Vertragsmanagement-Strategie: So setzt du sie um

Ohne eine gemeinsame Vertragsmanagement-Strategie legt jedes Team Verträge anders ab. Der Vertrieb nutzt das CRM, die Finanzabteilung einen gemeinsamen Ordner, das operative Team einen weiteren Ordner samt Tabelle. Drei Teams, drei Ablagen, drei Vorgehensweisen.

Eine Vertragsmanagement-Strategie legt gemeinsame Ziele und Zuständigkeiten fest. Sie regelt, wie dein Team Verträge erstellt, freigibt, unterzeichnet, ablegt und überwacht, von der ersten Anfrage bis zur Verlängerung.

Was ist eine Vertragsmanagement-Strategie?

Eine Vertragsmanagement-Strategie legt fest, wie dein Team Verträge anfordert, erstellt, freigibt, unterzeichnet, ablegt und überwacht. Sie klärt auch, wer für welchen Schritt zuständig ist.

Sie verbindet die tägliche Vertragsarbeit mit den Unternehmenszielen. Braucht der Vertrieb schnellere Freigaben, sollte die Strategie festlegen, für welche Vereinbarungen Standardregeln gelten. Will die Finanzabteilung überraschende Verlängerungen vermeiden, braucht jeder Lieferantenvertrag eine verantwortliche Person und einen Prüftermin.

Die Strategie bestimmt Ziele, Zuständigkeiten und Regeln. Der Vertragsmanagementprozess macht daraus wiederholbare Abläufe. Ein Umsetzungsplan für das Vertragsmanagement hält fest, wer die dafür nötigen Aufgaben bis wann erledigt.

Strategisches Vertragsmanagement geht auch nach der Unterschrift weiter. Dazu gehört zu prüfen, ob das Unternehmen die vereinbarten Leistungen erhält und seine eigenen Zusagen gegenüber Kunden erfüllt.

Was gehört in eine Vertragsmanagement-Strategie?

Eine Vertragsmanagement-Strategie umfasst messbare Ziele, den Geltungsbereich, Zuständigkeiten, Standards und eine gemeinsame Ablage für Verträge und Daten. Dazu kommen Aufgaben nach der Unterschrift, passende Werkzeuge und regelmäßige Überprüfungen.

Formuliere jeden Punkt so knapp und konkret, dass dein Team ihn bei der Arbeit an einem Vertrag nutzen kann.

🎯 Messbare Ziele. Lege fest, was sich verbessern soll: kürzere Freigabezeiten, weniger Verträge ohne zuständige Person oder Entscheidungen über Verlängerungen vor Ablauf der Kündigungsfrist. „Mehr Überblick“ ist noch kein Ziel, das du überprüfen kannst.

🗂️ Geltungsbereich. Benenne die Vertragsarten, für die die Strategie gilt. Dazu gehören Einkaufsverträge wie Softwareabonnements und Lieferantenvereinbarungen ebenso wie Kundenverträge und Leistungsbeschreibungen. Halte fest, welche Vertragsarten du erst später angehst.

👥 Zuständigkeiten und Rollen. Benenne eine Person, die die Strategie verantwortet. Lege fest, wer Verträge anfordert, entwirft, prüft, freigibt und unterzeichnet. Auch nach der Unterschrift braucht jede Vereinbarung eine zuständige Person aus dem Fachbereich, die sich um die anstehenden Aufgaben kümmert.

📏 Standards. Lege fest, welche Vorlagen, Klauselfassungen und Alternativen verwendet werden dürfen und wann eine Freigabe nötig ist. Erkläre, welche Änderungen geprüft werden müssen und wer die Unterzeichnung freigeben darf.

🗄️ Ein Ort für Verträge und ihre Daten. Lege fest, wo aktuelle Entwürfe, unterschriebene Vereinbarungen und Nachträge hingehören. Bestimme Pflichtfelder wie Vertragsart, Vertragswert, verantwortliche Person, Status und wichtige Termine.

🔔 Aufgaben nach der Unterschrift. Kläre, wer die Einhaltung von Pflichten, Lieferantenleistungen und Zusagen gegenüber Kunden prüft. Lege auch fest, wer sich um Verlängerungen und Kündigungsfristen kümmert. Zwischen Unterschrift und nächster Rechnung sollte mehr passieren als die Frage, warum niemand die Verlängerung bemerkt hat.

🛠️ Werkzeuge. Halte fest, welche Werkzeuge die Erstellung, Freigabe, Unterzeichnung, Ablage und Auswertung von Verträgen unterstützen. Wähle sie anhand der Regeln und Aufgaben aus, die du zuvor festgelegt hast.

🔁 Regelmäßige Überprüfung. Lege fest, wer die Ergebnisse wann prüft. Kläre auch, wie du alle über Änderungen an der Strategie informierst, die damit arbeiten.

