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Abnahmeprotokoll Vorlage

Abnahmeprotokoll

zwischen

Auftragnehmer (Name), Auftragnehmer (Adresse (einzeilig)) (Auftragnehmer)

und

Auftraggeber (Name), Auftraggeber (Adresse (einzeilig)) (Auftraggeber)

Leistung und Termin

Leistung: Bezeichnung der Leistung

Ort der Leistung: Ort der Leistung

Vertrag oder Auftrag: Vertrag oder Auftrag vom Vertragsdatum

Termin der Abnahme: Termin der Abnahme

Anwesend: Anwesende

Umfang der Abnahme

Umfang der Abnahme

Abgenommener Leistungsteil: Abgenommener Leistungsteil

Ergebnis

Ergebnis der Abnahme

Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden.

Vom Auftraggeber beanstandete Mängel: Beanstandete Mängel

Ausstehende Leistungen: Ausstehende Leistungen

Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer auf, die beanstandeten Mängel zu beseitigen und die ausstehenden Leistungen zu erbringen bis zum Frist für Mängelbeseitigung und Restleistungen.

Stellungnahme und Einwendungen des Auftragnehmers: Stellungnahme des Auftragnehmers

Die bloße Aufnahme einer Beanstandung in dieses Protokoll enthält kein Anerkenntnis des Auftragnehmers.

Vorbehalte

Der Auftraggeber behält sich seine Rechte wegen der in diesem Protokoll aufgeführten Mängel und ausstehenden Leistungen vor.

Vertragsstrafe

Wirkungen der Abnahme

Mit der Abnahme geht das Risiko des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung des abgenommenen Werks auf den Auftraggeber über, soweit es nicht bereits zuvor übergegangen ist. Die Haftung des Auftragnehmers für Mängel und von ihm zu vertretende Schäden bleibt unberührt.

Die Vergütung wird grundsätzlich mit der Abnahme fällig. Bei Bauverträgen setzt die Fälligkeit grundsätzlich zusätzlich voraus, dass dem Auftraggeber eine prüffähige Schlussrechnung zugegangen ist. Abweichende wirksame Zahlungsregelungen bleiben unberührt.

Kann der Auftraggeber die Beseitigung eines Mangels verlangen, darf er einen angemessenen Teil der fälligen Vergütung zurückbehalten. Angemessen ist in der Regel das Doppelte der erforderlichen Mängelbeseitigungskosten. Weitere gesetzliche Leistungsverweigerungsrechte bleiben unberührt.

Bei Arbeiten an Sachen oder Bauwerken sowie den zugehörigen Planungs- und Überwachungsleistungen beginnt die Verjährung der Mängelansprüche grundsätzlich mit der Abnahme. Für andere Werkleistungen und bei arglistig verschwiegenen Mängeln gelten abweichende gesetzliche Regeln.

Verweigert der Auftraggeber bei einem Bauvertrag die Abnahme unter Angabe von Mängeln, kann der Auftragnehmer eine gemeinsame Feststellung des Zustands der Leistung verlangen.

Übergabe

Übergebene Unterlagen, Schlüssel und Nachweise: Übergebene Unterlagen und Schlüssel

Bemerkungen

Bemerkungen

Jede Partei erhält eine Ausfertigung dieses Protokolls einschließlich seiner Anlagen.

Ort, Datum

Für den Auftragnehmer: Unterzeichner Auftragnehmer (Name, Funktion)

Für den Auftraggeber: Unterzeichner Auftraggeber (Name, Funktion)

Auftragnehmer
NexaCloud Ltd.
Signatur ausständig
Auftraggeber
Signatur ausständig

Vorschau der Vorlage, Seite 1Vorschau der Vorlage, Seite 2Vorschau der Vorlage, Seite 3Vorschau der Vorlage, Seite 4

Haftungsausschluss: Der ursprüngliche Ersteller, der Autor dieser Vorlage und die fynk GmbH übernehmen keine Verantwortung für Schäden oder Haftungen, die sich aus der Nutzung dieser Vorlage ergeben könnten. Diese Vorlage stellt keinen Ersatz für juristische Beratung dar, und es wird empfohlen, vor der Nutzung einen Rechtsberater zu konsultieren. Die fynk GmbH, der ursprüngliche Ersteller und der Autor erteilen keine Rechtsberatung und haften nicht für etwaige rechtliche Konsequenzen, die sich aus der Verwendung der Vorlage ergeben könnten.

