Qualifizierte elektronische Signatur (QES): was sie ist und wie du sie bekommst

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach der EU-Verordnung eIDAS und die einzige, die rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichsteht. Du bekommst sie von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der deine Identität prüft, ein qualifiziertes Zertifikat auf deinen Namen ausstellt und die Signatur auf einem zertifizierten Gerät erzeugt.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die QES ist die oberste der drei Stufen der elektronischen Signatur in der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, die seit dem 20. Mai 2024 in der Fassung eIDAS 2.0 gilt (Verordnung (EU) 2024/1183). Art. 3 Nr. 12 eIDAS definiert sie so:

eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.

Eine QES ist also eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) mit zwei zusätzlichen Bausteinen:

1. Qualifiziertes Zertifikat: Es verknüpft die Signatur mit deiner geprüften Identität. Ausstellen darf es nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (qVDA), und zwar erst, nachdem er geprüft hat, wer du bist.
2. Qualifizierte Signaturerstellungseinheit (QSCD): zertifizierte Hardware, die die Signatur erzeugt und deinen Schlüssel schützt, also eine zertifizierte sichere Signaturerstellungseinheit. Das kann eine Signaturkarte, ein USB-Token oder der Chip im Personalausweis sein. Heute ist es meistens eine Fernsignatur: Dein Schlüssel liegt in einem Hardware-Sicherheitsmodul beim Anbieter, und du gibst jede Signatur mit zwei Faktoren frei, etwa mit PIN und Bestätigung am Handy.

Die rechtliche Wirkung regelt Art. 25 eIDAS: Eine QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Abs. 2), und eine QES aus einem Mitgliedstaat wird in allen anderen Mitgliedstaaten als QES anerkannt (Abs. 3). Damit ist sie die einzige elektronische Signatur, die eine handschriftliche Unterschrift ersetzen kann, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form zulässt.

Die QES gibt es nur in der EU und im EWR. Die Schweiz hat eine eigene qualifizierte Signatur, und außerhalb Europas hat eine QES keinen besonderen rechtlichen Status.

Wie sieht eine qualifizierte elektronische Signatur aus?

Eine QES sieht man dem Dokument kaum an: Sie steckt als verschlüsselte Signatur mit Zertifikat in der Datei. Viele Signaturtools setzen zusätzlich einen sichtbaren Signaturblock mit Name und Datum ins PDF, und in einem PDF-Reader wie Adobe Acrobat zeigt das Signaturfenster, wer wann unterschrieben hat, welcher Anbieter das Zertifikat ausgestellt hat und dass es eine EU-qualifizierte Signatur ist.

Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen in Deutschland stellt jemanden befristet ein. Die Befristung braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform, eine eingescannte oder getippte Unterschrift reicht nicht. Die Personalabteilung schickt den Vertrag deshalb mit QES als Signaturstufe raus. Die neue Mitarbeiterin weist sich mit dem Online-Ausweis oder bei einem qualifizierten Anbieter aus und gibt die Signatur am Handy frei. Das signierte PDF erfüllt damit die elektronische Form nach § 126a BGB, ganz ohne Drucker und Post.

QES erstellen: So bekommst du eine qualifizierte elektronische Signatur

Eine QES kannst du nicht selbst erzeugen. Jede QES kommt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, entweder direkt oder über eine E-Signatur-Plattform, die solche Anbieter angebunden hat. Das läuft in drei Schritten.

1. Einen QES-Anbieter wählen

Qualifizierte Zertifikate dürfen nur Anbieter ausstellen, die auf einer nationalen Vertrauensliste als qualifiziert geführt werden. Jeden Anbieter kannst du im Trusted-List-Browser der EU nachschlagen. Er muss nicht in deinem Land sitzen: Eine QES von einem belgischen oder estnischen Anbieter zählt genauso in Deutschland oder Österreich. Bekannt im DACH-Raum sind etwa D-Trust sign-me (Bundesdruckerei-Gruppe), ID Austria und Swisscom. Meist wählst du den Anbieter aber gar nicht selbst, sondern unterschreibst über eine Plattform und nimmst dort eine der qualifizierten Methoden.

