Beide Seiten bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass die oben aufgeführten Schlüssel vollständig übergeben wurden.
Bei einer Ausgabe gilt: Der Schlüsselinhaber bewahrt die Schlüssel sorgfältig auf, gibt sie nicht an Dritte weiter und lässt keine Nachschlüssel anfertigen, es sei denn, der Ausgebende stimmt zu. Den Verlust eines Schlüssels meldet er dem Ausgebenden unverzüglich. Für Schäden aus einem schuldhaften Verlust, etwa die Kosten für den Austausch von Schlössern, haftet er nach den gesetzlichen Vorschriften. Am Ende der Nutzung gibt er alle Schlüssel zurück.
Ort, Datum: Ort, Datum der Übergabe
Ausgebender
NexaCloud Ltd.
Signatur ausständig
Schlüsselinhaber
Signatur ausständig
Haftungsausschluss: Der ursprüngliche Ersteller, der Autor dieser Vorlage und die fynk GmbH übernehmen keine Verantwortung für Schäden oder Haftungen, die sich aus der Nutzung dieser Vorlage ergeben könnten. Diese Vorlage stellt keinen Ersatz für juristische Beratung dar, und es wird empfohlen, vor der Nutzung einen Rechtsberater zu konsultieren. Die fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor erteilen keine Rechtsberatung und haften nicht für etwaige rechtliche Konsequenzen, die sich aus der Verwendung der Vorlage ergeben könnten.
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Wann du ein Schlüsselübergabeprotokoll brauchst, was hineingehört, wer bei Verlust zahlt und worauf du bei Mietwohnungen und Firmenschlüsseln achten solltest.
Schlüsselübergabeprotokoll
Ein von beiden Seiten unterschriebenes Dokument, das die Übergabe oder Rückgabe von Schlüsseln, Karten oder Transpondern festhält: welche Schlüssel, wie viele, an wen, wann und in welchem Zustand.
Die kurze Antwort
Ein Schlüsselübergabeprotokoll hält fest, wer wann welche Schlüssel an wen übergeben hat. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber der einzige verlässliche Nachweis, wenn später ein Schlüssel fehlt.
Rein gehören: beide Seiten, das Objekt, Datum, jeder Schlüssel mit Anzahl, Art und Nummer, die Gesamtzahl, Bemerkungen und zwei Unterschriften.
Bei Ausgabe und Rückgabe: einmal beim Einzug oder Arbeitsbeginn, einmal beim Auszug oder Austritt.
Bei Verlust haftet der Schlüsselinhaber nur, wenn er den Verlust verschuldet hat. Für eine neue Schließanlage zahlt ein Mieter nur, wenn sie tatsächlich ausgetauscht wird (BGH, VIII ZR 205/13).
Transponder und Karten gehören genauso ins Protokoll wie Metallschlüssel.
Wann brauchst du ein Schlüsselübergabeprotokoll?
Immer dann, wenn jemand Schlüssel bekommt, die ihm nicht gehören:
Situation
Ausgabe
Rückgabe
Mietwohnung oder Gewerbefläche
beim Einzug, zusammen mit dem Übergabeprotokoll der Wohnung
beim Auszug
Mitarbeiter
am ersten Arbeitstag, für Büro, Lager oder Fahrzeug
am letzten Arbeitstag
Dienstleister
Reinigung, Hausmeister, Wartungsfirma
bei Vertragsende
Hausverkauf
bei Übergabe an den Käufer, meist nach Zahlung des Kaufpreises
entfällt
Ferienwohnung, Lagerraum, Garage
bei Beginn der Nutzung
am Ende
Was gehört in das Protokoll?
Ausgebender und Schlüsselinhaber mit Namen und Anschrift
Art der Übergabe: Ausgabe oder Rückgabe
Objekt mit Anschrift und Lage, etwa „Büro 3. OG“ oder „Wohnung 2. OG links“
Datum der Übergabe
jeder Schlüssel mit Anzahl, Art und, wenn eingeprägt, der Schlüsselnummer
Gesamtzahl aller Schlüssel, Karten und Transponder
Bemerkungen, etwa ein beschädigter oder nachgemachter Schlüssel
Ort, Datum und zwei Unterschriften
So sieht die Schlüsselliste in der Praxis aus:
2 x Haus- und Wohnungstür, Nr. 17-A
1 x Briefkasten
1 x Kellerabteil
1 x Transponder Tiefgarage, Nr. 0452
Gesamtzahl: 5 Stück
Die Gesamtzahl ist kein Detail: Zählt ihr beide nach und schreibt die Zahl hin, kann später niemand behaupten, es seien weniger gewesen.
