook für Mac.

Signatur in der Outlook-App einrichten

In Outlook für iOS und Android gehst du gleich vor (Microsoft Support):

1. Öffne die Outlook-App, tippe links oben auf dein Profilbild und dann auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.

2. Tippe unter Mail auf Signatur.

3. Gib deine Signatur ein. Hast du mehrere Konten, aktiviere Signatur pro Konto und hinterlege für jedes Konto eine eigene.
4. Geh zurück, um zu speichern.

Die Signatur in der App ist unabhängig von der Desktop-Signatur und wird an jede E-Mail angehängt, die du aus der App sendest.

Outlook-Signatur ändern, bearbeiten oder aktualisieren

Eine bestehende Outlook-Signatur änderst du an derselben Stelle, an der du sie angelegt hast:

• Neues Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook.com: Einstellungen > Konten > Signaturen, dann neben der Signatur auf Signatur bearbeiten (Stift) klicken. Änderungen vornehmen und Speichern. Welche Signatur automatisch eingefügt wird, steuerst du über die Kontrollkästchen für neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen.
• Klassisches Outlook für Windows: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Signatur auswählen, im Feld Signatur bearbeiten ändern, Speichern und OK. Die Standards stellst du unter Standardsignatur auswählen um.
• Outlook für Mac: Outlook > Einstellungen > Signaturen. Unter Signaturname die Signatur wählen, auf Bearbeiten klicken, anpassen und das Fenster schließen.
• Outlook-App: Einstellungen > Mail > Signatur. Text ersetzen und zurückgehen.

Eine geänderte Signatur gilt nur für neue E-Mails. Siehst du auf einem anderen Gerät noch die alte, lies den Hinweis zur Synchronisierung weiter unten.

Logo oder Bild in die Outlook-Signatur einfügen

• Neues Outlook und Outlook im Web: In Einstellungen > Konten > Signaturen die Signatur bearbeiten und über die Bild-Schaltfläche in der Symbolleiste des Editors dein Logo einfügen.
• Klassisches Outlook: Neue E-Mail öffnen, Signatur > Signaturen wählen, die Signatur auswählen und auf die Schaltfläche Bild klicken. Datei suchen und Einfügen. Zum Skalieren mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken, Bild wählen und auf der Registerkarte Größe anpassen (Seitenverhältnis sperren aktiviert lassen). Zweimal OK.
• Outlook für Mac: Im Signatur-Editor Weitere Elemente anzeigen wählen und ein Foto, Logo oder Bild hinzufügen.

Microsoft weist darauf hin, dass VML-Tags in eingefügten Signaturen dazu führen können, dass Bilder als Anhang statt im Text erscheinen. Füge Bilder deshalb möglichst über die Bild-Schaltfläche des Editors ein.

HTML-Signatur in Outlook verwenden

Der Umweg über den Browser funktioniert in allen Desktop-Versionen von Outlook:

1. Speichere deine Signatur als .html-Datei und öffne sie im Browser (auf dem Mac zum Beispiel über Ablage > Datei öffnen).
2. Markiere die angezeigte Signatur mit Strg + A bzw. Cmd + A und kopiere sie mit Strg + C bzw. Cmd + C.
3. Im neuen Outlook oder in Outlook im Web gehst du zu Einstellungen > Konten > Signaturen > Signatur hinzufügen, im klassischen Outlook zu Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen > Neu.
4. Füge die Signatur in das Bearbeitungsfeld ein und speichere.

Lade alle Bilder auf einen Webserver und binde sie mit vollständiger URL ein, sonst sehen Empfänger unter Umständen leere Platzhalter oder Anhänge.

Warum deine Outlook-Signatur nicht auf allen Geräten erscheint

Wo eine Signatur gespeichert ist, entscheidet, wo sie auftaucht. Im klassischen Outlook werden Signaturen, die auf dem Gerät gespeichert sind, lokal auf diesem Rechner abgelegt und stehen in Outlook auf anderen Geräten unter Umständen nicht zur Verfügung. Microsoft empfiehlt, die Signatur, wo verfügbar, über dein Microsoft-Konto zu verwalten (Cloud-Signaturen). Dann folgt sie dir in alle unterstützten Outlook-Versionen. Nutzt du ein privates Microsoft-Konto im Desktop-Outlook und in Outlook im Web, musst du die Signatur unter Umständen in beiden anlegen. Die App hat immer eine eigene Einstellung. Fehlt die Signatur auf einem Gerät, prüfe also, wo du sie angelegt hast.

Signatur in Apple Mail einrichten

Signatur in Mail auf dem Mac erstellen

1. Öffne die App Mail auf deinem Mac.
2. Wähle in der Menüleiste Mail > Einstellungen und klicke auf Signaturen.

