Vertragsverhandlung: Definition, Ablauf und Software

Was ist eine Vertragsverhandlung?

Vertragsverhandlungen sind der Prozess, bei dem zwei oder mehr Parteien über den Inhalt eines Vertrags beraten, um eine rechtsverbindliche Vereinbarung über die Bedingungen ihrer Beziehung zu erreichen. Das Hauptziel von Vertragsverhandlungen besteht darin, dass jede Partei mit den ihr zugewiesenen Rechten und Pflichten zufrieden ist. Geschäftsverhandlungen tragen auch dazu bei, dass die festgelegten Bedingungen für beide Parteien so günstig wie möglich und mit so wenig Risiko wie möglich behaftet sind.

Warum sind Vertragsverhandlungen so wichtig?

Vertragsverhandlungen sind wichtig, da sie sicherstellen, dass ein Vertrag für beide Parteien vorteilhaft ist und dass neue Geschäftsbeziehungen frei von Konflikten und Verwirrung sind. Die Vertragsverhandlung gibt allen Parteien die Möglichkeit, Bedingungen festzulegen, die für sie von Vorteil sind, anstatt dass eine Partei die gesamte Verhandlungsmacht behält und unfaire Bedingungen in einem Geschäftsvertrag festlegt.

Die Verhandlungsphase ist eine kritische Phase des Vertragslebenszyklus, da eine effektive Verhandlung den Unterschied ausmachen kann, ob ein Vertrag unterzeichnet wird oder nicht. Es ist auch eine Gelegenheit für jedes Unternehmen, seine Prioritäten darzulegen und zu erläutern, was es von der Gegenpartei erwartet.

Wer ist für die Vertragsverhandlungen zuständig?

Juristen prüfen und verhandeln häufig Verträge. Aber auch andere Abteilungen führen Geschäftsverhandlungen selbst durch oder werden einbezogen, wenn die geforderten Überarbeitungen ihren Beitrag erfordern.

Die Vertriebsteams verwenden beispielsweise Bestellformulare und NDAs, wenn sie Geschäfte abschließen. Personalteams verschicken Arbeitsverträge an neue Mitarbeiter und verhandeln das Gehalt. Finanzteams überwachen Verträge, um Ausgaben zu verfolgen und Einnahmen zu prognostizieren.

Wenn Unternehmensteams Hilfe bei der Auslegung eines Vertrags benötigen, wenden sie sich an die Rechtsabteilung des Unternehmens. Dies ist häufig der Fall, wenn sie risikoverlagernde Klauseln (wie z. B. Entschädigungen und Haftungsbeschränkungen) genehmigen oder unvorteilhafte Formulierungen in einem Vertragsentwurf zurückweisen wollen.

Dies bedeutet, dass an den Verhandlungen oft viele verschiedene Interessengruppen beteiligt sind. Ohne eine zentralisierte digitale Vertragsplattform im Browser kann dies einen ohnehin schon verwirrenden Vertragsverhandlungsprozess weiter verkomplizieren.

Die Herausforderungen der Vertragsverhandlung

Vertragsverhandlungen sind ein sehr wichtiger Aspekt des Vertragsmanagements. Verzögerungen bei der Vertragserstellung oder -ausführung können beispielsweise ein Unternehmen ausbremsen, haben aber wahrscheinlich keine wesentlichen Auswirkungen auf das Endergebnis des Unternehmens. Andererseits könnten schlecht geführte Verhandlungen das Unternehmen für die kommenden Jahre mit schwerwiegenden rechtlichen Verpflichtungen belasten.

Das Hin und Her bei Vertragsverhandlungen kann in Echtzeit (in einem Telefongespräch oder einer persönlichen Besprechung) oder per E-Mail stattfinden, wobei E-Mails in der Regel häufiger vorkommen, und die Dynamik ist in beiden Fällen dieselbe. Beide Parteien bieten während des gesamten Prozesses Zugeständnisse an und fügen Vertragsbedingungen hinzu, löschen oder ändern sie, bis die Parteien zu einer Einigung kommen.

Es gibt zwar Best Practices für Vertragsverhandlungen, aber das schiere Ausmaß des Koordinationsbedarfs bei Vertragsverhandlungen macht den Prozess zu einer logistischen Herausforderung für jedes Team. Stellen Sie sich vor, Sie müssten das Vertragsfeedback mehrerer interner Stakeholder (z.B. Finanzen oder Operations) und Vertragspartner über mehrere E-Mail-Threads hinweg abstimmen. Stellen Sie sich außerdem vor, Sie müssten dies für viele verschiedene Verträge gleichzeitig tun.

Der Schlüssel zu Vertragsverhandlungen sind Wissensmanagement und Prozessmanagement: Nur wenn man die Historie und den Status jeder Vertragsverhandlung kennt, kann man sich sicher sein, dass das beste Ergebnis für das jeweilige Unternehmen erzielt wird.

Rechtsteams, denen ein zentralisiertes System für die Vertragsverfolgung und -verhandlung fehlt, verbringen oft viel Zeit damit, Vertragsänderungen von verschiedenen Geschäftsteams zu sammeln und die neuesten Vertragsversionen zu verfolgen. Die geschäftliche Bedeutung, die betriebliche Komplexität und das ungleichmäßige Vertragsvolumen machen die Vertragsverhandlungen zu einer heiklen Herausforderung für Rechtsteams und damit Unternehmen im Allgemeinen.

