fynk vs Ironclad.

Eine Ironclad-Instanz enthält mehr als Verträge: Datensätze mit Metadaten aus Smart Import, Workflows aus dem Workflow Designer, oft ein Salesforce-Paket und die Erinnerungsregeln, die Verlängerungen im Blick halten. Wer wechselt, löst das in einer sinnvollen Reihenfolge auf, und der letzte Teil dieses Abschnitts sagt, wann ihr gar nicht erst anfangen solltet.

Exportiert Ironclad-Datensätze samt Metadaten vor Vertragsende.

Ironclad erlaubt den Export von Datensätzen und ihren Daten über das Repository und, wenn die Zusatzoption API Access Teil eures Vertrags ist, über die REST-Endpunkte. Holt die unterschriebenen PDFs und ihre Metadaten im selben Durchgang, denn ein Verlängerungstermin ohne Dokument oder ein Dokument ohne Gegenpartei muss später jemand von Hand zuordnen. Gleicht die Anzahl mit dem Repository ab, bevor etwas abgeschaltet wird. Liefen einzelne Workflows über ein angebundenes Konto bei DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder Dropbox Sign statt über Ironclad Signature, prüft auch dieses Konto und exportiert dort ebenfalls.

Baut die Workflow-Designer-Pfade mit dem meisten Volumen zuerst nach.

Im Workflow Designer stapelt Legal Operations Anfrageformulare, bedingte Klauseln, Freigabe-Routing und globale Bedingungen, und über die Jahre sammelt eine Instanz leicht Verzweigungen, an deren Einrichtung sich niemand erinnert. Baut zuerst die drei bis fünf Pfade, aus denen die meisten Verträge kommen, als fynk-Vorlagen mit Freigaberegeln nach. Fragt bei jeder übrigen Verzweigung die verantwortliche Person, ob sie noch eine echte Regel abbildet, bevor ihr sie neu anlegt. Eine nachgebaute Verzweigung, die niemand braucht, ist Pflegeaufwand, den ihr ins neue System mitnehmt.

Stellt die Salesforce-Seite zuletzt um.

Startet euer Vertrieb Verträge über das von AppExchange geprüfte Managed Package von Ironclad aus Salesforce, bemerkt er eine kaputte Integration als Erster. Bei fynk gibt es den Salesforce-Konnektor ab Essential, REST-API und Webhooks ab Business. Testet den Konnektor an echten Opportunities, solange das Ironclad-Paket noch läuft, und entfernt das Paket erst, wenn der Vertrieb Deals über fynk abgeschlossen hat. Für HubSpot gilt dieselbe Reihenfolge, dort braucht ihr bei fynk den Business-Tarif.

Haltet die Verlängerungserinnerungen über die Umstellung am Laufen.

Ironclad verschickt E-Mail-Erinnerungen nach Datumsregeln, etwa 90 Tage vor Ablauf, und die enden mit dem Konto. Importiert zuerst eure laufenden Verträge in fynk, prüft an einer Stichprobe die ausgelesenen Kündigungsfristen und Verlängerungstermine und schaltet die Erinnerungen in fynk ein, bevor Ironclad abgeschaltet wird. Plant den Import gegen die KI-Kredite von fynk: Die Extraktion beim Import verbraucht das monatliche Kontingent pro Nutzer. Ein großes Archiv verteilt ihr deshalb besser auf mehrere Monate oder kauft Kredite nach.

Wann sich der Abschied von Ironclad nicht lohnt.

Bleibt bei Ironclad, wenn eure Sicherheitsprüfung einen SOC-2-Bericht verlangt, denn fynk hat ISO 27001 und keinen SOC-2-Bericht. Bleibt auch, wenn euer Vertrieb über das Managed Package tief in Salesforce eingebaut ist oder wenn Legal Operations abteilungsübergreifende Workflows im Workflow Designer pflegt, die ihren Zweck erfüllen. Der Umzug bedeutet dann einen langen Neuaufbau für einen Gewinn, den das Unternehmen kaum bemerkt, und das sagen wir lieber hier als mitten in eurer Migration.