Vertragscontrolling: 16 Kennzahlen im Vertragsmanagement

„Wie lange brauchen wir eigentlich, bis ein Vertrag unterschrieben ist?“ Beim Vertragscontrolling sollte darauf niemand raten müssen.

Der Vertrieb erinnert sich an eine Verzögerung. Die Rechtsabteilung an fehlende Angaben. Eine klare Antwort hat niemand.

Kennzahlen im Vertragsmanagement zeigen, wie gut dein Team Verträge erstellt, freigibt, unterzeichnet und verwaltet. Beginne mit wenigen verlässlichen Werten zu Bearbeitungsdauer, Fristen und Vertragswerten. Auch eine hübsche Übersicht macht aus Schätzungen keine Fakten.

Was ist Vertragscontrolling und wozu dienen KPIs?

Vertragscontrolling zeigt anhand ausgewählter Kennzahlen, ob du deine Ziele im Vertragsmanagement erreichst.

Eine Kennzahl misst etwas. Zum KPI wird sie, wenn du daran gezielt prüfst, ob du ein wichtiges Ziel erreichst.

Diese Kennzahlen erfassen Geschwindigkeit, Vertragswerte, Risiken und Arbeitsaufwand. Einige betreffen die Arbeit vor der Unterschrift, etwa die Freigabedauer. Andere zeigen, was danach passiert: Werden vertragliche Pflichten pünktlich erfüllt?

Kennzahlen zur Vertragserfüllung zeigen, wie gut unterschriebene Vereinbarungen eingehalten werden. Vertrags-KPIs erfassen zusätzlich die Arbeit bis zur Unterschrift und die Pflege der Vertragsdaten. Für die Rechtsabteilung machen sie damit auch Aufgaben sichtbar, die sie gemeinsam mit Vertrieb, Finanzabteilung, Einkauf und anderen Fachabteilungen erledigt.

Welche Kennzahlen sind im Vertragscontrolling wichtig?

Die folgenden 16 KPIs erfassen Durchlaufzeiten, die Einhaltung von Standardbedingungen, Verlängerungsentscheidungen, Vertragspflichten, Vertragswerte und offene Aufgaben.

Schon die Datenerfassung bereitet vielen Teams Probleme: Laut Wolters Kluwer haben 40 % der internen Rechtsabteilungen Schwierigkeiten, Vertrags-KPIs überhaupt zu erfassen. 33 % nennen lange Durchlaufzeiten als große Herausforderung. Allgemeine Statistiken zum Vertragsmanagement helfen bei der Einordnung. Deine Zielwerte sollten sich aber nach deinen eigenen Verträgen und Abläufen richten.

Lege für jede Berechnung einen Auswertungszeitraum oder Stichtag fest. Vergleiche ähnliche Vertragsarten und verwende jedes Mal dieselben Zählregeln.

1. Durchlaufzeit bis zum unterschriebenen Vertrag

Die Vertragsdurchlaufzeit misst die Zeit von der ersten Anfrage bis zur letzten erforderlichen Unterschrift. Eine kürzere Dauer ist gut, solange die Prüfung genauso gründlich bleibt. Werte Routineverträge und aufwendige Verhandlungen getrennt aus. Wartezeiten zählen mit, auch wenn fehlende Angaben den Vorgang aufhalten.

Berechnung: Addiere für alle im Auswertungszeitraum vollständig unterzeichneten Verträge die Kalendertage von der Anfrage bis zur letzten Unterschrift. Teile die Summe durch die Anzahl dieser Verträge.

Daten: Zeitpunkte der Anfrage und der letzten Unterschrift aus erfassten Vertragsanfragen, E-Mails und Signaturprotokollen.

2. Rechtzeitig bearbeitete Vertragsverlängerungen

Diese Kennzahl zeigt, ob dein Team vor Ablauf der Kündigungsfrist über eine Verlängerung entscheidet und alle nötigen Schritte erledigt. Ein höherer Anteil ist besser: Dein Team handelt rechtzeitig, solange es noch eine Wahl hat. Als bearbeitet zählt eine dokumentierte Entscheidung samt nötigen Schritten, etwa dem Versand der Kündigung. Die Erinnerung zu öffnen reicht nicht.

Berechnung: Teile die Anzahl der vor Ablauf der Kündigungsfrist bearbeiteten Verlängerungen durch alle Verlängerungen, deren Kündigungsfrist im Auswertungszeitraum endete. Multipliziere das Ergebnis mit 100.

