fynk vs Dropbox Sign.

Dropbox Sign, früher HelloSign, hat kein Vertragsdatenmodell, das ihr entwirren müsstet. Der Abschied ist deshalb ein kleineres Projekt als bei einem CLM-System. Die Arbeit steckt im Archiv der unterschriebenen Dokumente, in allem, was über die API oder ein CRM Anfragen verschickt, und im Abrechnungszyklus eures Tarifs.

Was in einem Dropbox-Sign-Konto liegt.

Dropbox Sign zeigt alle unterschriebenen Dokumente samt Prüfpfad an einem Ort, durchsuchbar nach Titel, Unterzeichner, Versender, Datum und Status. Vorlagen sind Signaturfelder auf einer festen Datei, in Essentials höchstens fünf, in Standard fünfzehn. Die Liste ist also kurz und der Neubau überschaubar: In fynk entsteht jede Vorlage aus dem Ausgangsdokument neu, mit gesperrten Formulierungen. Werden unterschriebene Kopien nach Dropbox oder Google Drive synchronisiert, liegt dort womöglich schon der größte Teil des Archivs. Gleicht den Ordner trotzdem mit der Dokumentenliste ab, bevor ihr euch darauf verlasst.

Legt den Export auf den Abrechnungszyklus von Dropbox Sign.

Die bezahlten Tarife werden pro Versender monatlich oder jährlich abgerechnet. Bei monatlicher Zahlung kann der Wechsel zum Ende jedes Monats stattfinden, bei jährlicher rechnet ihr vom Verlängerungstermin zurück. So oder so: Fragt Dropbox Sign, solange der bezahlte Tarif läuft, wie ihr unterschriebene Dokumente samt Prüfpfaden gesammelt exportiert, testet den Export an einer Stichprobe und gleicht die Anzahl mit der Dokumentenliste ab. fynk liest die importierten PDFs danach in strukturierte Daten aus und verbraucht dafür monatliche KI-Credits. Ein großes Archiv importiert ihr deshalb besser in Etappen.

Baut die Abläufe aus HelloSign-Zeiten neu.

Integrationen aus der Zeit vor der Umbenennung 2022 liefen über die HelloSign API, die heute Dropbox Sign API heißt: ein eigenes Produkt, abgerechnet nach Anfragevolumen, ab 75 USD im Monat für 50 Anfragen. Verschickt eure Website oder euer Produkt darüber Anfragen, schreibt ihr diese Abläufe gegen REST-API und Webhooks von fynk neu. Beide gibt es ab Business für 39 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Wer aus HubSpot heraus versendet, braucht für die native HubSpot-Integration von fynk ebenfalls Business. Für Salesforce, das Dropbox Sign erst in Premium anbietet, hat fynk ab Essential einen Konnektor.

Dropbox bleibt, nur die Versender ziehen um.

Dropbox Sign ist ein anderes Produkt als der Dateispeicher von Dropbox. Eure Ordner bleiben, wo sie sind, und der Wechsel betrifft nur die Leute, die Vereinbarungen verschicken. Für sie kommt vor und nach der Unterschrift etwas dazu: Vorlagen mit gesperrten Formulierungen, Freigaben, bevor etwas rausgeht, und ein Archiv, das Verlängerungstermine verfolgt. Empfänger bekommen weiterhin eine E-Mail und unterschreiben. Verträge, die FES oder QES brauchen, gehen aus derselben Oberfläche raus statt über das eID-Add-on zu API Premium.

Wo der Wechsel von Dropbox Sign wirklich nicht passt.

Bleibt bei Dropbox Sign, wenn einfache elektronische Signaturen alles abdecken, was ihr versendet, und niemand das Dokument nach der Unterschrift noch braucht. Diese Aufgabe erledigt Dropbox Sign sauber. Bleibt auch, wenn der Einkauf einen SOC-2-Typ-II-Bericht verlangt, den fynk nicht hat, oder wenn Versender und Unterzeichner eine der 22 Sprachen von Dropbox Sign jenseits von Deutsch und Englisch brauchen. Und wer nur aus HubSpot heraus unterschreiben lässt, bekommt diese Integration bei Dropbox Sign schon mit Essentials für 160 € im Jahr, während die native HubSpot-Integration von fynk erst mit Business zu 39 € pro Nutzer und Monat beginnt. In diesen Fällen kostet der Umzug mehr, als er bringt.