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Abnahmeprotokoll einfach erklärt

Was die Abnahme bewirkt, welche Ergebnisse möglich sind, warum der Vorbehalt so wichtig ist, was zwischen Bauvertrag und VOB/B gilt und wie du das Protokoll direkt vor Ort unterschreibst.

Abnahmeprotokoll
Ein von Auftraggeber und Auftragnehmer unterschriebenes Dokument, das die Abnahme einer Werk- oder Bauleistung festhält: wann und von wem abgenommen wurde, mit welchem Ergebnis, welche Mängel festgestellt und welche Rechte vorbehalten wurden. Das Gesetz schreibt kein Protokoll vor, aber ohne Protokoll ist im Streit kaum zu beweisen, was bei der Abnahme gesagt wurde.
Nutze diese Vorlage, wenn:
  • 🏗️ Ein Handwerker, Bauunternehmer oder Dienstleister ein Werk fertiggestellt hat und du es abnehmen sollst
  • 🔍 Bei der Begehung Mängel aufgefallen sind, die du dir vorbehalten willst
  • 🧩 Nur ein abgeschlossener Teil der Leistung abgenommen werden soll
  • 🔑 Gleichzeitig Pläne, Nachweise und Schlüssel übergeben werden

Was die Abnahme bewirkt

Mit der Abnahme ändert sich die Lage für beide Seiten auf einen Schlag. Deshalb lohnt es sich, sie sauber zu dokumentieren:

Vor der AbnahmeNach der Abnahme
Vergütungnoch nicht fälligfällig, beim Bauvertrag mit prüffähiger Schlussrechnung
Beweislast für Mängelbeim Auftragnehmerbeim Auftraggeber
Risiko für Beschädigung oder Untergangbeim Auftragnehmerbeim Auftraggeber
Gewährleistungsfristläuft noch nichtbeginnt zu laufen
Bekannte Mängelohne Weiteres geltend zu machennur mit Vorbehalt bei der Abnahme

Wegen unwesentlicher Mängel darf der Auftraggeber die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Ein kleiner Kratzer verhindert die Abnahme also nicht, er gehört aber ins Protokoll.

Gut zu wissen
Mit der Abnahme beginnt die Verjährung der Mängelansprüche, und ihre Dauer hängt davon ab, was abgenommen wurde (§ 634a BGB). Für ein Bauwerk sind es fünf Jahre, für Arbeiten an einer Sache, etwa eine Maschine oder eine Werbeanlage, zwei Jahre. Das Datum im Abnahmeprotokoll ist deshalb das Datum, ab dem du rechnest. Und Achtung: Ein Werk gilt auch als abgenommen, wenn der Auftraggeber eine angemessene Frist zur Abnahme verstreichen lässt, ohne unter Nennung mindestens eines Mangels zu verweigern.

Der Vorbehalt: der wichtigste Satz im Protokoll

Kennt der Auftraggeber einen Mangel bei der Abnahme und behält er sich seine Rechte nicht ausdrücklich vor, verliert er den Anspruch auf Nachbesserung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung wegen dieses Mangels (§ 640 Abs. 3 BGB). Schadensersatz bleibt möglich, aber der Rest ist weg.

Für Vertragsstrafen gilt dasselbe: Wurde eine Vertragsstrafe für Verzug vereinbart, kann der Auftraggeber sie nur verlangen, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält. Die Vorlage hat dafür eine eigene Auswahl.

Bis die Mängel beseitigt sind, darf der Auftraggeber einen angemessenen Teil der Vergütung zurückbehalten, in der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Kosten der Mängelbeseitigung.

Mit der Abnahme beginnt die Gewährleistung.
Verpass ihr Ende nicht.

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Drei mögliche Ergebnisse

Im Protokoll wählst du eines von drei Ergebnissen aus:

  1. Abnahme ohne Einschränkung: Die Leistung ist mangelfrei oder die Mängel sind so gering, dass niemand sie geltend machen will.
  2. Abnahme unter Vorbehalt: Die Leistung ist im Wesentlichen fertig, aber die aufgeführten Mängel und Restleistungen sind noch zu erledigen, bis zu einer Frist, die du einträgst. Das ist in der Praxis der häufigste Fall.
  3. Verweigerung der Abnahme: Es gibt wesentliche Mängel, etwa ein undichtes Dach oder eine nicht funktionierende Heizung. Bei einem Bauvertrag kann der Auftragnehmer dann eine gemeinsame Feststellung des Zustands verlangen.

