Software für die Vertragserstellung: So findest du die richtige

„Vertrag_final_v7_WIRKLICH_final.docx“ enthält den richtigen Preis, den neuen Liefertermin und mitten im Text noch den Namen des alten Kunden. So viel zu wirklich final.

Kaum ein Team sucht Software für die Vertragserstellung, weil es Software mag. Meistens ist vorher eine solche Datei rausgegangen, oder es war knapp. Die richtige Software macht diese Datei unmöglich, und das findest du am sichersten heraus, indem du sie mit deinen eigenen Verträgen testest, bevor du unterschreibst.

Wie du einen Vertrag aufsetzt und welche Inhalte hineingehören, ist in jedem Unternehmen ähnlich. Unterschiedlich sind die Werkzeuge drumherum, und die meisten Teams starten mit denselben drei: Word, einem KI-Chat und einem Ordner alter Verträge.

Reichen Word und KI für die Vertragserstellung aus?

Word und KI können beim Schreiben von Verträgen helfen. Für die gemeinsame Arbeit braucht dein Team zusätzlich aktuelle Vorlagen, verlässliche Vertragsdaten und einen klaren Freigabeprozess.

Word funktioniert gut, solange eine Person das Dokument betreut. Vorlagen und die Änderungsverfolgung leisten dabei gute Dienste. Schwierig wird es, wenn alle mit einer anderen Datei anfangen. Die Rechtsabteilung hat die Haftungsklausel im März überarbeitet. Der Vertrieb kopiert weiter den Vertrag vom Februar, weil niemand die Datei in seinem Ordner ersetzt hat.

Vorlagen müssen sich außerdem anpassen lassen. Laut WorldCC und Deloitte Legal werden auf Anbieterseite durchschnittlich 62 % der Vereinbarungen verhandelt. Nur 28 % werden auf Basis unveränderter Standardvorlagen unterzeichnet. Deshalb brauchst du auch klare Regeln für Ausnahmen.

KI schreibt immer bessere Entwürfe. Laut ACC und Everlaw ist das Verfassen von Entwürfen mit 73 % der häufigste Einsatzbereich bei internen Rechtsabteilungen, die generative KI bereits nutzen. In einem einzelnen KI-Chat fehlen aber oft wichtige Informationen: freigegebene Formulierungen, Vertragsdaten, Freigaben und die Versionshistorie.

Die KI von fynk bezieht diese Informationen ein. Der KI-Assistent kann ein neues Dokument von Grund auf entwerfen oder es aus einer freigegebenen Vorlage erstellen und deine Angaben eintragen.

Wie richtest du die Software so ein, dass Entwürfe schneller fertig sind?

Du erstellst Verträge schneller, wenn du freigegebene Texte wiederverwendest, wiederkehrende Angaben nur einmal erfasst und Regeln für Klauseln festlegst. Verbinde außerdem den Entwurf mit der Prüfung und Unterschrift.

Beginne mit einer Vertragsart, die du regelmäßig brauchst. Wenn dieser Ablauf gut funktioniert, hast du eine gute Grundlage, um die Vertragserstellung insgesamt zu optimieren.

Schritt 1: Mach aus deinen besten Verträgen Vorlagen

Wähle eine aktuelle Vereinbarung, die du mit Zustimmung der Rechtsabteilung wiederverwenden darfst. Entferne Kundendaten und ausgehandelte Sonderregelungen, bevor du sie als Vorlage nutzt. Lege fest, wer die freigegebenen Formulierungen pflegt. So landet die überarbeitete Klausel vom März auch im nächsten Entwurf.

Dir fehlt ein geeignetes Ausgangsdokument? In der kostenlosen Vorlagensammlung von fynk findest du Muster, die du für dein Unternehmen anpassen und prüfen kannst.

Mit den Dokumentenvorlagen von fynk legt die Rechtsabteilung Aufbau und Regeln einmal fest. Jeder neue Vertrag folgt diesen Vorgaben. Der Vertrieb kann mit dem Entwurf beginnen, ohne erst nach dem Anhang mit der aktuellen Klausel zu fragen.

Deine bestehenden Dateien kannst du weiterverwenden: Mit dem Word-Import von fynk werden alte Word-Verträge zu bearbeitbaren Dokumenten, in denen jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Die Formatierung bleibt erhalten. Auch mehrere Dateien lassen sich gesammelt importieren.

fynk kann außerdem PDFs, darunter ausfüllbare PDF-Formulare, in wiederverwendbare PDF-Vorlagen umwandeln.

