von Auftragnehmer (Name) an Kunde (Name), Kunde (Adresse (einzeilig))
Auftragsnummer:Auftragsnummer Ihre Bestellung, unser Angebot oder unsere Vereinbarung vom:Datum der Vertragsgrundlage Bezug:Bezug (Angebots- oder Bestellnummer)
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihren Auftrag. Art der Bestätigung
Versand- und Zusatzkosten: Versand- und Zusatzkosten
Lieferung und Leistung
Art der Lieferung oder LeistungLiefer- oder Leistungstermin an folgende Adresse oder an folgendem Ort: Liefer- oder Leistungsort.
Zahlung
Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von Zahlungsziel (Tage) Kalendertagen nach Zugang der Rechnung zu zahlen, frühestens jedoch bei Eintritt der gesetzlichen Fälligkeit der Vergütung. Gesetzliche Leistungsverweigerungs- und Zurückbehaltungsrechte bleiben unberührt.
Skonto Skontofrist: Skontofrist (Tage) Kalendertage ab Beginn der Zahlungsfrist. Skontosatz: Skontosatz (%) %.
Änderungen gegenüber Ihrer Bestellung
Bisherige Regelung und vorgeschlagene Änderung: Abweichungen von der Bestellung
Ist der Vertrag noch nicht geschlossen, kommt er mit diesen Änderungen erst zustande, wenn Ihre Annahme uns bis zum Annahmefrist zugeht. Ist der Vertrag bereits geschlossen, werden die Änderungen erst mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung wirksam; bis dahin gilt die bisherige Vereinbarung. Ihre Annahme oder Zustimmung können Sie per E-Mail oder durch Unterzeichnung unten erklären.
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Allgemeine Geschäftsbedingungen Fassung und Fundstelle: AGB-Fassung und Fundstelle
Hinweis kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Bei Rückfragen erreichen Sie Ansprechperson.
Mit freundlichen Grüßen Auftragnehmer (Name), Auftragnehmer (Adresse (einzeilig)) Pflichtangaben im Geschäftsbrief
Annahme durch den Kunden
Nur erforderlich, wenn diese Bestätigung Änderungen anbietet: Wir nehmen das vorstehende Angebot zur Auftragsnummer Auftragsnummer an.
Kunde
Signatur ausständig
Die Informationen, FAQ und Vorlagen dienen der allgemeinen Information und sind keine Rechts- oder Steuerberatung. fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor dieser Vorlage übernehmen keine Gewähr für die sachliche oder rechtliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder Eignung für einen bestimmten Rechtsraum oder Zweck. Lassen Sie die Informationen und das Dokument vor der Verwendung durch qualifizierte Fachleute im anwendbaren Rechtsraum prüfen. Soweit gesetzlich zulässig, schließen fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor dieser Vorlage die Haftung für Schäden aus, die aus dem Vertrauen auf diese Informationen oder die Vorlage entstehen.
Mehr als 12.000 Teams nutzen fynk, um ihr Vertragsmanagement zu meistern · In über 60 Ländern im Einsatz
Was eine Auftragsbestätigung bewirkt und wie du sie schreibst
Wann deine Bestätigung den Vertrag schließt und wann sie ein neues Angebot ist, was in den Brief gehört, warum AGB hier oft zu spät kommen und wie du dich von der Rechnung abgrenzt.
Annahme, neues Angebot oder Bestätigungsschreiben
Was eine Auftragsbestätigung rechtlich bewirkt, hängt davon ab, was vorher passiert ist und ob sie von der Bestellung abweicht. Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande. Die Bestellung deines Kunden ist meistens das Angebot, deine Auftragsbestätigung die Annahme. Das gilt aber nur, solange beide zueinander passen.
Situation
Was deine Bestätigung ist
Folge
Du bestätigst die Bestellung unverändert und rechtzeitig
Der Kunde ist nicht mehr gebunden und kann annehmen oder nicht.
Die Einigung steht schon, etwa aus einem Telefonat, und beide Seiten sind Kaufleute
kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Widerspricht der Kunde nicht unverzüglich, gilt in der Regel der bestätigte Inhalt.
