Warum ist die Reihenfolge in der Nachricht so wichtig?

Weil Zapier die Nachricht zeilenweise zerlegt und Zeile eins dem ersten Feld zuordnet, Zeile zwei dem zweiten und so weiter. Was eine Zeile bedeutet, prüft es nie. Ändert sich die Reihenfolge, landet jeder Wert im falschen Feld.

Kann ich einen Channel nutzen, in dem schon viel anderes gepostet wird?

Ja, aber füge direkt nach dem Trigger einen Filter-Schritt ein, damit nur echte Anfragen weiterlaufen, zum Beispiel Nachrichten mit einem vereinbarten Stichwort. Ein eigener Channel ist einfacher, wenn das möglich ist.

Geht das NDA automatisch zur Unterschrift raus?

Nur, wenn du im fynk-Schritt Move to Signing Stage aktivierst. Lässt du es aus, wartet das Dokument als Entwurf in fynk, und jemand kann es prüfen, bevor es bei der empfangenden Person ankommt.

Brauchen die Leute, die in Slack posten, ein fynk-Konto?

Nein. Der Zap läuft über deine fynk-Verbindung, also brauchen Kolleginnen und Kollegen nur Zugriff auf den Slack-Channel. Genau deshalb funktioniert das auch für Teams außerhalb von Legal.

Brauche ich einen fynk-API-Token?

Ja. Du verbindest fynk mit Zapier über einen Token aus Einstellungen, API-Integrationen, fynk API. Siehst du diese Option nicht, kann die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber einen für dich erstellen.

Funktioniert das auch für andere Verträge als NDAs?

Ja. Dem Ablauf ist egal, welche Vorlage dahintersteht. Wähle im fynk-Schritt eine andere Vorlage, passe das Nachrichtenformat an ihre Felder an, und derselbe Zap erstellt Jobangebote, Freelancer-Verträge oder Lieferantenverträge.

Was passiert, wenn jemand eine unvollständige Anfrage postet?

Der Split-Schritt liefert weniger Werte, als die Zuordnung erwartet. Der Lauf schlägt dann fehl oder ein Feld bleibt leer. In der Zap History in Zapier siehst du, was angekommen ist, und korrigiert wird immer die Nachricht, nicht der Zap.

Funktioniert das auch mit Microsoft Teams statt Slack?

Ja. Nur der Trigger ändert sich. Tausche im ersten Schritt Slack gegen Microsoft Teams und lass die Formatter- und fynk-Schritte genau so, wie sie sind.

NDAs aus einer Slack-Nachricht erstellen

Das Ziel

Sende ein NDA zur Unterschrift, indem du eine einzige Nachricht in Slack postest. Zapier liest die Nachricht, zerlegt sie in die Werte, die deine Vorlage braucht, und fynk erstellt das Dokument und schiebt es direkt in die Unterschrift.

Baue die NDA-Vorlage in fynk mit Parteien, Unterzeichnenden und dynamischen Feldern
Lege eine feste Reihenfolge für die Angaben in der Slack-Nachricht fest
Richte den Zap mit drei Schritten ein und veröffentliche ihn

Schritt 1

Bereite deine NDA-Vorlage in fynk vor

Erstelle in fynk eine neue Vorlage und füge deinen NDA-Text ein. Dann:

Lege zwei Parteien an: die empfangende Partei und dein eigenes Unternehmen als interne Partei.
Wähle die Person, die auf deiner Seite unterschreibt, und setze die Signaturblöcke ans Ende des Dokuments.
Ersetze die festen Angaben im Text, etwa Name und Adresse der empfangenden Partei, durch die Parteifelder, die fynk für dich angelegt hat.

Alles andere, was die Slack-Nachricht liefern soll, bekommt ein eigenes dynamisches Feld:

E-Mail-Adresse
Jobtitel
Unternehmen
Geheimhaltungsfrist

Veröffentliche die Vorlage, damit Zapier sie verwenden kann.

Starte mit einer fertigen Vorlage von fynk, Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) oder Vertraulichkeitsvereinbarung, und passe die Felder an die Angaben an, die dein Team posten wird.

Dynamische Felder, Parteien und Unterzeichnende in einer veröffentlichten NDA-Vorlage in fynk

Schritt 2

Lege das Format der Nachricht fest

Wähle einen Slack-Channel für NDA-Anfragen und lege fest, was jede Nachricht enthält. Ein Wert pro Zeile, immer in derselben Reihenfolge:

Vorname
Nachname
Adresse
Jobtitel
Unternehmen
Geheimhaltungsfrist
E-Mail-Adresse

Auf die Reihenfolge kommt es an. Zapier liest keine Zeile, um zu verstehen, was sie bedeutet. Es ordnet Zeile eins dem ersten Feld zu, Zeile zwei dem zweiten und so weiter. Vertauschst du zwei Zeilen, landet jeder Wert an der falschen Stelle.