Schritt 2: Ersetze wiederkehrende Angaben durch Felder

Suche in deiner Vorlage nach Angaben, die mehrfach vorkommen: Firmenname, Adresse, Vertragsbeginn, Vergütung und Ansprechperson. Ersetze sie durch Felder. Prüfe anschließend an einem Beispielentwurf, ob die Angaben überall richtig erscheinen.

Der Kundenname im ersten Absatz sollte derselbe sein wie bei der Unterschrift. Das mit Suchen und Ersetzen sicherzustellen, kann erstaunlich nervenaufreibend sein.

Mit den dynamischen Feldern von fynk änderst du einen Wert einmal und aktualisierst ihn im gesamten Dokument. Nach einer Namenskorrektur bleibt keine alte Schreibweise in einer Anlage zurück.

Für Verträge im Vertrieb kann fynk Vorlagen auch mit Daten aus HubSpot, Salesforce oder Pipedrive ausfüllen. So muss der Vertrieb die Angaben aus dem CRM nicht erneut eintippen. Prüfe vorher, ob die Ausgangsdaten stimmen.

Schritt 3: Lege Regeln für die passenden Klauseln fest

Halte fest, wann eine Klausel in den Vertrag gehört und wann nicht. Lass sowohl die Formulierung als auch die zugehörige Regel von der Rechtsabteilung freigeben.

Leg neben jede Klausel, über die oft verhandelt wird, die freigegebene Ausweichformulierung, etwa eine höhere Haftungsgrenze, die die Rechtsabteilung ohne neue Prüfung akzeptiert. So weiß die Person, die den Entwurf erstellt, wie weit sie gehen darf, bevor sie fragen muss.

Deine Vorlage für Lieferantenverträge könnte zum Beispiel Installationsbedingungen enthalten, wenn die Installation zum Auftrag gehört. Findet sie außerdem in deinem Büro statt, kommt ein freigegebener Abschnitt zum Zugang zu den Räumen hinzu.

Die bedingte Logik von fynk blendet Klauseln und Felder anhand einmal festgelegter UND/ODER-Bedingungen ein oder aus. So kannst du eine Vorlage für verschiedene Fälle nutzen. Dein Team muss sich nicht merken, welche Absätze jeweils zu löschen sind.

Schritt 4: Nutze KI für Formulierungen, die noch fehlen

Nimm deinen freigegebenen Text als Grundlage und lege genau fest, was fehlt. Gib der KI die relevante Passage und einen klaren Auftrag. Lass sie beispielsweise eine Installationsklausel formulieren, die die bereits im Vertrag definierten Begriffe verwendet.

Bewahre die ursprüngliche Formulierung zum Vergleich auf. Prüfe, ob die vorgeschlagene Klausel Zuständigkeiten verändert, einem anderen Abschnitt widerspricht oder eine Zusage enthält, die dein Team nicht einhalten kann.

Die KI-Vertragserstellung von fynk liefert in Sekunden eine erste Fassung oder eine neue Klausel, die du direkt überarbeiten kannst. Damit hast du einen konkreten Entwurf vor dir. Gleiche ihn anschließend mit deinen freigegebenen Texten ab.

Prüfe bei einem Versprechen wie „intelligente Vertragserstellung“, was tatsächlich dahintersteckt. Verbindet die Software wiederverwendbare Formulierungen, Vertragsdaten, Regeln für Klauseln und KI-Unterstützung? Ein gut formulierter Absatz allein sagt noch nichts darüber aus, ob der Entwurf zu deiner Vereinbarung passt.

Schritt 5: Gib das Dokument zur Freigabe weiter

Lege fest, wer rechtliche Abweichungen, kaufmännische Bedingungen und die praktische Umsetzbarkeit prüft. Sage konkret, welche Entscheidung du brauchst: Kann das zuständige Team den vorgeschlagenen Installationstermin einhalten? Hat die Rechtsabteilung die geänderte Haftungsklausel akzeptiert?

Freigegeben wird das Dokument, das aus dem Entwurf entsteht, nicht der Entwurf selbst. So sehen die Prüfenden genau das, was später verschickt wird, mit den Angaben dieser Vereinbarung.

Ändert sich der Text nach der Freigabe, kläre vor dem Versand, ob eine erneute Prüfung nötig ist.

