Ein Tool statt fünf

Wie Conrad Electronic das Vertragsmanagement für 17 Länder auf eine Plattform gebracht hat.

Conrad Electronic SE ist eine der führenden B2B-Beschaffungsplattformen für technischen Bedarf in Europa. Mit über 10 Millionen Produktangeboten, maßgeschneiderten E-Procurement-Lösungen und Präsenz in 17 europäischen Ländern unterstützt Conrad Unternehmen dabei, ihren indirekten technischen Bedarf effizient und zuverlässig zu decken.

Wer in diesem Maßstab operiert, weiß: Die eigentliche Komplexität liegt nicht im Produkt — sie liegt in den Strukturen dahinter. Tausende parallele Verträge. Mehrere Sprachen. Unterschiedliche Rechtssysteme. Landesgesellschaften mit eigenen Anforderungen. Und ein indirekter Einkauf, der IT-Dienstleister, Software, Marketing und Rahmenverträge unter einen Hut bringen muss.

Kurz: ein Umfeld, in dem professionelles Vertragsmanagement kein Nice-to-have ist, sondern eine operative Voraussetzung.

Skalierung braucht Struktur

Als Jürgen Hofmann den indirekten Einkauf bei Conrad aufbaute, war die strategische Aufgabe klar: ein funktionierendes, skalierbares Vertragsmanagement für ein Unternehmen etablieren, das in 17 europäischen Märkten aktiv ist und sein B2B-Geschäft konsequent ausbaut.

Die bestehenden Werkzeuge — Signiertool, separates Legal-Tool, Google Sheets, Docs und E-Mail — hatten jedes für sich ihren Zweck erfüllt. Aber in der Summe erzeugten sie Reibung: Medienbrüche, manuelle Übergaben, fehlende Transparenz über Fristen und Vertragsstatus.

Das Ziel war kein Notfallprogramm. Es war die konsequente Weiterentwicklung einer Funktion, die mit dem Unternehmen mithalten muss.

Zentral, strukturiert, skalierbar

Hofmann evaluierte mehrere Systeme — ausschlaggebend war am Ende die Kombination aus Vertragsanalyse-Qualität, Mehrsprachigkeit und der Möglichkeit, den gesamten Vertragsprozess von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Signatur in einem System abzubilden.

Fünf bislang separate Tools wurden durch fynk abgelöst. Das Ergebnis: 30 % weniger Zeitaufwand im Vertragsmanagement — und deutlich weniger Abstimmungsaufwand zwischen Fachbereichen und der Rechtsabteilung.

Vom Piloten zur unternehmensweiten Lösung

Was als Pilotprojekt im indirekten Einkauf startete, entwickelte sich innerhalb eines Jahres zum Standard für 100 User in 50 Teams — darunter IT, Marketing, Vertrieb sowie die Landesgesellschaften in Österreich und der Schweiz.

Der Grund: Sobald andere Abteilungen sahen, wie reibungslos der Prozess funktionierte, war das Interesse groß. Kein zentrales Rollout, kein Zwang — die Lösung hat sich durch ihre Praktikabilität selbst empfohlen.

Heute verwaltet Conrad über 7.000 Verträge zentral in fynk.

Effizienz durch klare Prozesse

Ein wesentlicher Hebel: das Zusammenspiel aus Playbooks und Vorlagen. Gemeinsam mit der Rechtsabteilung hat Hofmann ein modulares System aufgebaut — einzelne Bausteine für Geheimhaltung, Dienstleistung und Datenschutz, die parallel über einen Vertrag laufen und kritische Klauseln automatisch markieren.

Für die Rechtsabteilung bedeutet das gezieltere Arbeit statt Vollprüfung. Für die Fachbereiche mehr Eigenständigkeit bei der Vertragserstellung — auf Basis vorab freigegebener Vorlagen mit klar definierten Anpassungsspielräumen.

Fristen, Abhängigkeiten und Laufzeiten überwacht fynk automatisch — bei einem Portfolio von über 7.000 Verträgen ein entscheidender Faktor für Rechtssicherheit und Planbarkeit.