Bestell- oder Auftragsnummer: Bestell- oder Auftragsnummer
Lieferdatum: Lieferdatum
Lieferant
Lieferant (Name)
Lieferant (Adresse (mehrzeilig))
Empfänger
Empfänger (Name)
Empfänger (Adresse (mehrzeilig))
Abweichende Lieferanschrift: Lieferanschrift
Gelieferte Ware
Gelieferte Ware
Anzahl Packstücke: Anzahl Packstücke
Empfangsbestätigung
Der Empfänger bestätigt, die oben genannte Ware Zustand bei Annahme erhalten zu haben.
Abweichungen oder Schäden: Abweichungen oder Schäden
Die Bestätigung bezieht sich auf die Zahl der Packstücke und ihren äußerlich erkennbaren Zustand. Mängel, die erst beim Auspacken sichtbar werden, kann der Empfänger später melden.
Angenommen von: Name der annehmenden Person
Ort, Datum: Ort, Datum der Annahme
Empfänger
Signatur ausständig
Haftungsausschluss: Der ursprüngliche Ersteller, der Autor dieser Vorlage und die fynk GmbH übernehmen keine Verantwortung für Schäden oder Haftungen, die sich aus der Nutzung dieser Vorlage ergeben könnten. Diese Vorlage stellt keinen Ersatz für juristische Beratung dar, und es wird empfohlen, vor der Nutzung einen Rechtsberater zu konsultieren. Die fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor erteilen keine Rechtsberatung und haften nicht für etwaige rechtliche Konsequenzen, die sich aus der Verwendung der Vorlage ergeben könnten.
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Was auf einen Lieferschein gehört, was die Empfangsbestätigung beweist und was nicht, wie du mit Schäden umgehst und wie lange du Lieferscheine seit 2025 aufbewahren musst.
Lieferschein
Ein Begleitpapier zu einer Warenlieferung, das Absender, Empfänger, Datum und die gelieferten Artikel mit Menge nennt. Unterschreibt der Empfänger ihn bei der Annahme, wird er zur Empfangsbestätigung und belegt, dass und in welchem Zustand die Ware übergeben wurde.
Die kurze Antwort
Ein Lieferschein listet auf, welche Ware in einer Lieferung steckt. Gesetzlich vorgeschrieben ist er nicht, im Geschäftsverkehr aber üblich.
Darauf gehören: Lieferant, Empfänger, Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Lieferdatum, Ware mit Menge und die Zahl der Packstücke.
Mit Empfangsbestätigung beweist er, dass die Ware angekommen ist. Die Unterschrift deckt aber nur, was bei der Annahme sichtbar war.
Schäden sofort notieren: Äußerlich erkennbare Schäden gehören auf den Lieferschein. Versteckte Schäden meldest du einem Frachtführer innerhalb von 7 Tagen.
Aufbewahren: Seit 2025 musst du reine Lieferscheine nur noch bis zum Versand oder Erhalt der Rechnung aufheben. Dient er als Buchungsbeleg, sind es acht Jahre.
Was gehört auf einen Lieferschein?
Eine feste Liste von Pflichtangaben gibt es nicht. Damit der Lieferschein als Nachweis taugt und dein Kunde die Lieferung mit seiner Bestellung abgleichen kann, sollte er diese Angaben enthalten:
Angabe
Wozu sie dient
In der Vorlage
Überschrift „Lieferschein“ und Nummer
eindeutige Zuordnung, auch später auf der Rechnung
✓
Bestell- oder Auftragsnummer
Abgleich mit der Bestellung des Kunden
✓
Lieferdatum
zeigt, wann geliefert wurde, wichtig für Fristen und die Rechnung
✓
Lieferant mit Anschrift
wer liefert
✓
Empfänger mit Anschrift
an wen geliefert wird
✓
abweichende Lieferanschrift
wenn Ware an eine Baustelle, ein Lager oder eine Filiale geht
✓
Artikel mit Menge und Bezeichnung
was geliefert wurde, damit der Empfänger es prüfen kann
✓
Zahl der Packstücke
schnelle Kontrolle an der Tür, bevor ausgepackt wird
✓
Empfangsbestätigung mit Name und Unterschrift
Nachweis der Übergabe
✓
Preise gehören nicht auf den Lieferschein. Oft nimmt ihn jemand im Lager oder am Empfang entgegen, der die Konditionen nicht sehen muss. Die Preise stehen auf der Rechnung.
