fynk vs Oneflow.

Wer Oneflow verlässt, zieht mehr um als einen Ordner voller PDFs, denn Verträge in Oneflow können an Lebenszyklusregeln, eID-Signaturen und CRM-Verknüpfungen hängen. Plant den Wechsel um diese drei Punkte herum und um den jährlichen Verlängerungstermin, der den Zeitplan vorgibt.

Fragt Oneflow, was die Datenportabilität liefert.

Oneflow führt Datenportabilität in beiden Tarifen auf, die Preisseite sagt aber nicht, welche Formate das umfasst. In Oneflow entstehen Verträge als bearbeitbare digitale Dokumente oder als PDFs. Fragt deshalb, wie die digitalen herauskommen: als unterschriebene PDFs, mit dem Prüfpfad jeder Signatur, und ob die Lebenszyklusdaten mitkommen. Prüft die Antwort an einer Handvoll Verträge. Oneflow Business wird nur jährlich abgerechnet, der Verlängerungstermin ist also eure Frist: Antwort und Testexport sollten vorher vorliegen.

Aus Lebenszyklusregeln werden Termine und Erinnerungen in fynk.

In Oneflow melden Lebenszyklusregeln Ereignisse im Vertrag, und wiederkehrende Verträge verlängern sich automatisch, wenn sie nicht innerhalb der Kündigungsfrist gekündigt werden. Regeln sind Einstellungen und keine Dateien, sie ziehen also nicht von selbst mit um. Listet jeden Vertrag mit aktiver Regel auf und prüft, ob fynk Enddatum und Kündigungsfrist erkannt hat, zuerst bei denen, die im nächsten Quartal fällig werden. fynk liest jedes importierte PDF und extrahiert Parteien, Termine, Werte und Klauseln. Falls ihr ältere unterschriebene Verträge als Scans in Oneflow importiert habt: Oneflow dokumentiert keine OCR, die Volltextsuche in fynk liest auch gescannte Dateien.

Gegenparteien mit eID merken den Wechsel.

Wer über einen Link in der E-Mail unterschreibt, merkt kaum einen Unterschied. Wer eure Verträge bisher mit einer nationalen eID unterschrieben hat, etwa mit Smart-ID, itsme oder der estnischen oder litauischen Mobile-ID, merkt ihn schon. In fynk stehen EES, FES und QES in jedem Tarif bereit. Ob eine bestimmte eID dabei ist, steht aber auf einem anderen Blatt. Listet die Signaturverfahren auf, die eure Gegenparteien im letzten Jahr genutzt haben, und klärt jedes einzelne, bevor ihr die Vertragsarten umzieht, die daran hängen.

Der Vertrieb spürt die Änderungen bei HubSpot und API zuerst.

Teams, die Oneflow-Verträge aus HubSpot-Deals erzeugen oder über die API und die Webhooks aus Oneflow Business andere Systeme versorgen, merken den Wechsel am ersten Tag. In fynk beginnen die native HubSpot-Integration, die REST-API und Webhooks mit Business, ein Essential-Tarif ersetzt diese Abläufe also nicht. Salesforce und Pipedrive lassen sich ab Essential anbinden. Microsoft Dynamics 365 gehört nicht zu den nativen CRM-Integrationen von fynk, ein Dynamics-Ablauf aus dem Premium-Add-on von Oneflow muss also über die API neu gebaut werden. Legt einen Stichtag fest, ab dem neue Verträge in fynk beginnen, und lasst alles, was schon zur Unterschrift draußen ist, in Oneflow zu Ende laufen.

Wann ihr besser bei Oneflow bleibt.

Wenn eure Gegenparteien mit skandinavischen oder baltischen eIDs unterschreiben wollen, wenn der Einkauf ohne SOC-2-Bericht nicht zustimmt oder wenn die HubSpot- oder Dynamics-Abläufe funktionieren, die ihr um Oneflow gebaut habt, kostet der Wechsel mehr, als er bringt. fynk ist nach ISO 27001 zertifiziert, hat aber keinen SOC-2-Bericht, und daran ändert ein Wechsel nichts. In diesen Fällen passt Oneflow besser, und das solltet ihr vor dem Verlängerungstermin wissen, nicht danach.