fynk vs Icertis.

Der Abschied von Icertis ist ein Datenprojekt mit mehreren Verantwortlichen, denn eine Instanz kann Einkauf, Vertrieb und Recht gleichzeitig bedienen und enthält weit mehr als unterschriebene PDFs: per KI ausgelesene Klauseln und Pflichten, eine Klauselbibliothek und Signaturnachweise, verteilt auf die Konten mehrerer Anbieter. So nehmt ihr das auseinander, ohne etwas zu verlieren, und so erkennt ihr, wann ihr es besser lasst.

Klärt mit Icertis, was ein Export enthält, solange das Abonnement läuft.

Icertis tauscht Daten mit anderen Systemen über lizenzierte öffentliche APIs aus, ein dokumentiertes Format für den Massenexport konnten wir nicht verifizieren. Stellt Icertis die Frage schriftlich, solange das Abonnement noch läuft: welche Dateiformate und Felder ein Export enthält, ob die per KI ausgelesenen Klauseln, Pflichten und Metadaten mit den Dokumenten kommen und ob der Export eine API-Lizenz braucht, die ihr noch nicht habt. Testet ihn an einer Stichprobe aus jedem Geschäftsbereich und gleicht die Anzahl ab, bevor ihr kündigt.

Holt die unterschriebenen Originale bei jedem Signaturanbieter ab.

Da Icertis keine eigene Signatur hat, lief jede Unterschrift über ein angebundenes Konto bei DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder Namirial, und weil sich der Anbieter pro Vertrag wählen lässt, kann eine Instanz mehrere genutzt haben. Icertis synchronisiert unterschriebene Verträge und Prüfpfade zurück, unterschrieben wurde aber im Konto des jeweiligen Anbieters. Prüft und exportiert deshalb jedes Konto, das im Einsatz war, und gleicht die Dateien mit den Datensätzen in Icertis ab. Danach entscheidet ihr, welche Anbieterkonten ihr noch braucht, denn fynk signiert mit EES, FES und QES in jedem Tarif.

Entscheidet, wohin die Klauselbibliothek von Icertis wandert.

Dieser Schritt braucht die Rechtsabteilung, nicht die IT. Icertis verwaltet freigegebene Klauseln, Alternativen und die Kennzeichnung als bearbeitbar samt Abweichungsanalyse in seiner Klauselbibliothek, fynk hat keine eigene Klauselbibliothek. In fynk kommen Standardformulierungen in Vorlagen mit gesperrter Struktur und gesperrten Feldern, freigegebene Rückfallpositionen können in ein Playbook, gegen das die KI-Prüfung Entwürfe abgleicht. Gebt der Person, die die Klauselbibliothek verantwortet, dafür Zeit, denn jede Alternative braucht eine Entscheidung, wohin sie gehört, keine bloße Dateiübertragung.

Stellt einen Vertragsbereich nach dem anderen um.

Einkauf, Vertrieb und Recht am selben Tag umzustellen ist die riskante Variante. Beginnt mit dem Bereich, dessen Systeme fynk anbindet, etwa Vertriebsverträge, die in Salesforce, HubSpot, Pipedrive oder Attio entstehen. Neue Verträge dieses Bereichs startet ihr ab dem ersten Tag in fynk, was schon in Freigabe oder Signatur ist, endet in Icertis. Bereiche, die an Microsoft Dynamics 365 oder SAP hängen, bleiben, wo sie sind, bis es einen Plan für sie gibt, denn fynk führt für keins von beiden einen nativen Konnektor.

Wann sich der Abschied von Icertis nicht lohnt.

Bleibt bei Icertis, wenn eure Sicherheitsprüfung SOC 2, TISAX oder FedRAMP High verlangt, denn fynk hat ISO 27001 und nichts darüber hinaus. Bleibt auch, wenn eure Vertragsprozesse über Microsoft Dynamics 365 oder tief in SAP laufen oder wenn Icertis bereits Einkauf, Vertrieb und Recht in mehreren Ländern bedient und das gut macht. Dann kostet die Migration mehr, als sie bringt, und das sagen wir lieber auf unserer eigenen Seite als nach eurer Kündigung.