Daten: Letztmögliche Kündigungstermine, dokumentierte Entscheidungen und Nachweise über die nötigen Schritte.

3. Verspätet erfüllte oder überfällige Pflichten

Dieser KPI erfasst Pflichten, die verspätet erfüllt wurden oder nach ihrem Fälligkeitstermin noch offen sind. Ein niedrigerer Anteil ist besser. Das gilt unabhängig davon, ob dein Team oder die andere Vertragspartei zuständig ist. Werte die Pflichten beider Seiten getrennt aus. Eine verspätete Lieferung sollte nicht wie eine versäumte Zahlung deiner Finanzabteilung aussehen.

Berechnung: Zähle die im Auswertungszeitraum fälligen Pflichten, die verspätet erfüllt wurden oder am Stichtag noch überfällig sind. Teile diese Anzahl durch alle im selben Zeitraum fälligen Pflichten und multipliziere das Ergebnis mit 100.

Daten: Beschreibung der Pflichten, zuständige Vertragsparteien, Fälligkeitstermine, Erledigungsdaten und Nachweise.

4. Verwalteter Vertragswert und Vertragswert je Phase

Der verwaltete Vertragswert ist die Summe der erfassten Werte aller aktiven, unterschriebenen Verträge. Die Auswertung nach Phase zeigt zusätzlich, welche Beträge auf Verträge im Entwurf, in der Freigabe oder in der Unterzeichnung entfallen.

Ein höherer Wert ist nicht grundsätzlich besser: Mehr Umsatz aus Kundenverträgen bedeutet etwas anderes als höhere Zahlungsverpflichtungen gegenüber Lieferanten. Prüfe, ob die Werte vollständig erfasst sind und wo Verträge mit hohen Beträgen auf den nächsten Schritt warten. Werte Währungen, Kunden- und Lieferantenverträge sowie Jahres- und Gesamtwerte getrennt aus.

Berechnung: Addiere die erfassten Werte aller aktiven, unterschriebenen Verträge für den Gesamtbestand. Berechne davon getrennt die Summe der Vertragswerte je aktueller Bearbeitungsphase.

Daten: Vertragswert, Währung, Bezugszeitraum des Werts, Vertragsart, Vertragsstatus und aktuelle Phase.

5. Anstehende Verlängerungen und auslaufende Verträge

Diese Kennzahl zeigt, wie viele Verträge sich in den kommenden Monaten jeweils verlängern oder auslaufen. Dein Team sieht frühzeitig, welche Entscheidungen anstehen. So landen nicht plötzlich sämtliche Verlängerungen auf einmal auf dem Schreibtisch.

Berechnung: Zähle für jeden kommenden Monat die Verträge, deren Verlängerung ansteht, und die Verträge, die auslaufen. Erfasse beide Gruppen getrennt.

Daten: Verlängerungstermine, Ablaufdaten und Verlängerungsbedingungen.

6. Anteil der Verträge mit hohem oder kritischem Risiko

Diese Kennzahl zeigt den Anteil aktiver Verträge, die ein hohes oder kritisches Risiko aufweisen. Nutze deine Risikobewertung oder Kritikalitätsstufe, um zu erkennen, welche Verträge du genauer prüfen solltest.

Berechnung: Teile die Anzahl der aktiven Verträge mit hohem oder kritischem Risiko durch alle aktiven Verträge. Multipliziere das Ergebnis mit 100. Zähle jeden Vertrag nur einmal.

Daten: Vertragsstatus, Risikobewertung oder Kritikalitätsstufe und die verwendeten Schwellenwerte.

7. Dauer der internen Freigabe

Die Freigabedauer misst, wie lange ein Vertrag auf interne Zustimmung wartet. Kürzere Wartezeiten deuten auf weniger interne Verzögerungen hin. Auch ein Entwurf, der ungelesen im Postfach der zuständigen Person liegt, wartet auf Freigabe. Rechne wiederholte Freigaberunden mit ein. Wenn mehrere Personen parallel prüfen, darfst du überlappende Zeiträume aber nicht doppelt zählen.

Berechnung: Addiere für jeden Vertrag, dessen Freigabe im Auswertungszeitraum abgeschlossen wurde, die Wartezeiten aller Freigaberunden. Berechne anschließend den Durchschnitt dieser Gesamtzeiten.

Daten: Zeitpunkte der Freigabeanfragen und abgeschlossenen Freigaben aus E-Mails oder Prozessprotokollen.