Beispiel: ausgefüllter Lieferschein
So sieht ein Lieferschein aus, wenn ein Großhändler Büromöbel an eine Steuerkanzlei liefert:
Lieferschein Nr. LS-2026-0412
Bestellnummer: B-7719 · Lieferdatum: 6. November 2026
Gelieferte Ware: 6 Schreibtische höhenverstellbar 160 x 80 cm, Eiche · 6 Bürostühle Modell Flex, schwarz · 2 Rollcontainer, weiß
Anzahl Packstücke: 14
Empfangsbestätigung: Der Empfänger bestätigt, die oben genannte Ware mit den unten genannten Abweichungen oder Schäden erhalten zu haben.
Abweichungen oder Schäden: Nur 13 Packstücke angenommen. Karton eines Bürostuhls an einer Ecke eingedrückt.
Angenommen von: Lea Brandt, Empfang
Wäre einfach unterschrieben worden, hätte die Kanzlei kaum beweisen können, dass ein Packstück fehlte. So ist der Fehlbestand dokumentiert, bevor der Fahrer weg ist.
Lieferschein am Handy quittieren lassen. Kein Papier, kein Scannen.direkt
Mit seiner Unterschrift bestätigt der Empfänger zwei Dinge: dass die Lieferung angekommen ist und dass die Packstücke äußerlich in Ordnung waren. Mehr kann niemand an der Tür prüfen.
Die Vorlage sagt das ausdrücklich: Die Bestätigung bezieht sich auf die Zahl der Packstücke und ihren äußerlich erkennbaren Zustand. Mängel, die erst beim Auspacken sichtbar werden, kann der Empfänger später melden. Das schützt beide Seiten. Der Empfänger unterschreibt nicht blind für Dinge, die er nicht sehen konnte, und du bekommst eine klare Aussage über das, was er sehen konnte.
Wichtig ist auch, wer angenommen hat. Das Feld „Angenommen von“ hält den Namen der Person fest, auch wenn sie nicht die Geschäftsführung ist. Wer am Empfang oder im Lager Ware annimmt, gilt in der Regel als befugt, sie entgegenzunehmen.
Schäden und Fehlmengen: was du sofort tun musst
Bei der Annahme: Zähl die Packstücke und schau dir die Kartons an. Fehlt etwas oder ist etwas beschädigt, wähl in der Vorlage „mit den unten genannten Abweichungen oder Schäden“ und beschreib es konkret. „Unter Vorbehalt“ allein hilft wenig, weil daraus nicht hervorgeht, was genau nicht stimmte.
Kam die Ware per Spedition oder Paketdienst, gelten feste Fristen gegenüber dem Frachtführer (§ 438 HGB):
Äußerlich erkennbare Schäden musst du bei der Ablieferung anzeigen. Sonst wird vermutet, dass die Ware in Ordnung war.
Nicht erkennbare Schäden musst du innerhalb von 7 Tagen nach der Ablieferung in Textform melden.
Zwischen Firmen kommt die Prüfpflicht aus dem Handelsrecht dazu: Der Käufer muss die Ware unverzüglich nach der Lieferung prüfen und Mängel unverzüglich rügen (§ 377 HGB). Wer das versäumt, verliert seine Ansprüche wegen Mängeln, die er hätte finden können. Ein ausgefüllter Lieferschein mit Datum ist dafür der beste Startpunkt.
bis Rechnungsversand oder -erhalt, als Buchungsbeleg 8 Jahre
8 Jahre
Viele Firmen schreiben die Lieferscheinnummer auf die Rechnung. So lässt sich jede Rechnung einer Lieferung zuordnen, und dein Kunde zahlt schneller, weil er nichts nachfragen muss.
Wie lange musst du Lieferscheine aufbewahren?
