Die 8 Phasen des Vertragsmanagements

1. Vertragsanfrage

Der Vertragslebenszyklus beginnt meist mit der Anfrage auf Erstellung eines Vertrages durch eine Partei. Eine Vertragsanfrage enthält alle relevanten Informationen in Bezug auf das vorliegende Geschäft, wie z.B. die beteiligten Parteien und ihre Kontaktinformationen, eine Beschreibung des angebotenen Produkts oder der angebotenen Dienstleistung, Preisdetails, Vertragsbeginn und -ende sowie alle anderen grundlegenden Rahmenbedingungen zu dem betreffenden Vertrag.

Während dieser Unternehmensprozess in der Vergangenheit häufig über ausgedruckte Anfrageformulare abgebildet wurde, bietet eine moderne Vertragsmanagement Software (englisch auch häufig als Contract-Lifecycle-Management (CLM) bezeichnet)hier viele Möglichkeiten der Effizienzsteigerung. Eine Software unterstützt dabei den Lebenszyklus eines Vertrags von Beginn an lückenlos zu dokumentieren und bildet damit die Grundlage für ein erfolgreiches Vertragsmanagement.

2. Vertragserstellung

Die Vertragserstellung ist der Prozess der Erstellung eines Vertrages auf der Grundlage der in der Anfragephase gesammelten Informationen. In dieser Phase erarbeiten die Vertragsparteien ihre Vertragsbedingungen.

Die Vertragserstellung ist eine der wichtigsten Phasen des Vertragsmanagements, da sie die Richtung für die zukünftige Vertragserfüllung und -einhaltung vorgibt. Ein schlecht geschriebener Vertrag oder ein Vertrag welcher mehrdeutige Klauseln enthält, kann zu unnötigen rechtlichen Problemen führen, die möglicherweise nur mit viel Aufwand zu lösen sind.

Auch hier erleichtert der Einsatz einer Vertragsmanagement Software den Benutzern:innen die Erstellung von Verträgen enorm. Eine Bibliothek mit Vorlagen, welche automatisch mit Inhalten aus verknüpften Datenbanken befüllt werden, sowie vorab genehmigte Klauseln, zum Beispiel salvatorische Klauseln, oder automatisierte Feedbackprozesse ermöglichen eine schnellere und transparentere Erstellung von komplexen Verträgen.

3. Vertragsbearbeitung

Die Vertragsbearbeitung besteht aus Vertragsprüfung, Vertragsverhandlung und Vertragsgenehmigung. Dieses Trio erfordert eine ständige Zusammenarbeit zwischen allen Vertretern der Parteien in einer vertraglichen Vereinbarung.

Moderne Vertragsmanagement Software ermöglicht hier heutzutage ein intuitives, transparantes und effizientes gemeinsames Arbeiten an einem Vertrag. Funktionen wie Redlining und laufende Versionsvergleiche erleichtern die Arbeit in dieser Phase enorm.

4. Vertragsunterzeichnung

Bevor ein Vertrag bindend wird, müssen die Parteien die Vereinbarung unterzeichnen. Sie können dies digital oder auf Papier tun, und es kann sogar mehrere Genehmigungen innerhalb einer Organisation erfordern.

Eine Vertragsmanagement Software kann über dynamische eSignature Funktionen und vordefinierte Abläufe den Prozess stark vereinfachen. Elektronische Signaturen verbessern Ihre Time-to-Signature drastisch, was sich positiv auf die Abschlussrate auswirkt. Es ist nicht erforderlich, den Vertrag manuell zu drucken, zu unterschreiben und zu scannen, da alles in einem Arbeitsgang digital umfasst wird.

5. Vertragsverfolgung und -einhaltung

Dies ist häufig die zeitlich längste Phase und umfasst die gesamte Vertragslaufzeit. In dieser Phase ist es essentiell dass die Vertragspartein einen Überblick über ihre vertraglichen Verpflichtungen behalten.

Die Vertragsverfolgung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass jede Partei die vertraglich fixierten Bedingungen einhält. Es reduziert alle Formen von Risiken und schafft die Grundlage für ein Audit der Verträge. Da manuelle Audits fehleranfällig sind, ist es ratsam, Contract Lifecycle Management Software zu verwenden, um schnell relevante Einblicke zu bekommen und Analysen zu erstellen. Während der Vertragsverfolgung können Sie den Erfolg Ihrer Vereinbarung überprüfen und feststellen, ob Sie sie neu verhandeln, verlängern oder kündigen müssen.

Oft ist dieser Teil des Vertragsmanagements in Zeiten von DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) nichtmehr ohne Software zu bewerkstelligen. Eine Vertragsmanagement Software hilft den Überblick zu behalten und sortiert Verträge nach Tags, finanziellen Wert, Partein, oder Geschäftsgebiet. Ein zentraler sicherer Ort zur Aufbewarung von Bestandsverträgen kann ebenfalls häufig nur durch eine Software sichergestellt werden. Mittels modernen Technologien sind Verträge in der Cloud sicher aufbewahrt und weltweit für Berechtigte verfügbar.

6. Vertragsende

Der Vertrag endet am vereinbarten Tag, wenn alle Vertragsbedingungen erfüllt sind, einschließlich Leistungserbringung, Zahlung usw. Zu diesem Zeitpunkt sind keine Vertragsparteien mehr zur Vertragserfüllung verpflichtet. Sie können dann den Vertrag kündigen oder eine Verlängerung einleiten.

7. Vertragsverlängerung

Nach Ablauf des Vertrages können die Parteien eine Verlängerung einleiten, um einen anderen Vertrag mit denselben oder aktualisierten Bedingungen abschließen. Ein Vertragsmanagement System benachrichtigt alle betroffenen Parteien, und der Prozess beginnt von neuem.

8. Vertragsanalyse

Vertragsanalyse ist der Prozess des Extrahierens und Analysierens von Daten aus bestehenden digitalen Verträgen. Durch diesen Prozess können Sie die günstigsten Bedingungen in Ihrem Vertrag identifizieren, feststellen, ob gegen den Vertrag verstoßen wurde, und Erkenntnisse für zukünftige Verträge gewinnen.

Zu den Vertragsanalysefunktionen gehören die Extraktion von Parteien, Daten, Zahlungsbedingungen, Kündigungsklauseln, Freistellungsklauseln und Haftungsbeschränkungen. Die extrahierten Daten können dann mit einer Vielzahl von Analysewerkzeugen analysiert werden, darunter Wortwolken und andere Formen der Textvisualisierung. Sie können Ihre Verträge manuell analysieren, wenn sie nur im PDF- oder Word-Format verfügbar sind, aber es ist viel einfacher, wenn Ihre Verträge elektronisch in einer Datenbank gespeichert sind – wo sie leicht durchsucht werden können – oder in einem Vertragsmanagement System, das automatisierte Extraktionstools enthält.

Die Vertragsanalyse umfasst auch die Überwachung von Leistungsmetriken auf beiden Seiten des Vertrags. Diese Metriken helfen festzustellen, ob eine der Parteien gegen die Vertragsbedingungen verstößt oder nicht. Neben der Überwachung der Leistungsmetriken ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente sicher gespeichert werden und dass der Zugriff auf diese Dokumente auf diejenigen beschränkt ist, die eine entsprechende Genehmigung haben.