Die Exporte sind bei Tomorro sauber dokumentiert, an den Daten scheitert ein Wechsel also selten. Den Zeitplan bestimmen die 12 Monate Mindestlaufzeit, die Kolleginnen und Kollegen, die bisher keine bezahlte Lizenz brauchten, und die Playbooks und CRM-Abläufe, die euer Team in Tomorro aufgebaut hat.
Rechnet vom Verlängerungstermin bei Tomorro zurück.
Tomorro rechnet jährlich ab, mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Der Verlängerungstermin ist damit die eigentliche Frist: Schließt den Wechsel davor ab, sonst zahlt ihr ein Jahr, das ihr nicht mehr nutzt. Habt ihr für FES oder QES zusätzlich DocuSign angebunden, prüft auch dessen Laufzeit. fynk signiert EES, FES und QES in jedem Tarif, das DocuSign-Abonnement wird dann womöglich überflüssig, und beide Verlängerungstermine solltet ihr vor dem Start nebeneinanderlegen.
Daten, unterschriebene Dateien und Zertifikate mitnehmen.
In Pro, Scale und Enterprise exportiert Tomorro Vertragsdaten als Excel-Datei aus dem Archiv oder einer gefilterten Ansicht, unterschriebene Verträge lassen sich gesammelt herunterladen. Für ein großes Archiv stellt die öffentliche API Verträge, unterschriebene Dateien und Metadaten bereit, die Übertragung lässt sich also per Skript erledigen. Prüft, ob jedes unterschriebene PDF mit seinem Signaturzertifikat herauskommt, auch bei Verträgen aus der DocuSign-Integration, und gleicht die Anzahl ab, bevor das Konto geschlossen wird. In fynk wird jeder importierte Vertrag gelesen, Parteien, Termine, Werte und wichtige Klauseln kommen als Felder zurück. Das verbraucht KI-Kredite pro Nutzer, ein großes Archiv kann also das Kontingent eines Monats aufbrauchen: Importiert es in Etappen oder plant zusätzliche Kredite ein.
Wer bei Tomorro kostenlos mitliest.
Den Wechsel spüren zuerst diejenigen, für die Tomorro nie etwas berechnet hat: Bezahlt werden dort nur Administrator- und Ersteller-Lizenzen, interne Lesende sind kostenlos und unbegrenzt. fynk rechnet jeden Nutzer ab, ab 19 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Eine Rechtsabteilung mit vier Personen und vierzig Kolleginnen und Kollegen, die Verträge nachschlagen, ergibt in beiden Tools deshalb ein ganz anderes Budget. Listet vor der Einführung auf, wer Verträge selbst öffnen muss, denn diese Liste bestimmt die fynk-Rechnung.
Playbooks und CRM-Abläufe werden neu gebaut, nicht umgezogen.
Die KI-Prüfung von Tomorro arbeitet mit Playbooks aus Standardpositionen, Rückfallpositionen und Ausnahmen. Fragt bei Tomorro nach, ob sich eure Playbooks exportieren lassen. Wenn nicht, haltet die Positionen vor dem Wechsel in einem Dokument fest, denn fynk prüft gegen selbst definierte Playbooks, und die legt ihr dort neu an. Dasselbe gilt für die Salesforce- und HubSpot-Integrationen, die Verträge aus CRM-Datensätzen erzeugen und Vertragsdaten zurückschreiben. Bei fynk gibt es die Konnektoren für Salesforce und Pipedrive ab Essential, native HubSpot-Integration, REST-API und Webhooks aber erst ab Business. Ein Team mit HubSpot kalkuliert also mit Business.
Wann ihr besser bei Tomorro bleibt.
Wenn die meisten eurer Nutzer Verträge nur lesen und bei fynk jeweils eine bezahlte Lizenz bräuchten, wenn euer Team auf Französisch oder Spanisch arbeitet, oder wenn eure Playbooks und Salesforce- oder HubSpot-Abläufe in Tomorro bereits funktionieren, kostet die Migration mehr, als sie bringt. Dann ist es vernünftig, bei Tomorro zu bleiben und die Frage zur nächsten Verlängerung neu zu stellen.