Verlängerungsverträge in HubSpot erstellen
Die Laufzeit deines Kunden endet bald. Erstelle eine Verlängerung, die die alten Konditionen übernimmt, ohne dass jemand den alten Vertrag öffnet.
Das Ziel
Mach Verlängerungen zur Sache von zwei Klicks für alle, die einen Kunden betreuen.
- Hinterlege Laufzeitdaten und ACV der auslaufenden Periode am Verlängerungs-Deal
- Verknüpfe eine Verlängerungsvorlage mit diesem Deal
- Erstelle die Verlängerung, ohne den alten Vertrag anzufassen
Hinterlege die auslaufende Laufzeit am Deal
Leg für den Kunden einen Verlängerungs-Deal an, so wie für Neugeschäft. Die Zahlen der bisherigen Laufzeit gibt es in HubSpot noch nicht, also brauchen sie einen Platz.
Geh zu Data Management, dann Data Model, dann Edit data model. Such nach Deals, öffne die Properties und leg drei an:
- Term end, ein Date picker
- Renewal start, ein Date picker
- Last ACV, eine Zahl im Währungsformat
Füll sie am Deal aus und trag den neuen Preis in das Standardfeld Amount ein. Das ist die vierte Zahl, und die gab es schon.
Du weißt nicht genau, was in der aktuellen Laufzeit steht? Die KI-Analyse hat die Daten und Werte schon aus dem unterschriebenen Dokument gezogen, und fynk speichert sie als Metadaten am Vertrag. Lies sie dort einmal ab, dann hat das CRM sie ab sofort.
Baue die Verlängerungsvorlage
Erstelle ein Verlängerungsformular, das auf den auslaufenden Vertrag verweist, statt ihn zu wiederholen. Füg für jeden Wert, der sich von Verlängerung zu Verlängerung ändert, ein dynamisches Feld hinzu:
- Enddatum der bisherigen Laufzeit
- Startdatum der Verlängerung
- Bisheriger ACV und neuer ACV
Alles, was gleich bleibt, ist fester Text. So passt eine Verlängerung auf ein oder zwei Seiten, und wer unterschreibt, liest sie viel schneller als einen ganzen Vertrag.
Ordne die Felder dem Deal zu
Öffne in fynk die Datenzuordnung und wähle Deals. Verbinde jedes Feld mit seiner Property. Nur drei davon hast du selbst angelegt:
| fynk | HubSpot |
|---|---|
| Enddatum bisherige Laufzeit | Term end (eigene) |
| Startdatum Verlängerung | Renewal start (eigene) |
| Bisheriger ACV | Last ACV (eigene) |
| Neuer ACV | Amount |
Dann die Gegenpartei. Wechsle zum Tab mit den Parteien, wähle das Unternehmen, das mit dem Deal verknüpft ist, und ordne Name und Adresse zu.
Über die HubSpot-Integration können Deals, Kontakte und Unternehmen eine Vorlage füllen. Nur der Deal gibt dir zusätzlich eine Pipeline mit allen anstehenden Verlängerungen.
Erstelle die Verlängerung aus dem Deal
Öffne den Verlängerungs-Deal, klick auf der fynk-Karte auf “Create from template” und wähl dein Verlängerungsformular.
Nach ein paar Sekunden liegt der Entwurf in fynk, mit allen Verlängerungsdaten:
- Ende der alten Laufzeit und Start der neuen
- ACV vom letzten Jahr und von diesem Jahr
- Name und Adresse des Kunden
Niemand öffnet das alte PDF, und niemand tippt eine Zahl ab. Über dieselbe Karte kannst du den Entwurf in die Prüfung schicken, andere einladen, Unterzeichnende hinzufügen, die Deal-Daten synchronisieren und ihn zur Unterschrift senden.
Eine Sache lohnt sich noch. fynk erinnert dich vor der Kündigungsfrist des Vertrags, den du ersetzt, und der Dokumenten-Kalender zeigt dir jede Laufzeit, die im nächsten Quartal endet. Diese Liste ist deine Verlängerungs-Pipeline.
Was macht es schnell?
Die Verlängerung startet in der Pipeline, nicht im Archiv
Die alten Zahlen kommen aus dem CRM
Eine Vorlage für jede Verlängerung
Kein Risiko durch vertippte Daten oder Preise
"Bei mehr als 2.000 Verträgen ist es unmöglich, alle Kündigungsfristen und automatischen Verlängerungen im Blick zu behalten. Die E-Mail-Erinnerungen von fynk sind hier unbezahlbar und helfen, ungewollte Vertragsverlängerungen zu vermeiden."
Häufig gestellte Fragen.
Weil die Verlängerungsvorlage aus dem CRM-Datensatz liest, nicht aus dem alten Dokument. Drei eigene Properties am Deal reichen, und sobald sie gefüllt sind, füllt sich die Verlängerung von selbst.
Ja. Verknüpfe die Vorlage mit dem Objekt Company und leg die drei Properties am Unternehmen an. Das passt zu Teams, die nicht für jede Verlängerung einen Deal öffnen. Die Pipeline-Ansicht eines Deals fehlt dir dann allerdings.
fynk erfasst die Daten in deinen Verträgen und erinnert dich vor der Kündigungsfrist. Der Dokumenten-Kalender zeigt dieselben Infos als Liste. Das ist die bessere Ansicht, wenn du die Verlängerungen eines ganzen Quartals planst.
Nur so weit, wie es im Text steht. Ein Verlängerungsformular ändert meist Laufzeit und Preis und bestätigt, dass der ursprüngliche Vertrag weiter gilt. Beide Dokumente bleiben also erhalten und sind in fynk miteinander verknüpft.
Noch Fragen?
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Signaturen inklusive, keine Umschlaggebühr