Dokumentenmanagementsystem (DMS) einfach erklärt

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur zentralen, datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Es deckt den Weg eines Dokuments vom Erfassen über Ablage, Suche, Bearbeitung und Freigabe bis zur Archivierung und Löschung ab.

Was versteht man unter Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS ersetzt die Ablage in Papierordnern und unübersichtlichen Ordnerstrukturen durch ein zentrales System. Jedes Dokument wird beim Ablegen mit Metadaten versehen, etwa Dokumenttyp, Datum, Kunde, Projekt oder Schlagworte. Über diese Metadaten und eine Volltextsuche lässt es sich später wiederfinden, unabhängig davon, in welchem Ordner es liegt. Papierdokumente werden gescannt und per OCR (Texterkennung) durchsuchbar gemacht.

Ein DMS deckt typischerweise diese Phasen ab:

1. Erfassen: Scannen, Import aus E-Mail, Upload oder Übernahme aus anderen Programmen
2. Ablegen und Indexieren: Zuordnung von Dokumenttyp und Metadaten, oft teilautomatisch
3. Verwalten: Zugriffsrechte, Versionen, Verknüpfungen mit anderen Dokumenten
4. Finden: Suche nach Metadaten und Volltext
5. Bearbeiten und Freigeben: Workflows, Kommentare, Genehmigungen
6. Archivieren: unveränderbare Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen
7. Löschen: kontrollierte Vernichtung nach Ablauf der Frist

Verwandte Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Enterprise Content Management (ECM) ist der weitere Begriff und umfasst neben Dokumenten auch andere Inhalte wie Webinhalte oder Aufzeichnungen. Ein elektronisches Archiv konzentriert sich auf die revisionssichere Langzeitaufbewahrung. Das DMS liegt dazwischen: Es verwaltet Dokumente, mit denen noch gearbeitet wird, und übergibt sie anschließend ins Archiv. Mehr zur organisatorischen Seite lesen Sie unter Dokumentenverwaltung und digitales Dokumentenmanagement.

Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Arten von Dokumentenmanagementsystemen

Daneben unterscheidet man branchenspezifische DMS (etwa für Steuerberatung, Bau oder Gesundheitswesen) von universellen DMS. Viele Fachprogramme, zum Beispiel ERP- oder Buchhaltungssoftware, bringen außerdem eigene DMS-Funktionen mit.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

• Schneller finden: Volltextsuche und Metadaten ersetzen das Suchen in Ordnern und Postfächern.
• Mehr Sicherheit: Zugriffsrechte und Protokolle zeigen, wer ein Dokument gesehen oder geändert hat.
• Weniger Compliance-Risiko: Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich automatisieren, siehe Compliance.
• Bessere Zusammenarbeit: Alle arbeiten mit derselben, aktuellen Version, auch von unterwegs.
• Weniger Papier und Lagerfläche: Gescannte Unterlagen müssen in vielen Fällen nicht mehr im Original aufbewahrt werden, wenn das Scannen ordnungsgemäß dokumentiert ist. Wie der Umstieg gelingt, zeigt unser Beitrag zum papierlosen Büro.

DSGVO und GoBD: Was ein DMS leisten muss

Ein DMS ist kein Selbstzweck. In Deutschland, Österreich und der Schweiz bestimmen vor allem zwei Rechtsgebiete, wie Dokumente aufzubewahren sind.

Aufbewahrungspflichten (GoBD, AO, HGB). Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie verlangen unter anderem, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig, geordnet, unveränderbar und jederzeit lesbar aufbewahrt werden, und dass das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Elektronisch eingegangene Dokumente, etwa E-Rechnungen, müssen dabei in ihrer elektronischen Form aufbewahrt werden. Die Fristen ergeben sich aus § 147 AO und § 257 HGB:

In Österreich beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO sieben Jahre, in der Schweiz sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren. Ein DMS ist nicht automatisch „GoBD-konform“: Es kann die Anforderungen technisch unterstützen, entscheidend ist aber, wie das Unternehmen es einsetzt und dokumentiert.

Datenschutz (DSGVO). Fast jedes Dokument enthält personenbezogene Daten, vom Arbeitsvertrag bis zur Kundenkorrespondenz. Nach der Datenschutz-Grundverordnung braucht ein DMS deshalb:

• ein Rechtekonzept, das den Zugriff auf das Nötige beschränkt (Art. 32 DSGVO),
• ein Löschkonzept, das Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten entfernt und sie bis dahin bei Bedarf sperrt,
• die Möglichkeit, Auskunftsanfragen von Betroffenen zu beantworten, also alle Dokumente zu einer Person zu finden,
• bei Cloud-Lösungen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über Serverstandort und Unterauftragsverarbeiter.

