fynk vs PandaDoc.

Der Abschied von PandaDoc muss nicht auf einmal passieren. Die Vertriebsseite (Angebote, Preistabellen, Zahlungen) und die Rechtsseite (Archiv, Freigaben, Verlängerungen) können zu unterschiedlichen Zeitpunkten umziehen, und diese Entscheidung bestimmt den Umfang von allem Weiteren.

Entscheidet, ob die Angebote mitgehen.

Prüft, ob PandaDoc in eurem Konto zwei Aufgaben erledigt: Angebote und Kostenvoranschläge aus dem CRM, im Business-Tarif mit Preistabellen, Produktkatalog und Zahlungseinzug, und Verträge für die Rechtsabteilung. Wenn ja, ist es ein legitimes Ergebnis, nur die Verträge umzuziehen, weil der Teil von PandaDoc bleibt, der für den Vertrieb funktioniert. Es heißt aber auch, PandaDoc-Plätze für den Vertrieb und fynk-Plätze für die Rechtsabteilung zu bezahlen. Vergleicht diese Summe mit einem vollständigen Umzug, bevor ihr euch festlegt.

Nehmt die Archivdaten mit, nicht nur die PDFs.

Im Business-Tarif enthält das Archiv von PandaDoc die aus PandaDoc versendeten Dokumente, die importierten Verträge und die Daten, die seine KI daraus gezogen hat. Fragt PandaDoc vor dem Verlängerungstermin, wie sich unterschriebene Dokumente, ihre Prüfpfade und diese extrahierten Felder exportieren lassen, und testet es an einer Stichprobe von ein paar Dutzend Verträgen. fynk liest beim Import jedes Dokument neu und gibt Parteien, Termine, Werte und Kündigungsfristen zurück. Die alten Felder dienen dann zur Gegenprobe, abtippen muss sie niemand.

Ordnet jede CRM-Anbindung einem fynk-Tarif zu.

PandaDoc bindet Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Microsoft Dynamics und weitere CRMs nativ an, Salesforce ist im Business-Tarif eine kostenpflichtige Option. In fynk verbinden sich Salesforce und Pipedrive ab Essential, HubSpot nativ ab Business. Zoho und Dynamics stehen nicht auf der CRM-Liste von fynk (Salesforce, Pipedrive, HubSpot, Attio), diese Abläufe müsstet ihr über die fynk-API neu bauen, die ebenfalls mit Business beginnt. Wer auf der PandaDoc-API aufgebaut hat, ist bereits im Enterprise-Tarif, denn nur dort gibt es sie für den Produktivbetrieb.

Legt den Ausstieg auf die jährliche Bindung.

Business kostet 49 USD pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, und die QES gibt es bei PandaDoc nur in Jahrestarifen. Der natürliche Ausstiegspunkt ist also der Verlängerungstermin. Legt einen Stichtag fest, ab dem neue Verträge in fynk entstehen, und lasst Dokumente, die schon zur Unterschrift unterwegs sind, in PandaDoc zu Ende laufen. Am deutlichsten merkt die Rechtsabteilung den Wechsel beim Redlining: In PandaDoc Business ist es eine kostenpflichtige Option und läuft als Download und erneuter Upload über Word, in fynk entstehen Änderungen und Kommentare direkt im Vertrag.

Wo ein Wechsel von PandaDoc wirklich nicht passt.

Wenn euer Prozess vom Angebot bis zur Zahlung im CRM läuft, wenn der Einkauf einen SOC-2-Typ-II-Bericht verlangt oder wenn ihr auf Beglaubigung in den USA angewiesen seid, kostet der Umzug echten Aufwand und bringt wenig. Dasselbe gilt, wenn Zoho oder Dynamics im Zentrum eures Vertriebs steht und ihr eine native Anbindung wollt statt eines API-Projekts. Dann ist Bleiben die richtige Antwort, und das sagen wir lieber jetzt als mitten in einer Einführung.