Die Überraschung auf einer E-Signatur-Rechnung kommt meist aus wenigen Mechaniken und nicht aus dem Listenpreis. Es lohnt sich, sie zu verstehen, bevor ihr zwei Angebote vergleicht, unseres eingeschlossen.
Unbegrenzte Anfragen, begrenzte Vorlagen.
Jeder bezahlte Web-Tarif enthält unbegrenzte Signaturanfragen, und zahlen müssen nur Versender: Wer eine Anfrage nur erhält und unterschreibt, gilt nicht als Versender. Begrenzt ist die Zahl der Vorlagen, mit 5 in Essentials, 15 in Standard und unbegrenzt in Premium. Der kostenlose Tarif erlaubt drei Signaturanfragen pro Monat für einen Nutzer, die bezahlten Tarife lassen sich 30 Tage testen.
Standard ist der realistische Teamtarif.
Essentials ist ein Tarif für einen einzelnen Nutzer, in der Euro-Preisliste für 160 € im Jahr oder 17,50 € im Monat. Standard ist der Tarif für kleine Teams ab zwei Nutzern, zu 288 € pro Nutzer und Jahr, also 24 € im Monat, oder 29 € bei monatlicher Zahlung. Er ergänzt Signieren vor Ort, erweiterte Felder für Unterzeichner und die HubSpot-Integration. Ab fünf Nutzern verweist Dropbox an den Vertrieb.
Die Teamfunktionen gibt es nur auf Angebot.
EU-Datenhaltung, SSO, SMS-Authentifizierung, mehrere Teams und die Salesforce-Integration stecken in Premium, das für fünf oder mehr Nutzer gedacht ist und über ein individuelles Angebot verkauft wird. Salesforce ist zusätzlich als kostenpflichtiges Add-on ausgewiesen. Wenn davon etwas ein Muss-Kriterium ist, ist der Standard-Preis nicht die Zahl, die ihr vergleichen solltet.
FES und QES kauft ihr über die API.
Die API ist ein eigenes Produkt mit eigenen Tarifen: API Essentials zu 75 USD im Monat für 50 Signaturanfragen, API Standard zu 250 USD im Monat für 100, API Premium auf Anfrage. Dropbox Sign eID, das FES und QES über Anbieter wie Swisscom, die belgische eID oder itsme liefert, ist ein Add-on zu API Premium. Wenn eure Verträge eine qualifizierte Signatur brauchen, ist das der Posten, nach dem ihr fragen solltet.
Was ihr euch schriftlich geben lassen solltet.
Verlangt von jedem Anbieter auf eurer Liste dieselben drei Zahlen: die Gesamtkosten pro Jahr bei eurem echten Dokumentvolumen, was beim Überschreiten des Kontingents passiert, und wie Jahr zwei und drei nach einem Erstjahresrabatt aussehen. Diese drei Antworten sortieren die meisten Auswahllisten stärker um als jede Funktionstabelle.