Dokumentenmanagementsystem vs. Vertragsmanagement-Software

Verträge sind auch Dokumente, und viele Unternehmen legen sie deshalb im DMS ab. Für die Ablage reicht das. Für die Steuerung von Verträgen fehlt einem DMS aber das Wichtigste: Es weiß nicht, was im Vertrag steht.

Ein DMS beantwortet die Frage „Wo liegt der Vertrag mit Lieferant X?“. Eine Vertragsmanagement-Software beantwortet „Bis wann müssen wir den Vertrag mit Lieferant X kündigen, und wer ist zuständig?“. In fynk werden Fristen, Werte und Verantwortliche als Metadaten am Vertrag gespeichert und lösen Erinnerungen aus, und Verträge werden mit eIDAS-konformen Signaturen direkt im System unterschrieben. Ausführlich vergleicht der Beitrag Vertragsmanagement vs. Dokumentenmanagement beide Systeme. Viele Unternehmen nutzen beide nebeneinander: das DMS für Rechnungen, Personalakten und Korrespondenz, das Vertragsmanagement als zentrales Contract Repository.

Auswahlkriterien für ein DMS

1. Anwendungsfälle klären: Welche Dokumente sollen hinein (Rechnungen, Personalakten, Projektunterlagen, Verträge), und wer arbeitet damit?
2. Betriebsmodell wählen: Cloud, On-Premises oder Hybrid, abhängig von IT-Ressourcen und internen Vorgaben.
3. Compliance prüfen: Unterstützung der GoBD-Anforderungen, Löschkonzepte, Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Zertifizierungen wie ISO 27001.
4. Integrationen: Anbindung an ERP, Buchhaltung, E-Mail und Office, offene Schnittstellen (API).
5. Suche und Erfassung: Qualität von OCR und automatischer Klassifizierung testen, am besten mit eigenen Dokumenten.
6. Rechte und Protokolle: Feingranulare Rollen, nachvollziehbare Zugriffsprotokolle.
7. Bedienbarkeit: Ein DMS, das niemand gern nutzt, wird umgangen. Testen Sie mit den späteren Anwendern.
8. Migration und Ausstieg: Wie kommen Altdaten hinein, und wie kommen alle Dokumente samt Metadaten wieder heraus?
9. Gesamtkosten: Lizenzen, Speicher, Einführung, Schulung und Betrieb über mehrere Jahre.

Was sind die Herausforderungen eines Dokumentenmanagementsystems?

• Ablagestruktur: Ohne einheitliche Dokumenttypen und Metadaten wird das DMS zum digitalen Chaos. Die Struktur sollte vor der Einführung feststehen.
• Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende weiter auf Netzlaufwerken oder in E-Mails ablegen, bleibt das DMS unvollständig. Schulungen und klare Regeln sind nötig.
• Integration: Je mehr Systeme Dokumente erzeugen, desto wichtiger sind funktionierende Schnittstellen.
• Klassifizierung sensibler Dokumente: Personal- oder Vertragsdokumente brauchen strengere Rechte als allgemeine Korrespondenz.
• Migration: Altbestände zu übernehmen, kostet oft mehr Zeit als die Einführung selbst.

Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagementsystem

• Was ist ein Dokumentenmanagementsystem einfach erklärt?

  Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, in der ein Unternehmen alle Dokumente zentral ablegt. Jedes Dokument bekommt Metadaten wie Typ, Datum oder Kunde, ist über eine Suche schnell auffindbar, und Zugriffsrechte, Versionen sowie Aufbewahrungsfristen werden automatisch verwaltet.

• Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?

  Ein DMS verwaltet Dokumente über ihren Lebenszyklus. Enterprise Content Management (ECM) ist der weitere Begriff und umfasst neben Dokumenten auch andere Unternehmensinhalte, Archivierung und Prozesse. In der Praxis verschwimmen die Grenzen, viele Anbieter nutzen beide Begriffe.

• Ist ein Dokumentenmanagementsystem Pflicht?

  Nein, kein Gesetz schreibt eine bestimmte Software vor. Unternehmen müssen aber steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren, elektronische Dokumente wie E-Rechnungen in elektronischer Form. Ohne DMS ist das bei größeren Dokumentmengen kaum nachvollziehbar zu organisieren.

• Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

  In Deutschland zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe (§ 147 AO, § 257 HGB). In Österreich gilt allgemein eine Frist von sieben Jahren, in der Schweiz von zehn Jahren für Geschäftsbücher und Buchungsbelege.

• Reicht ein DMS für die Vertragsverwaltung?

  Für die reine Ablage ja. Ein DMS kennt aber in der Regel keine Kündigungsfristen, Verlängerungen oder Vertragswerte und erinnert nicht an Fristen. Wer Verträge aktiv steuern will, ergänzt das DMS um eine Vertragsmanagement-Software oder verwaltet Verträge ganz darin.