NDA-Anfragen in einem eigenen Slack-Channel, jeder Wert in einer eigenen Zeile

Schritt 3

Baue den Zap

Öffne Zapier, klicke auf Create und lege drei Schritte an:

Slack: New Message Posted to Channel. Verbinde dein Slack-Konto und wähle den Channel. Poste dort vor dem Test eine Beispielanfrage, damit Zapier etwas Echtes zum Lesen hat.
Formatter by Zapier: Split Text. Nimm den Text aus dem Trigger, verwende den Zeilenumbruch als Trennzeichen und setze den Segment Index auf “All as separate fields”. Der Test sollte deine sieben Werte in der richtigen Reihenfolge zurückgeben.
fynk: Create Document From Template. Gib dem Dokument einen Namen, zum Beispiel “NDA” plus Nachname der empfangenden Person, und wähle deine Vorlage. Ordne jeden Wert dem passenden Parteifeld oder dynamischen Feld zu und aktiviere Move to Signing Stage.

Füge direkt nach dem Trigger einen Filter-Schritt ein und lass den Zap nur weiterlaufen, wenn die Nachricht passt, zum Beispiel wenn sie ein vereinbartes Stichwort enthält. Alles andere stoppt dort und kommt nie bei fynk an.

Ist dein fynk-Konto noch nicht mit Zapier verbunden, öffne in fynk die Einstellungen, geh zu API-Integrationen, wähle fynk API und erstelle einen Token, den du in Zapier einfügst. Siehst du diese Option nicht, kann die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber den Token für dich erstellen.

Schritt 4

Teste den Zap und sende ein NDA aus Slack

Teste den fynk-Schritt und öffne fynk. Das NDA sollte mit den Werten aus deiner Beispielnachricht in der Unterschriftsphase liegen. Prüfe, ob jedes Feld die richtige Zeile bekommen hat, dann veröffentliche den Zap und schalte ihn ein.

Poste jetzt eine echte Anfrage im Channel. Wenige Sekunden später ist das NDA in fynk, ausgefüllt und auf dem Weg zur empfangenden Person, und mit der Signaturverfolgung siehst du, wo es steht. Niemand hat die Vorlage geöffnet oder etwas zweimal getippt.

Derselbe Ablauf funktioniert mit jeder anderen Vorlage: Jobangebote, Freelancer-Verträge oder Lieferantenverträge.

Was macht es schnell?

Eine Slack-Nachricht, sonst nichts zu öffnen
Anfragen ohne fynk-Login
Erstellt und zur Unterschrift gesendet in einem Schritt
Andere Vorlage, andere Vertragsart

"fynk macht es einfach, standardisierte Vertragsvorlagen über alle unsere Projekte hinweg einzuführen. Rechtliche Reviews gehen schneller und unser Einkaufsteam kann Vereinbarungen erstellen, ohne von vorne anzufangen."

Johanna Beutel Legal bei Kronos Solar Projects GmbH

DAS KÖNNTE DIR AUCH GEFALLEN

Alle ansehen

Intelligente Vorlagen

Einmal ausfüllen. Überall wiederverwenden.

Alle Vorlagen ansehen

Geheimhaltungsvereinbarung

NDA für Investoren

Arbeitsvertrag

Zusatzvereinbarung mobiles Arbeiten

Rahmen-Kooperationsvertrag

Vertragsangebot

Häufig gestellte Fragen.

Weil Zapier die Nachricht zeilenweise zerlegt und Zeile eins dem ersten Feld zuordnet, Zeile zwei dem zweiten und so weiter. Was eine Zeile bedeutet, prüft es nie. Ändert sich die Reihenfolge, landet jeder Wert im falschen Feld.
Ja, aber füge direkt nach dem Trigger einen Filter-Schritt ein, damit nur echte Anfragen weiterlaufen, zum Beispiel Nachrichten mit einem vereinbarten Stichwort. Ein eigener Channel ist einfacher, wenn das möglich ist.
Nur, wenn du im fynk-Schritt Move to Signing Stage aktivierst. Lässt du es aus, wartet das Dokument als Entwurf in fynk, und jemand kann es prüfen, bevor es bei der empfangenden Person ankommt.
Nein. Der Zap läuft über deine fynk-Verbindung, also brauchen Kolleginnen und Kollegen nur Zugriff auf den Slack-Channel. Genau deshalb funktioniert das auch für Teams außerhalb von Legal.
Ja. Du verbindest fynk mit Zapier über einen Token aus Einstellungen, API-Integrationen, fynk API. Siehst du diese Option nicht, kann die Kontoinhaberin oder der Kontoinhaber einen für dich erstellen.
Ja. Dem Ablauf ist egal, welche Vorlage dahintersteht. Wähle im fynk-Schritt eine andere Vorlage, passe das Nachrichtenformat an ihre Felder an, und derselbe Zap erstellt Jobangebote, Freelancer-Verträge oder Lieferantenverträge.
Der Split-Schritt liefert weniger Werte, als die Zuordnung erwartet. Der Lauf schlägt dann fehl oder ein Feld bleibt leer. In der Zap History in Zapier siehst du, was angekommen ist, und korrigiert wird immer die Nachricht, nicht der Zap.
Ja. Nur der Trigger ändert sich. Tausche im ersten Schritt Slack gegen Microsoft Teams und lass die Formatter- und fynk-Schritte genau so, wie sie sind.