8 Vorteile von Vertragsmanagement Software

Unternehmen verwenden Vertragsmanagement Software um Verträge zu erstellen, zu überprüfen, auszuhandeln, zu genehmigen, zu unterzeichnen und zu verfolgen. Es ersetzt das alte und ineffektive manuelle Management von Verträgen und Unternehmen ersparen sich dadurch viel Zeit und Geld. Gleichzeitig verringert man mit einer Vertragsmanagement Software auch Vertragsrisiken, da man alle seine Verträge immer digital im Überblick behält. Auch ermöglicht eine Vertragsmanagement Software Abteilungen, Verträge ohne wesentlichen Beitrag der internen Rechtsabteilung selbst zu bearbeiten. Häufig wird der Begriff Vertragsmanagement im englischen auch gleichbedeutend mit Contract-Lifecycle-Management verwendet.

Welche Vorteile bietet eine Vertragsmanagement Software?

Wenn Unternehmen wachsen und an Größe zunehmen, ist es normalerweise unmöglich, ein effektives Vertragsmanagement durch manuelle Tätigkeit zu erreichen. An diesem Punkt ist es ratsam, sich für eine Vertragsmanagement Software zu entscheiden.

Unternehmen, die in eine moderne Vertragsmanagement Software investieren, stellen deutliche Verbesserungen in ihren Abläufen fest. Die Vorteile sind zahlreich und im Folgenden möchten wir einige der bemerkenswertesten auflisten:

1. Schnellere Geschäftsabläufe und Entscheidungsfindung

Wer regelmäßig Verträge erstellt, weiß wie aufwändig und fehleranfällig die Prozesse und Abstimmungen dahinter sind. Und es wird noch viel schlimmer, wenn Sie jeden Tag mehrere Verträge verwalten müssen. Die Verwendung von Vertragsmanagement Software macht diesen Prozess viel einfacher und schneller.

Mit fynk können Sie Vorlagen verwenden und mit wenigen Klicks einen Vertrag automatisiert erstellen. Dieser digitale Prozess ermöglicht auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und Einzelpersonen im gesamten Unternehmen. Digitale Signaturen und Verhandlungsprozesse sind weitere Features, die für einen schnelleren Betrieb und damit schnellere Entscheidungsfindung sorgen.

2. Einfachere Zusammenarbeit und Dateifreigabe

Verträge erfordern in der Regel Beiträge verschiedener Abteilungen, was bedeutet, dass die Vertragsqualität ohne angemessene Zusammenarbeit leiden kann. Das Vertriebsteam benötigt möglicherweise die Rechtsabteilung, um rechtliche Bedingungen zu prüfen, oder der Einkauf möchte sich möglicherweise mit Marketing abstimmen. Dies ist zeitaufwändig.

Eine Vertragsmanagement Software erleichtert Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen die Zusammenarbeit an Verträgen. Stakeholder können Änderungen von überall aus überprüfen und genehmigen, ohne sich Gedanken über die Versionskontrolle von Dokumenten zu machen oder sich dem Risiko auszusetzen, mit einer veralteten Kopie zu arbeiten.

3. Verbessertes Vertragsmanagement

Benutzer:innen können Verträge mit einer zentralen Vertragsmanagement Software besser verwalten. Sie verschwenden keine wertvolle Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Vertrag in Aktenschränken oder E-Mail-Postfächern. Eine Vertragsmanagement Software kann auch mit anderen Arten von Software integriert werden. Dies kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und Benutzern:innen den Zugriff auf alle relevanten Informationen aus einem zentralen Repository zu ermöglichen.

4. Verbesserte Compliance

Wenn es um Verträge geht, ist Compliance von größter Bedeutung. Denn wenn ein Vertrag nicht den Vorschriften entspricht, kann er möglicherweise nichtig sein, wenn er vor Gericht angefochten wird.

Bei manuellen Prozessen ist es relativ einfach, dass Dinge während der Entwurfs- und Unterzeichnungsphase durch das Raster fallen. Wenn eine wichtige Klausel, wie zum Beispiel eine salvatorische Klausel, versehentlich ausgelassen oder falsch gekennzeichnet wird, wird niemand davon erfahren, bis später ein rechtliches Problem auftritt.

