Contract Compliance: So sicherst du Vertragstreue

Bei Contract Compliance prüfst du, ob beide Seiten ihre Zusagen aus einem unterschriebenen Vertrag einhalten. Ein Anbieter verfehlt ein Leistungsziel, aber niemand fordert die vereinbarte Gutschrift ein. Die Finanzabteilung bezahlt nach der Vertragsverlängerung eine höhere Rechnung, ohne den vereinbarten Preis zu prüfen. Die Bedingungen stehen im Vertrag. Jetzt muss jemand ihre Einhaltung prüfen, Nachweise sammeln und bei Abweichungen nachfassen.

Was ist Contract Compliance?

Contract Compliance ist die regelmäßige Prüfung, ob beide Vertragsparteien die vereinbarten Bedingungen tatsächlich einhalten.

Dabei geht es um mehr als pünktlich bezahlte Rechnungen. Diese Punkte solltest du prüfen:

• Preise und Zahlung: Vereinbarte Preise, Rabatte, Abrechnungsbedingungen und Zahlungstermine.
• Leistungsqualität: Leistungsziele, Berichtspflichten und das Verfahren, mit dem du Gutschriften einfordern kannst.
• Lieferung: Meilensteine, Mengen, Qualitätsstandards und Abnahmebedingungen.
• Verlängerung und Kündigung: Wann sich der Vertrag verlängert oder endet und wie und bis wann du kündigen musst.
• Daten und Vertraulichkeit: Erlaubte Verwendungszwecke, Zugriffsbeschränkungen sowie vereinbarte Vorgaben zur Verarbeitung oder Löschung.
• Gesetzliche und regulatorische Anforderungen: Im Vertrag festgehaltene Zusagen, etwa bestimmte Compliance-Nachweise vorzulegen.

Angenommen, dein Softwareanbieter erreicht die in seiner Leistungsvereinbarung (SLA) zugesagte Verfügbarkeit nicht. Dann vergleichst du den Leistungsbericht mit dem vereinbarten Ziel. Du prüfst, ob dir eine Gutschrift zusteht, und machst den Anspruch so geltend, wie es der Vertrag verlangt. Anschließend muss jemand kontrollieren, ob die Gutschrift auf der Rechnung berücksichtigt wurde. Den Ausfall zu bemerken, ist erst der Anfang.

Warum werden Vertragsbedingungen nach der Unterschrift nicht eingehalten?

Vertragsbedingungen werden nach der Unterschrift oft nicht eingehalten, weil niemand daraus konkrete Aufgaben für den Arbeitsalltag macht.

Der Vertrag wird abgelegt. Seine Bedingungen stehen in einem PDF, das niemand bei der Suche nach Vertragsinformationen findet. Der Vertrieb übergibt die Betreuung eines Kunden, doch von den zugesagten Berichten erfährt niemand. Der Verlängerungstermin steht im Kalender einer ehemaligen Kollegin. Jemand stimmt per E-Mail einem neuen Liefertermin zu, während das Team weiter mit dem alten Zeitplan arbeitet.

Wenn Informationen verstreut sind, fallen solche Lücken schwerer auf. In der Global Compliance Survey von PwC gaben 63 % der Führungskräfte an, dass komplexe, im Unternehmen verteilte Daten die Einhaltung von Compliance-Anforderungen erschweren.

Auch die finanziellen Folgen können sich summieren. WorldCC und Deloitte Legal schätzen den durchschnittlichen Wertverlust bei Verträgen auf 8,6 %. Nicht eingeforderte Gutschriften und ungeprüfte Gebühren können zu diesem Wertverlust bei Verträgen beitragen. Die Schätzung umfasst allerdings mehr als Verstöße gegen Vertragsbedingungen.

Dafür muss niemand nachlässig arbeiten. Wenn für eine Klausel niemand zuständig ist, bleibt nach der Unterschrift leicht offen, wer sich um ihre Umsetzung kümmert.

Wie stellst du Contract Compliance sicher?

