So erstellst und versendest du ein NDA automatisch aus einem Formular

Für den Start brauchst du eine NDA-Vorlage in fynk. Diese Vorlage enthält die dynamischen Felder (oder Platzhalter), die Zapier anschließend mit deinen Formulardaten füllt.

Füge überall dort ein dynamisches Feld ein, wo eine Variable steht, und gib ihm einen klaren Namen wie “NDA-Startdatum”. Verwende den richtigen Feldtyp und Namen, die du wiedererkennst, denn genau diese Felder wählst du später erneut aus, wenn du das Formular in Zapier zuordnest.

Kurz gesagt: Platzhalter in deinem NDA = dynamische Felder in fynk = Antwortfelder in deinem Formular.

Füge zum Schluss am Ende deiner Vorlage für jede unterzeichnende Person einen Signaturblock hinzu. Sobald die empfangende Person dein Formular ausfüllt, wird dieser Block automatisch der unterzeichnenden Person zugewiesen. Den Rest des Dokuments, deine Klauseln und Standardbedingungen, lässt du unverändert.

Baue ein Formular, das genau die Daten abfragt, die deine dynamischen Felder brauchen, eine Frage pro Feld. Wenn dein NDA einen Namen, eine E-Mail-Adresse und ein Unternehmen verwendet, fragt dein Formular nach Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen. Dieses Eins-zu-eins-Verhältnis macht den nächsten Schritt mühelos.

Diese Anleitung nutzt Google Forms, aber jedes Formular-Tool, das sich mit Zapier verbinden lässt, funktioniert genauso, darunter Typeform, Paperform, Tally oder jedes andere Tool zum Erstellen von Formularen. Es ändert sich lediglich, wie du in Schritt 3 den Trigger auswählst. Sobald das Formular steht, teilst du es, wie du möchtest: per E-Mail, über den direkten Link oder eingebettet auf deiner Website.

Hier treffen die beiden Teile aufeinander. Erstelle in Zapier einen neuen Zap und lege Folgendes fest:

• Trigger: dein Formular-Tool, ausgelöst durch “New form submission”, und verbinde dein Tool mit Zapier.
• Action: wähle fynk, stelle dann “Create a document from a template” ein und füge deinen fynk-API-Key hinzu, um es mit Zapier zu verbinden.

Ordne dann im Tab “Configure” jede Formularantwort ihrem passenden dynamischen Feld zu. Die Antwort auf die E-Mail-Frage füllt also das E-Mail-Feld, die Antwort auf die Namensfrage das Namensfeld und so weiter. Diese Zuordnung ist das Herzstück des Ganzen, denn sie macht aus einer generischen Vorlage jedes Mal ein personalisiertes NDA.

Im selben Tab “Configure” kannst du das neu erstellte Dokument direkt zur Unterschrift senden. Setze die Option “Move to Signing Stage” auf True und wähle:

• Signaturart: einfach, fortgeschritten oder qualifiziert.
• Signatur-Reihenfolge: lege fest, wer zuerst unterschreiben soll.
• Signatur-Nachricht: die Nachricht in der E-Mail an die Unterzeichnenden. Lässt du sie leer, wird eine Standardnachricht gesendet.

Alle Pflichtfelder müssen gesetzt und die Unterzeichnenden angegeben sein. So erstellt fynk in dem Moment, in dem jemand das Formular absendet, dessen NDA und schickt es zur Unterschrift, ohne dass du eine E-Mail schreiben oder irgendetwas anklicken musst.

Möchtest du das NDA lieber vor dem Versand prüfen, setze “Move to Signing Stage” auf False, dann wird das Dokument als Entwurf in deiner Dokumentenablage in fynk angelegt. Du kannst in deiner Vorlage auch einen Prüfschritt über einen Checkpoint vor der Unterschrift einfügen und ihn einer prüfenden Person zuweisen und das Ganze dann mit einer zweiten Zapier-Action “Send document to review stage” automatisieren.

Klicke auf Continue und teste den Schritt. Wenn alles passt, kannst du deinen Zap veröffentlichen.