CLM vs. CRM: Unterschiede und Zusammenspiel

CLM vs. CRM: Der Unterschied liegt darin, was die beiden Systeme verwalten. Ein CRM (Customer Relationship Management) erfasst Kunden und Vertriebsaktivitäten. Ein CLM (Contract Lifecycle Management) verwaltet die zugehörigen Verträge. Die Übergabe beginnt oft mit einem Satz des Kunden: „Schick mir den Vertrag.“ Kopiert dann jemand Angaben aus dem CRM in Word, schleichen sich schnell falsche Preise oder Namen ein. Sind beide Systeme verbunden, lässt sich diese Übergabe automatisieren.

CLM vs. CRM: Was ist der Unterschied?

Der Unterschied zwischen CLM und CRM liegt in ihren Aufgaben: CRM verwaltet Kunden und Verkaufschancen, CLM den Vertrag vom Entwurf über die Unterschrift bis zur Verlängerung oder Kündigung.

Im CRM siehst du, dass ein Interessent dem Angebot zugestimmt hat. Im CLM formulierst du den Vertrag, organisierst die nötigen Prüfungen und behältst die vereinbarten Bedingungen auch nach der Unterschrift im Blick. Vertrieb und Rechtsabteilung arbeiten am selben Geschäft, brauchen dafür aber unterschiedliche Informationen.

Daran zeigt sich auch der Unterschied zwischen reiner Vertragsverwaltung und Vertragslebenszyklusmanagement: CLM umfasst nicht nur die Ablage unterschriebener Verträge, sondern auch die Arbeit davor und während der Laufzeit. Beim Vergleich von CRM und CLM geht es deshalb um mehr als den Ablageort des PDFs.

Kannst du Verträge im CRM verwalten?

Ja, ein CRM kann Vertragsdateien speichern und ihren Status erfassen. Ein übliches CRM-System deckt aber nicht den gesamten Vertragslebenszyklus ab.

Hängst du einen Vertrag an die Verkaufschance an, lässt er sich leichter finden. Die Datei allein erstellt aber keinen Entwurf aus einer freigegebenen Vorlage. Sie organisiert keine Freigaben, verwaltet keine Änderungsvorschläge, holt keine elektronische Unterschrift ein und überwacht weder Verlängerungstermine noch Pflichten.

Manche CRM-Systeme übernehmen Teile davon über Zusatzfunktionen oder Integrationen. Prüfe deshalb, welche dieser Aufgaben dein CRM tatsächlich abdeckt. Eine Funktion zum Hochladen von Dateien allein sagt wenig aus.

Erledigt dein Team diese Aufgaben in getrennten Anwendungen, entsteht zusätzlicher Aufwand. Eine Vertriebsphase zeigt dir, welcher Umsatz in Aussicht steht. Die Arbeit am Vertrag nimmt sie dir nicht ab.

Wo entstehen Fehler bei der Übergabe vom CRM zum Vertrag?

Fehler entstehen, wenn dein Team Vertriebsdaten, Dokumentversionen, Freigaben und unterschriebene Verträge von Hand zwischen den Systemen übertragen muss.

Preise und Vertragsparteien werden abgetippt. Angenommen, vereinbart sind 15 % Rabatt, im Word-Vertrag stehen aber 5 %. Beide Zahlen wirken plausibel. Steht dann noch der Markenname statt des vollständigen Firmennamens im Vertrag, muss der Kunde schon vor der eigentlichen Verhandlung um Korrekturen bitten.

Versionen verteilen sich auf E-Mails. Der Kunde bearbeitet einen Anhang. Die Rechtsabteilung ändert eine andere Kopie auf dem gemeinsamen Laufwerk. Der Vertrieb fragt: „Welche Fassung ist jetzt die endgültige?“ Im Dateinamen steht jedenfalls „final“.

Es ist unklar, für welche Fassung die Freigabe gilt. Eine Führungskraft genehmigt einen Rabatt im Chat. Danach ändert sich der Vertrag. Ist die Freigabe nicht mit der geprüften Fassung verknüpft, lässt sich kaum feststellen, ob sie auch für die unterschriftsreife Version gilt.

Das Ergebnis kommt nicht im CRM an. Das unterschriebene PDF liegt in einem Postfach und fehlt beim zugehörigen CRM-Eintrag. Der Vertrieb fragt weiter nach einer Unterschrift, die längst vorliegt. Auch die vereinbarten Termine fehlen.

Wie arbeiten CLM und CRM zusammen?

