fynk vs Xodo Sign.

Xodo Sign speichert unterschriebene Dateien und Vorlagen, keine Vertragsdaten. Der Wechsel bleibt deshalb überschaubar, und die Arbeit steckt an vier Stellen: die Dateien rechtzeitig herausholen, daraus Vertragsdatensätze machen, Zapier- und API-Abläufe neu verdrahten und klären, wo Dokumente künftig vorbereitet werden.

Fordert den Export aus Xodo Sign an, solange das Konto läuft.

Unterschriebene Dokumente lassen sich in Xodo Sign einzeln als PDF mit Abschlusszertifikat herunterladen, den vollständigen Export des Kontos fordert ihr beim Support an. Nach der Kündigung stehen die Dateien noch 30 Tage auf Anfrage bereit. Das ist knapp, wenn die Anfrage erst am letzten Tag gestellt wird. Stellt sie einige Wochen vor der Verlängerung von Professional, legt jedes Zertifikat zu seinem PDF und gleicht die Anzahl mit dem Konto ab, bevor jemand kündigt.

Aus den PDFs von Xodo Sign werden Vertragsdatensätze.

Aus Xodo Sign kommen PDFs und Zertifikate ohne Verlängerungs- oder Kündigungstermine, denn Xodo Sign verfolgt Fristen nur für offene Signaturanfragen. fynk liest jedes importierte Dokument, gibt Parteien, Termine, Werte und Klauseln als Felder zurück und erinnert vor einer Verlängerung. Verknüpft jedes Abschlusszertifikat als zugehöriges Dokument mit seinem Vertrag. Prüft die ausgelesenen Kündigungsfristen an einer Handvoll Verträge, bevor ihr den Rest importiert, denn ein falsch gelesener Termin ist schlimmer als ein fehlender.

Zapier- und API-Abläufe aus Xodo Sign neu verdrahten.

Laut Hilfecenter ist die Salesforce-Integration von Xodo Sign noch in Entwicklung, bis dahin verweist Xodo Sign auf Zapier. Alles, was auf Webhooks, eingebettetem Signieren oder den 10 API-Dokumenten pro Nutzer aus Professional aufbaut, gehört auf eine eigene Liste. In fynk sind die Connectoren für Salesforce und Pipedrive ab Essential enthalten, Zapier, Webhooks und REST-API brauchen aber Business für 39 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Lebt euer Xodo-Sign-Setup in Zapier, kalkuliert also mit Business und nicht mit Essential.

Klärt, wo Dokumente nach Xodo Sign vorbereitet werden.

In Professional bearbeiten Versender bei Xodo Sign PDF-Text, schwärzen, kommentieren und ordnen Seiten neu, bevor ein Dokument verschickt wird. Die Vorlagen sind hochgeladene Dateien mit Feldern und Unterzeichnerrollen. In fynk steckt der Vertragstext selbst in der Vorlage, mit dynamischen Feldern unter Kontrolle der Rechtsabteilung. Der Neuaufbau der Vorlagen ist damit die Gelegenheit, wiederkehrende Verträge aus dem PDF zu holen. Am meisten spürt das, wer heute Dokumente vorbereitet. Hängt dieser Ablauf am Schwärzen oder Bearbeiten fertiger PDFs, testet genau diesen Schritt in der Testphase von fynk, bevor ihr euch festlegt.

Wann Xodo Sign die bessere Wahl bleibt.

Wenn für alles, was ihr verschickt, die einfache Signatur genügt, Hosting in den USA eure Rechtsprüfung besteht und euer Sicherheitsfragebogen SOC 2 verlangt, erledigt Xodo Sign die Aufgabe zu einem niedrigeren Preis pro Nutzer als fynk, und ein Wechsel bringt wenig. Dasselbe gilt für Teams, deren Versand im PDF-Editor beginnt. Dann ist Bleiben die vernünftige Entscheidung, und das solltet ihr vor einer Testphase hören, nicht nach einer Migration.