Schlüssel übergeben, am Handy unterschreiben, PDF sofort bei beiden.vor Ort
Der Verlust eines Schlüssels ist der häufigste Streitpunkt. Die Grundregeln:
Haftung nur bei Verschulden. Wer einen Schlüssel verliert, haftet nach den gesetzlichen Vorschriften, also nur, wenn er den Verlust zu vertreten hat. Wird der Schlüssel gestohlen, obwohl er sorgfältig verwahrt war, haftet er in der Regel nicht.
Bei Mietwohnungen nur für tatsächliche Kosten. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Der Mieter muss den Austausch einer Schließanlage nur bezahlen, wenn der Vermieter sie wirklich austauscht. Fiktive Kosten, also nur ein Kostenvoranschlag, reichen nicht (BGH, Urteil vom 5. März 2014, VIII ZR 205/13). Außerdem muss durch den Verlust eine echte Missbrauchsgefahr bestehen.
Bei Mitarbeitern begrenzt. Arbeitnehmer haften für Schäden bei der Arbeit nur eingeschränkt: bei leichter Fahrlässigkeit gar nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig und erst bei grober Fahrlässigkeit voll.
Versicherung prüfen. Viele private Haftpflichtversicherungen decken den Verlust fremder Schlüssel ab, oft nur als Zusatzbaustein. Für Firmen gibt es eigene Versicherungen für Schließanlagen.
Die Vorlage regelt deshalb, dass der Schlüsselinhaber einen Verlust unverzüglich meldet und nach den gesetzlichen Vorschriften haftet. Eine pauschale Haftung für jeden Verlust, wie sie manche Muster enthalten, ist gegenüber Verbrauchern und Arbeitnehmern oft unwirksam.
Weitere Regeln, die in der Vorlage stehen
Keine Nachschlüssel ohne Zustimmung des Ausgebenden. Bei Schließanlagen mit Sicherungskarte ist das ohnehin nur über den Ausgebenden möglich.
Keine Weitergabe an Dritte.
Rückgabe aller Schlüssel am Ende der Nutzung, auch selbst nachgemachter.
Schlüsselübergabe mit fynk dokumentieren
Vorbereiten: Wähl Ausgabe oder Rückgabe und trag Objekt und Schlüssel ein. Deine Daten als Ausgebender stehen schon drin. Für die Rückgabe kopierst du einfach die Liste aus dem Ausgabeprotokoll.
Vor Ort unterschreiben: Du schickst den Link zum Dokument an den Schlüsselinhaber, ihr zählt gemeinsam nach, und beide unterschreiben per E-Signatur am Handy oder Tablet. Ein Konto braucht er nicht.
Wiederfinden: Alle Protokolle liegen im Document Hub, bei Mitarbeitern zusammen mit dem Arbeitsvertrag. Beim Austritt siehst du sofort, welche Schlüssel zurückkommen müssen.
Gibst du zum Monatsbeginn vielen neuen Mitarbeitern Schlüssel aus, erstellst du die Protokolle mit der Massenerstellung auf einmal aus einer Liste.
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Nenn beide Seiten, das Objekt und das Datum. Liste jeden Schlüssel mit Anzahl, Art und Nummer auf, schreib die Gesamtzahl dazu und notier Besonderheiten wie beschädigte Schlüssel. Beide unterschreiben mit Ort und Datum.
Ja, ein Protokoll ist nicht vorgeschrieben. Ohne Protokoll lässt sich aber im Streit kaum beweisen, wie viele Schlüssel übergeben oder zurückgegeben wurden. Das geht meist zu Lasten dessen, der etwas fordert.
Zählt die Schlüssel gemeinsam, prüft sie kurz auf Funktion und notiert Nummern und Gesamtzahl. Tauscht die Schlüssel erst gegen Unterschrift aus. Bei einer Mietwohnung gehört die Schlüsselübergabe zur Wohnungsübergabe und wird am besten im selben Termin erledigt.
Der Schlüsselinhaber, wenn er den Verlust verschuldet hat. Bei einer Mietwohnung muss er den Austausch einer Schließanlage nur zahlen, wenn sie tatsächlich ausgetauscht wird und Missbrauch droht. Arbeitnehmer haften bei leichter Fahrlässigkeit gar nicht. Oft hilft die private Haftpflichtversicherung.
Ja. Sie öffnen Türen genauso wie Schlüssel. Ihr Vorteil: Bei Verlust lassen sie sich sperren, ein Austausch der Schlösser ist nicht nötig. Notier trotzdem Nummer und Anzahl.
Ja. Es gibt keine Formvorschrift. Eine elektronische Unterschrift am Handy direkt bei der Übergabe ist sogar praktischer, weil beide Seiten sofort ein PDF mit Datum und Uhrzeit bekommen.