CLM und CRM arbeiten zusammen, indem das CLM Vertriebsdaten aus dem CRM übernimmt und den Vertragsstatus dorthin zurückmeldet.

Richte die Verbindung so ein, dass sie zum Ablauf in deinem Team passt. Lege fest, was die Vertragserstellung auslöst, welche Angaben der Entwurf braucht und welche Rückmeldungen der Vertrieb erhalten soll.

Schritt 1: Lass die Vertriebsphase die Vertragserstellung auslösen

Lege fest, ab welcher Vertriebsphase die kaufmännischen Angaben für einen Vertragsentwurf feststehen. Vor der Übergabe müssen Vertragspartei, Ansprechperson, Preis und Produkte hinterlegt sein. Sonst wird aus einer unvollständigen Verkaufschance ein unvollständiger Vertrag.

Mit der HubSpot-Integration von fynk lässt sich automatisch ein vorausgefüllter Vertrag erstellen, sobald ein Deal eine bestimmte Phase erreicht. Dafür nutzt du die Automatisierungsfunktionen von HubSpot. Dein Vertrieb kann Verträge direkt beim Deal erstellen, verfolgen und unterzeichnen. Das geht auch beim Kontakt oder Unternehmen. So bearbeitet der Vertrieb den Vertrag dort, wo er bereits arbeitet.

Schritt 2: Fülle eine freigegebene Vorlage mit CRM-Daten

Ordne die Angaben zu Vertragsparteien, Preisen und Produkten aus dem CRM den passenden Feldern einer freigegebenen Vertragsvorlage zu. Gleiche den fertigen Entwurf mit den vereinbarten Konditionen ab. Prüfe besonders Rabatte und einzelne Angebotspositionen.

Die Salesforce-Integration von fynk übernimmt Angaben zur Verkaufschance, zum Unternehmen und zum Kontakt in freigegebene Vertrags- und Angebotsvorlagen. Die hinterlegten Produkte erscheinen als einzelne Positionen. So musst du das Angebot nicht noch einmal in einem separaten Dokument erstellen.

Die Pipedrive-Integration übernimmt Daten zu Verkaufschancen, Organisationen und Personen in freigegebene Angebots- und Vertragsvorlagen. Zugehörige Produkte erscheinen als einzelne Positionen. Ändern sich die Angaben im CRM, kannst du sie erneut abrufen und damit den Entwurf aktualisieren. Du musst sie nicht noch einmal abtippen.

Schritt 3: Organisiere Prüfung und Freigabe direkt am Vertrag

Bearbeite Änderungsvorschläge und hole interne Freigaben im CLM ein. Achte darauf, dass die zuständigen Personen die Fassung prüfen, die später unterschrieben werden soll. Das gilt auch für geänderte Preise oder Zahlungsbedingungen.

Die Genehmigungsworkflows von fynk leiten Dokumente vor der Unterzeichnung an die zuständigen Personen zur Prüfung weiter. Der Vertrieb beginnt mit freigegebenen Formulierungen. Abweichungen gehen an die Personen, die sie prüfen und freigeben dürfen.

Schritt 4: Versende die abgestimmte Fassung zur Unterschrift

Prüfe vor dem Versand die Vertragsparteien, die unterzeichnenden Personen und die endgültigen Bedingungen. Hole die Unterschriften direkt im CLM ein. So musst du dafür nicht erneut Anhänge per E-Mail austauschen.

Laut Salesforce arbeiten nur 34 % der Vertriebsteams auf einer einzigen Plattform. Die übrigen nutzen durchschnittlich acht Systeme. Kann der Vertrieb auch die Unterzeichnung in seinem gewohnten System erledigen, muss dein Team seltener zwischen Anwendungen wechseln.

Die Salesforce- und Pipedrive-Integrationen von fynk unterstützen elektronische Signaturen bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES). In Salesforce bleibt der Vertrag mit der Verkaufschance verknüpft. So lässt sich auch die Unterzeichnung dem jeweiligen Geschäft zuordnen.

Schritt 5: Melde Vertragsstatus und vereinbarte Daten ans CRM zurück

Lege fest, welche Vertragsinformationen im CRM ankommen sollen: der Unterschriftsstatus, ein Link zum Vertrag und wichtige endgültige Werte oder Termine. Ordne die unterstützten Felder zu und teste die Rückübertragung mit einem abgeschlossenen Vertrag.

In HubSpot kann der Vertrieb den Vertrag mit fynk direkt beim CRM-Eintrag verfolgen. Für weitere Automatisierungen bietet fynk vorgefertigte Zapier-Verbindungen. Diese können beispielsweise einen CRM-Eintrag aktualisieren, sobald ein Vertrag unterschrieben ist. Richte diese Rückmeldung ein, damit dein Team nicht nachfragen muss, ob der Kunde schon unterzeichnet hat.