Daher stellt die Nutzung einer Vertragsmanagement Software die Einhaltung von Compliance sicher, indem sie:

• Verfolgung und Berichterstellung von Schlüsseldaten, sowohl für bevorstehende Fristen als auch für vergangene Leistungen.
• Speichern Sie alle Vertragsinformationen an einem Ort, damit sie nicht verloren gehen oder verlegt werden.
• Bereitstellung eines einzigen, zentralen Systems zur Gewährleistung der Konsistenz in Vertragssprache und -genehmigung.

5. Erhöhte Produktivität und Kundenservice

Ein manuelles System für Vertragsmanagement erfordert eine enorme Menge an Personalstunden. Mitarbeiter müssen Zeit damit verbringen, nach Dateien zu suchen, fehlende Dokumente aufzuspüren, Tabellenkalkulationen zu aktualisieren und zu verwalten, Daten manuell in das System einzugeben und Aufgaben aufgrund von Fehlern zu wiederholen. All dies nimmt ihnen wertvolle Zeit, die sie für andere hochwertige Aufgaben verwenden könnten.

Vertragsmanagement Software automatisiert die meisten manuellen Aufgaben, die von Ihren Mitarbeitern ausgeführt werden. Es bietet ein zentrales Repository, in dem alle Ihre Verträge gespeichert und elektronisch abgerufen werden können, wodurch die Suche nach fehlenden Dateien oder die manuelle Erstellung von Berichten entfällt. Es benachrichtigt Sie automatisch vor wichtigen Fristen, damit nichts übersehen wird. Außerdem kann es in regelmäßigen Abständen automatisch Berichte für Sie erstellen und bietet einfache Arbeitsabläufe, mit denen Sie alles immer im Blick haben.

6. Verbesserte Vertragstransparenz

Wenn Sie Ihre Verträge an einem Ort in der Vertragsmanagement Software speichern, haben autorisierte Mitarbeiter einen besseren Überblick darüber, welche Vereinbarungen bestehen und wie diese aufgesetzt sind. Die Annäherung an das Ablaufdatum eines Vertrags ist eine Gelegenheit, die Vereinbarung neu zu verhandeln oder neu zu bewerten. Ein weiterer Vorteil einer verbesserten Vertragstransparenz besteht darin, dass die Verantwortlichkeit erhöht wird. Wenn jeder sehen kann, wer Zugriff auf Vertragsinformationen hat, ist es einfacher, den Überblick darüber zu behalten, wer für den Gesamtzustand der einzelnen Vereinbarung verantwortlich ist.

7. Sicherere Dateispeicherung und -sicherung

Verträge sind wichtige Dokumente mit sensiblen Informationen. Die sichere Aufbewahrung von Verträgen auf manuelle Art und Weise ist in der Regel nicht vollständig möglich. Moderne Vertragsmanagement Software verwendet High-End-Verschlüsselungsfunktionen und Passwörter, um Dateien sicher zu speichern.

Genauso verhält es sich mit dem Backup. Physische Verträge können verloren gehen oder durch Wasser, Feuer und andere Elemente zerstört werden. Durch das Speichern von Dateien in der Cloud ist die Vertragsmanagement Software in der Lage, ein sicheres Backup zu gewährleisten und eliminiert damit das Risiko von Beschädigung und Verlust.

8. Skalierbarer Betrieb

Unternehmen streben immer nach Wachstum und speziell schnell wachsende Unternehmen stellt dies vor Herausforderungen. Daher wird eine skalierbare Lösung benötigt, um dem Wachstum gerecht zu werden. Wenn der Kundenstamm einer Organisation zunimmt, steigen auch die Vertragsanforderungen. Dies schafft einen Engpass für Unternehmen, aber mit der richtigen Vertragsmanagement Software kann man sich leicht an die neueren Anforderungen anpassen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vertragsmanagement Software ein wertvolles Instrument für Unternehmen jeder Größe ist. Sie hilft Unternehmen, den Prozess der Vertragserstellung und -genehmigung zu straffen, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und ermöglicht eine effiziente Verfolgung und Berichterstattung über die Vertragsleistung. Darüber hinaus ermöglicht sie eine effektive Zusammenarbeit von Teams, verbessert die Kommunikation und erleichtert die Entscheidungsfindung. Darüber hinaus kann sie auch zu Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen beitragen. Insgesamt kann Vertragsmanagement Software die gesamten Vertragsmanagement-Prozesse eines Unternehmens erheblich verbessern, indem sie für mehr Transparenz und Kontrolle über die vertraglichen Verpflichtungen sorgt.

Autor:

Constantin Wintoniak