fynk vs SignNow.

Wer SignNow verlässt, ändert drei Dinge auf einmal: was die Rechnung zählt, wo die unterschriebenen Dateien liegen und wie Freigaben und CRM angebunden sind. Jeder dieser Punkte hat bei SignNow seinen eigenen Haken, hier in der Reihenfolge, in der Teams meist darauf stoßen.

Ein SignNow-Archiv ist ein Ordnerbaum, keine Vertragsliste.

SignNow speichert unbegrenzt Dokumente in Ordnern mit Suche und Filtern, führt aber keine Vertragsmetadaten. Der einzige Index, den euer Team heute hat, ist also die Ordnerstruktur. fynk liest jedes Dokument beim Import und gibt Parteien, Termine, Werte und Klauseln als Felder zurück. Einen Vertrag findet ihr dann über seine Kündigungsfrist statt über den Ordnernamen. Fangt mit den Ordnern an, in denen laufende Verträge liegen, denn dort verhindert ein ausgelesener Verlängerungstermin eine verpasste Frist. Die Extraktion verbraucht die monatlichen KI-Credits von fynk, in Essential 150 pro Nutzer. Plant einen großen Import also gegen dieses Kontingent.

Klärt den Exportweg bei SignNow vor der Verlängerung.

Fragt SignNow vor dem Verlängerungstermin, wie ihr unterschriebene Dokumente samt Prüfpfaden gesammelt aus dem Konto bekommt. Testet diesen Weg an einem Ordner und gleicht die Zahl der Dateien mit dem Konto ab. Die Self-Service-Tarife werden jährlich abgerechnet, der Verlängerungstermin ist deshalb der natürliche Stichtag: Das laufende Jahr ist ohnehin bezahlt.

Genehmigende und Zapier-Verbindungen aus SignNow neu aufbauen.

In SignNow Enterprise ist eine Freigabe eine Empfängerrolle im Signaturablauf. In fynk ist sie ein eigener Pfad, der die Unterschrift sperrt, bis alle Freigaben vorliegen. Aus jeder SignNow-Vorlage mit Genehmigendem wird also eine fynk-Vorlage plus Freigaberegel. Für die CRM-Anbindung braucht ihr dieselbe Bestandsaufnahme. In den Self-Service-Tarifen erreicht SignNow ein CRM über Zapier, die nativen Connectoren für Salesforce, Microsoft Dynamics 365 und HubSpot sind kostenpflichtige Extras der Site License. fynk bindet Salesforce und Pipedrive ab Essential an, native HubSpot-Integration, Webhooks, Zapier und REST-API brauchen Business. Dynamics 365 steht nicht auf der Connector-Liste von fynk. Arbeitet euer Vertrieb damit, prüft diesen Weg zuerst.

Vergebt fynk-Lizenzen nach Rolle, nicht an alle.

Bei SignNow sind die Nutzer unbegrenzt und die Einladungen gedeckelt, fynk rechnet pro Nutzer ab und enthält unbegrenzte Dokumente im Rahmen von Fair Use. Die Planungsfrage lautet damit nicht mehr, wie viele Anfragen ihr verschickt, sondern wer Verträge erstellt und verwaltet. Diese Liste ist oft kürzer als die Nutzerliste in SignNow, weil niemand einen Grund hat, inaktive Versender zu entfernen, solange Nutzer nichts kosten. Am deutlichsten merken den Wechsel die gelegentlichen Versender und alle, die bisher in einer Oberfläche auf Englisch, Französisch oder Spanisch gearbeitet haben und jetzt eine deutsche bekommen.

Wann ihr besser bei SignNow bleibt.

Wenn ein großes Team ein paar Dutzend Signaturanfragen im Jahr verschickt, die einfache Signatur für eure Verträge genügt und nach der Unterschrift niemand etwas wiederfinden muss, ist der Pauschalpreis pro Konto von SignNow schwer zu schlagen, und die Abrechnung pro Nutzer bei fynk bringt euch wenig. Dasselbe gilt, wenn ihr Online-Beglaubigung in den USA oder Kanada nutzt oder einen SOC-2-Typ-II-Bericht braucht, denn beides bietet fynk nicht. In diesen Fällen ist Bleiben die richtige Entscheidung, und das hört ihr besser jetzt von uns als mitten in einer Einführung.