Stundenzettel Vorlage: Arbeitszeit erfassen und bestätigen
Stundenzettel
Zeitraum: Zeitraum von bis Zeitraum bis
Arbeitnehmer:Arbeitnehmer (Name)
Abteilung und Personalnummer:Abteilung und Personalnummer
Arbeitgeber:Arbeitgeber (Name)
Arbeitszeiten
Arbeitszeiten
Datum
Beginn
Ende
Pause (Min.)
Arbeitszeit (Std.)
Tätigkeit oder Projekt
Zusammenfassung
Summe der Arbeitsstunden im Zeitraum:Summe der Arbeitsstunden Stunden
Vereinbarte Arbeitsstunden laut Arbeitsvertrag:Vereinbarte Arbeitsstunden Stunden
Bemerkungen:Bemerkungen
Bestätigung
Der Arbeitnehmer bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die Angaben vollständig und richtig sind. Der Arbeitgeber bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er den Stundenzettel geprüft hat.
Arbeitnehmer
Signatur ausständig
Arbeitgeber
NexaCloud Ltd.
Signatur ausständig
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Wer einen Stundenzettel führen muss, was hineingehört, welche Pausen und Höchstzeiten gelten und wie lange du ihn aufbewahrst.
Stundenzettel
Eine Aufstellung der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum, meist eine Woche oder einen Monat. Er wird auch Arbeitszeitnachweis oder Stundennachweis genannt und vom Mitarbeiter, oft auch vom Arbeitgeber, unterschrieben.
Die kurze Antwort
Ein Stundenzettel hält die tägliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters fest: Datum, Beginn, Ende und Pause. Er dient als Nachweis für Lohn, Überstunden und die gesetzliche Zeiterfassung.
Rein gehören: Name, Zeitraum, pro Tag Datum, Beginn, Ende, Pause und Arbeitszeit, dazu die Summe und zwei Unterschriften.
Pflicht für Minijobber und Branchen mit Sofortmeldepflicht: Beginn, Ende und Dauer spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufschreiben (§ 17 MiLoG).
Für alle anderen gilt seit 2022: Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit erfassen (BAG, 1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
Aufbewahren: mindestens zwei Jahre.
Wer muss einen Stundenzettel führen?
Wer
Was gilt
Grundlage
Minijobber
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag
§ 17 MiLoG
Branchen wie Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition, Messebau
wie bei Minijobbern, für alle Mitarbeiter
§ 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
Alle Arbeitgeber
Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag und Arbeit an Sonn- und Feiertagen
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Alle Arbeitgeber
Erfassung der gesamten Arbeitszeit aller Mitarbeiter
BAG, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21
Aufschreiben darf auch der Mitarbeiter selbst. Verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber: Er muss dafür sorgen, dass die Aufzeichnungen vollständig sind, und sie aufbewahren. Minijobs in Privathaushalten sind von § 17 MiLoG ausgenommen.
In Österreich verpflichtet § 26 Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber ebenfalls, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen.
Was gehört in den Stundenzettel?
Mitarbeiter mit Name, Abteilung und Personalnummer
Arbeitgeber
Zeitraum, etwa ein Monat
pro Arbeitstag: Datum, Beginn, Ende, Pause und Arbeitszeit
Tätigkeit oder Projekt, wenn du Stunden an Kunden weiterberechnest
Summe der Stunden und vereinbarte Stunden laut Vertrag
Bemerkungen zu Überstunden, Urlaub oder Krankheit
Unterschrift des Mitarbeiters und des Arbeitgebers
So sieht eine Zeile in der Praxis aus:
Datum
Beginn
Ende
Pause (Min.)
Arbeitszeit (Std.)
Tätigkeit oder Projekt
03.11.
08:00
16:30
30
8,0
Kundenprojekt Umzug
Die Arbeitszeit ist Ende minus Beginn minus Pause. Trag sie als Dezimalzahl ein, also 7,5 statt 7:30, dann lässt sich die Summe am Monatsende leicht bilden.
Stundenzettel ausfüllen, unterschreiben, fertig für die Lohnabrechnung.monatlich
Das BAG schreibt keine bestimmte Form vor. Ein Stundenzettel auf Papier erfüllt die Pflicht genauso wie eine Excel-Tabelle oder eine App. Entscheidend ist, dass die Zeiten zeitnah, vollständig und nachprüfbar festgehalten werden.
Papier hat einen Nachteil: Der Zettel muss eingesammelt, geprüft, abgeheftet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine Excel-Datei hat keine Unterschrift. Ein digital unterschriebener Stundenzettel verbindet beides: Er ist bestätigt und sofort abgelegt. Brauchst du ihn auf Papier, lädst du die Vorlage als PDF herunter und druckst sie aus.
Stundenzettel mit fynk
Erstellen: Wähl den Mitarbeiter und den Zeitraum. Deine Firma steht als Arbeitgeber schon drin. Am Monatsanfang erstellst du die Stundenzettel für alle Mitarbeiter auf einmal mit der Massenerstellung.
Ausfüllen und unterschreiben: Der Mitarbeiter öffnet den Stundenzettel per Link, trägt seine Zeiten in die Tabelle ein und unterschreibt per E-Signatur. Ein Konto braucht er nicht. Mit der Unterschriftenreihenfolge geht der Zettel danach zur Prüfung an dich.
Ablegen: Alle Stundenzettel liegen im Document Hub bei der Personalakte, zusammen mit dem Arbeitsvertrag. Bei einer Prüfung durch Zoll oder Rentenversicherung findest du jeden Monat sofort.
Für Urlaubstage nutzt du am besten einen eigenen Urlaubsantrag.
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Name des Mitarbeiters, Zeitraum und für jeden Arbeitstag Datum, Beginn, Ende, Pause und Arbeitszeit. Dazu die Summe der Stunden und die Unterschrift des Mitarbeiters, am besten auch die des Arbeitgebers.
Für Minijobber und Branchen wie Bau oder Gastronomie ja, nach § 17 MiLoG. Außerdem müssen nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 alle Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Ob das per Stundenzettel, Excel oder App geschieht, ist dir überlassen.
Meist der Mitarbeiter selbst. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich, dass die Aufzeichnungen vollständig und richtig sind, und sollte sie deshalb prüfen und gegenzeichnen.
Mindestens zwei Jahre, nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Dienen sie als Grundlage der Lohnabrechnung, ist eine längere Aufbewahrung zusammen mit den Lohnunterlagen sinnvoll.
Nein. Ruhepausen werden von der Arbeitszeit abgezogen. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit stehen dem Mitarbeiter mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten.
Ja. Für Stundenzettel gibt es keine Formvorschrift. Eine elektronische Unterschrift reicht und hat den Vorteil, dass Datum und Uhrzeit der Bestätigung festgehalten werden.