Die Zeile mit den Änderungen ist die, an der es im Alltag hakt. Wer im Bestätigungsschreiben still einen späteren Liefertermin einträgt, hat womöglich gar keinen Vertrag, sondern nur ein Angebot, auf das der Kunde nie geantwortet hat. Die Vorlage trennt das deshalb sichtbar: Änderungen stehen in einem eigenen Abschnitt mit der bisherigen Regelung und dem Vorschlag, dazu eine Frist, bis wann der Kunde annehmen kann.
Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist ein Sonderfall unter Kaufleuten. Es beruht nicht auf einem Paragrafen, sondern auf den Handelsbräuchen, auf die das Handelsgesetzbuch verweist (§ 346 HGB). Schweigen ist dort ausnahmsweise Zustimmung. Darauf weist die Vorlage hin, damit dein Kunde weiß, dass er sich melden muss, wenn etwas nicht stimmt.
Was in der Vorlage steht
Die Vorlage ist als Brief an den Kunden aufgebaut, nicht als Vertrag mit Paragrafen. Sie führt in dieser Reihenfolge durch alles, was der Kunde prüfen will:
Bezug: Auftragsnummer, das Datum von Bestellung, Angebot oder Vereinbarung und die Angebots- oder Bestellnummer. So ist klar, worauf sich die Bestätigung bezieht.
Leistungen: was du lieferst oder leistest, mit Menge und Preis, der Gesamtbetrag netto, die Umsatzsteuer und Versand- oder Zusatzkosten.
Lieferung und Leistung: wie, wann und wohin geliefert oder wo geleistet wird.
Zahlung: das Zahlungsziel in Kalendertagen ab Zugang der Rechnung und, wenn du welches gewährst, Skonto mit Frist und Satz.
Änderungen gegenüber der Bestellung: die bisherige Regelung, deine vorgeschlagene Änderung und die Annahmefrist. Ist der Vertrag schon geschlossen, wird eine Änderung erst mit ausdrücklicher Zustimmung wirksam, bis dahin gilt das Vereinbarte.
Allgemeine Geschäftsbedingungen: welche Fassung und wo der Kunde sie findet.
Hinweis für Kaufleute: der Satz zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben.
Absender und Pflichtangaben: dein Name, deine Anschrift und Platz für die Angaben, die auf Geschäftsbriefe gehören.
Annahme durch den Kunden: ein Unterschriftsfeld, das nur gebraucht wird, wenn die Bestätigung Änderungen anbietet.
Für die Pflichtangaben gilt: Kaufleute nennen auf jedem Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger unter anderem Firma, Rechtsform, Niederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB). Eine GmbH nennt zusätzlich alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Das gilt auch für eine Auftragsbestätigung per E-Mail oder als PDF.
Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten nur, wenn du bei Vertragsschluss auf sie hinweist (§ 305 Abs. 2 BGB). Ist der Vertrag mit dem Kunden schon zustande gekommen, etwa weil du auf eine Bestellung bereits mit „Danke, machen wir“ geantwortet hast, macht der AGB-Hinweis in der späteren Auftragsbestätigung sie nicht mehr nachträglich zum Vertragsinhalt.
Bei Geschäftskunden sind die Regeln lockerer. Die strengen Hinweispflichten aus § 305 Abs. 2 gelten gegenüber Unternehmern nicht (§ 310 Abs. 1 BGB), es reicht, dass der Kunde von deinen AGB weiß und sie zumutbar einsehen kann. Einig müsst ihr euch trotzdem sein. Am sichersten verweist du schon im Angebot auf deine AGB und wiederholst den Hinweis in der Bestätigung, mit Fassung und Fundstelle, wie es die Vorlage vorsieht.
Arbeiten beide Seiten mit eigenen AGB, etwa deine Lieferbedingungen gegen die Einkaufsbedingungen des Kunden, löst die Auftragsbestätigung diesen Konflikt nicht. Klauseln, auf die es dir wirklich ankommt, wie der Eigentumsvorbehalt, gehören dann ausdrücklich in den Abschnitt mit den Änderungen, damit der Kunde sie bewusst annimmt.
