Vertragsmanagement vs. Dokumentenmanagement

Die beiden Systeme sind sich zwar sehr ähnlich, haben aber einen unterschiedlichen Zweck. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie keine Verträge effektiv verwalten. Umgekehrt ist die Verwendung eines Vertragsmanagementsystems zur Verwaltung von Dokumenten nicht die beste Lösung. Beide Systeme haben unterschiedliche Funktionen, die sich darauf auswirken, wie diese Dokumente und Verträge gehandhabt werden.

Was versteht man unter Vertragsmanagement und Dokumentenmanagement?

Jeder, der schon einmal versucht hat, ein bestimmtes Dokument in einem Meer von Ordnern und Papier zu finden, weiß, wie wichtig das Dokumentenmanagement ist. Das Vertragsmanagement ist jedoch etwas ganz anderes.

Bei beiden geht es zwar um die Organisation und Nachverfolgung von Dokumenten, aber das Vertragsmanagement umfasst auch Elemente wie Verhandlungen, Risikomanagement und Einhaltung von Compliance. Für Unternehmen ist es wichtig, die Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen zu verstehen, um sicherzustellen, dass Verträge effektiv verwaltet werden.

Vertragsmanagement ist der Prozess der Verhandlung, Ausarbeitung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen. Dazu gehört auch die Erstellung und Pflege genauer Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation und Korrespondenz mit den Vertragspartnern und auch die Überwachung der Einhaltung der Vertragsbedingungen und die Verfolgung aller Änderungen oder Ergänzungen, die vorgenommen werden müssen.

Andererseits ist das Dokumentenmanagement einfach der Prozess der Organisation und Speicherung von Dokumenten. Dies kann gescannte Dokumente, elektronische Dateien oder sogar physische Papiere umfassen.

Standardfunktionen und Unterschiede von Vertragsmanagement vs. Dokumentenmanagement

Obwohl sowohl das Vertragsmanagement als auch das Dokumentenmanagement die Organisation und Nachverfolgung von Dokumenten beinhalten, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Disziplinen:

• Das Vertragsmanagement umfasst Elemente der Verhandlung, des Risikomanagements und der Einhaltung von Vorschriften, während das Dokumentenmanagement dies nicht tut.
• Vertragsmanagement ist der Prozess der Verhandlung, Erstellung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen, während Dokumentenmanagement einfach der Prozess der Organisation und Speicherung von Dokumenten ist.
• Vertragsmanagement hilft Unternehmen, ihre vertraglichen Verpflichtungen effektiv zu verwalten, während Dokumentenmanagement Unternehmen hilft, bestimmte Dokumente schnell und einfach zu finden.

Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Vertragsmanagement und Dokumentenmanagement lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Das Vertragsmanagement ist eine umfassendere Lösung, die das Risikomanagement, die Einhaltung von Vorschriften und die Verhandlung von Verträgen beinhaltet.
• Das Dokumentenmanagement ist eine weniger umfassende Lösung, die Unternehmen vor allem bei der Organisation und Verfolgung von Dokumenten unterstützt.
• Das Vertragsmanagement ist eher für Unternehmen geeignet, die vertragliche Verpflichtungen verwalten müssen, während das Dokumentenmanagement eher für Unternehmen geeignet ist, die bestimmte Dokumente schnell und einfach finden müssen.
• Vertragsmanagementsysteme und Dokumentenmanagementsysteme können zusammenarbeiten, um die Gesamteffizienz eines Unternehmens zu verbessern. Eine Vertragsmanagement Software kann dazu beitragen, den Prozess der Vertragserstellung zu automatisieren, während ein Dokumentenmanagementsystem hilft, Dokumente zu speichern und zu verfolgen. Auf diese Weise können Unternehmen Informationen schnell und einfach finden und auch die Einhaltung von Vorschriften verbessern.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellt, speichert, ruft ab und verwaltet Dokumente. Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein zentraler Speicherort, der eine sichere Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglicht. Die Zusammenarbeit an Dokumenten kann sich auf die Bearbeitung, die Versionsverfolgung und die Einrichtung von Prüfpfaden (Audit trails) beziehen. Das Hauptziel eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, Organisation und Effizienz zu schaffen und den Mitarbeitern:innen eine nahtlose Zusammenarbeit und die Erstellung dokumentenbasierter Projekte zu ermöglichen. Darüber hinaus ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem den Mitarbeitern:innen, sich aufgrund der zentralisierten und kollaborationsfreundlichen Software, die ein DMS bietet, weniger auf E-Mails und andere Kommunikationsarten verlassen zu müssen.

Die meisten Dokumentenmanagementsysteme bieten den Benutzern:innen die Möglichkeit, alle relevanten Details zu jedem Dokument zu verfolgen. So sind beispielsweise Details wie das Erstellungsdatum, der ursprüngliche Autor, der letzte Bearbeiter, der Bezug zum Dokument, die Anzahl der Personen, die das Dokument bearbeitet haben, Dokument-Tags, die Größe des Dokuments und vieles mehr leicht zugänglich. Ein DMS vereinfacht die Organisation dieser Details, indem es die Informationen kategorisiert und die Benutzer:innen in die Lage versetzt, sie zu finden, indem sie alle im Repository gespeicherten Dokumente und Dokumentdaten sortieren. Auf diese Weise können Mitarbeiter:innen schnell genau das finden, was sie brauchen, ohne sich manuell durch hunderte oder tausende von gespeicherten Dokumenten wühlen zu müssen.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein großartiges Werkzeug, weil es berechtigten Benutzern:innen die vollständige Kontrolle über die Dokumente gibt. Legen Sie spezifische Berechtigungen fest, so dass Sie festlegen können, welche Benutzer:innen Dokumente anzeigen, bearbeiten und zu früheren Versionen zurückkehren dürfen. Ein DMS reduziert den Bedarf an physischem Papier und dessen Lagerung - ein zusätzlicher Bonus. Mit einem DMS wird das Versenden von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen vereinfacht, da die Dokumente nicht mehr über E-Mail oder sonstige Nachrichtensysteme ausgetauscht werden müssen. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Sie mühelos mit Geschäftspartnern und Kunden außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten.