2. Identität nachweisen

Der Anbieter muss deine Identität mit hoher Sicherheit prüfen. Die Durchführungsverordnung (EU) 2025/1566 legt dafür einheitliche Standards fest, auch für die Fernidentifizierung. Üblich sind:

• Video-Ident: ein Videocall, live oder automatisiert, bei dem du deinen Ausweis zeigst.
• Vor Ort: beim Anbieter, in einem Partnershop oder in der Postfiliale (PostIdent).
• Bank-Ident: Deine Bank bestätigt die Identität, die sie bei der Kontoeröffnung geprüft hat.
• Nationale eID: etwa ID Austria, die Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises, itsme in Belgien oder Smart-ID im Baltikum.
• EUDI-Wallet: Die digitalen Brieftaschen der Mitgliedstaaten kommen ab Ende 2026.

Bei einem Langzeitzertifikat identifizierst du dich einmal, danach gilt das Zertifikat meist ein bis drei Jahre. Bei einem Einmalzertifikat (One-Shot) bekommst du für einen einzigen Signaturvorgang ein neues Zertifikat, das nach wenigen Minuten abläuft, und die Identitätsprüfung ist Teil dieses Vorgangs. Viele E-Signatur-Plattformen nutzen Einmalzertifikate, weil Unterzeichner dann vorher kein Konto beim Anbieter brauchen.

3. Zertifikat erhalten und unterschreiben

Der Anbieter stellt ein qualifiziertes Zertifikat auf deinen Namen aus. Der Schlüssel dazu bleibt bei der Fernsignatur auf seinen Servern, du musst also nichts installieren. Bei jeder Signatur gibst du ihn mit PIN und einem zweiten Faktor frei, etwa einem SMS-Code oder einer Bestätigung in der App. Die Signatur wird dann in das Dokument eingebettet, bei PDFs im Format PAdES. Eine Signatur, die während der Gültigkeit des Zertifikats entstanden ist, bleibt auch danach gültig, solange sie sich prüfen lässt.

Was kostet eine QES?

Eine QES kostet meist Geld, weil der Anbieter Identitäten prüfen und eine zertifizierte Infrastruktur betreiben muss. Der Preis hängt vom Anbieter, vom Volumen und vom Ident-Verfahren ab. Stand Oktober 2026:

• D-Trust sign-me: Eine QES kostet 5 Coins. Coins gibt es im Paket mit 100 Stück für 34,90 € oder 500 Stück für 139,90 € inklusive MwSt., also etwa 1,40 € bis 1,75 € pro Signatur. Die Registrierung mit dem Online-Ausweis ist kostenlos, Video-Ident kostet 50 Coins, laut Preisliste von D-Trust sign-me.
• E-Signatur-Plattformen rechnen die QES meist pro Signatur ab oder enthalten ein Kontingent in bezahlten Tarifen. Üblich sind etwa 1 € bis mehrere Euro pro Signatur, teils plus einmaliger Gebühr für die Identifizierung.

Qualifizierte elektronische Signatur kostenlos: Geht das?

Ja, in drei Fällen:

• ID Austria: In Österreich ist die QES-fähige eID für Bürgerinnen und Bürger kostenlos. Sie ist der Nachfolger der Handy-Signatur.
• EUDI-Wallet: Nach Art. 5a Abs. 5 lit. g eIDAS 2.0 kannst du mit der Wallet deines Landes kostenlos qualifiziert signieren. Die Wallets kommen ab Ende 2026, und die Mitgliedstaaten dürfen die kostenlose Nutzung auf private Zwecke beschränken.
• fynk: Die QES ist in jedem fynk-Tarif enthalten, auch im kostenlosen.

Wann brauchst du eine QES?

Die meisten Verträge brauchen keine QES. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt grundsätzlich Formfreiheit, und eine einfache elektronische Signatur oder eine fortgeschrittene genügt. Eine QES brauchst du, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form erlaubt. Welche Dokumente das sind, regelt das nationale Recht, nicht eIDAS (Erwägungsgrund 49).

Deutschland

Nach § 126 Abs. 3 BGB kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Gesetz nichts anderes sagt. Elektronische Form heißt nach § 126a BGB: Name des Ausstellers plus seine QES. Bei Verträgen signieren beide Seiten ein gleichlautendes Dokument.

Hier funktioniert die QES:

• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Das LAG Berlin-Brandenburg hat 2022 entschieden (Az. 23 Sa 1133/21), dass eine eingescannte Unterschrift die Befristung unwirksam macht. Eine Reform, die die Schriftform für Befristungen ab 2027 abschaffen soll, ist geplant, aber Stand Oktober 2026 noch nicht beschlossen.
• Verbraucherdarlehensverträge (§ 492 BGB).