Bis Ende 2024 mussten Lieferscheine in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Seit dem 1. Januar 2025 ist das vorbei (§ 147 Abs. 3 AO):
Als Lieferant musst du einen Lieferschein nur aufbewahren, bis du die Rechnung verschickt hast.
Als Empfänger musst du ihn nur aufbewahren, bis du die Rechnung erhalten hast.
Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, zum Beispiel weil die Rechnung auf ihn verweist oder es keine gesonderte Rechnung gibt, gilt die Frist für Buchungsbelege von acht Jahren.
Ein unterschriebener Lieferschein mit Empfangsbestätigung ist außerdem ein Beweismittel. Den hebst du besser auf, bis klar ist, dass es keinen Streit über die Lieferung mehr geben kann, also mindestens so lange, wie dein Kunde Mängelansprüche geltend machen kann.
Lieferschein mit fynk ausstellen und quittieren lassen
So bekommst du die Unterschrift des Empfängers im kostenlosen Plan von fynk, ohne Papier und ohne Scannen:
Lieferschein ausfüllen: Trag Nummer, Bestellung, Ware und Packstücke ein. Deine Firmendaten als Lieferant stehen schon drin.
An der Tür unterschreiben lassen: Der Empfänger wählt den Zustand der Lieferung, notiert Abweichungen und unterschreibt per E-Signatur am Handy oder Tablet. Er braucht dafür kein Konto.
Bestätigung sofort sehen: Sobald unterschrieben ist, weißt du es. Mit dem Unterschriften-Tracking siehst du, welche Lieferscheine noch offen sind, und alle unterschriebenen liegen im Document Hub.
Verkaufst du die Ware erst mit der Lieferung, regelst du Preis, Mängelhaftung und Eigentumsvorbehalt vorher im Kaufvertrag. Zahlt der Kunde bei Lieferung bar, bestätigst du das mit einer Quittung.
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Nein. Kein Gesetz schreibt einen Lieferschein vor. Im Geschäftsverkehr ist er aber üblich, weil der Empfänger damit die Lieferung prüfen kann und der Lieferant mit der Unterschrift einen Nachweis über die Übergabe bekommt.
Schreib oben ‚Lieferschein‘ und eine fortlaufende Nummer. Ergänze die Bestellnummer, das Lieferdatum, deine Anschrift als Lieferant und die des Empfängers. Liste die Ware mit Menge und Bezeichnung auf und gib die Zahl der Packstücke an. Lass am Ende Platz für die Empfangsbestätigung mit Name, Datum und Unterschrift.
Nein, und meistens solltest du sie weglassen. Den Lieferschein sehen oft Leute im Lager oder am Empfang. Die Preise gehören auf die Rechnung, die du separat schickst.
Dann ist es später schwer zu beweisen, dass der Schaden schon bei der Lieferung bestand, zumindest bei Schäden, die äußerlich sichtbar waren. Versteckte Schäden kann er trotzdem melden: gegenüber einem Frachtführer innerhalb von 7 Tagen, gegenüber dem Verkäufer zwischen Firmen unverzüglich nach dem Auspacken.
Ja, wenn die Lieferung offensichtlich beschädigt ist oder nicht deiner Bestellung entspricht. Notier den Grund auf dem Lieferschein oder im Frachtbrief. Bei kleinen Schäden ist es oft besser, die Ware anzunehmen und den Schaden genau zu beschreiben, damit sie nicht zurück und neu verschickt werden muss.
Ja. Für die Empfangsbestätigung gibt es keine Formvorschrift, eine elektronische Unterschrift am Handy oder Tablet reicht. Sie hat sogar einen Vorteil: Datum und Uhrzeit werden automatisch festgehalten, und der Lieferschein geht nicht im Lieferwagen verloren. Mehr dazu auf unserer Seite zur rechtlichen Gültigkeit elektronischer Signaturen.
Seit 2025 nur noch bis zum Versand der Rechnung, wenn du lieferst, oder bis zum Erhalt der Rechnung, wenn du die Ware bekommst. Wird der Lieferschein als Buchungsbeleg verwendet, musst du ihn acht Jahre aufbewahren. Bis Ende 2024 galten sechs Jahre.