Der Auftragnehmer kann seine Sicht im Feld für die Stellungnahme festhalten. Die bloße Aufnahme einer Beanstandung bedeutet nicht, dass er den Mangel anerkennt. So kann er das Protokoll unterschreiben, auch wenn er einzelne Punkte anders sieht.

Vor Ort unterschreiben, Fristen nachhalten mit fynk

Abnahmen finden auf der Baustelle oder beim Kunden statt, nicht am Schreibtisch. Mit fynk füllt ihr das Protokoll bei der Begehung auf dem Tablet oder Handy aus, auch die Mängel und die Frist, und beide Seiten unterschreiben elektronisch direkt vor Ort. Jede Seite bekommt sofort ihre Ausfertigung als PDF.

Unterschreiben auf dem Smartphone in fynk: Unterschrift eintippen und das Dokument direkt unterzeichnen
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Danach legst du die Frist zur Mängelbeseitigung und das Ende der Gewährleistung als Erinnerungen an. So weißt du nach zwei Wochen, ob nachgebessert wurde, und nach fünf Jahren, dass die Gewährleistung bald endet und eine letzte Begehung sinnvoll ist.

Gilt das Protokoll auch für Bauverträge nach VOB/B?

Ja. Die Vorlage folgt dem BGB, das für alle Werk- und Bauverträge gilt. Haben die Parteien die VOB/B vereinbart, sieht diese eine förmliche Abnahme vor, für die das Protokoll genau das richtige Werkzeug ist. Prüf dann nur, ob dein Vertrag besondere Fristen oder Anforderungen nennt.

Für Kaufverträge gilt etwas anderes: Bei gelieferter Ware gibt es keine Abnahme, sondern die Prüfung und die Mängelrüge. Und für die bloße Übergabe von Räumen oder Schlüsseln, ohne Bewertung einer Leistung, reicht ein Schlüsselübergabeprotokoll.

Abnahme diese Woche?

Füll das Protokoll vor Ort aus, lass beide Seiten auf dem Tablet unterschreiben und lass dich an Mängelfristen und das Ende der Gewährleistung erinnern.

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FAQs

  • Nein, das Gesetz schreibt kein Protokoll vor, und eine Abnahme ist auch ohne möglich, etwa durch Bezahlen oder Nutzen des Werks. Ohne Protokoll ist aber kaum zu beweisen, wann abgenommen wurde und welche Mängel vorbehalten wurden. Bei VOB/B-Verträgen kann jede Seite eine förmliche Abnahme verlangen.

  • Die Parteien, die Leistung und der Vertrag, Ort, Datum und Anwesende, ob alles oder ein Teil abgenommen wird, das Ergebnis, die festgestellten Mängel mit Frist, ausstehende Restleistungen, der Vorbehalt von Mängelrechten und einer Vertragsstrafe, übergebene Unterlagen und die Unterschriften beider Seiten.

  • Ein Übergabeprotokoll hält fest, was übergeben wurde und in welchem Zustand, etwa Räume und Schlüssel. Ein Abnahmeprotokoll erklärt zusätzlich, dass eine Werkleistung als im Wesentlichen vertragsgemäß gebilligt wird, mit allen rechtlichen Folgen für Vergütung, Gewährleistung und Beweislast.

  • Nur wegen wesentlicher Mängel. Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden. Dann nimmst du unter Vorbehalt ab und setzt eine Frist zur Beseitigung.

  • Du verlierst wegen dieses Mangels den Anspruch auf Nachbesserung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung. Schadensersatz kannst du noch verlangen. Deshalb gehört jeder bekannte Mangel ins Protokoll.

  • Ja. Für die Abnahme und das Protokoll gibt es keine Formvorschrift. Eine elektronische Unterschrift beider Seiten direkt vor Ort reicht aus und ist sogar besser nachweisbar als ein handschriftliches Blatt, das verloren gehen kann.

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