vertragsmanagement Was ist digitales Vertragsmanagement?

Die Verwaltung von Verträgen ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe für jedes Unternehmen. Eine einfache Abfrage des Gültigkeitszeitraums eines Vertrags oder der Versuch, die neueste Vertragsversion zu finden, kann viel Zeit in Anspruch nehmen und zu unnötigen Verzögerungen bei Transaktionen führen. Die Lösung ist ein digitales Vertragsmanagementsystem, im englischen auch als Contract Lifecycle Management bezeichnet.

Ziel eines digitalen Vertragsmanagements ist es, die Überwachung des sogenannten Contract Lifecycle von Verträgen zu verbessern, von den Vertragsverhandlungen bis hin zur Sicherstellung der Vertragseinhaltung. Ein digitales Vertragsmanagement bietet auch Informationen über den Status und den Fortschritt von Verträgen, so dass die kommerziellen Aktivitäten des Unternehmens, einschließlich des Risikomanagements, so effizient wie möglich verwaltet werden können.

Ein digitales Vertragsmanagement bietet wichtige Einblicke in Vertragsdetails, ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen den Parteien, spart Zeit und Geld. Dies ist der Hauptgrund, warum Unternehmen auf ein digitales Vertragsmanagementsystem umsteigen, um diese Hindernisse zu beseitigen und die Workflows zu optimieren.

Die wichtigsten Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements:

Verkürzung der Genehmigungszeiten

Digitale Vertragsmanagement Software automatisiert den gesamten Vertragsprozess. Automatisierte Workflows ermöglichen die Zusammenarbeit und machen es einfach, Genehmigungen durch mehrere Personen zu verwalten, während Sie die Leistung der KI nutzen, um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Sie können ganz einfach alle Verträge durchsuchen und können diese Informationen nutzen, um beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen an die Parteien zu senden und diese an die nächsten Schritte zu erinnern.

Besserer Überblick über Verträge

Im Gegensatz zu papierbasierten bzw. analogen/manuellen Vertragsmanagementsystemen gewährleistet die Speicherung aller Dateien in einem zentralen digitalen Repository eine maximale Durchsetzung und Überwachung. Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht es Ihnen, alle Verträge an einem Ort über eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zu verwalten und sofortigen Einblick in alles zu erhalten, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Verbesserte Compliance

Ein digitales Vertragsmanagement bietet Ihnen Funktionen wie Prüfprotokolle, mit denen Sie sofortigen Zugriff auf Ihre gesamte Vertragshistorie haben. Dies hilft Ihnen, eine genaue Vertragshistorie und einen umfassenden Prüfpfad für Audits durch Dritte zu erstellen. Sie können umfassende Berichte auf der Grundlage von Vertragsmetadaten generieren oder benutzerdefinierte Compliance-Berichte zur Vorbereitung von Audits erstellen.

Keine Vertragsfristen verpassen

Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie das Bewusstsein für Vertragsverlängerungen schärfen, indem Sie Verträge automatisch archivieren, wenn diese auslaufen, und auf der Grundlage spezifischer Regeln Reminder per Email versenden. Die Verlängerung von Verträgen ist für ein Unternehmen ein leichtes Unterfangen, aber auch die am häufigsten übersehene Gelegenheit Vertragsinhalte neu zu verhandeln. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie Warnmeldungen mit Standard- oder benutzerdefinierten Einstellungen vordefinieren und damit ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter:innen keine wichtigen Fristen verpassen.

Verbessern Sie das Dokumentenmanagement

Schluss mit unaufgeräumten Aktenschränken oder ausgelagerter Akten-Archive! Mitarbeiter können mit einem digitalen Vertragsmanagement auch Papierdokumente direkt einscannen und abspeichern und so sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente für den Vertrag an einem einzigen Ort zugänglich sind. Sie können auch elektronische Verträge jeglicher Art importieren und deren Status und andere zugehörige Informationen für jeden Vertrag einsehen. Dies spart eine Menge wertvoller Arbeitszeit und schließt die Möglichkeit manueller Fehler aus.

Fazit

Obwohl das Vertragsmanagement ein integraler Bestandteil eines jeden Unternehmens ist, verwenden viele Unternehmen immer noch ein veraltetes, ineffizientes papierbasiertes, manuelles, analoges Vertragsmanagement oder eine minderwertige digitale Version. Dieser Blogbeitrag veranschaulicht, warum Sie auf ein intelligentes, systematischeres und automatisiertes digitales Vertragsmanagementsystem umsteigen sollten.

Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Bearbeitung und Ausführung aller Ihrer Verträge erheblich reduzieren. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie jeden Schritt Ihres Contract Lifecycles überwachen, verfolgen und automatisieren, unabhängig davon, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen sind.

Autor:

Markus Presle