Unterzeichnen: Bedeutung, Vertretung und Form

Unterzeichnen

Unterzeichnen heißt, ein Dokument mit der eigenen Unterschrift abzuschließen und sich damit zu seinem Inhalt zu bekennen. Im Vertragsrecht ist es die Form, in der Parteien ihre Zustimmung dokumentieren. Rechtlich bedeutet „unterzeichnen“ dasselbe wie „unterschreiben“; der Begriff klingt nur förmlicher.

Was versteht man unter “unterzeichnen”?

Das Wort beschreibt, was passiert: Man setzt sein Zeichen unter einen Text. Die Position ist kein Detail. Eine Unterschrift deckt nur das, was über ihr steht. Was jemand nach der Unterschrift ergänzt oder unter sie schreibt, ist davon nicht erfasst.

Juristen ordnen der Unterschrift mehrere Funktionen zu:

• Abschlussfunktion: Die Unterschrift schließt den Text ab und zeigt, dass die Erklärung fertig ist.
• Identitätsfunktion: Sie lässt erkennen, wer die Erklärung abgibt.
• Echtheitsfunktion: Sie verbindet die Person mit genau diesem Text.
• Warnfunktion: Wer unterzeichnet, soll innehalten und sich der Bindung bewusst werden.
• Beweisfunktion: Im Streitfall belegt das unterzeichnete Dokument, was vereinbart wurde.

Die meisten Verträge sind im deutschen Recht formfrei, sie gelten also auch mündlich oder durch konkludentes Handeln. Unterzeichnet wird trotzdem, vor allem wegen der Beweisfunktion. Nur bei bestimmten Verträgen ist die Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben (dazu unten mehr).

Unterzeichnen, unterschreiben, signieren: der Unterschied

Für die Wirksamkeit eines Vertrags macht es keinen Unterschied, ob man von unterzeichnen oder unterschreiben spricht. Auch das BGB spricht in § 126 vom „Unterzeichnen“ und von der „Namensunterschrift“, ohne einen Unterschied zu machen.

Wer darf unterzeichnen?

Eine Privatperson unterzeichnet für sich selbst. Unternehmen können nicht selbst unterschreiben, sie handeln durch Menschen. Wer für ein Unternehmen unterzeichnet, braucht dafür Vertretungsmacht. Eine Erklärung, die jemand innerhalb seiner Vertretungsmacht im Namen eines anderen abgibt, wirkt unmittelbar für und gegen den Vertretenen (§ 164 BGB).

• Organe: Die Geschäftsführung einer GmbH (§ 35 GmbHG) und der Vorstand einer AG (§ 78 AktG) vertreten die Gesellschaft. Ob einzeln oder nur gemeinsam unterzeichnet werden darf, steht im Handelsregister.
• Prokuristen: Die Prokura ist die umfassendste Vollmacht des Handelsrechts. Der Prokurist zeichnet, indem er der Firma seinen Namen mit einem Zusatz beifügt, der die Prokura andeutet (§ 51 HGB), üblicherweise „ppa.“.
• Handlungsbevollmächtigte: Sie dürfen keinen Zusatz verwenden, der eine Prokura andeutet, sondern zeichnen mit einem Zusatz, der das Vollmachtsverhältnis ausdrückt (§ 57 HGB), üblicherweise „i.V.“.
• Im Auftrag: Mit „i.A.“ zeigt die unterzeichnende Person nach verbreitetem Verständnis an, dass sie eine fremde Erklärung übermittelt und nicht selbst als Vertreter handelt. Ob im Einzelfall doch eine Vertretung vorliegt, hängt von den Umständen ab.

Wann welches Kürzel richtig ist und welcher Name unter die Unterschrift gehört, erklärt unser Beitrag Im Auftrag unterschreiben. Wie Unternehmen festlegen, wer was unterzeichnen darf, beschreibt der Leitfaden zur Unterschriftsberechtigung.

Was passiert, wenn jemand ohne Vertretungsmacht unterzeichnet? Dann ist der Vertrag zunächst schwebend unwirksam. Er wird wirksam, wenn das Unternehmen ihn genehmigt (§ 177 BGB). Verweigert es die Genehmigung, haftet die Person, die ohne Vollmacht unterzeichnet hat, unter Umständen selbst (§ 179 BGB).

Unterzeichnen und Schriftform: § 126 BGB

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ist die Unterschrift Pflicht. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden. Bei einem Vertrag müssen die Parteien auf derselben Urkunde unterzeichnen. Werden mehrere gleichlautende Exemplare aufgesetzt, genügt es, wenn jede Partei das für die andere bestimmte Exemplar unterzeichnet (§ 126 Abs. 2 BGB).

Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt (§ 126 Abs. 3 BGB). Dafür fügt der Aussteller dem elektronischen Dokument seinen Namen hinzu und versieht es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Bei einem Vertrag signiert jede Partei ein gleichlautendes Dokument auf diese Weise (§ 126a BGB).

Für die eigenhändige Namensunterschrift gilt: Sie muss nicht lesbar sein, aber ein individueller Schriftzug sein, der den Namen erkennen lässt. Ein bloßes Kürzel, also eine Paraphe, reicht für die Schriftform nicht aus. Wie sich die Unterschrift mit Tinte entwickelt hat, zeigt unser Beitrag zur handschriftlichen Unterschrift.

Digital unterzeichnen: EES, FES und QES

Verträge digital zu unterzeichnen ist in der EU durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Sie unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Die einfachste Stufe, etwa ein eingefügtes Unterschriftsbild oder ein Klick auf „Unterschreiben“. Ausreichend für formfreie Verträge, also für den Großteil des Geschäftsalltags.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet und so mit dem Dokument verbunden, dass spätere Änderungen erkennbar sind. Sinnvoll, wenn mehr Nachweis gebraucht wird.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und hat nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Nur sie erfüllt die gesetzliche Schriftform in elektronischer Form.

Welche Stufe ein Vertrag in Deutschland, Österreich und der Schweiz braucht, zeigt unser Überblick Digitale Unterschrift rechtsgültig?. In fynk legen Sie die Signaturstufe pro Vertrag oder Vorlage fest. fynk unterstützt alle drei eIDAS-Stufen, und das unterschriebene PDF nennt die erreichte Stufe. Mehr dazu auf der Seite zur eIDAS-konformen E-Signatur.

Worauf Sie beim Unterzeichnen achten sollten

1. Endfassung prüfen. Unterzeichnen Sie nur die abgestimmte Fassung, einschließlich aller Anlagen, auf die der Vertrag verweist.
2. Vertretungsmacht klären. Prüfen Sie bei Unternehmen im Handelsregister oder anhand einer Vollmacht, ob die Person auf der Gegenseite unterzeichnen darf, und ob allein oder nur gemeinsam mit einer weiteren Person.
3. Unterschriftsblock vollständig ausfüllen. Name in Druckbuchstaben, Funktion, Ort und Datum gehören in das Unterschriftsfeld, bei Vertretern auch der passende Zusatz.
4. Form beachten. Verlangt das Gesetz Schriftform, reicht eine einfache E-Signatur nicht. Dann braucht es Tinte oder eine QES, in manchen Fällen nur Tinte.
5. Seiten sichern. Bei Papierverträgen schützt das Paraphieren jeder Seite vor dem Austausch einzelner Seiten. Bei elektronischen Signaturen übernimmt das die Signatur selbst, ergänzt durch einen Audit-Trail.
6. Unterzeichnete Fassung ablegen. Jede Partei sollte das vollständig unterzeichnete Dokument erhalten und zentral ablegen, damit Fristen und Pflichten auffindbar bleiben.

Häufig gestellte Fragen zum Unterzeichnen

• Was bedeutet unterzeichnen?

  Unterzeichnen bedeutet, ein Dokument mit der eigenen Unterschrift abzuschließen. Wer einen Vertrag unterzeichnet, erklärt damit, dass er mit dem Inhalt einverstanden ist, und bindet sich selbst oder das Unternehmen, das er vertritt.

• Ist unterzeichnen dasselbe wie unterschreiben?

  Ja. Beide Wörter bedeuten rechtlich dasselbe. Unterzeichnen klingt förmlicher und wird vor allem bei Verträgen und amtlichen Dokumenten verwendet, unterschreiben ist der Alltagsbegriff. Signieren meint heute oft das elektronische Unterzeichnen.

• Wer darf einen Vertrag für ein Unternehmen unterzeichnen?

  Wer Vertretungsmacht hat: die Geschäftsführung einer GmbH oder der Vorstand einer AG, Prokuristen (Zusatz ppa.), Handlungsbevollmächtigte (Zusatz i.V.) und andere Personen mit einer entsprechenden Vollmacht. Unterzeichnet jemand ohne Vertretungsmacht, ist der Vertrag schwebend unwirksam, bis das Unternehmen ihn genehmigt.

• Kann man einen Vertrag digital unterzeichnen?

  Ja. Formfreie Verträge, also die meisten Geschäftsverträge, können mit jeder Stufe der elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Verlangt das Gesetz Schriftform, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig. Einige Erklärungen, etwa die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, müssen weiterhin auf Papier unterschrieben werden.

• Muss eine Unterschrift lesbar sein?

  Nein. Für die gesetzliche Schriftform muss die Namensunterschrift nicht lesbar sein, sie muss aber ein individueller Schriftzug sein, der auf den Namen schließen lässt. Ein bloßes Kürzel oder Handzeichen reicht dafür nicht aus.