Urlaubsantrag Vorlage: beantragen und genehmigen in einem Dokument
Urlaubsantrag
Antrag
Arbeitnehmer:Arbeitnehmer (Name)
Abteilung und Personalnummer:Abteilung und Personalnummer
Arbeitgeber:Arbeitgeber (Name)
Hiermit beantrage ich Art des Urlaubs für folgenden Zeitraum:
Erster Urlaubstag:Erster Urlaubstag
Letzter Urlaubstag:Letzter Urlaubstag
Anzahl der Arbeitstage:Anzahl Urlaubstage
Vertretung:Vertretung
Arbeitnehmer
Signatur ausständig
Entscheidung des Arbeitgebers
Entscheidung
Änderung oder Grund:Änderung oder Grund
Resturlaub nach diesem Antrag:Resturlaub nach diesem Antrag Tage
Arbeitgeber
NexaCloud Ltd.
Signatur ausständig
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Was in einen Urlaubsantrag gehört, wann der Arbeitgeber ablehnen darf, warum es keine automatische Genehmigung gibt und wann Urlaub verfällt.
Urlaubsantrag
Der Wunsch des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, Erholungsurlaub oder eine andere Freistellung für einen bestimmten Zeitraum festzulegen. Festgelegt wird der Urlaub durch den Arbeitgeber (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, schriftlich ist er aber der übliche und sichere Weg.
Die kurze Antwort
Mit einem Urlaubsantrag bittet ein Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber, Urlaub für einen bestimmten Zeitraum festzulegen. Erst mit der Genehmigung darf er freinehmen.
Rein gehören: Name, Urlaubsart, erster und letzter Urlaubstag, Anzahl der Arbeitstage, Vertretung, Datum und Unterschrift. Dazu die Entscheidung des Arbeitgebers mit Unterschrift.
Der Arbeitgeber muss die Wünsche berücksichtigen und darf nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen vorrangiger Wünsche von Kollegen ablehnen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
Keine automatische Genehmigung: Kein Gesetz sagt, dass ein Antrag nach zwei oder vier Wochen als genehmigt gilt.
Verfall: Urlaub verfällt am Jahresende oder spätestens am 31. März nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig darauf hingewiesen hat.
Was gehört in einen Urlaubsantrag?
Vom Mitarbeiter:
Name, Abteilung und Personalnummer
Art des Urlaubs: Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub oder unbezahlter Urlaub
erster und letzter Urlaubstag
Anzahl der Arbeitstage, die der Urlaub verbraucht, ohne Wochenenden und Feiertage
Vertretung, wenn sie schon abgesprochen ist
Datum und Unterschrift
Vom Arbeitgeber:
Entscheidung: genehmigt, mit Änderung genehmigt oder abgelehnt
bei Änderung oder Ablehnung der Grund
Resturlaub nach diesem Antrag
Datum und Unterschrift
Die Vorlage enthält beide Teile. Jedes Feld hat eine kurze Frage, sodass auch Mitarbeiter ohne HR-Erfahrung sofort wissen, was gemeint ist.
Beispiel: so sieht ein ausgefüllter Antrag aus
Hiermit beantrage ich Erholungsurlaub für folgenden Zeitraum:
Erster Urlaubstag: 3. August 2026
Letzter Urlaubstag: 14. August 2026
Anzahl der Arbeitstage: 10
Vertretung: Max Hoffmann
Entscheidung des Arbeitgebers: Der Urlaub wird mit der unten genannten Änderung genehmigt.
Änderung oder Grund: Genehmigt ab 5. August statt 3. August, wegen der Inventur am 3. und 4. August.
Resturlaub nach diesem Antrag: 12 Tage
Gezählt werden nur die Tage, an denen der Mitarbeiter sonst gearbeitet hätte. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind zwei volle Wochen also zehn Urlaubstage, auch wenn dazwischen zwei Wochenenden liegen.
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Der Arbeitgeber muss die Urlaubswünsche berücksichtigen. Ablehnen darf er nur in zwei Fällen (§ 7 Abs. 1 BUrlG):
Dringende betriebliche Gründe. Zum Beispiel eine Inventur, das Weihnachtsgeschäft im Handel, ein Projektabschluss mit fester Frist oder so viele Abwesenheiten, dass der Betrieb nicht mehr läuft. „Es passt gerade schlecht“ reicht nicht.
Vorrangige Wünsche anderer Arbeitnehmer. Wollen mehrere gleichzeitig in den Urlaub, darf der Arbeitgeber nach sozialen Gesichtspunkten entscheiden: Eltern schulpflichtiger Kinder in den Ferien, Kollegen, deren Partner nur zu bestimmten Zeiten freibekommt, oder wer im Vorjahr zurückstecken musste.
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).
