von Gläubiger (Name) an Schuldner (Name), Schuldner (Adresse (einzeilig))
Kundennummer:Kundennummer
RechnungRechnungsnummer vom Rechnungsdatum, fällig seit dem Fälligkeit
Sehr geehrte Damen und Herren,
aus der oben genannten Rechnung ist nach Berücksichtigung aller Zahlungen und Gutschriften noch ein Rechnungsbetrag von Offener Rechnungsbetrag offen.
Bitte zahlen Sie den offenen Rechnungsbetrag bis zum Zahlungsfrist auf das folgende Konto. Ein bereits eingetretener Zahlungsverzug und die daraus folgenden Ansprüche bleiben von dieser Frist unberührt.
Während des Zahlungsverzugs fallen auf den offenen Rechnungsbetrag Verzugszinsen an. Der jährliche Zinssatz beträgt fünf Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, beträgt er neun Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz.
Wenn Sie mit der Zahlung des Entgelts für unsere Lieferung oder Leistung in Verzug sind und den Vertrag nicht als Verbraucher geschlossen haben, verlangen wir zusätzlich die gesetzliche Pauschale von 40 Euro. Diese wird auf erstattungsfähige Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. Die Geltendmachung eines weiteren ersatzfähigen Verzugsschadens bleibt vorbehalten.
Angekündigter nächster Schritt
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, prüfen Sie bitte, ob sie vollständig ausgeführt wurde. Soweit der offene Rechnungsbetrag inzwischen beglichen ist, hat sich diese Zahlungsaufforderung erledigt. Berechtigte Ansprüche auf Verzugszinsen und Ersatz eines Verzugsschadens bleiben bestehen.
Bei Rückfragen erreichen Sie Ansprechperson.
Mit freundlichen Grüßen Gläubiger (Name)
Ort, Datum des Schreibens
Haftungsausschluss: Der ursprüngliche Ersteller, der Autor dieser Vorlage und die fynk GmbH übernehmen keine Verantwortung für Schäden oder Haftungen, die sich aus der Nutzung dieser Vorlage ergeben könnten. Diese Vorlage stellt keinen Ersatz für juristische Beratung dar, und es wird empfohlen, vor der Nutzung einen Rechtsberater zu konsultieren. Die fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor erteilen keine Rechtsberatung und haften nicht für etwaige rechtliche Konsequenzen, die sich aus der Verwendung der Vorlage ergeben könnten.
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Was eine Mahnung bewirkt, welche Mahnstufen üblich sind, was du verlangen darfst, wie du freundlich und trotzdem eindeutig formulierst und was nach der letzten Mahnung kommt.
Mahnung
Die eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Forderung zu bezahlen. Erfolgt sie nach Fälligkeit, gerät der Schuldner damit in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor.
Nutze diese Vorlage, wenn:
🧾 Eine Rechnung fällig ist und der Kunde noch nicht gezahlt hat
🙂 Du mit einer freundlichen Zahlungserinnerung anfangen und später nachlegen willst
💶 Du Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale korrekt ankündigen willst
⏭️ Du dem Kunden klar sagen willst, was nach Ablauf der Frist passiert
Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung: die Mahnstufen
Rechtlich genügt eine einzige Mahnung. Mehrere Stufen sind kaufmännische Gewohnheit, damit Kunden, die nur etwas übersehen haben, nicht verärgert werden. Die Vorlage deckt alle üblichen Stufen ab:
Stufe
Ton
Typischer Zeitpunkt
Frist im Schreiben
Zahlungserinnerung
freundlich, „vielleicht übersehen“
etwa 1 Woche nach Fälligkeit
7 bis 10 Tage
1. Mahnung
sachlich, klare Aufforderung
etwa 2 Wochen später
7 bis 10 Tage
2. Mahnung
bestimmt, Folgen werden genannt
etwa 2 Wochen später
7 Tage
Letzte Mahnung
deutlich, nächster Schritt angekündigt
danach
5 bis 7 Tage
Die Zeitpunkte sind Erfahrungswerte, keine gesetzlichen Fristen. Bei guten Stammkunden reicht oft die Zahlungserinnerung, bei Kunden, die schon öfter spät gezahlt haben, kannst du direkt mit der 1. Mahnung beginnen.
So formulierst du eine Mahnung richtig
Freundlich im Ton, eindeutig in der Sache. Eine Mahnung, die nur „um Prüfung bittet“, ist im Zweifel keine. Diese fünf Angaben machen sie eindeutig:
Welche Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kundennummer.
Wie viel: der Betrag, der nach allen Zahlungen und Gutschriften noch offen ist.
Bis wann: ein konkretes Datum, nicht „zeitnah“.
Wohin: Kontoinhaber, IBAN, BIC und der Verwendungszweck.
Was danach passiert: gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso oder ein Lieferstopp. Diese Ankündigung wählst du in der Vorlage aus.
Für den Fall, dass sich Zahlung und Mahnung überschneiden, enthält das Schreiben einen freundlichen Satz: Ist der Betrag inzwischen beglichen, hat sich die Mahnung erledigt. Das schont die Kundenbeziehung, ohne Zinsansprüche aufzugeben.