Zu den Vorteilen eines DMS (Dokumentenmanagementsystem) gehören

• Verbesserte Effizienz: Ein DMS kann den Mitarbeitern helfen, Informationen schnell und einfach zu finden, was die Gesamteffizienz des Unternehmens verbessert.
• Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: Ein DMS kann Unternehmen dabei helfen, alle Dokumente zu verfolgen und zu überwachen, wodurch die Einhaltung von Vorschriften verbessert wird.
• Verbesserte Sicherheit: Ein DMS kann Unternehmen dabei helfen, ihre elektronischen Dokumente durch die Implementierung von Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und Dateiverschlüsselung zu schützen.
• Geringere Kosten: Ein DMS kann Unternehmen dabei helfen, ihre Lagerkosten zu senken, indem sie ihre Dateien elektronisch organisieren und verwalten.

Was ist ein Vertragsmanagementsystem?

Eine Vertragsmanagement Software dient der Verwaltung von Vertragslebenszyklen und ermöglicht es Benutzern:innen, Verträge direkt zu bearbeiten, zu verfolgen und zu überprüfen. Ein digitales Vertragsmanagement ist ein zentrales Repository, in dem alle Verträge, Entwürfe und Vorlagen effizient gespeichert werden und das eine vereinfachte Sortierung, Suche und Filterung ermöglicht. Der Schwerpunkt einer Vertragsmanagement Software liegt auf der Erstellung, Verhandlung, Änderung, Unterzeichnung und Analyse aller rechtlichen Verträge eines Unternehmens. Das oberste Ziel eines Vertragsmanagements ist es, die Arbeitsabläufe innerhalb des Vertragsmanagementprozesses zu automatisieren und so mehr Effizienz zu schaffen.

In den meisten Vertragsmanagementsoftwares können die Benutzer:innen über ihre Rechtsabteilung Vorlagen erstellen und speichern, auf die sie bei späteren Verträgen zurückgreifen können. Dadurch wird verhindert, dass das Team bei jeder Gelegenheit neue, einzigartige Verträge erstellen muss. Zusätzlich wird durch einen Online-Editor die Zusammenarbeit zu Verträgen zwischen den Personen erleichtert. Auf diese Weise müssen die Benutzer:innen keine Verträge per E-Mail verschicken und riskieren, dass sie verloren gehen und den Überblick über die Letztversion verlieren.

Viele Vertragsmanagement Tools haben auch die Möglichkeit einer elektronischen Signatur integriert, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Mit einer E-Signatur Integration können die Vertragsparteien direkt im System sofort digital online unterschreiben, was die Durchlaufzeiten und Verzögerungen reduziert.

Nach der Unterzeichnung eines Vertrags bietet ein hochwertiges Vertragsmanagement System, die Möglichkeit, Datenanalysen und den Vertragsverlauf zu verfolgen. Die Vertragsmangement Software stellt automatisch Daten zusammen und bietet ein Dashboard um die wichtigsten Daten im Überblick zu behalten. Dies gibt einem die Möglichkeit, auftretende Risiken in Echtzeit zu analysieren und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen. Dies gilt für alle Phasen der Verfolgung von Vertragslebenszyklen. Mit einem benutzerfreundlichen und detaillierten Dashboard kann man sehen, welcher Schritt im Lebenszyklus des Vertragsmanagements als Nächstes ansteht, und sicherstellen, dass er rechtzeitig erfolgt. Das Vertragsmanagement Tool verfolgt diese Punkte automatisch.

Vertragsmanagement Software ist für Unternehmen von Vorteil, weil:

• sie helfen, den Prozess der Vertragserstellung zu automatisieren.
• sie helfen bei der Verwaltung von Vertragsverlängerungen, -änderungen und -beendigungen
• einen zentralen Speicherort für alle Verträge bereitstellen
• sie die Compliance-Situation eines Unternehmens verbessern
• sie das rechtliche Risiko ausgehend von Verträgen reduzieren
• sie damit die Gesamteffizienz des Unternehmens verbessern

Welches System soll ich verwenden?

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Rechtsabteilung beispielsweise ständig mit einem hohen Volumen an Verträgen arbeitet, sollten Sie unbedingt ein Vertragsmanagementsystem einsetzen, um Ihre Ergebnisse und Ihre Produktivität zu optimieren. Sie könnten jedoch auch ein Dokumentenmanagementsystem in Betracht ziehen, um die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten zu unterstützen, die sowohl in hohem Maße kontrollierbar als auch organisiert sind. Wenn Sie Ihre Bedürfnisse und die Vorteile bzw. Unterschiede der einzelnen Systeme kennen, können Sie entscheiden, welches System für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Autor:

Markus Presle