Und einmal genehmigt ist genehmigt: Den Urlaub wieder streichen oder einen Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückholen darf der Arbeitgeber nur in echten Notfällen, die er nicht vorhersehen konnte.
Gilt der Urlaub nach zwei oder vier Wochen automatisch als genehmigt?
Nein. Diese Regel hält sich hartnäckig, steht aber in keinem Gesetz. Antwortet der Arbeitgeber nicht, ist der Urlaub nicht genehmigt, und wer trotzdem einfach fehlt, riskiert eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung wegen Selbstbeurlaubung.
Was du als Mitarbeiter tun kannst: freundlich nachfragen und eine Frist setzen. Hilft das nicht, kann der Urlaub notfalls über das Arbeitsgericht durchgesetzt werden. Manche Unternehmen regeln in einer Betriebsvereinbarung, dass ein Antrag nach einer bestimmten Zeit als genehmigt gilt. Das gilt dann aber nur dort.
Als Arbeitgeber vermeidest du das Problem, indem du Anträge zügig bearbeitest. Mit einem digitalen Antrag siehst du offene Anträge sofort und kannst Erinnerungen setzen.
Der gesetzliche Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ins nächste Jahr übertragen wird er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, und dann muss er bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2019 gilt aber: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig und klar aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG, 9 AZR 423/16). Hat er das versäumt, bleibt der Urlaub bestehen. Die Angabe zum Resturlaub in der Vorlage ist deshalb mehr als eine Formalie: Sie zeigt dem Mitarbeiter bei jedem Antrag, wie viele Tage er noch hat.
Wichtige Regeln auf einen Blick
Frage
Regel
Wie viel Urlaub steht mir zu?
mindestens 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, also 20 Arbeitstage bei fünf Tagen (§ 3 BUrlG). Vertrag oder Tarifvertrag geben oft mehr
Ab wann voller Anspruch?
nach sechs Monaten im Unternehmen (§ 4 BUrlG). Vorher gibt es ein Zwölftel pro vollem Monat (§ 5 BUrlG)
Wie lange am Stück?
Auf Wunsch sollen mindestens zwölf Werktage zusammenhängend gewährt werden (§ 7 Abs. 2 BUrlG)
Krank im Urlaub?
Tage mit ärztlichem Attest werden nicht als Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG)
Urlaub in der Kündigungsfrist?
möglich und üblich. Was nicht genommen werden kann, wird ausgezahlt (§ 7 Abs. 4 BUrlG)
Urlaubsanträge mit fynk verwalten
Mitarbeiter füllt aus: Er öffnet den Antrag per Link, beantwortet die Fragen zu Zeitraum, Tagen und Vertretung und unterschreibt digital. Ein eigenes Konto braucht er dafür nicht.
Führungskraft entscheidet: Mit der Unterschriftenreihenfolge geht der Antrag erst nach der Unterschrift des Mitarbeiters an die Führungskraft. Sie trägt Entscheidung und Resturlaub ein und unterschreibt.
Nichts bleibt liegen: Mit Aufgaben und Erinnerungen bekommt die Führungskraft einen Hinweis, wenn ein Antrag offen ist. Alle genehmigten Anträge liegen im Document Hub bei der Personalakte.
Nenn deinen Namen, die Art des Urlaubs, den ersten und letzten Urlaubstag und die Zahl der Arbeitstage, die du dafür brauchst. Gib an, wer dich vertritt, und unterschreib mit Datum. Ein Satz wie „Hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom 3. bis 14. August 2026“ reicht als Kern.
Ein gesetzliches Formular gibt es nicht. Viele Unternehmen haben ein eigenes, sonst kannst du diese Vorlage nutzen. Sie enthält Antrag und Entscheidung des Arbeitgebers in einem Dokument.
Das Gesetz nennt keine Frist. Viele Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen tun es, oft für den Haupturlaub bis zu einem Stichtag im Frühjahr. Je früher du beantragst, desto eher bekommst du deinen Wunschtermin.
Nein. Eine automatische Genehmigung gibt es nur, wenn eine Betriebsvereinbarung oder dein Vertrag das ausdrücklich regelt. Ohne Genehmigung freizunehmen kann zu einer Abmahnung oder Kündigung führen.
Nur in echten, unvorhersehbaren Notfällen, wenn der Betrieb ohne dich nicht weiterlaufen kann. Muss er dich zurückholen, trägt er die Kosten, etwa für Stornierungen.
Nein, eine Form ist nicht vorgeschrieben. Schriftlich oder digital mit Unterschrift hast du aber einen Nachweis, falls es später Streit darüber gibt, ob der Urlaub genehmigt war.
Er verfällt nur, wenn der Arbeitgeber dich rechtzeitig aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und auf den Verfall hingewiesen hat. Konntest du ihn aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht nehmen, wird er bis zum 31. März übertragen.