Hier reicht auch die QES nicht, weil das Gesetz die elektronische Form ausschließt oder einen Notar verlangt:

• Kündigung von Arbeitsverhältnissen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Bürgschaften von Nicht-Kaufleuten (§ 766 BGB, Ausnahme für Kaufleute nach § 350 HGB)
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse (§§ 780, 781 BGB)
• Testamente: eigenhändig geschrieben oder notariell (§ 2247 BGB)
• Notarielle Urkunden, etwa beim Grundstückskauf (§ 311b BGB) oder bei der Übertragung von GmbH-Anteilen (§ 15 GmbHG)

Seit dem 1. Januar 2025 reicht durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) in einigen Fällen die Textform, eine QES ist dort nicht mehr nötig: beim Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (außer in Branchen nach § 2a SchwarzArbG wie Bau und Gastronomie), bei Gewerbemietverträgen mit mehr als einem Jahr Laufzeit und bei Altersgrenzen-Vereinbarungen zum Renteneintritt.

Österreich

Nach § 4 des Signatur- und Vertrauensdienstegesetzes (SVG) erfüllt eine QES die Schriftlichkeit nach § 886 ABGB. Ausgenommen sind letztwillige Verfügungen wie Testamente, bestimmte familien- und erbrechtliche Erklärungen, die eine notarielle oder anwaltliche Bestätigung brauchen, und Bürgschaften von Verbrauchern.

Wenn das Gesetz sie nicht verlangt

Auch ohne Pflicht nutzen viele Unternehmen die QES: bei Verträgen mit hohem Wert, bei denen der stärkste Nachweis zählt, wer unterschrieben hat, bei grenzüberschreitenden Verträgen in der EU und bei Ausschreibungen oder Behörden, die eine QES fordern. Welche Stufe für welches Dokument reicht, hängt vom Land ab, und davon, wann eine elektronische Signatur rechtsgültig ist.

QES, FES und EES im Vergleich

Alle drei Stufen sind in eIDAS festgelegt. Sie unterscheiden sich darin, wie die unterzeichnende Person identifiziert wird, wie die Signatur entsteht und welche Rechtswirkung sie hat.

QES prüfen: So validierst du eine qualifizierte Signatur

Jede Person, die die signierte Datei bekommt, kann eine QES prüfen. Dafür gibt es drei gängige Wege:

1. DSS-Validator der EU: Lade die Datei in den kostenlosen DSS-Demo-Validator der Europäischen Kommission. Bei einer gültigen QES zeigt der Bericht TOTAL_PASSED und die Qualifikation QESig.
2. Adobe Acrobat oder Acrobat Reader: Öffne das PDF und schau ins Signaturfenster. Acrobat gleicht das Zertifikat mit den EU-Vertrauenslisten ab und zeigt, ob die Signatur gültig und EU-qualifiziert ist.
3. EU-Vertrauensliste: Schlag den Aussteller des Zertifikats im Trusted-List-Browser nach und prüfe, ob er zum Zeitpunkt der Signatur qualifiziert war.

Ein gültiges Ergebnis heißt: Das Dokument ist seit der Signatur unverändert, und das Zertifikat war zu diesem Zeitpunkt gültig, qualifiziert und von einem Anbieter auf einer Vertrauensliste. Für Verträge, die du zehn Jahre oder länger aufbewahrst, sollte dein Signaturtool einen qualifizierten Zeitstempel und Prüfdaten für die Langzeitprüfung einbetten (bei PDFs PAdES B-LT oder B-LTA).

Gilt die QES auch außerhalb der EU?

Die besondere Rechtswirkung der QES gilt nur in der EU und im EWR. Die Schweiz regelt qualifizierte Signaturen im Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Nach Art. 14 Abs. 2bis OR ist dort nur eine qualifizierte Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. EU-QES und Schweizer QES werden nicht automatisch gegenseitig anerkannt, ein Schweizer Vertrag mit Schriftform braucht also eine ZertES-qualifizierte Signatur. Die staatliche Schweizer E-ID wurde am 28. September 2025 angenommen, die App „swiyu“ soll im Dezember 2026 starten.

Im Vereinigten Königreich gibt es Stand Mitte 2026 keine qualifizierten Anbieter auf der britischen Vertrauensliste, und der US-amerikanische ESIGN Act kennt keine Signaturstufen. Dort ist eine QES einfach eine starke elektronische Signatur mit sehr gutem Nachweis, wer unterschrieben hat.