Alle offenen Rechnungen und Mahnungen auf einen Blick.
Spätestens wenn er nach Fälligkeit eine Mahnung bekommt. In manchen Fällen tritt Verzug aber schon früher ein, ganz ohne Mahnung (§ 286 BGB):
Fester Zahlungstermin: Steht auf der Rechnung oder im Vertrag ein Datum nach dem Kalender, etwa „zahlbar bis 15. November“, ist der Kunde ab dem Tag danach in Verzug.
30 Tage nach Rechnung: Bei Geldforderungen gerät der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
Ernsthafte Weigerung: Sagt der Kunde klar, dass er nicht zahlt, braucht es keine Mahnung mehr.
Das Schreiben stellt deshalb ausdrücklich klar, dass ein bereits eingetretener Verzug von der neuen Frist nicht berührt wird. So verschenkst du keine Zinsen, nur weil du dem Kunden noch einmal Zeit gibst.
Neben dem offenen Betrag stehen dir ab Verzug Verzugszinsen zu, gegenüber Firmen auch eine Pauschale. Die Vorlage nennt beides so, wie es im Gesetz steht (§ 288 BGB):
Kunde ist Verbraucher
Kunde ist Unternehmer
Verzugszinsen
5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Verzugspauschale
keine
40 Euro
Weiterer Schaden
nachweisbare Kosten
nachweisbare Kosten, die Pauschale wird angerechnet
Pauschale „Mahngebühren“ von 5 oder 10 Euro pro Schreiben sind dagegen problematisch, vor allem gegenüber Verbrauchern. Ersetzt werden nur Kosten, die tatsächlich entstanden sind, und die erste Mahnung selbst, die den Verzug erst auslöst, gehört nicht dazu.
💡Gut zu wissen
Der Basiszinssatz ändert sich zweimal im Jahr, jeweils zum 1. Januar und 1. Juli, und die Deutsche Bundesbank veröffentlicht ihn. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent. Für Rechnungen an Firmen ergibt das Verzugszinsen von 10,52 Prozent im Jahr, für Rechnungen an Verbraucher 6,52 Prozent. Die Vorlage nennt deshalb keine feste Zahl, sondern den Aufschlag auf den jeweils geltenden Basiszinssatz.
Viele Mahnungen auf einmal mit fynk
Wer am Monatsende zwanzig offene Rechnungen hat, schreibt nicht zwanzig Mahnungen von Hand. Mit der Massenerstellung in fynk lädst du die offenen Posten als Tabelle hoch, mit Kunde, Rechnungsnummer, Betrag und Frist, und erstellst aus dieser Vorlage für jeden Posten eine eigene Mahnung. Jede trägt die richtige Stufe und die richtigen Zahlen, und du verschickst sie gesammelt.
Was nach der letzten Mahnung kommt
Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, hast du drei übliche Wege:
Gerichtliches Mahnverfahren: Du beantragst online einen Mahnbescheid. Widerspricht der Kunde nicht, wird daraus ein Vollstreckungsbescheid, mit dem du vollstrecken kannst.
Inkasso: Ein Inkassobüro treibt die Forderung für dich ein. Die Kosten kann es unter Umständen vom Schuldner verlangen.
Lieferstopp: Bei laufenden Geschäftsbeziehungen lieferst du nur noch gegen Vorkasse.
Kann der Kunde zwar zahlen, aber nicht auf einmal, ist eine Ratenzahlung oft die bessere Lösung. Halte sie schriftlich fest und lass dir jede Zahlung mit einer Quittung bestätigen.
Zu viele offene Rechnungen?
Erstelle Zahlungserinnerungen und Mahnungen für alle offenen Posten auf einmal und behalte im Blick, welche Stufe jeder Kunde erreicht hat.
Nenn Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den offenen Betrag, setz ein konkretes Zahlungsdatum, gib die Bankverbindung an und sag, was passiert, wenn die Frist verstreicht. Der Ton darf freundlich sein, die Aufforderung zu zahlen muss aber eindeutig sein.
Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Kunden in Verzug zu setzen, und oft ist er schon ohne Mahnung in Verzug. Mehrere Stufen sind kaufmännisch üblich, aber keine Voraussetzung für das gerichtliche Mahnverfahren.
Der Ton. Rechtlich kann auch eine freundliche Zahlungserinnerung eine Mahnung sein, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert. Die Zahlungserinnerung geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung übersehen hat, die Mahnung fordert bestimmter auf und nennt Folgen.
Feste Mahngebühren pro Schreiben sind problematisch. Ersetzt werden nur tatsächlich entstandene Kosten ab Verzug. Gegenüber Unternehmern steht dir aber die gesetzliche Pauschale von 40 Euro zu, dazu Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
Genauso wie eine Firma: Forderung, Betrag, Frist und Bankverbindung nennen. Die 40-Euro-Pauschale steht dir nur gegenüber Unternehmern zu, Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz kannst du aber auch als Privatperson verlangen.
Nein. Eine Mahnung ist an keine Form gebunden. Sie kann per Post, E-Mail oder PDF verschickt werden. Wichtig ist, dass du später nachweisen kannst, dass sie beim Kunden angekommen ist.
