Kündigungsbestätigung: Eingang und Vertragsende schriftlich festhalten
Kündigungsbestätigung
von Unternehmen (Name) an Kündigender (Name)
Vertrag
Guten Tag,
wir bestätigen den Eingang Ihrer Art der Kündigung vom Datum der Kündigung. Sie ist am Eingang der Kündigung bei uns eingegangen.
Der Vertrag endet damit zum Vertragsende.
Bis zum Vertragsende
Nächste Schritte
Falls Sie ein anderes Vertragsende erwartet haben oder Fragen zur Abwicklung haben, melden Sie sich bitte bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
Ort, Datum: Ort, Datum
Unternehmen
NexaCloud Ltd.
Signatur ausständig
Haftungsausschluss: Der ursprüngliche Ersteller, der Autor dieser Vorlage und die fynk GmbH übernehmen keine Verantwortung für Schäden oder Haftungen, die sich aus der Nutzung dieser Vorlage ergeben könnten. Diese Vorlage stellt keinen Ersatz für juristische Beratung dar, und es wird empfohlen, vor der Nutzung einen Rechtsberater zu konsultieren. Die fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor erteilen keine Rechtsberatung und haften nicht für etwaige rechtliche Konsequenzen, die sich aus der Verwendung der Vorlage ergeben könnten.
Mehr als 12.000 Teams nutzen fynk, um ihr Vertragsmanagement zu meistern · In über 60 Ländern im Einsatz
Ob du eine Kündigung bestätigen musst, was in die Bestätigung gehört, wie du das richtige Vertragsende ermittelst und worauf du bei Arbeits- und Mietverträgen achten musst.
Kündigungsbestätigung
Eine Mitteilung des Kündigungsempfängers an den Kündigenden, dass die Kündigung eingegangen ist und zu welchem Zeitpunkt der Vertrag endet. Sie ändert nichts an der Wirksamkeit der Kündigung, schafft aber einen klaren Nachweis über Eingang und Vertragsende.
Die kurze Antwort
Eine Kündigungsbestätigung bestätigt den Eingang einer Kündigung und nennt das Datum, zu dem der Vertrag endet.
Pflicht ist sie meist nicht. Eine Kündigung wird wirksam, sobald sie beim Empfänger eingeht, auch ohne Bestätigung (§ 130 BGB). Eine Ausnahme sind Online-Kündigungen von Verbraucherverträgen: Hier musst du sofort bestätigen (§ 312k BGB).
Rein gehören: der gekündigte Vertrag, Datum und Eingang der Kündigung, die Art der Kündigung und das Vertragsende.
Maßgeblich ist der Eingang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Ab dem Eingang läuft die Kündigungsfrist.
Form beachten: Die Bestätigung kannst du digital schicken. Die Kündigung eines Arbeitsvertrags muss aber auf Papier und handschriftlich unterschrieben sein (§ 623 BGB).
Musst du eine Kündigung bestätigen?
In den meisten Fällen nicht. Eine Kündigung ist eine einseitige Erklärung und wirkt, sobald sie beim Empfänger angekommen ist. Ob du sie bestätigst, ändert daran nichts.
Es gibt eine wichtige Ausnahme: Hat ein Verbraucher einen Vertrag, den er online abschließen konnte, über den Kündigungsbutton auf deiner Website gekündigt, musst du ihm den Inhalt der Kündigung, Datum und Uhrzeit des Eingangs und das Vertragsende sofort in Textform bestätigen (§ 312k Abs. 4 BGB). Eine automatische E-Mail reicht dafür.
Auch ohne Pflicht lohnt sich die Bestätigung fast immer:
Kein Streit über die Frist. Du hältst fest, wann die Kündigung kam und wann der Vertrag endet. Hat dein Gegenüber eine andere Vorstellung, merkt ihr das sofort und nicht erst am letzten Tag.
Ein sauberer Abschluss. Du kannst in derselben Nachricht regeln, was bis zum Ende noch passiert.
Ein guter Eindruck. Gerade bei Mitarbeitern und Kunden, die du vielleicht zurückgewinnen willst, wirkt eine freundliche, klare Bestätigung professionell.
Was gehört in eine Kündigungsbestätigung?
dein Unternehmen als Absender und der Kündigende als Empfänger
der gekündigte Vertrag, mit Datum oder Vertragsnummer, damit es keine Verwechslung gibt
Datum des Kündigungsschreibens
Eingang der Kündigung: der Tag, an dem sie bei dir angekommen ist
Art der Kündigung: ordentlich oder außerordentlich
Vertragsende
nächste Schritte bis zum Vertragsende
Ort, Datum und Unterschrift
Die Vorlage enthält alle diese Punkte. Für die nächsten Schritte steht schon ein Standardsatz drin, den du ergänzt oder ersetzt.
Das richtige Vertragsende ausrechnen, bevor du bestätigst.
