vertragsmanagement Was ist Redlining?

Was bedeutet Redlining eines Vertrags?

Redlining ist der Prozess der Bearbeitung eines Vertrags, bei dem zwei oder mehr Parteien verhandeln oder zusammenarbeiten. Ziel ist es, ein gemeinsames Dokument zu erstellen, das alle Parteien zufriedenstellt.

Der Begriff Redlining stammt von der ursprünglichen, physischen Methode der Vertragsbearbeitung, bei der bedrucktes Papier und Rotstift zum Einsatz kamen. Eine Partei würde das Dokument nehmen und Wörter durchstreichen und Änderungen in roter Tinte ergänzen. Dieses Dokument würde dann an den nächsten Bearbeiter gehen, der dasselbe tun würde. Die rote Tinte machte es für jeden einfach, die genauen Änderungen zu sehen, die vorgenommen wurden. Schließlich würden sich alle auf eine Version des Vertrags einigen. Ein sauberes Dokument wurde dann am Ende erstellt, um die endgültige Vereinbarung zu fixieren.

Heute ist der Prozess viel einfacher. Mit der Vertragsmanagement Software von fynk können Sie Verträge in Echtzeit redlinen, gemeinsam bearbeiten. Ihre Rechtsabteilung muss sich keine Gedanken darüber machen, physische Kopien hin und her zu senden, um die unterschiedlichen Versionen zu verwalten. Das kann Ihnen helfen, Ihren Vertragsverhandlungsprozess um Tage oder sogar Wochen zu beschleunigen.

Wie funktioniert „Redlining“ konkret?

Redlining ist mehr als nur Bearbeiten. Es ist ein kollaborativer Prozess, bei dem alle am Vertrag beteiligten Parteien zusammenarbeiten, um ein Dokument zu erstellen, das alle zufriedenstellt. Früher wurde dies mit Papierdokumenten und Rotstiften erledigt, heute erfolgt dies jedoch meistens über Computerdateien.

Konkret: Partei A legt Partei B einen Vertrag vor. Partei B nimmt Änderungen vor. Diese neue Version wird an Partei A weitergegeben, die ihre eigenen Änderungen vornimmt und die Änderungen von Partei B genehmigt oder ablehnt, bevor sie die Datei zurücksendet. Dies wird so lange fortgesetzt, bis alle Parteien mit dem Vertrag zufrieden sind.

Wann sollten Sie es bei einem Vertrag verwenden?

Sie müssen Redlining immer dann bei einem Vertrag verwenden, wenn sich mehr als eine Person auf die endgültige Version einigen muss. Es wird am häufigsten verwendet, wenn mehrere Gruppen die Bedingungen eines neuen Vertrags aushandeln, aber das ist nicht der einzige used case, bei dem es verwendet wird. Möglicherweise müssen Sie es auch bei Verträgen einsetzen, bei denen Sie eine neue Vertragsvorlage erstellen oder alte Verträge überarbeiten. Jedes Mal, wenn Sie einen Vertrag mit anderen Personen verfeinern möchten, macht dessen Einsatz Sinn. Insbesondere wenn Sie für diesen Prozess auf ein digitales Vertragsmanagement setzen.

Die Herausforderungen des Contract Redlining

Redlining ist hilfreich, kann aber dennoch seine Herausforderungen haben. Mit dem falschen Vertragsmanagement Tool führt es schnell zu einem Durcheinander statt zu einer schlüssigen Vereinbarung. Einige Herausforderungen, auf die Sie stoßen können, sind:

Verwirrende Änderungen: Wenn Sie Ihre Vereinbarungen mit einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm bearbeiten, kann es schnell schwierig werden, Unterschiede zu erkennen und den resultierenden Text zu lesen. Wenn eine Partei vergisst, ihre Änderungen nachzuverfolgen, können Fehler entstehen.

Fehlerhafte Formate: Wenn zu viele Personen im Laufe der Zeit Änderungen an einem Dokument vornehmen, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Formatierung fehlerhaft ist. Das zwingt Sie dazu, zusätzliche Zeit damit zu verbringen, es wieder in Ihr bevorzugtes Aussehen zu bringen.