8. Dauer vom Versand bis zur letzten Unterschrift

Diese Kennzahl misst die Wartezeit zwischen dem Versand des abgestimmten Vertrags zur Unterzeichnung und der letzten erforderlichen Unterschrift. Kürzer ist in der Regel besser. Prüfe bei Verzögerungen, ob jemand für die Unterschrift nicht erreichbar ist, Kontaktdaten falsch sind oder noch eine Frage offen ist. Werte diese Dauer getrennt von der gesamten Durchlaufzeit aus. Eine schnelle Unterschrift gleicht keine wochenlange Vorbereitung aus.

Berechnung: Addiere für alle im Auswertungszeitraum vollständig unterzeichneten Verträge die Kalendertage vom Versand zur Unterzeichnung bis zur letzten Unterschrift. Teile die Summe durch die Anzahl dieser Verträge.

Daten: Versandzeitpunkte und Zeitpunkte der letzten Unterschrift aus Signaturprotokollen.

9. Abweichungen von Standardbedingungen

Die Abweichungsquote zeigt, wie häufig geprüfte Verträge ausgehandelte Klauseländerungen enthalten, die von deinen freigegebenen Formulierungen oder zulässigen Alternativen abweichen. Ein niedrigerer Anteil kann bedeuten, dass deine Standardbedingungen besser zu deinen Geschäften passen. Nötige Ausnahmen sind aber kein Misserfolg. Halte fest, welche Klausel betroffen ist. Sonst bleibt unsichtbar, dass dein Team immer wieder dieselben Zahlungs- oder Haftungsfragen verhandelt.

Berechnung: Teile die Anzahl der Verträge, deren Prüfung mit mindestens einer ausgehandelten Abweichung abgeschlossen wurde, durch alle im Auswertungszeitraum abschließend geprüften Verträge. Multipliziere das Ergebnis mit 100.

Daten: Geprüfte Entwürfe, Klauselvergleiche und eine Übersicht der Ausnahmen mit den endgültig vereinbarten Formulierungen.

10. Anteil der Verträge aus Standardvorlagen

Dieser KPI zeigt, wie oft du aktuelle, freigegebene Vorlagen für deine Verträge nutzt. Berücksichtige dabei nur Verträge, für die eine eigene Vorlage infrage kommt. Ein höherer Anteil bedeutet, dass mehr Verträge auf bereits geprüften Formulierungen aufbauen. Schließe Vereinbarungen aus, für die du zwingend die Vorlage der anderen Seite verwenden musst. Die Quote soll eine Entscheidung messen, die dein Team tatsächlich treffen kann.

Berechnung: Teile die Anzahl der aus aktuellen, freigegebenen Vorlagen erstellten Verträge durch alle im Auswertungszeitraum erstellten Verträge, für die eine eigene Vorlage infrage kam. Multipliziere das Ergebnis mit 100.

Daten: Name und Version der Vorlage sowie die beim Erstellen des Entwurfs erfasste Angabe, ob eine eigene Vorlage infrage kam.

11. Jährliche Ausgaben je Lieferant

Die jährlichen Ausgaben je Lieferant zeigen, zu welchen Zahlungen du dich für das Jahr gegenüber jedem Lieferanten verpflichtet hast. So erkennst du, wenn ein großer Teil deiner Ausgaben auf dasselbe Unternehmen entfällt.

Berechnung: Addiere für jeden Lieferanten die vereinbarten Ausgaben des Auswertungsjahres. Werte jede Währung getrennt aus.

Daten: Lieferantenname, vereinbarte Zahlungsbeträge, Zahlungsplan, Währung und Auswertungsjahr.

12. Vertragswert nach Team und Vertragsart

Diese Kennzahl zeigt, auf welche Teams und Vertragsarten sich die Vertragswerte verteilen. Wenn dein Team länderübergreifend arbeitet, vergleiche die Werte je Währung. Über die Zuordnung zu Teams oder Schlagwörtern kannst du eigene Übersichten für einzelne Länder oder Gesellschaften erstellen.

Berechnung: Addiere die Vertragswerte nach Team und Vertragsart. Werte Währungen sowie Jahres- und Gesamtwerte getrennt aus.

Daten: Vertragswert, Währung, Bezugszeitraum des Werts, Team, Vertragsart und Schlagwörter für Land oder Gesellschaft.