Wie entwickelst du eine Vertragsmanagement-Strategie?

Du entwickelst eine Vertragsmanagement-Strategie, indem du den Vertragsbestand prüfst, wenige Ziele auswählst, Zuständigkeiten und Standards festlegst, die Ablage klärst und vierteljährliche Überprüfungen einplanst.

Nimm dir dafür einen Nachmittag mit Vertretern aus dem operativen Geschäft, Vertrieb, Finanzen, Einkauf und Recht, soweit diese Bereiche im Unternehmen vorhanden sind. In kleineren Unternehmen übernimmt eine Person oft mehrere Rollen. Bring echte Verträge mit und halte die gemeinsamen Entscheidungen schriftlich fest. Das gesamte Archiv kannst du danach mit deinem Team aufräumen.

Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick

Liste die wichtigsten Vertragsarten auf: Wo liegen die Verträge, wer kümmert sich darum und wo stockt die Bearbeitung?

Prüfe aktuelle Kunden- und Lieferantenverträge. Nimm einen typischen Vertrag, einen mit ungewöhnlichen Bedingungen und einen, dessen Verlängerung bevorsteht. Gehe bei jedem den Ablauf von der Anfrage über die Unterzeichnung bis zu den Aufgaben nach der Unterschrift durch.

Stelle konkrete Fragen: Welche Vorlage wurde verwendet? Wer hat den Preis freigegeben? Findet die Finanzabteilung die unterschriebene Fassung? Wer weiß, wann die Kündigungsfrist abläuft?

Nutze eine Vertragsmanagement-Checkliste, damit du jeden Vertrag nach denselben Kriterien prüfst. Notiere Lücken, ohne während des Treffens gleich jedes Dokument überarbeiten zu wollen.

Das Ergebnis ist eine kurze Bestandsaufnahme mit wiederkehrenden Problemen. „Niemand ist dafür zuständig, die Verlängerung von Lieferantenverträgen zu prüfen“ beschreibt eine konkrete Lücke. „Unsere Verträge sind ein Chaos“ hilft bei der Aufgabenverteilung wenig.

Schritt 2: Wähle zwei oder drei Ziele

Wähle Ziele, die zu den gefundenen Problemen passen. Lege für jedes Ziel eine Messgröße und einen Termin fest.

Dauern interne Routinefreigaben derzeit im Median fünf Arbeitstage, könntest du bis Ende des nächsten Quartals drei Arbeitstage anstreben. Ein weiteres Ziel: Für jeden aktiven Vertrag sind eine verantwortliche Person und der nächste Prüftermin hinterlegt.

Kläre zuerst, wie du misst, und vereinbare dann den Zielwert. Beginnt die Freigabezeit mit einer unvollständigen Anfrage oder erst, wenn alle nötigen Angaben vorliegen? Halte die Regel fest, damit der Vergleich im nächsten Quartal aussagekräftig bleibt.

Je nach Unternehmen setzt die Vertragsmanagement-Strategie andere Schwerpunkte. Der Vertrieb braucht vielleicht schnellere Routinefreigaben, der Einkauf frühere Entscheidungen über Verlängerungen. Wähle die Ziele, die zu den aktuellen Problemen in deinem Unternehmen passen.

Schritt 3: Kläre, wer wofür zuständig ist

Benenne eine Person, die die Strategie aktuell hält. Verteile danach die Verantwortung für die einzelnen Verträge.

In einem kleinen Unternehmen kann die Leitung des operativen Geschäfts die Arbeit koordinieren. Die Rechtsabteilung legt die Regeln für Vertragsformulierungen fest, die Finanzabteilung die Regeln für Ausgabenfreigaben. Wer die Strategie verantwortet, braucht den nötigen Entscheidungsspielraum und Rückhalt aus der Geschäftsleitung, um Unklarheiten und Meinungsverschiedenheiten zu klären.

Lege für jeden Vertrag diese Rollen fest:

• Anfragende Person: liefert die Angaben zum Geschäft und nennt den benötigten Zeitrahmen.
• Verantwortliche Person im Fachbereich: kümmert sich dauerhaft um die Geschäftsbeziehung, die vertraglichen Pflichten und die Entscheidung über eine Verlängerung.
• Prüfende und Freigebende: prüfen die Bedingungen, Ausgaben und Ausnahmen, die zu ihrem Aufgabenbereich gehören.
• Unterschriftsberechtigte Person: unterzeichnet nach den erforderlichen Freigaben.
• Vertretung: übernimmt, wenn die verantwortliche Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt.

Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen. Halte auch das fest.