Du stellst Contract Compliance sicher, indem du aus Vertragsbedingungen konkrete Prüfaufgaben machst, Verantwortliche benennst, Nachweise prüfst und bei Abweichungen handelst.

Beginne mit Verträgen, bei denen eine unerfüllte Zusage spürbare Folgen hätte. Das kann der Vertrag mit einem wichtigen Lieferanten oder einem großen Kunden sein. Auch ein Vertrag, dessen Kündigungsfrist bald abläuft, ist ein guter Ausgangspunkt. Lege zuerst einen festen Ablauf fest und nutze ihn dann für weitere Verträge.

Schritt 1: Sammle den unterschriebenen Vertrag und alle Nachträge

Lege den unterschriebenen Vertrag und alle vereinbarten Nachträge an einem gemeinsamen Ort ab, damit alle mit denselben Unterlagen arbeiten.

Nimm auch Anlagen und Leistungsvereinbarungen auf, die Pflichten enthalten. Ein ordentlich abgelegter Hauptvertrag hilft wenig, wenn die Preisübersicht noch in irgendeinem E-Mail-Anhang steckt. Kläre zuerst, welche Unterlagen aktuell sind. Erfasse erst danach Termine und verteile Aufgaben.

Mit dem KI-Import von fynk kannst du bestehende unterschriebene Verträge hochladen und wichtige Vertragsdaten auslesen lassen. So musst du die Angaben aus deinen abgelegten Verträgen nicht alle von Hand übertragen. Gleiche die ausgelesenen Angaben mit dem unterschriebenen Vertragstext ab.

Schritt 2: Erfasse die Bedingungen, die du prüfen willst

Erfasse wichtige Bedingungen in einheitlichen Feldern, damit dein Team sie finden und vergleichen kann, ohne den Vertrag jedes Mal neu zu lesen.

Halte Vertragsparteien, Vertragswert, Zahlungsbedingungen, Verlängerungstermin, Kündigungsfrist und die verantwortliche Person fest. Notiere zu jeder Pflicht, wer sie erfüllen muss, woran du die Erfüllung erkennst, wann sie fällig ist und wo die zugehörige Klausel steht.

Erfasse beispielsweise sowohl den Verlängerungstermin als auch den letzten möglichen Kündigungstermin. Der Verlängerungstermin allein sagt dir noch nicht, bis wann du kündigen musst. Eine Checkliste fürs Vertragsmanagement hilft dir, bei jeder Übergabe dieselben Angaben zu erfassen.

Mit den Vertragsmetadaten in fynk speicherst du wichtige Termine, Werte und Zuständigkeiten in strukturierten Feldern. Diese Angaben kannst du für Filter, Auswertungen und Erinnerungen nutzen. Wenn du eine anstehende Verlängerung prüfst, stehen sie schon bereit. Niemand muss erneut das PDF durchsuchen.

Schritt 3: Benenne für jede Pflicht eine verantwortliche Person und eine Frist

Weise jede Pflicht einer namentlich benannten Person zu, die sie erfüllt oder ihre Erfüllung prüft. Lege eine Frist fest und beschreibe, wann die Aufgabe erledigt ist.

Schuldet ein Lieferant eine Leistung, prüft die zuständige Person in deinem Unternehmen das Ergebnis und fasst bei Bedarf nach. Bei eigenen Zusagen sorgt sie dafür, dass die Arbeit erledigt wird. Eine Abteilung als zuständig einzutragen, reicht nicht. Benenne einen Menschen.

Angenommen, ein Kundenvertrag verlangt einen monatlichen Leistungsbericht. Halte fest, wer ihn erstellt, bis wann er verschickt werden muss und welcher Nachweis den Versand belegt. Bei einer Leistungsvereinbarung mit einem Lieferanten benennst du die Person, die den Bericht prüft und mögliche Gutschriften vor Ablauf der vertraglichen Frist einfordert.