QES und die EUDI-Wallet

eIDAS 2.0 verpflichtet jeden Mitgliedstaat, bis zum 24. Dezember 2026 eine EU-Brieftasche für die Digitale Identität bereitzustellen, mit der du dich online ausweisen und für private Zwecke kostenlos qualifiziert signieren kannst. Stand Oktober 2026 schaffen das nicht alle Länder pünktlich, Deutschland plant den Start für den 2. Januar 2027. Bis die EUDI-Wallet für qualifizierte Signaturen überall läuft, bleibt die QES über Anbieter und nationale eIDs der übliche Weg.

Qualifizierte elektronische Signatur in fynk

Mit fynk kannst du Verträge qualifiziert digital unterschreiben lassen. Die QES ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Tarif:

1. Anmelden in fynk.
2. Per Drag-and-drop hochladen: Word-Datei oder PDF ins Fenster ziehen.
3. Unterschreiben oder versenden: Wähle die Signaturstufe pro Dokument, von EES über FES per Code (SMS oder WhatsApp) und FES mit eID (z. B. BankID oder MitID) bis zur QES. Du bekommst Erinnerungen, einen Audit-Trail und ein signiertes PDF mit der erreichten Stufe.

Für eine QES steht im Dialog „Unterzeichnung starten“ als Signaturtyp „Qualified (QES)“.

Beim Unterschreiben wählen deine Vertragspartner einen qualifizierten Anbieter oder eine nationale eID, gefiltert nach Land. Bei manchen Methoden braucht es keine vorherige Registrierung, weil der Anbieter die Person direkt beim Signieren prüft.

Alle qualifizierten Methoden in fynk, mit Infos, für wen sie passen, findest du in der Übersicht der Signaturmethoden:

Häufig gestellte Fragen

• Ist eine QES dasselbe wie eine digitale Signatur?

  Nicht ganz. Eine digitale Signatur ist die kryptografische Technik: Zertifikat und Schlüssel versiegeln ein Dokument, sodass Änderungen auffallen. Eine QES nutzt diese Technik, braucht aber zusätzlich ein qualifiziertes Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, eine geprüfte Identität und eine zertifizierte Signaturerstellungseinheit. Jede QES ist eine digitale Signatur, aber die meisten digitalen Signaturen sind nicht qualifiziert.

• Ist die qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig?

  Ja. Nach eIDAS darf keiner elektronischen Signatur die Rechtswirkung abgesprochen werden, nur weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1). Die QES geht weiter: Sie hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2) und gilt in allen Mitgliedstaaten (Art. 25 Abs. 3). Geht etwas schief, wird bei einem qualifizierten Anbieter ein Verschulden vermutet, und er muss das Gegenteil beweisen (Art. 13).

• Welche QES-Anbieter gibt es?

  Qualifizierte Signaturen dürfen nur qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter ausstellen, die auf einer EU-Vertrauensliste stehen. Im DACH-Raum sind zum Beispiel D-Trust sign-me, ID Austria und Swisscom verbreitet, dazu kommen nationale eIDs wie itsme oder Smart-ID. Ob ein Anbieter qualifiziert ist, prüfst du im Trusted-List-Browser der EU.

• Ist eine Signatur mit DocuSign eine qualifizierte elektronische Signatur?

  Nicht automatisch. Eine Signatur aus DocuSign oder einer anderen Plattform ist nur dann eine QES, wenn sie nach einer Identitätsprüfung mit einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters auf einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit entstanden ist. Plattformen bieten die QES nur an, wenn der Absender diese Stufe wählt. Prüfen kannst du das mit dem DSS-Validator der EU oder in Adobe Acrobat.

• Wie lange ist ein qualifiziertes Zertifikat gültig?

  Qualifizierte Langzeitzertifikate gelten meist ein bis drei Jahre. Einmalzertifikate, die viele E-Signatur-Plattformen nutzen, gelten nur für einen Signaturvorgang und laufen nach wenigen Minuten ab. Eine Signatur, die während der Gültigkeit entstanden ist, bleibt danach gültig, vor allem wenn sie einen Zeitstempel und Prüfdaten für die Langzeitprüfung trägt.

• Kann ich eine Kündigung mit QES unterschreiben?

  Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nicht: Nach § 623 BGB ist die elektronische Form ausgeschlossen, auch eine QES reicht nicht. Das gilt auch für Aufhebungsverträge, hier brauchst du eine handschriftliche Unterschrift. Bei anderen Kündigungen kommt es darauf an, welche Form das Gesetz oder der Vertrag vorschreibt.