Vertragsdatenbank Excel Vorlage: Verträge mit Excel verwalten

Wofür benötige ich eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage?

Excel ist eine der am leichtesten zugänglichen und am weitesten verbreiteten Softwareplattformen weltweit und wird dadurch von vielen Unternehmen verwendet, um die in Verträgen enthaltenen Daten zu erfassen und zu sammeln. Excel ist jedoch für diesen Zweck nicht optimal ausgelegt und wird daher meistens lediglich ganz zu Beginn der Vertragsmanagement-Tätigkeit als vorübergehende Vertragsdatenbank eingesetzt.

In diesem Artikel zeigen wir auf, wie man die grundlegenden Funktionen von Microsoft Excel nutzen kann, um eine Vertragsdatenbank zu erstellen, und stellen auch direkt eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage kostenlos zur Verfügung.

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Download: Vertragsdatenbank Excel Vorlage

Wenn Sie planen, Verträge in Excel zu verwalten, ohne eine spezielle Software für die Erstellung einer Vertragsdatenbank zu verwenden, um Ihre Dokumente unter Kontrolle zu halten, können Sie diese kostenlose Vertragsdatenbank Excel Vorlage zur Verwaltung Ihrer Verträge verwenden:

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Verträge sind eine wesentliche Grundlage für Unternehmen, um Einnahmen zu erzielen. Ohne ein gezieltes Vertragsmanagement können wertvolle Vereinbarungen verloren gehen, was schwerwiegende und teure Folgen haben kann. Mit zunehmendem Vertragsvolumen wird ein effektives Vertragsmanagement noch wichtiger, denn es spart den Parteien Zeit und Geld und bietet zahlreiche Vorteile in Bezug auf Geschäftsstrategien und -verfahren.

Viele Unternehmen investieren viel Zeit und Ressourcen in die Erstellung und Verhandlung von Verträgen. Trotz dieser Bemühungen versäumen es die Beteiligten nach Abschluss eines Vertrags manchmal, die Umsetzung der Vereinbarung ordnungsgemäß zu überwachen und zu beaufsichtigen. Ein effektives Vertragsmanagement fördert bessere Beziehungen zwischen den Vertragsparteien, hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und mindert das Risiko.

Warum könnte eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage die Lösung sein?

Eine professionelle Softwarelösung für die Vertragsautomatisierung ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Das hängt von der Größe und dem Stadium des Unternehmensentwicklung ab sowie von der Art der Verträge, die es normalerweise bearbeitet. Wenn man zu Beginn nach einem einfachen Weg sucht, um in Bezug auf Verträge einen ersten Überblick zu erhalten, kann eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage eine nützliche Rolle während des Lebenszyklus der Vertragsverwaltung spielen.

Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum Unternehmen eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage für die Verwaltung von Verträgen verwenden:

• Die Arbeit mit den vorhandenen Tools ist kostengünstig.
• Microsoft Excel ist weltweit verbreitet.
• Excel kann sehr leistungsfähig sein - wenn es richtig eingesetzt wird.
• Eine Vertragsdatenbank Excel kann einfach weitergegeben werden, und es ist nicht allzu schwierig, sie zu bearbeiten.

Eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage kann ein einfacher Ausgangspunkt für Einzelpersonen in einem Unternehmen sein, um Daten aus Verträgen zu erfassen. Man sollte sich jedoch bewusst sein, dass die einfache Verwaltung von Verträgen mit Excel zu versteckten Risiken führen kann, je nachdem, wo das Arbeitsblatt gespeichert ist, wer Zugriff darauf hat und ob unerwartete Änderungen oder Duplikate vorgenommen werden können.

Was muss man bei einer Vertragsdatenbank Excel Vorlage beachten?

Ein effektives Vertragsmanagement mit einer Vertragsdatenbank Excel Vorlage erfordert Genauigkeit und ein Bewusstsein für kritische Daten innerhalb der Verträge. Wenn Excel Ihre Lösung für die sichere Verwaltung von Verträgen sein soll, müssen Sie auch einschränken, welche Daten in bestimmte Felder des Arbeitsblatts eingegeben werden können, Änderungen nachverfolgen, so dass zustimmungspflichtige Aktualisierungen hervorgehoben werden, und das Datenblatt sperren, um sicherzustellen, dass keine Änderungen ohne Genehmigung vorgenommen werden.

Ein robustes System zur Speicherung von Verträgen, das sicherstellt, dass die aktuellen Versionen miteinander verknüpft und frühere Versionen zum Vergleich aufbewahrt werden, ist unerlässlich.

Vor- und Nachteile der Excel Vertragsverwaltung

Viele Unternehmen verwenden Excel für die Vertragsverwaltung aus einem einfachen Grund: Sie haben es bereits auf ihrem Computer installiert. Excel verfügt über verschiedene Funktionen, die für das Vertragsmanagement genutzt werden können - bei richtiger Anwendung gibt es einen raschen Überblick über die Anzahl der Verträge, die Haftungsobergrenze für jeden Vertrag und man kann auch einfach den Status einzelner Verträge nachverfolgen. Mit einer Vertragsdatenbank Excel Vorlage für die Vertragsverwaltung lässt sich ein Basissystem erstellen, das wichtige Aufgaben erfüllt und für die Mitarbeiter relativ einfach zu bedienen ist.

Doch obwohl Tabellenkalkulationen die Welt verändert und die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, revolutioniert haben, zeigen Studien auf, dass die aller meisten Excel-Sheets Fehler enthalten und knapp die Hälfte der Tabellenkalkulationen, die von großen Unternehmen verwendet werden, sogar wesentliche Fehler aufweisen. Verträge gehören zu den wichtigsten Dokumenten, die ein Unternehmen bearbeitet - und jede Fehlerquelle ist schwer zu rechtfertigen.

Excel ist aus den folgenden Gründen für die Vertragsverwaltung meistens ungeeignet:

1. Einschränkungen

Excel bietet keinen Überblick über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen und verfügt über keine eigentlichen Funktionen zur Verwaltung von Verträgen.

2. Umständlich

Excel-Tabellen müssen manuell durch Kopieren und Einfügen von Daten aus einer Tabelle in eine andere erstellt und gepflegt werden, was die Suche, Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung extrem erschwert.

3. Keine Funktion zur Vertragserstellung

Es liegt auf der Hand, dass Excel nicht in der Lage ist, Dokumente zu entwerfen oder zu erstellen, so dass es nur dabei unterstützen kann, Dokumente zu verwalten, wenn sie bereits erstellt wurden.

4. Keine Unterschriftsfunktion

Auch für diese Funktion muss eine separate Plattform für elektronische Unterschriften verwendet werden, um Dokumente vor der eigentlichen Verwaltung in Excel zu unterschreiben und damit zu bestätigen.

5. Fehlen von Metadaten

Eine Excel-Tabelle ist eine statische Datei, was bedeutet, dass die darin enthaltenen Daten nicht ohne Weiteres zwischen Systemen in einem integrierten Workflow übertragen werden können.

Eine kostenlose Vertragsdatenbank Excel Vorlage kann zwar den Einstieg erleichtern, ist aber in der Regel keine langfristige Lösung für die Erstellung, Vereinbarung und Verwaltung von Verträgen, die in einem wachsenden Unternehmen anfallen.

Sind Sie bereit, die Vertragsdatenbank Excel Vorlage hinter sich zu lassen?

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Autor:

Markus Presle