3. Wähle in der linken Spalte (Liste der Accounts) den E-Mail-Account, für den die Signatur gelten soll.

4. Klicke unter der mittleren Spalte (Liste der Signaturen) auf + und gib einen Namen ein. Dieser Name erscheint beim Schreiben im Einblendmenü Signatur.
5. Gestalte die Signatur in der rechten Spalte (Vorschau). Über Bearbeiten in der Menüleiste fügst du Text ein und machst Text zu Links, über Format änderst du Schrift, Farbe und Ausrichtung. Ein Logo ziehst du einfach in die Vorschau.

6. Hast du die Signatur angelegt, während Alle Signaturen ausgewählt war, zieh sie auf den gewünschten Account in der linken Spalte. Erst dann kannst du sie verwenden.
7. Optional: Deaktiviere Signatur über zitierten Text setzen, wenn die Signatur in Antworten und Weiterleitungen unter dem Originaltext stehen soll.

Quelle: Apple Mail-Benutzerhandbuch. Ändern kannst du die Signatur später im selben Bereich Signaturen: in der mittleren Spalte auswählen und in der Vorschau bearbeiten.

Signatur auf iPhone und iPad einrichten

Ab iOS 18 (auch in iOS 26) liegen die Mail-Einstellungen in der Einstellungen-App unter Apps (Apple iPhone-Benutzerhandbuch):

1. Öffne die App Einstellungen.
2. Tippe auf Apps und dann auf Mail.
3. Tippe auf Signatur (unter Verfassen).
4. Tippe in das Textfeld und schreib oder ändere deine Signatur. Mit mehreren Accounts tippst du auf Pro Account, um für jeden eine eigene Signatur festzulegen.

Apple Mail auf iPhone und iPad unterstützt nur Text-Signaturen. In älteren iOS-Versionen lautet der Pfad Einstellungen > Mail > Signatur.

Was eine gute E-Mail-Signatur enthält

Kurz und nützlich ist die Devise. Eine gute geschäftliche E-Mail-Signatur enthält:

• Vor- und Nachname und Position
• Unternehmensname, verlinkt auf deine Website
• Eine Telefonnummer (Mobil oder Durchwahl)
• Ein bis zwei Links, etwa Website oder Terminbuchung, statt einer ganzen Reihe Social-Media-Icons
• Ein kleines Logo als PNG oder JPG, etwa so hoch wie zwei bis drei Textzeilen, bei HTML-Signaturen online gehostet
• Die gesetzlichen Pflichtangaben deines Unternehmens (siehe unten)

Verzichte auf Zitate, große Banner und Text als Bild. Viele E-Mail-Programme blockieren Bilder standardmäßig, die wichtigsten Angaben sollten deshalb auch als reiner Text lesbar sein.

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails (Deutschland und Österreich)

Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Die Gesetze verlangen die Angaben auf allen Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Umgangssprachlich ist oft vom „E-Mail-Impressum“ die Rede. Was in die Signatur gehört, hängt von der Rechtsform ab:

Ein Beispiel für eine GmbH:

Max Mustermann
Head of Sales
Muster GmbH | Musterstraße 1 | 10115 Berlin
Tel. +49 30 123456 | www.muster.de

Sitz der Gesellschaft: Berlin | Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 123456
Geschäftsführer: Erika Musterfrau, Max Mustermann

Für Personengesellschaften wie OHG und KG gelten eigene Regeln im HGB. Prüf die genaue Formulierung für deine Rechtsform immer anhand der verlinkten Gesetzestexte. Wenn du die Angaben nicht in jede persönliche Signatur schreiben willst, kann sie die IT zentral als Fußzeile anhängen (in Google Workspace siehe oben).

E-Mail-Signatur vs. elektronische Signatur vs. digitale Signatur

Hinter dem Wort „Signatur“ stecken rund um E-Mails drei verschiedene Dinge:

Ein getippter Name oder ein eingescanntes Unterschriftsbild in der E-Mail-Signatur ist keine Vertragsunterschrift. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt (§ 126 BGB), reicht nur die eigenhändige Unterschrift oder, wenn das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt, eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB). Wann welche Signatur genügt, erklärt unser Leitfaden zur Rechtsgültigkeit der digitalen Signatur.

E-Mail digital signieren mit S/MIME: Dafür brauchst du ein persönliches S/MIME-Zertifikat (eine digitale ID), das in deinem E-Mail-Programm installiert ist. In Outlook signierst und verschlüsselst du Nachrichten dann mit deiner digitalen ID (Microsoft Support), Apple Mail kann signierte E-Mails senden, sobald das Zertifikat in der Schlüsselbundverwaltung eingerichtet ist, und Gmail unterstützt S/MIME in bestimmten Google-Workspace-Editionen, wenn der Admin es aktiviert.