Auftragsbestätigung und Rechnung
Beide nennen Leistungen und Preise, deshalb werden sie gern verwechselt. Sie haben aber verschiedene Aufgaben:
Auftragsbestätigung
Rechnung
Zeitpunkt
nach der Bestellung, vor der Lieferung
nach der Lieferung oder Leistung
Zweck
Vertrag schließen oder bestätigen
Zahlung anfordern
Umsatzsteuer
Hinweis genügt
alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa Steuernummer und fortlaufende Rechnungsnummer
Zahlungsfrist
wird angekündigt
beginnt mit Zugang
Die Vorlage verweist bei der Zahlung deshalb ausdrücklich auf die Rechnung: Das Zahlungsziel läuft ab deren Zugang. Für die Rechnung selbst gibt es eine eigene Rechnungsvorlage, für die Ware unterwegs einen Lieferschein.
💡Gut zu wissen
Eine Auftragsbestätigung ist ein Handelsbrief. Kaufleute bewahren empfangene Handelsbriefe und Kopien der abgesandten sechs Jahre auf (§ 257 HGB). Gezählt wird ab Ende des Jahres, in dem die Bestätigung rausging.
Aus jedem neuen Auftrag automatisch eine Bestätigung
Wer täglich Aufträge bestätigt, tippt Kundennamen und Beträge nicht aus dem CRM ab. Mit der Integration für Microsoft Dynamics 365 startet ein neuer Auftrag in Dynamics die Auftragsbestätigung in fynk, mit den Daten aus dem Datensatz in den Feldern der Vorlage. Du prüfst nur noch und verschickst.
Bietet die Bestätigung Änderungen an, unterschreibt der Kunde die Annahme per E-Signatur direkt im Dokument, ohne eigenes Konto. Dann weißt du sofort, ob der Vertrag zu den neuen Bedingungen steht, und musst nicht in E-Mail-Verläufen nach einem „passt so“ suchen.
Auftragsbestätigungen aus Vorlagen, befüllt mit deinen Daten.
Die Vorlage ist für Aufträge von Unternehmen geschrieben. Bestellt ein Verbraucher online, per Telefon oder bei einem Termin außerhalb deiner Geschäftsräume, hat er in der Regel ein Widerrufsrecht (§ 312g BGB), und du musst ihm den Vertrag auf einem dauerhaften Datenträger bestätigen. Dazu gehören dann eine Widerrufsbelehrung und weitere Pflichtinformationen, die diese Vorlage nicht enthält. Der Hinweis zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben gilt gegenüber Verbrauchern nicht.
FAQs
Ja, wenn sie eine Bestellung unverändert annimmt. Dann ist der Vertrag geschlossen, und beide Seiten müssen leisten. Weicht sie ab, ist sie nur ein neues Angebot, das der Kunde annehmen muss.
Gegenüber Geschäftskunden gibt es keine allgemeine Pflicht. Ein Vertrag kann auch durch eine E-Mail, ein Telefonat oder die Lieferung selbst zustande kommen. Die schriftliche Bestätigung hält aber fest, was genau vereinbart ist, und das hilft bei jedem späteren Streit.
Nicht einseitig. Ist der Vertrag geschlossen, brauchst du ein vereinbartes oder gesetzliches Rücktrittsrecht oder die Zustimmung des Kunden. Verbraucher können Fernabsatzverträge in der Regel innerhalb der Widerrufsfrist widerrufen.
Ja. Eine Form schreibt das Gesetz für die Auftragsbestätigung nicht vor. Wichtig ist, dass du später nachweisen kannst, was du wann bestätigt hast. Als Kaufmann gehören die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe auch in die E-Mail.
Üblich sind order confirmation und, vor allem im Einkauf, order acknowledgement.
Eine Bestellbestätigung bestätigt oft nur, dass die Bestellung eingegangen ist, etwa die automatische E-Mail eines Onlineshops. Sie schließt meist noch keinen Vertrag. Die Auftragsbestätigung nimmt den Auftrag an.