Schritt 6: Hinterlege anstehende Termine beim Vertrag

Halte Verlängerungstermine, Kündigungsfristen und laufende Pflichten beim unterschriebenen Vertrag fest. Weise die anstehenden Aufgaben zu und richte Erinnerungen ein. So behält dein Team die Vereinbarung auch nach dem Verkaufsabschluss im Blick.

Das erwartete Abschlussdatum im CRM verrät dir nicht, wann ein Kunde die Bedingungen für die nächste Laufzeit neu verhandeln kann. Dasselbe gilt für Verträge, mit denen dein Unternehmen Leistungen einkauft: Bei SaaS-Verlängerungen zählen die vereinbarten Kündigungsbedingungen. Wann der Kundeneintrag zuletzt aktualisiert wurde, hilft dir dabei wenig.

Worauf solltest du bei einer CLM-Integration für dein CRM achten?

Achte darauf, dass das CLM korrekte Vertriebsdaten in freigegebene Vertragsvorlagen übernimmt und der Vertrieb den Vertragsstatus im CRM sehen kann.

Prüfe diese Punkte anhand eines typischen Ablaufs in deinem Team:

• Direkte Anbindung an dein CRM: Kläre, ob die Integration dein CRM und die von deinem Team genutzten Datensätze unterstützt.
• Zuordnung von Feldern und Angebotspositionen: Teste mit einer typischen Verkaufschance, ob Unternehmensangaben, Preise, Rabatte und Produkte korrekt übernommen werden.
• Vertriebsphase als Auslöser: Prüfe, ob beim Wechsel in die gewünschte Phase ein Entwurf erstellt wird und welche Angaben dafür bereits vorliegen müssen.
• Elektronische Signatur enthalten: Kläre, ob die Integration den benötigten Ablauf für die Unterzeichnung und die erforderliche Signaturstufe unterstützt.
• Statusrückmeldung ans CRM: Prüfe, welche Rückmeldungen die Integration direkt unterstützt und für welche du eine zusätzliche Automatisierung einrichten musst.
• Auswertung von Vertragswerten: Stelle sicher, dass du die im Vertrag erfassten Werte filtern und auswerten kannst. In der Pipedrive-Integration von fynk lassen sich Vertragswerte weiterhin filtern.

Nutze für eine Vorführung eine Verkaufschance mit einem geänderten Rabatt und mehreren Produkten. Spiele den Ablauf bis zur Freigabe und Unterzeichnung durch. Prüfe anschließend den CRM-Eintrag. Damit erfährst du mehr über das Vertragsmanagement im CRM als mit einer Vorlage, in die lediglich ein Firmenname eingefügt wird.

Brauchst du neben deinem CRM auch ein CLM?

Ein zusätzliches CLM ist sinnvoll, wenn dein Team für Verträge einen eigenen Ablauf mit Entwürfen, Prüfungen, Freigaben und Fristen braucht.

• Sind CLM und CRM dasselbe?

  Nein. CLM steht für Contract Lifecycle Management und umfasst Vertragserstellung, Prüfung, Freigabe, Unterzeichnung sowie die Verwaltung vereinbarter Bedingungen, Pflichten und Fristen. CRM steht für Customer Relationship Management und erfasst Kontakte, Kundenaktivitäten und Verkaufschancen. Eine Integration verbindet beide Systeme.

• Brauchst du beide Systeme?

  Du brauchst beide, wenn Vertrieb und Vertragsmanagement jeweils einen eigenen Ablauf erfordern. Kopiert der Vertrieb Angaben aus dem CRM in Word, prüft die Rechtsabteilung E-Mail-Anhänge und verschwinden unterschriebene Verträge auf gemeinsamen Laufwerken, kann eine CLM-Anbindung diese manuellen Übergaben ersetzen.

• Mit welchen CRM-Systemen lässt sich fynk verbinden?

  fynk bietet direkte Integrationen für HubSpot, Salesforce und Pipedrive. Weitere CRM-Systeme lassen sich über Zapier anbinden. Welche Auslöser, Felder und Rückmeldungen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Verbindung ab.

Beim nächsten Vertrag sollte der vereinbarte Rabatt stimmen, ohne dass jemand ihn erneut abtippen muss. Registriere dich bei fynk und erstelle den Entwurf aus einer freigegebenen Vorlage mit deinen CRM-Daten.