In fynk bleiben Aufgaben und Erinnerungen mit dem Vertrag verknüpft. Jede Aufgabe bekommt eine zuständige Person und ein Fälligkeitsdatum. Erinnerungen vor Verlängerungen, Vertragsenden und anderen wichtigen Terminen sorgen dafür, dass genug Zeit zum Handeln bleibt.

Schritt 4: Prüfe neue Zusagen anhand deiner Vorgaben

Prüfe neue Verträge und Nachträge vor der Unterschrift anhand der Vorgaben deines Unternehmens, damit dein Team nur Zusagen macht, die es auch erfüllen kann.

Ein Vertragsleitfaden hält fest, welche Bedingungen akzeptabel sind, welche Alternativen infrage kommen und welche Punkte genauer geprüft werden müssen. Nimm auch Fragen zur praktischen Umsetzung auf: Kann dein Team die vereinbarten Berichte rechtzeitig liefern? Passt die vorgeschlagene Datenklausel dazu, wie der Dienst Kundendaten tatsächlich verarbeitet?

Die KI-Prüfung von fynk gleicht Verträge vor der rechtlichen Prüfung mit deinen eigenen Leitfäden und Regeln ab. Sie kennzeichnet abweichende Formulierungen. So sieht die Person, die den Vertrag prüft, welche Stellen sie genauer ansehen muss.

Lege nach der Unterschrift fest, wer die Einhaltung der vereinbarten Pflichten prüft. Dass eine Klausel die Prüfung bestanden hat, sagt noch nichts darüber aus, ob sie jemand einhält.

Schritt 5: Prüfe Leistungen regelmäßig und berichte über Abweichungen

Prüfe fällige Pflichten in festen Abständen und halte fest, bei welchen Abweichungen jemand entscheiden muss, wie es weitergeht.

Ein wöchentlicher Blick auf anstehende Aufgaben und eine monatliche Prüfung mit der Finanzabteilung und den zuständigen Fachabteilungen können ein sinnvoller Anfang sein. Passe die Abstände an die Vertragsfristen und die Folgen einer versäumten Pflicht an. Prüfe die betroffenen Pflichten erneut, wenn sich Preise, Leistungen oder andere vereinbarte Bedingungen ändern.

Ein Bericht zur Contract Compliance sollte zeigen, was fällig oder überfällig ist, was geprüft wurde und wo noch Nachweise fehlen. Halte bei jeder Abweichung fest, wer zuständig ist und was als Nächstes passiert. „Nicht geprüft“ braucht einen eigenen Status. Es bedeutet nicht „vertragsgemäß erfüllt“.

Vergleiche Rechnungen mit den vereinbarten Preisen, Leistungsberichte mit den SLA-Zielen und Liefernachweise mit den vereinbarten Meilensteinen. Lass dir eine zugesagte Datenlöschung von der IT bestätigen, bevor du die Pflicht als erfüllt markierst. Steigt der Rechnungsbetrag bei einer Verlängerung, prüfe, ob der Vertrag die Erhöhung erlaubt.

Wenn du eine Abweichung findest, dokumentiere sie und kontaktiere die andere Vertragspartei. Benenne jemanden, der sich darum kümmert, bis die Sache geklärt ist.

Die Übersichten in fynk zeigen deinen Vertragsbestand nach Phase, Art und Team. Das hilft dir, diese Prüfungen zu organisieren. Ob die vereinbarte Leistung erbracht wurde, beurteilst du anhand der zugehörigen Nachweise. Treten dieselben Lücken immer wieder auf, kann ein Audit des Vertragsmanagements helfen, die Ursachen im Ablauf zu finden.

Nutze die erfassten Termine, Werte und Zuständigkeiten auch für deine Vertragsübersicht.

Schritt 6: Bewahre Nachweise zu Maßnahmen und Änderungen auf

Dokumentiere Prüfungen, Entscheidungen und vereinbarte Änderungen mit Datum, damit auch eine andere Person den Ablauf nachvollziehen kann.

