fynk vs Skribble.

Beim Wechsel weg von Skribble geht es nicht um die Stärke der Signatur, denn beide unterschreiben bis zur QES. Es geht darum, wo die unterschriebenen Verträge landen und was sie danach auswertet, weil Skribble hochgeladene Dateien signiert und die Langzeitarchivierung anderer Software überlässt.

Findet das Archiv, das Skribble nie geführt hat.

In Skribble liegen unterschriebene Dokumente in einer Liste, die sich nach Status filtern und nach Namen durchsuchen lässt, und für die Langzeitarchivierung verweist Skribble selbst auf andere Werkzeuge. Die wichtigen Verträge liegen deshalb meist noch woanders: in SharePoint, OneDrive oder Google Drive, falls euer Team die Plug-ins aus dem Pro-Tarif genutzt hat, in einem Vertragssystem oder auf einem Netzlaufwerk. Legt fest, welcher dieser Orte vollständig ist, und importiert von dort. fynk liest die Dateien beim Eingang und gibt Parteien, Termine, Werte und Kündigungsfristen als Daten zurück, auch bei Scans. Damit bekommt das Archiv eine Struktur, die die alte Dokumentenliste nie hatte.

Holt unterschriebene Dateien samt Nachweisen heraus.

Fragt Skribble vor der jährlichen Verlängerung, wie sich unterschriebene Dokumente mit ihren Signaturnachweisen gesammelt exportieren lassen, und testet die Antwort an einer Stichprobe mit mindestens einem QES-Dokument. Genau diese Datei verlangt im Streitfall ein Gericht oder eine Prüferin. Im Pro-Tarif prüft ihr außerdem, welche Löschfristen aktiv sind, damit während des Umzugs nichts planmäßig verschwindet, das ihr noch braucht. Kündigt erst, wenn die Zahl der exportierten Dateien mit euren eigenen Unterlagen übereinstimmt.

Baut die Skribble-Plug-ins nach, die ihr wirklich nutzt.

Skribble öffnet API und Plug-ins für Word, Excel, SharePoint, OneDrive, Google Drive und HubSpot ab Pro, Salesforce gibt es erst im Scale-Tarif, dazu nennt Skribble Zapier und Power Automate. Schreibt auf, was davon heute tatsächlich läuft. In fynk verbinden sich Salesforce und Pipedrive ab Essential, REST-API, Zapier, Webhooks und die native HubSpot-Integration brauchen Business. Hängen eure Abläufe an der API oder an HubSpot, rechnet also mit fynk Business für 39 € pro Nutzer und nicht mit Essential für 19 €. Die Microsoft-Plug-ins gleicht ihr einzeln mit der Integrationsliste von fynk ab.

Plant den Umzug auf die jährliche Verlängerung hin.

Team und Pro werden jährlich abgerechnet, mit 72 oder 120 FES oder QES pro Nutzer und Jahr, die sich das ganze Team teilt. Schaut nach, wie viel davon ihr tatsächlich verbraucht habt, denn das zeigt, wie viele fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen eure Verträge wirklich brauchen. Legt einen Stichtag fest, ab dem neue Verträge in fynk entstehen, und lasst alles, was schon zur Unterschrift unterwegs ist, in Skribble zu Ende laufen. Zuerst merken den Wechsel Vertragspartner, die bisher auf Französisch oder Italienisch unterschrieben haben, denn fynk gibt es auf Deutsch und Englisch. Sagt ihnen Bescheid, bevor die erste Einladung aus fynk kommt.

Wo ein Wechsel von Skribble wirklich nicht passt.

Wenn ihr qualifizierte Signaturen nach Schweizer ZertES braucht, eure Daten zwingend in einem Schweizer Rechenzentrum liegen müssen oder eure Verträge schon in einem Vertragssystem liegen, das gut mit Skribble zusammenarbeitet, kostet der Umzug echten Aufwand und bringt wenig. Dann ist Bleiben die richtige Entscheidung. Brauchen nur einzelne Dokumente ZertES, ist es ein vernünftiger Mittelweg, genau dafür den Starter-Tarif von Skribble zu behalten: ohne Abonnement, abgerechnet pro Signatur. Das schreiben wir lieber hier, als dass ihr es erst nach der Einführung merkt.