Wie man heutzutage einen Vertrag verhandelt

Eine All-in-One-Plattform zur Vertragsautomatisierung wie fynk ermöglicht den Parteien, Verträge im Browser in einem einheitlichen Arbeitsbereich auszuhandeln:

• Die Parteien bearbeiten ein einzelnes Dokument mit Hilfe eines intuitiven In-Browser-Editors.
• Man kann Kommentare als “intern” oder “extern” kennzeichnen, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.
• Kommentare können mit bestimmten Teilen des Vertrags verknüpft werden, so dass man leicht erkennen kann, was strittig ist.
• Eine übersichtliche Ansicht hilft den Verhandlungsführern, sich sofort auf kritische Punkte zu konzentrieren, während die Software jede Überarbeitung verfolgt, Kommentare zusammenfasst und sie per E-Mail an die Vertragspartner sendet.
• Dieser digitale Prüfpfad wird sicher aufgezeichnet, so dass man aus jeder Verhandlung lernen und bessere Vorlagen entwickeln können.
• Durch Versionsvergleiche und Vertragsstatus verliert man nicht den Überblick über seine Verträge und Verhandlungsrunden.

Durch die Zusammenarbeit und die Transparenz bei den Vertragsverhandlungen können die Vertragspartner die jeweiligen Positionen der anderen besser verstehen. Ein klareres Bild der Bedürfnisse aller Beteiligten hilft den Verhandlungsführern zu entscheiden, wann sie Zugeständnisse machen und wann sie standhaft bleiben sollten. Dies führt wahrscheinlich zu gemeinsamen Gewinnen und hilft Ihnen, den wirtschaftlichen Wert des Vertrags für beide Parteien zu erhöhen.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Daten zum Zeitpunkt der Vertragserstellung erfasst werden und nicht erst im Nachhinein manuell gesammelt werden müssen. Die Analyse dieser Vertragsdaten kann Erkenntnisse liefern, die bei künftigen Verhandlungen zu günstigeren Ergebnissen führen.

Worauf man bei Vertragsverhandlungs-Software achten sollte

In der Vergangenheit waren die Rechtsteams gezwungen, zwischen Komfort und Sicherheit zu wählen. Doch mit dem Aufkommen neuer Technologien müssen Rechtsteams bei der Implementierung von Vertragsverhandlungstools keine schwerwiegenden Kompromisse mehr eingehen. Hier sind die drei Dinge, auf die man achten sollte:

1. Zentralisierung

Die Möglichkeit, Vertragsverhandlungen im gesamten Unternehmen zu verfolgen. Man sollte darauf achten, dass man mit dem jeweiligen System den Status aller Vertragsverhandlungen sowie die Verantwortlichen für die einzelnen Vertragsverhandlungen verfolgen kann. Das Tool sollte in der Lage sein, einen Überblick zu geben, wo jeder Vertrag steht und ob er bei einem Team oder bei einer Gegenpartei blockiert ist.

2. Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive, benutzerfreundliche Benutzeroberfläche ist eine wesentliche Grundlage für erfolgreiche Vertragsverhandlungen. Man sollte bei der Auswahl eines Tools darauf achten, dass eine moderne, browserbasierte Benutzeroberfläche geboten wird. Wenn man die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellt, ist es wahrscheinlicher, dass die unternehmensinternen Teams die Vertragsverhandlungsplattform annehmen. Gleichzeitig kann man die Auswahl an Anbietern erheblich einschränken, da viele Verhandlungstools so schwierig zu bedienen sind, dass die Endbenutzer sich lieber per E-Mail an ihr juristisches Team wenden, als mit der Software zu arbeiten.

3. Sicherheit und Kompatibilität

Nahtlose Integration in eine Plattform zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus. Man sollte beim jeweiligen Vertragsverhandlungstool darauf achten, dass dieses Teil einer umfassenderen Vertragsmanagement-Suite ist, vorzugsweise einer, die für die Erstellung von Dokumenten, die Weiterleitung von Genehmigungen, die elektronische Unterzeichnung, die Speicherung von Dokumenten und die Erstellung von Berichten konzipiert ist. Das Ziel sollte es sein, so viele vertragsbezogene Aufgaben wie möglich in einem einzigen System zu konsolidieren. Das gewährleistet Datengenauigkeit, senkt die Kosten und minimiert den Aufwand für das Änderungsmanagement durch die Rechtsteam.

Zusammenfassung

Bei Vertragsverhandlungen geht es um viel mehr als nur darum, eine Einigung zu erzielen. Vertragsverhandlungen sind eine Gelegenheit, den wirtschaftlichen Wert der Geschäftsbeziehung zu steigern, Schwachstellen in der Lieferkette zu beseitigen und Unternehmen vor Risiken zu schützen. Leider verlassen sich Unternehmen oft noch auf veraltete manuelle Vertragsverhandlungsprozesse, die diesen Zielen zuwiderlaufen.

Vertragsverhandlungen sind eine Voraussetzung für das Zustandekommen von Vereinbarungen, die nützlich, vorteilhaft und konfliktfrei sind. Vertragsverhandlungsplattformen wie fynk können den Prozess hierfür erheblich ergänzen, indem sie Zeit, Unstimmigkeiten und Fehlkommunikation reduzieren und gleichzeitig eine sichere und transparente Umgebung gewährleisten.