Schritt 6: Schicke die vereinbarte Fassung zur Unterschrift

Prüfe vor dem Versand die Vertragsparteien, Termine und vereinbarten Formulierungen. Kontrolliere auch, wer unterschreiben soll. Wenn die andere Seite noch Bedingungen prüft, schließe diese Abstimmung zuerst ab.

fynk bietet elektronische Unterschriften in derselben Plattform. Sobald die Vereinbarung fertig ist, kannst du sie zur Unterschrift schicken, ohne das Dokument in eine separate Signatursoftware zu übertragen.

Und wenn der Vertrag von der anderen Seite kommt?

Viele Verträge entstehen gar nicht auf deiner Vorlage. Ein großer Kunde schickt seinen Rahmenvertrag, ein Lieferant seine AGB, und deine freigegebenen Formulierungen spielen erst mal keine Rolle. Vorlagen und Regeln helfen hier wenig. Was hilft, ist ein schneller Abgleich mit deinen eigenen Standards und ein sauberer Überblick über alle Änderungen.

Die KI-Prüfung von fynk gleicht einen eingehenden Vertrag mit deinen Playbooks und internen Regeln ab und zeigt, was du ändern solltest, bevor die Rechtsabteilung draufschaut. Mit Redlining stehen deine Änderungen und die der anderen Seite in einem Dokument. Nimm zur Vorführung deshalb auch einen solchen Fremdvertrag mit, nicht nur deine eigene Vorlage.

Welche Funktionen braucht Software für die Vertragserstellung?

Software für die Vertragserstellung sollte freigegebene Formulierungen wiederverwenden, an das jeweilige Geschäft anpassen und den fertigen Entwurf zur Freigabe und Unterschrift weiterleiten können.

Vergleiche Programme anhand der Aufgaben, die dein Team tatsächlich erledigt. Ein Klauselgenerator kann beim Schreiben helfen. Eine umfassendere Plattform kann auch die anschließenden Abstimmungen und Freigaben übernehmen.

Bring zur Vorführung eine Kopie eines eigenen Vertrags mit Beispieldaten mit. Bitte den Anbieter, einen Namen zu ändern, die Installation als Vertragsbestandteil aufzunehmen und wieder zu entfernen, eine Sonderregelung zu formulieren und den Entwurf zur Freigabe weiterzugeben. Achte darauf, an welchen Stellen jemand Text in ein anderes System kopieren muss.

Für ein kleines Team zählt auch der Einrichtungsaufwand. Frage, wer nach der Einführung Vorlagen und Regeln pflegt. Wenn jede Textänderung externe Hilfe erfordert, spart die Software im Alltag weniger Arbeit.

Kann KI Verträge erstellen?

KI kann erste Vertragsentwürfe und einzelne Klauseln formulieren. Bevor du sie verwendest, musst du die Angaben und Inhalte prüfen lassen.

• Was ist der Unterschied zwischen Vertragserstellung und Vertragsentwurf?

  Die Begriffe überschneiden sich. Mit Vertragsentwurf ist häufig das Formulieren des Textes gemeint. Vertragserstellung kann zusätzlich die Auswahl einer Vorlage, das Ausfüllen von Feldern, die Anwendung von Regeln für Klauseln und die Vorbereitung auf die Prüfung umfassen. Prüfe deshalb, welche Funktionen eine Software bietet, statt dich auf ihre Bezeichnung zu verlassen.

• Kann KI Verträge schreiben?

  KI kann einen ersten Entwurf erstellen oder Klauseln vorschlagen. Dafür braucht sie genaue Vorgaben. Anschließend muss ein Mensch das Ergebnis prüfen. Prüfe die Angaben zu den Vertragsparteien, die vereinbarten Pflichten und die verwendeten Begriffe. Gleiche den Entwurf mit deinen freigegebenen Formulierungen ab, bevor du ihn zur Freigabe weitergibst.

• Ist Software für die Vertragserstellung nur für Rechtsabteilungen gedacht?

  Nein. Der Vertrieb kann Kundenverträge vorbereiten, die Personalabteilung Arbeitsverträge und der Einkauf Lieferantenverträge. Die Rechtsabteilung gibt Vorlagen und Regeln frei. So haben andere Teams eine verlässliche Grundlage und wissen, wann sie eine Prüfung anfordern müssen.

Starte deinen nächsten Vertrag mit einer aktuellen Vorlage. Registriere dich bei fynk, um Verträge aus freigegebenen Vorlagen zu erstellen, Angaben nur einmal zu erfassen und Freigabe und Unterschrift an einem Ort zu erledigen.