Bewahre bei einer eingeforderten Gutschrift den Leistungsbericht, die Antwort des Anbieters und die korrigierte Rechnung auf. Ändern sich Liefertermine, speichere den vereinbarten Nachtrag und aktualisiere die erfassten Daten. Sonst beginnt die Prüfung im nächsten Monat mit derselben ungeklärten Frage.

Das Aktivitätsprotokoll von fynk erfasst automatisch jeden Aufruf, jede Bearbeitung, Freigabe und Unterschrift. Die Einträge lassen sich nachträglich nicht verändern. Damit kannst du neben den gesammelten Leistungsnachweisen auch nachvollziehen, was mit dem Vertrag passiert ist.

Der Dokumenten-Kalender zeigt alle Vertragstermine und Aufgaben gemeinsam. So hängt die nächste Prüfung nicht davon ab, wer nach der Übergabe noch Zugriff auf welchen Kalender hat.

Kannst du Contract Compliance in einer Tabelle überwachen?

Ja, du kannst Contract Compliance in einer Tabelle überwachen, solange der Aufwand überschaubar bleibt und jemand die Angaben aktuell hält.

Nutze für jede Pflicht eine eigene Zeile mit einem Verweis auf den Vertrag, der verantwortlichen Person, Fälligkeit, Status, Nachweis und nächstem Schritt. Eine einzige Zeile pro Vertrag kann sehr unterschiedliche Pflichten hinter einer grünen Zelle verstecken.

Tabelle und fynk im Vergleich

Bleib bei der Tabelle, solange sie für dich funktioniert. Wenn ihre Pflege zu viel Zeit kostet, bündelt fynk Vertragsdaten, Aufgaben und protokollierte Aktivitäten an einem Ort. Dein Team kann dann die Leistung prüfen, statt erst verschiedene Listen abzugleichen.

Was solltest du noch über Contract Compliance wissen?

• Was unterscheidet Contract Compliance von Contractor Compliance?

  Contract Compliance bedeutet, zu prüfen, ob beide Seiten die Bedingungen eines unterschriebenen Vertrags einhalten. Bei Contractor Compliance prüfst du beauftragte Personen oder Unternehmen. Dabei geht es etwa um erforderliche Qualifikationen, Versicherungen und Vorgaben für die Ausführung der Arbeit. Die Themen überschneiden sich, wenn solche Anforderungen im Vertrag stehen.

• Wer ist für Contract Compliance verantwortlich?

  Benenne eine verantwortliche Person für den Vertrag, die alle Prüfungen koordiniert. Weise dann jede Pflicht einer konkreten Person zu. Die Finanzabteilung prüft Preise und Zahlungen, die zuständige Fachabteilung Lieferungen und Leistungsqualität. Der Vertrieb gibt Zusagen an Kunden bei der Übergabe weiter. Die Rechtsabteilung klärt Vertragsbedingungen und prüft Abweichungen. In einem kleinen Team kann eine Person mehrere Rollen übernehmen.

• Welche drei Bereiche umfasst Contract Compliance?

  Eine hilfreiche Einteilung sind eigene Pflichten, Pflichten der anderen Vertragspartei und gesetzliche oder regulatorische Vorgaben, die im Vertrag festgehalten sind. Behalte alle drei Bereiche im Blick. So prüfst du sowohl, was du leisten musst, als auch, worauf du Anspruch hast.

• Wie oft solltest du die Vertragstreue prüfen?

  Wie oft du prüfst, hängt von der jeweiligen Pflicht und den Folgen eines Verstoßes ab. Prüfe Rechnungen bei Eingang, Leistungsziele zum vereinbarten Berichtstermin und Verlängerungen vor Ablauf der Kündigungsfrist. Kontrolliere überfällige Aufgaben regelmäßig. Prüfe die betroffenen Pflichten erneut, wenn sich vereinbarte Bedingungen ändern.

Beginne mit einem unterschriebenen Vertrag, bei dem bald eine Frist abläuft. Lade ihn in fynk hoch, weise jemandem die nächste Prüfung zu und richte eine Erinnerung ein. Dann steht fest, wer sich um die Einhaltung der Zusage kümmert und wann nachgefasst wird.