Mit Benutzerrollen und Zugriffsrechten in fynk kann jedes Team seine eigenen Verträge einsehen und bearbeiten. Die Rechte reichen vom reinen Lesezugriff bis zum Vollzugriff. So setzt du die vereinbarten Zuständigkeiten im Arbeitsalltag um.

Schritt 4: Vereinheitliche wiederkehrende Verträge

Beginne mit den Vereinbarungen, die dein Team regelmäßig bearbeitet. Gib für jede Vertragsart eine aktuelle Vorlage frei, benenne die zuständige Person für ihre Pflege und ziehe veraltete Kopien aus dem Verkehr.

Schreibe dann auf, wie die Vorlage verwendet werden soll. Halte bevorzugte Bedingungen, zulässige Alternativen und Änderungen, die geprüft werden müssen, in einem Vertragsleitfaden fest. Berücksichtige auch kaufmännische Punkte wie Leistungsumfang, Preise, Zahlungsbedingungen und Zuständigkeiten bei der Lieferung.

Laut WorldCC finden nur 16 % der Verhandelnden, dass in Vertragsverhandlungen die richtigen Themen besprochen werden. Deine Standards sollten die Aufmerksamkeit auf Zusagen lenken, die für das Geschäft zählen. Dazu gehört auch die Frage, ob dein Team sie erfüllen kann.

Formuliere Freigaberegeln konkret. Eine beispielhafte interne Regel könnte bei Einkäufen mit einem Gesamtvertragswert über 20.000 US-Dollar die Freigabe der Finanzabteilung verlangen. Weicht eine Formulierung vom Vertragsleitfaden ab, kommt eine rechtliche Prüfung hinzu. Der Vertragswert allein sollte nicht darüber entscheiden, ob eine Prüfung nötig ist.

Die Dokumentenvorlagen von fynk enthalten freigegebene Formulierungen und Regeln. So beginnt jedes Team mit derselben Fassung. Genehmigungsworkflows leiten Dokumente vor der Unterzeichnung an die zuständigen Personen zur Prüfung weiter, etwa abhängig vom Vertragswert. Damit werden die vereinbarten Standards Teil der täglichen Arbeit.

Schritt 5: Lege fest, wo Verträge und Daten hingehören

Lege mit deinem Team einen gemeinsamen Ort für aktuelle Vertragsunterlagen fest, etwa die Dokumentenablage in fynk. Bewahre unterschriebene Vereinbarungen und die zugehörigen Nachträge zusammen auf. Kläre, wo Entwürfe liegen und woran alle die aktuelle Vertragsfassung erkennen.

Bestimme dann, welche Daten alle erfassen müssen. Für den Anfang eignen sich:

• Vertragsart, Vertragspartei und Status.
• Verantwortliche Person im Fachbereich und zuständiges Team.
• Vertragswert.
• Beginn, Ende, Verlängerungs- und Kündigungstermine, soweit zutreffend.
• Nächster Prüftermin.

Mit den Metadaten in fynk erfasst du wichtige Termine, Werte und Zuständigkeiten in strukturierten Feldern. Diese kannst du filtern und auswerten. In einem Ordner liegen die PDFs. Mit strukturierten Feldern kannst du die Angaben aus den Verträgen vergleichen.

Regle auch die Übergabe nach der Unterschrift. Die verantwortliche Person im Fachbereich sollte die erfassten Termine prüfen, Zuständigkeiten für wichtige Pflichten festlegen und anstehende Aufgaben einplanen. Bei einem Lieferanten können das regelmäßige Leistungsberichte sein. Bei einem Kunden muss vielleicht ein vereinbarter Liefertermin eingehalten werden. Auch dafür braucht es eine zuständige Person.

Plane die Prüfung einer Verlängerung so früh ein, dass die Entscheidung vor Ablauf der Kündigungsfrist fällt. Wer nur auf das Verlängerungsdatum schaut, zahlt womöglich schon für die nächste Laufzeit.

Schritt 6: Miss und prüfe die Ergebnisse jedes Quartal

Vergleiche die Ergebnisse jedes Quartal mit deinen Zielen. Passe Regeln an, wenn die Auswertung ein Problem zeigt.

Konzentriere dich auf wenige Fragen: Werden Routinefreigaben schneller? Hat jeder Vertrag eine verantwortliche Person? Fallen Entscheidungen über Verlängerungen rechtzeitig? Wähle Kennzahlen für das Vertragsmanagement, die diese Fragen beantworten.

Die Dashboards von fynk zeigen den Vertragsbestand nach Phase, Vertragsart und Team. Nutze diese Vertragsübersicht als Grundlage für die Überprüfung. Gehe Verzögerungen und fehlenden Angaben anschließend anhand der jeweiligen Vertragsunterlagen nach.

