Deutschland lockert AVV-Signaturregeln mit BEG IV

Eine neue Ära der digitalen Vertragsgestaltung

Am 1. Januar 2025 trat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Deutschland in Kraft. Eine seiner bedeutendsten Neuerungen ist die Änderung der Anforderungen an bestimmte Vertragstypen – insbesondere an Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs).

Bis vor Kurzem war für diese Verträge in der Regel eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich, um rechtsverbindlich zu sein. Obwohl sicher, sorgte die QES für zusätzliche Hürden in bereits komplexen B2B-Verwaltungsprozessen. Dank BEG IV wird diese Hürde nun abgebaut.

Was sich geändert hat

Früher unterlagen AVVs und ähnliche Verträge den strengen Formvorschriften des deutschen Zivilrechts. Eine QES – das digitale Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift mit notarieller Aufsicht – war häufig notwendig. Dies galt insbesondere für arbeitsrechtliche und datenschutzbezogene Verträge, bei denen rechtliche Sicherheit oberste Priorität hat.

Seit Januar 2025 erlaubt BEG IV nun rechtlich auch einfachere Zustimmungsmethoden wie die „Textform“. Dazu zählen E-Mails, PDFs oder andere lesbare Formate, aus denen die Identität und der Wille der Vertragsparteien klar hervorgehen.

Das Ziel der Bundesregierung ist eindeutig: unnötige Bürokratie abbauen und Organisationen die Digitalisierung ihrer Abläufe erleichtern. Dies betrifft nicht nur AVVs, sondern auch Arbeitsverträge und weitere Geschäftsvereinbarungen, wie die rechtliche Analyse von GVW hervorhebt.

Was das für Sie bedeutet

Für Teams aus Recht, Compliance und operativen Bereichen bedeutet dies eine willkommene Vereinfachung. Warum?

• Schnellere Abwicklung: Keine Verzögerungen mehr durch QES-Einrichtung oder Genehmigungen. Verträge können so schnell wie per E-Mail abgeschlossen werden.
• Geringere Kosten: Qualifizierte Signaturen erfordern oft spezielle Tools, Vertrauensdienste und Schulungen. Mit der Textform entfallen viele dieser Kosten.
• Mehr Flexibilität: Sie können Standardverträge direkt in digitalen Systemen oder Workflows abschließen.
• Standardisierung & Automatisierung: Dank der neuen Gestaltungsfreiheit lassen sich Vorlagen und Genehmigungslogik nahtlos in Ihre Dokumentenprozesse integrieren.

Integration mit Ihren bestehenden Tools

Wenn Sie in einem vertraglich intensiven Umfeld wie HR, Recht oder Einkauf tätig sind, eröffnen diese Änderungen neue Möglichkeiten für effizientere Workflows.

Moderne Contract-Lifecycle-Management-(CLM)-Lösungen wie fynk sind darauf ausgelegt, sowohl traditionelle als auch neue Formate zu unterstützen. Während fynk weiterhin integrierte QES für besonders sicherheitsrelevante Verträge bietet, unterstützt es auch vereinfachte Textsignaturen – im Einklang mit der neuen Flexibilität durch BEG IV.

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Um es Ihnen noch leichter zu machen, sind innerhalb der Plattform AVV-Vorlagen verfügbar, die DSGVO-konform und an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst sind. Statt selbst zu entwerfen oder Formvorgaben zu prüfen, wählen Sie einfach ein vorgefertigtes, rechtlich geprüftes Dokument aus, versenden es und verfolgen seinen Fortschritt – alles an einem Ort.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO (ADV / wko.at)

Wie von der DSGVO gefordert, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ein bindender Vertrag zwischen dem Eigentümer der personenbezogenen Daten (Kunde/Verantwortlicher) und der externen Einheit, die die Datenverarbeitung in dessen Auftrag durchführt (Auftragnehmer/Auftragsverarbeiter). Der AV-Vertrag definiert klar, welche Art von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wie sie verarbeitet werden, wie lange und wo.

Unsere vollständige Vorlage für einen Auftragsverarbeitungsvertrag ist basierend auf den Anforderungen in Artikel 28 der DSGVO gestaltet. Sie hilft Ihnen, schnell einen gut strukturierten AV-Vertrag zu erstellen und ihn selbstbewusst zu unterzeichnen, egal ob Sie Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter sind.

contract Use template

Eine stille Revolution in der Compliance

Auch wenn es sich um eine scheinbar kleine regulatorische Änderung handelt – ihre Auswirkungen sind tiefgreifend. Weniger Bürokratie bedeutet mehr Zeit für strategische Arbeit. Mehr Automatisierung bedeutet weniger Fehler und bessere Kontrolle.

Die digitale Zukunft des Vertragsmanagements war lange in Sichtweite. Mit BEG IV ist sie nun angekommen – und einfacher umzusetzen als je zuvor.