Dokument per E-Mail zur elektronischen Unterschrift senden

Willst du eigentlich einen Vertrag per E-Mail unterschreiben lassen, brauchst du kein Unterschriftsbild in der Signatur, sondern ein E-Signatur-Tool. Mit fynk E-Signaturen läuft das so:

1. Lade das Dokument hoch (Word, PDF und weitere Formate funktionieren direkt, ohne Umwandlung) oder erstelle es aus einer Vorlage.
2. Füge die Unterzeichner mit Name und E-Mail-Adresse hinzu und lege bei Bedarf die Reihenfolge fest.
3. Wähle die Signaturart für das Dokument: einfach (EES), fortgeschritten mit Code per SMS an das Handy (FES), fortgeschritten mit nationaler eID wie BankID oder MitID oder qualifiziert (QES) über einen qualifizierten Anbieter bzw. eine nationale eID. Welche Methoden es gibt, siehst du in der Übersicht der Signaturmethoden in fynk.
4. Abschicken. Jeder Unterzeichner bekommt eine E-Mail mit einem sicheren Link und unterschreibt im Browser auf jedem Gerät, ohne Konto.
5. Verfolge, wer geöffnet und unterschrieben hat. fynk erinnert automatisch und protokolliert jeden Schritt im Audit-Trail.

Du weißt nicht, welche Stufe du brauchst? Unser Leitfaden zur digitalen Signatur erklärt die Unterschiede, und in PDF unterschreiben zeigen wir, wie du ein Dokument selbst signierst.

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Zusammenfassung

• Outlook (neu, Web): Einstellungen > Konten > Signaturen > Signatur hinzufügen. Klassisch: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Mac: Outlook > Einstellungen > Signaturen. App: Einstellungen > Mail > Signatur.
• Gmail: Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Signatur > Neu erstellen, dann Standards für neue E-Mails und Antworten wählen und Änderungen speichern.
• Apple Mail: auf dem Mac Mail > Einstellungen > Signaturen (anlegen, dann auf den Account ziehen), auf dem iPhone Einstellungen > Apps > Mail > Signatur.
• In Deutschland und Österreich gehören die Pflichtangaben deines Unternehmens in jede geschäftliche E-Mail.
• Eine E-Mail-Signatur ist keine Vertragsunterschrift. Dokumente unterschreiben lassen: fynk testen .

Häufige Fragen

• Wie ändere ich meine Signatur in Outlook?

  Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web gehst du zu Einstellungen > Konten > Signaturen, klickst neben der Signatur auf Signatur bearbeiten, nimmst die Änderungen vor und speicherst. Im klassischen Outlook gehst du zu Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen, in Outlook für Mac zu Outlook > Einstellungen > Signaturen und in der Outlook-App zu Einstellungen > Mail > Signatur.

• Warum wird meine Outlook-Signatur nicht angezeigt?

  Meist ist keine Standardsignatur festgelegt. Prüfe, ob die Signatur für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen ausgewählt ist. Das klassische Outlook fügt eine neue Signatur außerdem nicht in die E-Mail ein, die beim Erstellen geöffnet war. Signaturen, die lokal auf einem Rechner oder in der App gespeichert sind, erscheinen nicht automatisch auf anderen Geräten.

• Wie füge ich ein Logo in meine E-Mail-Signatur ein?

  Öffne den Signatureditor und nutze die Bild-Schaltfläche. In Gmail klickst du auf das Bild-Symbol und lädst die Datei hoch, wählst sie aus Google Drive oder gibst eine Webadresse an. In Outlook nutzt du die Bild-Schaltfläche im Signatureditor. In Apple Mail auf dem Mac ziehst du das Bild in die Vorschau. Halte das Logo klein, damit es nicht blockiert wird oder Größenlimits sprengt.

• Welche Pflichtangaben gehören in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?

  Bei einer GmbH sind das Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer, bei einer AG zusätzlich alle Vorstandsmitglieder und der Aufsichtsratsvorsitzende. Eingetragene Kaufleute nennen Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer. In Österreich verlangt Paragraf 14 UGB Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.

• Wie viele Signaturen kann ich in Gmail anlegen?

  Du kannst in Gmail mehrere Signaturen anlegen und eine als Standard für neue E-Mails und eine andere für Antworten wählen. Jede Signatur darf bis zu 10.000 Zeichen lang sein, Bilder eingeschlossen. Beim Schreiben wechselst du die Signatur über das Symbol Signatur einfügen.

• Wie richte ich eine Signatur in Mail auf dem iPhone ein?

  Öffne die Einstellungen-App, tippe auf Apps, dann auf Mail und auf Signatur. Gib deine Signatur ein oder tippe auf Pro Account, um für jeden E-Mail-Account eine eigene Signatur festzulegen. Mail auf dem iPhone unterstützt nur Text-Signaturen.

• Wie signiere ich eine E-Mail digital?

  Eine digitale Signatur einer E-Mail ist eine kryptografische S/MIME-Signatur. Du brauchst dafür ein persönliches S/MIME-Zertifikat in deinem E-Mail-Programm. Outlook signiert dann Nachrichten mit deiner digitalen ID, Apple Mail nach Einrichtung in der Schlüsselbundverwaltung, und Gmail unterstützt S/MIME in einigen Google-Workspace-Editionen. Für Verträge nutzt du stattdessen ein E-Signatur-Tool.