Warten Standardverträge immer wieder auf dieselbe Freigabe, prüfe, ob die Regel nötig ist oder eine Vertretung fehlt. Ist bei manchen Verträgen niemand zuständig, verbessere die Übergabe.

Teste die Strategie an einem typischen Kundenvertrag und einem Lieferantenvertrag, bevor du sie im ganzen Unternehmen einführst. Lass die zuständigen Personen erklären, welcher Schritt als Nächstes ansteht und wer ihn übernimmt. Überarbeite unverständliche Regeln. Halte die vereinbarten Regeln auf einer Seite fest und teile sie mit deinem Team.

Welche Fehler solltest du bei der Vertragsmanagement-Strategie vermeiden?

Häufige Fehler sind ein zu umfangreiches Strategiedokument, der Kauf von Software ohne klare Regeln, die Beschränkung auf Vertriebsverträge und eine Strategie, für die niemand verantwortlich ist.

• 40 Seiten schreiben, die niemand liest. Halte die wichtigsten Entscheidungen auf einer Seite fest und ergänze Details dort, wo sie gebraucht werden. Prüfe, ob neue Kolleginnen und Kollegen die passende Vorlage finden und wissen, wer die Freigabe erteilt und wer im Fachbereich für den Vertrag verantwortlich ist.
• Werkzeuge kaufen, bevor die Regeln stehen. Kläre zuerst, wie du Verträge mit deinem Team bearbeiten willst. Prüfe dann, welche Werkzeuge dazu passen. Auch mit Software muss jemand entscheiden, wer eine ungewöhnliche Zusage freigibt.
• Nur Vertriebsverträge berücksichtigen. Beziehe Lieferantenverträge und Abonnements ein. Ausgaben verdienen dieselbe Aufmerksamkeit wie Einnahmen.
• Eine Abteilung statt einer Person benennen. Übertrage einer Person die Verantwortung dafür, die Strategie aktuell zu halten. Sorge für eine Vertretung und Rückhalt aus der Geschäftsleitung. Bei „Rechtsabteilung und operatives Team“ lesen am Ende zwei Abteilungen mit, während niemand die Aufgabe übernimmt.

Welche Fragen zur Vertragsmanagement-Strategie kommen häufig auf?

• Was sind die vier Säulen des Vertragsmanagements?

  Eine praktische Einteilung ist: Menschen, Prozesse, Daten und Werkzeuge. Menschen treffen Entscheidungen und kümmern sich um vertragliche Pflichten. Prozesse legen die Abläufe fest. Vertragsdaten machen Bedingungen und Fristen übersichtlich und auswertbar. Werkzeuge unterstützen die Arbeit. Deine Strategie sollte erklären, wie diese vier Bereiche zusammenwirken.

• Was unterscheidet eine Vertragsmanagement-Strategie von einem Vertragsmanagementplan?

  Die Strategie bestimmt Ziele, Geltungsbereich, Zuständigkeiten und Regeln für den Umgang mit Verträgen. Der Umsetzungsplan macht daraus Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen. Dazu gehören etwa die Freigabe von Vorlagen, die Ablage unterschriebener Vereinbarungen an einem gemeinsamen Ort und das Ergänzen fehlender Zuständigkeiten.

• Wer sollte die Strategie in einem kleinen Unternehmen verantworten?

  Wähle eine Person, die den Überblick über mehrere Teams hat und Änderungen koordinieren kann, etwa die Leitung des operativen Geschäfts, der Rechtsabteilung oder der Finanzabteilung. Sorge für Rückhalt aus der Geschäftsleitung. Die zuständigen Personen in den Fachbereichen bleiben für ihre jeweiligen Verträge und die Aufgaben nach der Unterschrift verantwortlich.

• Wie oft solltest du eine Vertragsmanagement-Strategie überprüfen?

  Eine vierteljährliche Überprüfung ist ein guter Ausgangspunkt. Prüfe früher, wenn wiederkehrende Fehler, neue Vertragsarten oder Änderungen im Team eine Lücke sichtbar machen. Für Vertragsfristen gelten eigene Termine. Unabhängig von der vierteljährlichen Strategieprüfung musst du dich laufend um die Aufgaben aus den Verträgen kümmern.

Nimm einen Kundenvertrag und einen Lieferantenvertrag mit in die Besprechung. Kläre mit deinem Team für beide, wer verantwortlich ist, welche Vorlage verwendet wird, welche Freigaben nötig sind, wo der Vertrag abgelegt wird und wann die nächste Prüfung ansteht. Schreibe die Entscheidungen auf, solange noch alle am Tisch sitzen.

Setze sie anschließend in fynk um: mit freigegebenen Vorlagen, klaren Zugriffsrechten, Genehmigungsworkflows und strukturierten Vertragsdaten. So arbeitet dein Team schon beim nächsten Vertrag nach der vereinbarten Strategie.