13. Unterzeichnete im Vergleich zu neu erstellten Verträgen

Diese Auswertung vergleicht die Anzahl vollständig unterzeichneter Verträge mit der Anzahl neu erstellter Verträge im selben Zeitraum. Sie zeigt, wie viele Verträge abgeschlossen werden und wie viele neue hinzukommen.

Berechnung: Vergleiche die Anzahl der im Auswertungszeitraum vollständig unterzeichneten Verträge mit der Anzahl der im selben Zeitraum neu erstellten Verträge.

Daten: Erstellungsdatum und Datum der letzten Unterschrift.

14. Arten von Zahlungsverpflichtungen

Diese Kennzahl zeigt, wie sich die Zahlungsverpflichtungen in deinen Verträgen auf wiederkehrende, meilensteinabhängige und einmalige Zahlungen verteilen. Dein Team erkennt, welche Zahlungen regelmäßig anfallen und welche an einen Meilenstein oder einen einzelnen Fälligkeitstermin gebunden sind.

Berechnung: Gruppiere die Zahlungsverpflichtungen nach ihrer Art. Teile die Anzahl der Zahlungsverpflichtungen jeder Gruppe durch die Gesamtzahl und multipliziere das Ergebnis mit 100.

Daten: Art der Zahlungsverpflichtung, zugehöriger Vertrag und Zahlungsplan.

15. Verträge je Vertragspartei

Diese Kennzahl zeigt, wie viele aktive Verträge du mit jeder Vertragspartei hast. So erkennst du, wo mehrere Vereinbarungen zu derselben Geschäftsbeziehung gehören.

Berechnung: Zähle die aktiven Verträge je Vertragspartei.

Daten: Name der Vertragspartei, Vertragskennung und Vertragsstatus.

16. Durchschnittliche Verlängerungsdauer

Die durchschnittliche Verlängerungsdauer zeigt, um welchen Zeitraum sich Verträge im Durchschnitt verlängern. Vergleiche die Werte nach Vertragsart. So erkennst du, wie lange dich die verlängerten Vereinbarungen binden.

Berechnung: Addiere die Verlängerungszeiträume aller im Auswertungszeitraum verlängerten Verträge. Teile die Summe durch die Anzahl dieser Verträge. Berechne den Wert je Vertragsart und verwende dieselbe Zeiteinheit.

Daten: Verlängerungsdauer, Verlängerungsdatum und Vertragsart.

Wie erstellst du eine Kennzahlenübersicht in fynk?

Mit den Dashboards in fynk führst du Verträge, Termine und Aufgaben in einer Ansicht zusammen. Analysen und Berichte stehen auf drei Ebenen zur Verfügung:

• Persönliche Übersichten: Deine eigenen Verträge und Aufgaben.
• Teamübersichten: Die gemeinsame Arbeit eines oder mehrerer Teams.
• Kontoweite Übersichten: Der gesamte Vertragsbestand.

Welche Informationen sichtbar sind, hängt von den Benutzerrollen ab. Jede Person sieht nur die Informationen, auf die sie zugreifen darf.

Du kannst auch eine Übersicht für eine einzelne Vertragsart erstellen, etwa für deine Dienstleistungsverträge. Filtere nach Phase, Team, Schlagwörtern, Dokumentenart und Erstellungsdatum. So besprichst du mit deinem Team genau die Vereinbarungen, um die es gerade geht.

Arbeitet dein Team international, kannst du über die Zuordnung zu Teams oder Schlagwörtern eigene Übersichten je Land oder Gesellschaft erstellen. Vertragswerte werden nach Währung getrennt angezeigt. So erkennst du, in welchem Land es hakt.

Die Daten stammen aus den Angaben, die bereits in fynk vorliegen: Metadaten, Schlagwörtern, Vertragsarten, Aufgaben, Vorlagen und Dokumentenaktivitäten. Für die monatliche Auswertung nutzt du also die Vertragsinformationen, die dein Team ohnehin pflegt. Niemand muss vorher eine Tabelle neu zusammenstellen.

Auch die KI von fynk kann die Ansicht für dich erstellen. Für eine Kennzahlenübersicht mit KI beschreibst du, welche Verträge du darin sehen und was du auswerten möchtest.

Bei fiskaly haben Rechtsabteilung und Geschäftsleitung gezielt KPIs festgelegt, die sie in fynk auswerten. Damit beantworten sie konkrete Fragen: Wo stockt die Bearbeitung in welchem Land? Wie viele SLAs sind aktiv? Was wurde letzte Woche unterschrieben?

