So erstellst du einen Vertrag, sobald ein HubSpot-Deal gewonnen ist
Erstelle, prüfe und unterschreibe den Vertrag über die fynk-Karte am Deal, gefüllt mit den Daten deines Kunden, ohne HubSpot zu verlassen.
Das Ziel
Erstelle jede Art von Vertrag in HubSpot, sobald ein Deal gewonnen ist.
- Baue in fynk eine Vorlage mit dynamischen Feldern
- Ordne diese Felder den HubSpot-Properties zu
- Erstelle, prüfe und unterschreibe über die fynk-Karte am Deal
Baue die Vorlage in fynk
Starte mit einer Vorlage, die alle Deals dieser Art gemeinsam haben. Hier ist es ein Leistungsverzeichnis (Statement of Work). Baue sie im Dokumenteneditor oder lade das Dokument hoch, das du schon nutzt. Lege im Tab für Parteien und Unterzeichner beide Parteien an: dein Unternehmen mit eigener unterzeichnender Person und den Kunden. Den Kunden lässt du leer, denn seine Daten kommen aus HubSpot.
Überall dort, wo sich ein Detail von Deal zu Deal ändert, setzt du ein dynamisches Feld ein und wählst den passenden Typ:
- Ein Währungsfeld für die Gesamtgebühr
- Ein Datumsfeld für den Projektstart
- Einfacher Text für die SOW-Nummer und die Projektbeschreibung
- Jede andere Variable, die in deinen Vertrag soll
Hat der Deal Produkte, fügst du zusätzlich eine dynamische Tabelle ein. Sie wird aus den Line Items des Deals gefüllt.
Manche Felder brauchen gar keine Zuordnung. Das SOW-Datum ist hier in fynk schon so eingestellt, dass es den Start des Signaturprozesses übernimmt. Lass es also leer.
Ordne die Felder HubSpot zu
Jetzt kommt die Zuordnung. Hier lernt die Vorlage, welche HubSpot-Property welches Feld füllt. Öffne die Datenzuordnung, wähle Deals und verknüpfe jedes dynamische Feld mit der Property, in der der Wert steht.
| fynk | HubSpot |
|---|---|
| Dokumentname | Deal name |
| SOW-Nummer | Record ID |
| Gesamtgebühr | Amount |
| Projektstart | Close date |
| Projektbeschreibung | Deal description |
Dann die Partei. Wechsle in den Tab für Parteien, wähle das Unternehmen, das mit dem Deal verknüpft ist, und ordne Name und Adresse zu. Zwei Klicks, und niemand tippt je wieder einen Kundennamen ab.
Hat deine Vorlage eine Tabelle, ordnest du sie zum Schluss zu. Klicke auf den Button darunter, aktiviere die Datenobjekte und wähle die Line-Item-Felder für jede Spalte.
Alles, was sich nie ändert, bleibt fester Text im Vertrag, zum Beispiel Zahlungsbedingungen oder das anwendbare Recht. Ordne nur zu, was sich wirklich ändert. Vertragsvorlagen enthalten den freigegebenen Wortlaut, von außen kommen also nur die Daten deines Kunden.
Erstelle den Vertrag über die fynk-Karte
Öffne den Deal, den du gerade gewonnen hast. Die fynk-Karte sitzt in der Seitenleiste des Datensatzes. Erstelle dort ein Dokument aus einer Vorlage und wähle die, die du veröffentlicht hast.
Ein paar Sekunden später steht der Entwurf. Schon ausgefüllt sind:
- Firmenname und Adresse des Kunden, aus dem Unternehmen am Deal
- Gebühren, Daten und Beschreibung, aus dem Deal selbst
- Die Tabellenzeilen, aus den Line Items des Deals
Hat sich danach in HubSpot etwas geändert? Lade die Daten im Dokument neu, und fynk holt die aktuellen Werte.
Schick ihn ins Review, immer noch vom Deal aus
Schick das Dokument ins Review und lade ein, wer es freigibt, ob Legal, Finance oder deine Führungskraft. Du bleibst dabei in HubSpot.
Sie bekommen das Dokument selbst, keine weitergeleitete Kopie. Deshalb:
- Kommentare bleiben an der Klausel, um die es geht, in Diskussionen
- Jede Version bleibt erhalten, samt Protokoll, wer was geändert hat
- Die Karte am Deal zeigt Review, niemand muss fragen, wo der Vertrag gerade steht
Und du musst nichts verfolgen, was dich nicht betrifft.
Füge die Unterzeichner hinzu und sende zur Unterschrift
Wer unterschreibt? Füge die Personen über die Karte hinzu, aus deinen bestehenden Kontakten oder einfach per E-Mail-Adresse.
- Unterzeichner bekommen einen Link per E-Mail und unterschreiben im Browser, ganz ohne Konto
- Die Signaturverfolgung zeigt, wer schon unterschrieben hat, und erinnert alle anderen
- Die Karte springt auf Unterschrift, dann auf Erledigt, und du lädst die unterschriebene Datei direkt in HubSpot herunter
Machst du das zehnmal pro Woche? Leg einen HubSpot-Workflow an, der bei einem Stage-Wechsel startet. Dann wartet der Entwurf schon am Deal, bevor ihn jemand öffnet. Ab Schritt 3 läuft alles genau gleich, und ein ganzer Stapel Deals geht auf einmal durch.
Was macht es schnell?
Erstellen, prüfen und unterschreiben, ohne HubSpot zu verlassen
Kein Kopieren von Kundendaten zwischen Systemen
Jeder Vertrag aus derselben freigegebenen Vorlage
Vertragsstatus direkt am Deal sichtbar
"Eines der größten Highlights ist die HubSpot-Integration, die uns das Leben deutlich leichter gemacht hat. Dazu kommt die KI, die hochgeladene Verträge erkennt, und die Möglichkeit, eigene Prompts anzulegen. Das ist einfach unglaublich cool."
Häufig gestellte Fragen.
Ja. Dokument erstellen, ins Review schicken, Unterzeichner hinzufügen und zur Unterschrift senden, alles läuft über die fynk-Karte in der Seitenleiste des Datensatzes. fynk selbst öffnest du nur, wenn jemand den vollen Editor braucht.
Nein. Die Karte erstellt den Vertrag auf Klick, und das reicht den meisten Teams. Ein Workflow zieht diesen Klick nur nach vorne, sodass der Entwurf schon am Deal wartet, bevor jemand den Datensatz öffnet.
Sie bleiben im Entwurf leer, und du füllst sie in fynk aus, bevor du sendest. Die Zuordnung läuft pro Feld, eine fehlende Property hält den Rest des Vertrags also nie auf.
Ja. Aus Deals, Kontakten und Unternehmen lassen sich Dokumente erstellen. Nur die Line Items gibt es ausschließlich am Deal. Verlängerungen sind der typische Grund, stattdessen vom Unternehmen aus zu arbeiten.
Noch Fragen?
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