So erstellst du Verträge im Stapel aus HubSpot-Deals
Einmal auswählen, einmal die Stage ändern, und jeder Deal im Stapel bekommt seinen eigenen Vertrag, mit eigenem Kunden und eigenen Zahlen.
Das Ziel
Bearbeite einen ganzen Stapel gewonnener Deals mit einer einzigen Aktion, statt jeden einzeln zu öffnen.
- Bereite in fynk eine Vorlage vor und ordne sie deinen Deal-Properties zu
- Richte in HubSpot einen Workflow für deine Kriterien ein
- Verschiebe einen oder mehrere Deals in eine neue Stage, und die Verträge entstehen
Bereite die Vorlage und ihre Zuordnung in fynk vor
Alles beginnt mit einer Dokumentvorlage. Baue den Vertrag, den alle Deals dieser Art gemeinsam haben, und ersetze alles, was sich von Kunde zu Kunde ändert, durch ein dynamisches Feld. Das ist wichtig, denn ohne dynamische Felder kannst du die HubSpot-Properties nicht mit der Vorlage verknüpfen.
Öffne dann den Tab für die Datenzuordnung der Vorlage, verknüpfe jedes dynamische Feld mit dem Deal-Objekt und verbinde auch die Partei mit den Unternehmensdaten des Deals.
Beispiele:
| fynk | HubSpot |
|---|---|
| Angebotsnummer | Deal → Record ID |
| Gültig bis | Deal → Close date |
| Gesamtbetrag | Deal → Amount |
Hat die Vorlage eine Tabelle? Ordne auch sie zu, dann bekommt jedes erzeugte Dokument die Line Items aus seinem eigenen Deal:
| fynk | HubSpot |
|---|---|
| Name | Line item → Name |
| Beschreibung | Line item → Description |
| Menge | Line item → Quantity |
| Stückpreis | Line item → Price |
| Gesamtpreis | Line item → Amount |
Veröffentliche die Vorlage, wenn du fertig bist. Sonst findet der Workflow sie nicht.
Baue den Workflow in HubSpot
Öffne in HubSpot Automation, dann Workflows, und baue einen Deal-basierten Workflow.
Du kannst ihn an deine Arbeitsweise anpassen. Ein Beispiel:
- Trigger: Die Property Deal stage ändert sich auf Closed Won
- Action: Suche nach fynk und wähle dann den Ziel-Datensatz und die Vorlage, die du veröffentlicht hast
Prüfe alles und schalte den Workflow ein. Eine Einstellung auf diesem Bildschirm lohnt einen Blick: HubSpot fragt, ob der Workflow auch für bestehende Deals laufen soll, die schon passen. Sagst du ja, bekommst du nachträglich Verträge für die Deals, die du letzten Monat gewonnen hast.
Closed Won ist nur ein Beispiel, keine Regel. Jede Stage funktioniert. Setz den Trigger zum Beispiel auf Contract Sent, wenn der Entwurf schon vor dem Abschluss bereitliegen soll.
Du kannst auch eingrenzen, welche Deals in Frage kommen, denn die Enrollment-Filter können viel mehr als nur die Stage:
- Deal-Properties, zum Beispiel Betrag, Pipeline, Deal-Typ oder Owner
- Properties verknüpfter Datensätze, etwa Land oder Branche des Unternehmens
- Mehrere Kriterien gleichzeitig, kombiniert in UND- und ODER-Gruppen
Teste deinen Workflow
Öffne deine Deals und wähle die aus, die du bearbeiten willst. Zieh sie dann einfach auf Closed Won.
Das startet deinen Workflow. Warte einen Moment, lade neu und öffne deine Deals. Die Verträge sind erstellt und von fynk ausgefüllt.
Mach mit deinen Deals weiter
Über die fynk-Karte bringst du jeden Deal noch weiter. Du kannst:
- Den Vertrag ins Review schicken und die Person einladen, die ihn freigibt
- Unterzeichner hinzufügen, entweder einen Kontakt am Deal oder jede E-Mail-Adresse, die du eintippst
- Ihn zur Unterschrift senden
- Zusehen, wie der Status von Entwurf zu Review, dann Unterschrift und schließlich Erledigt wechselt
- Die Deal-Daten neu laden, wenn sich in HubSpot nach dem Entwurf etwas geändert hat
Was macht es schnell?
Eine Vorlage für den ganzen Stapel
Kein Bearbeiten oder Kopieren pro Deal
Jeder Vertrag trotzdem voll personalisiert
Jeder Vertrag gefüllt aus seinem eigenen Deal
"Ich wollte regelmäßig ähnliche Verträge erstellen. Weil sich die Vertragsdetails ändern, wollte ich dynamische Felder nutzen, und die Verträge sollten auch sofort unterschrieben werden. Mit fynk funktioniert das alles sehr gut."
Häufig gestellte Fragen.
Ja, genau dafür gibt es Enrollment-Filter. Leg pro Vorlage einen Workflow an und filtere jeden nach der Property, die die Deals unterscheidet, zum Beispiel Pipeline, Deal-Typ oder Betrag.
Wiederkehrende, bei denen sich nur die Gegenpartei und die Zahlen ändern, zum Beispiel gegenseitige NDAs, Bestellformulare und Standard-Vertriebsverträge. Alles, was individuell formuliert werden muss, erledigst du besser Deal für Deal.
Der Vertrag wird trotzdem erstellt, das fehlende Feld bleibt leer. Prüf den Stapel vor dem Senden in fynk, denn ein leeres Feld ist im Entwurf viel leichter zu beheben als nach der Unterschrift.
Ja. Die Massenerstellung in fynk nimmt eine Tabelle, in der jede Zeile ein Vertrag wird, bis zu 200 pro Durchlauf. Nutze sie, wenn deine Daten außerhalb von HubSpot liegen oder du sie als Excel exportieren kannst.
Noch Fragen?
Weniger Zeit mit Verträgen. Mehr Zeit für dein Unternehmen.
Verträge so verwalten, wie es sein sollte: schnell, klar und zu deinen Bedingungen.
Kein aufwendiges Setup
In Tagen statt Monaten live
Kein Lock-in
Jederzeit vollständiger Export
Keine versteckten Kosten
Signaturen inklusive, keine Umschlaggebühr