Der 1. FC Nürnberg nutzt in arbeitsreichen Phasen Erinnerungen und Übersichten statt Excel-Dateien. Auch wenn mehr Arbeit anfällt, behält das Team damit Verträge und Fristen im Blick.

Wie beginnst du mit Vertrags-KPIs in fynk?

Beginne in fynk mit drei Kennzahlen, einheitlich gepflegten Vertragsdaten und einer monatlichen Auswertung.

Schritt 1: Wähle drei KPIs für ein Ziel

Richte die Kennzahlen an deinen Zielen im Vertragsmanagement aus. Möchtest du zum Beispiel die Bearbeitungsdauer verkürzen, wähle die gesamte Durchlaufzeit, die interne Freigabedauer und die Zeit bis zur letzten Unterschrift.

Schritt 2: Sorge für die nötigen Datenfelder

Einheitliche Regeln für Vertragsmetadaten helfen dir, Metadaten einheitlich zu pflegen. Prüfe, ob alle Angaben vorhanden sind, die du für deine Kennzahlen brauchst. Verknüpfe Aufgaben und Erinnerungen mit dem jeweiligen Vertrag.

Schritt 3: Ermittle Ausgangswerte aus dem letzten Quartal

Berechne jeden KPI anhand dieser Daten. Kennzeichne Lücken, bevor du Ergebnisse vergleichst. So erkennst du später, ob sich deine Abläufe verbessert haben oder nur mehr Daten vorliegen.

Schritt 4: Prüfe die Entwicklung monatlich in deiner fynk-Übersicht

Leite aus einer Kennzahl eine konkrete Maßnahme ab. Lege fest, wer dafür verantwortlich ist und wann du den Fortschritt prüfst.

Mit dem ROI-Rechner kannst du den Wert tatsächlich eingesparter Arbeitsstunden abschätzen.

Welche weiteren Fragen gibt es zu Kennzahlen im Vertragsmanagement?

• Was sind die fünf wichtigsten Kennzahlen im Vertragsmanagement?

  Ein sinnvoller Einstieg sind die Vertragsdurchlaufzeit, rechtzeitig bearbeitete Verlängerungen, verspätet erfüllte oder überfällige Pflichten, der verwaltete Vertragswert sowie anstehende Verlängerungen und auslaufende Verträge. Zusammen erfassen sie Geschwindigkeit, Risiken und Vertragswerte. Wähle die Kennzahlen passend zu deinem Geschäftsziel. Beginne mit drei, wenn du die nötigen Daten erst noch verlässlich erfassen musst.

• Wie misst du die Durchlaufzeit eines Vertrags?

  Miss die Zeit von der ersten Vertragsanfrage bis zur letzten erforderlichen Unterschrift. Addiere diese Zeiträume für alle im Auswertungszeitraum vollständig unterzeichneten Verträge und teile die Summe durch deren Anzahl. Zähle die Tage immer nach derselben Regel, werte Vertragsarten getrennt aus und erfasse noch nicht vollständig unterzeichnete Verträge separat.

• Was ist eine gute Vertragsdurchlaufzeit?

  Eine gute Vertragsdurchlaufzeit hängt von Vertragsart, Komplexität, Verhandlungen und erforderlichen Freigaben ab. Vergleiche ähnliche Verträge mit deinen eigenen Ausgangswerten, statt einen Branchenwert zu übernehmen. Verkürze vermeidbare Wartezeiten. Prüfe jeden Vertrag weiterhin so gründlich, wie es nötig ist.

• Wie berichtest du der Geschäftsleitung über Vertrags-KPIs?

  Richte den Bericht am Geschäftsziel und den ausgewählten KPIs aus. Zeige den Auswertungszeitraum, den Ausgangswert, das aktuelle Ergebnis und die Entwicklung. Gib auch an, wie viele Datensätze in jede Kennzahl einfließen. Erkläre wesentliche Veränderungen und kennzeichne fehlende Daten. Benenne dort, wo der größte Handlungsbedarf besteht, eine verantwortliche Person und den nächsten Schritt.

Wähle ein Ziel und drei KPIs. Führe Termine, Vertragswerte, Zuständigkeiten und Folgeaufgaben in fynk zusammen. Prüfe dann jeden Monat, was sich verändert hat. Wenn das nächste Mal jemand fragt, wie lange es bis zur Unterschrift dauert, hast du eine Antwort. Und du weißt, wo du ansetzen kannst.