Inkompatible Dateitypen: Es gibt so viele verschiedene Versionen von Microsoft Word, dass Sie schnell auf inkompatible Dateitypen stoßen können, wenn Sie versuchen, Dokumente mit anderen zu bearbeiten. Das kann die Formatierung Ihres Vertrags beschädigen oder sogar vollständig zerstören.

Langsame Antwortzeit: Je nachdem, wie Sie Ihre Entwürfe senden, erhalten Sie das überarbeitete Dokument möglicherweise tage- oder wochenlang nicht zurück. Das verlangsamt den Vertragsabschlussprozess erheblich.

Diese Probleme sind kritisch, aber sie können mit dem richtigen Vertragsmanagement-System gelöst werden.

Vertragsredlining effektiv nutzen

Abhängig von Ihrem Unternehmen kann das Redlining von Verträgen Dutzende von Überarbeitungen beinhalten. Ihre Rechtsabteilung muss jede dieser Änderungen verfolgen und mit Kunden und Anbietern zusammenarbeiten, um zu einer zufriedenstellenden Vereinbarung zu gelangen. Die Bereitstellung der richtigen Tools kann dazu beitragen, den Vertragsworkflow zu rationalisieren und den Zeitaufwand für das Redlining erheblich zu reduzieren.

Der einfachste Weg, ein Dokument zu überarbeiten, besteht darin, dass beide Parteien gemeinsam daran arbeiten. Dies ist zwar nicht immer persönlich möglich, lässt sich aber durch digitale Vertragsabschlüsse leicht bewerkstelligen. Durch die Verwendung einer cloudbasierten Vertragsmanagement Software können alle Beteiligten den Vertrag jederzeit einsehen, um ihn zu bearbeiten oder Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen. Das Dokument wird an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch die Probleme inkompatibler Dateiformate vermieden werden.

Mit einer cloudbasierten Vertragsmanagement-Software können Sie auch Dokumentenänderungen sauber nachverfolgen. Das Tool verfolgt die Änderungen automatisch, bis das Dokument genehmigt ist, und gibt Ihnen einen klaren Überblick darüber, welche Änderungen vorgenommen wurden, von wem und wann.

Kompromisslose Produktfunktionen, die helfen

Wenn Sie Ihre Redlining-Workflows verbessern möchten, kann Ihnen fynk helfen. Die cloudbasierte Lösung setzt den gesamten Vertragsbearbeitungsprozess im Browser um.

Für Vereinbarungen, die Sie häufig versenden, können Sie mit fynk Workflow-Vorlagen erstellen. Mit diesen Vorlagen können Sie Ihre Verträge im Vorhinein mit Optionen definieren, anstatt später mit erheblichen Redlining-Revisionen konfrontiert zu werden. Sie können unseren Workflow-Designer verwenden, um Klauseln anzubieten, die von Ihrer Rechtsabteilung vorab genehmigt wurden, sodass sich Ihr Vertriebsteam nicht für jede Kundenanfrage an die Rechtsabteilung wenden muss.

Sie können auch die Clickwrap-Funktion implementieren, wenn Sie standardisierte Vereinbarungen verwenden. Dies reduziert die Anzahl der Verträge, die Sie bearbeiten müssen immens und beschleunigt den Vertragsprozess.

Redlining leicht gemacht mit fynk

Das Überarbeiten von Verträgen ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Vertragsverhandlung. Aus diesem Grund ist es wichtig ein effektives System zur Verwaltung des Redlining-Prozesses einzurichten. Sie können den Bearbeitungsprozess vereinfachen, kostspielige Fehler vermeiden und Zeitverschwendung reduzieren.

Die digitale Vertragsmanagement Software von fynk hilft dabei, Redlining zu vereinfachen. Mit dem fynk Editor und Workflow-Designer kann Ihr Rechtsteam den Überarbeitungsprozess rationalisieren. Sie können Ihren Kunden und Lieferanten ein besseres Erlebnis bieten und gleichzeitig Ihrem Team Zeit geben, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Autor:

Constantin Wintoniak