fynk vs Agiloft.

Der Abschied von Agiloft ist vor allem ein Datenprojekt, weil das System um euren Prozess herum konfiguriert wurde und nicht als fertiges Produkt kam. Die Arbeit steckt an drei Stellen: in den Feldern und Workflows, die ihr gebaut habt, in der separaten Signaturlizenz und in der Salesforce-Anbindung, mit der der Vertrieb jeden Tag arbeitet.

Geht von den Agiloft-Feldern aus, die wirklich genutzt werden.

Tabellen, Felder und Workflows in Agiloft wurden für euch gebaut, von euren Admins oder einem Implementierungspartner. Außerhalb eures Teams weiß deshalb niemand, welche davon noch zählen. Listet vor dem Export die Felder auf, an denen Berichte, Fristenalarme und Freigaben hängen, und die Workflows, die tatsächlich noch laufen. Diese Liste ist meist deutlich kürzer als die Konfiguration, und genau sie baut ihr in fynk als Metadaten und Freigabewege nach. Der Rest ist Historie, die ihr archiviert, keine Logik, die ihr neu erfindet.

So kommen Datensätze und Anhänge aus Agiloft heraus.

Der dokumentierte Weg führt über die API. Agiloft dokumentiert REST- und SOAP-APIs mit OAuth-2.0-Zugriff sowie Dokumentaktionen wie OCR und Formatkonvertierung, über die sich Vertragsdatensätze samt Anhängen abrufen lassen. Fragt Agiloft oder euren Partner, ob eure Edition zusätzlich einen Massenexport bietet, und plant den Abzug mit denen, die das System konfiguriert haben, denn sie wissen, in welchen Tabellen die unterschriebenen Fassungen liegen. Zieht die PDFs zusammen mit ihren Feldwerten und gleicht die Anzahl mit Agiloft ab, bevor ihr den Zugang kündigt.

Zwei Verträge laufen aus: Agiloft und die Signaturlizenz.

Agiloft unterschreibt über DocuSign oder Adobe Sign, und ein Adobe-Sign-Konto für Agiloft darf nur dafür genutzt werden. Der Wechsel betrifft deshalb zwei Verträge mit zwei Verlängerungsterminen. Prüft, bevor einer davon endet, wo die Signaturzertifikate der bisherigen Verträge liegen: im Agiloft-Datensatz, im Signaturkonto oder in beiden. Exportiert sie von dort, wo sie liegen. In fynk sind EES, FES und QES im Tarif enthalten, die Signaturlizenz kann also mit Agiloft enden, es sei denn, andere Teams nutzen das DocuSign-Konto für ihre eigene Arbeit weiter.

Baut die Salesforce-Strecke vor dem Stichtag neu.

Mit der Agiloft-App für Salesforce fordert der Vertrieb Verträge direkt in Salesforce an, prüft und verfolgt sie dort. Gerade diese Leute öffnen Agiloft selbst kaum und merken den Wechsel trotzdem als Erste. fynk bindet Salesforce ab Essential an, REST-API und Webhooks gibt es ab Business. Das zählt, wenn heute Rezepte im Integration Hub von Agiloft weitere Systeme versorgen. Legt einen Stichtag fest, ab dem neue Verträge in fynk beginnen, und lasst alles, was schon in der Freigabe oder im Signaturlauf ist, in Agiloft zu Ende laufen. So testet ihr beide Strecken, solange die alte noch funktioniert.

Wann ihr besser bei Agiloft bleibt.

Wenn eure Prozesse auf eigenen Tabellen und Integrationen ruhen, deren Aufbau Monate gedauert hat, wenn der Einkauf einen SOC-2-Typ-II-Bericht verlangt oder wenn eure Daten in den USA, in Kanada oder in Australien bleiben müssen, kostet der Wechsel mehr, als er bringt. fynk ist nach ISO 27001 zertifiziert, hat aber keinen SOC-2-Bericht und hostet im Europäischen Wirtschaftsraum. Keine dieser drei Lücken schließt sich also durch den Wechsel. In diesen Fällen passt Agiloft besser, und das sollte vor dem Export feststehen, nicht mittendrin.