Entscheidend ist, wann die Kündigung eingegangen ist. Ab diesem Tag rechnest du die Kündigungsfrist aus dem Vertrag oder dem Gesetz:
Vertrag
Gesetzliche Frist für ordentliche Kündigung
Beispiel
Arbeitsvertrag, Kündigung durch den Arbeitnehmer
4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Monats (§ 622 Abs. 1 BGB), wenn der Vertrag nichts Längeres regelt
Eingang 10. Oktober: Ende 15. November
Wohnungsmietvertrag, Kündigung durch den Mieter
3 Monate, Eingang bis zum dritten Werktag eines Monats (§ 573c Abs. 1 BGB)
Eingang 2. Oktober: Ende 31. Dezember. Eingang 6. Oktober: Ende 31. Januar
Dienstleistungs- oder Wartungsvertrag
die Frist aus dem Vertrag
Vertrag mit 3 Monaten zum Quartalsende
Verbrauchervertrag mit stillschweigender Verlängerung
nach Ablauf der Erstlaufzeit jederzeit mit einem Monat (§ 309 Nr. 9 BGB)
Eingang 10. Oktober: Ende 10. November
Hat der Kündigende ein zu frühes Datum genannt, ist die Kündigung meist nicht unwirksam. In der Regel wirkt sie dann zum nächstmöglichen Termin. Trag in der Bestätigung dieses richtige Datum ein und weise freundlich darauf hin. Bei einer außerordentlichen Kündigung, die du für unbegründet hältst, bestätigst du nur den Eingang und klärst die Wirksamkeit gesondert, am besten mit rechtlicher Beratung.
Kündigung eines Arbeitsvertrags: Form zuerst prüfen
Bevor du die Kündigung eines Mitarbeiters bestätigst, prüf die Form. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses muss schriftlich auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen (§ 623 BGB). Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder mit elektronischer Signatur ist unwirksam.
Kündigt ein Mitarbeiter per E-Mail, bestätige deshalb nicht einfach das Vertragsende. Bitte ihn, die Kündigung auf Papier und unterschrieben nachzureichen, und bestätige dann den Eingang des Originals. Die Bestätigung selbst darf digital sein, nur die Kündigung nicht.
In den nächsten Schritten kannst du zum Beispiel festhalten, wann Laptop, Ausweis und Schlüssel zurückgegeben werden, wie mit dem Resturlaub verfahren wird und bis wann das Arbeitszeugnis kommt.
Kündigung eines Mietvertrags: zwei Tipps für Vermieter
Auch der Mieter muss schriftlich kündigen (§ 568 BGB). Eine E-Mail reicht nicht. Mit der Bestätigung kannst du dich zusätzlich absichern:
Der stillschweigenden Verlängerung widersprechen. Bleibt der Mieter nach dem Vertragsende wohnen und du widersprichst nicht innerhalb von zwei Wochen, verlängert sich das Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit (§ 545 BGB). Schreib deshalb in die nächsten Schritte: „Einer Fortsetzung des Mietverhältnisses über das Vertragsende hinaus widersprechen wir bereits jetzt.“
Übergabe planen. Schlag einen Termin für die Wohnungsübergabe vor und erinnere an die Rückgabe aller Schlüssel. Halte die Rückgabe der Schlüssel in einem Schlüsselübergabeprotokoll fest, dann gibt es später keinen Streit über fehlende Schlüssel.
Ausfüllen: Trag Vertrag, Kündigungsdatum, Eingang und Vertragsende ein. Liegt der gekündigte Vertrag in fynk, siehst du Frist und Laufzeit direkt in den Vertragsdaten.
Unterschreiben und senden: Du unterschreibst per E-Signatur, und der Kündigende bekommt die Bestätigung sofort per E-Mail als PDF.
Ende nicht verpassen: Das Vertragsende landet im Vertragskalender, und mit Erinnerungen denkst du rechtzeitig an Rückgabe, Übergabe oder letzte Rechnung.
Suchst du eine Software für Vertragsmanagement?
Erfahre, wie fynk Abschlüsse beschleunigt und das digitale Unterschreiben einfacher macht. Buch eine Demo und sieh fynk in Aktion.
Ja. Eine Kündigung wird wirksam, sobald sie beim Empfänger eingeht. Die Bestätigung ist nur ein Nachweis. Wichtig ist, dass der Kündigende den Eingang beweisen kann, etwa durch Einwurfeinschreiben oder persönliche Übergabe mit Zeugen.
Nein, eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Viele Arbeitgeber tun es trotzdem, weil die Bestätigung das Vertragsende klarstellt und die Abwicklung erleichtert.
Bestätige den Eingang der Kündigung mit Datum des Schreibens und Datum des Eingangs, nenn den gekündigten Vertrag und das Vertragsende nach der Kündigungsfrist. Ergänze, was bis dahin noch zu erledigen ist, und unterschreib mit Ort und Datum.
Ja, für die Bestätigung gibt es keine Formvorschrift. Anders ist es bei der Kündigung selbst: Arbeitsverträge und Wohnungsmietverträge müssen schriftlich auf Papier gekündigt werden. Eine E-Mail-Kündigung bleibt dort unwirksam, auch wenn du sie bestätigst.
Eine ordentliche Kündigung mit zu kurzer Frist wirkt in der Regel zum nächstmöglichen Termin. Trag dieses Datum in die Bestätigung ein und weise darauf hin. So weiß der Kündigende, wann der Vertrag wirklich endet.
Ja, wenn ein Verbraucher einen Vertrag, den er online abschließen konnte, über den Kündigungsbutton kündigt. Dann musst du ihm Inhalt, Eingang und Vertragsende sofort in Textform bestätigen, zum Beispiel per E-Mail (§ 312k Abs. 4 BGB).
