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Datenschutzhinweise für MCP-Integrationen

Diese Hinweise erklären, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn ein fynk-Konto über den MCP-Server von fynk mit einem externen KI-Dienst wie ChatGPT oder Claude verbunden wird. Sie dienen ausschließlich Ihrer Information und lassen unsere Vertragsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unberührt.

1. Geltungsbereich und Rollen

Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, über den KI-Dienste Funktionen anderer Software nutzen können. Der MCP-Server von fynk unter app.fynk.com/mcp stellt solche Funktionen bereit, sogenannte Tools. Verbindet jemand, der fynk nutzt, einen KI-Dienst damit, kann der KI-Dienst Informationen im fynk-Konto dieser Person abrufen und dort in ihrem Namen Aktionen ausführen.

Diese Hinweise betreffen diese Verbindung und die darüber ausgetauschten Daten. Wie der KI-Dienst selbst Daten verarbeitet, liegt beim Anbieter des KI-Dienstes (siehe Abschnitt 4).

Im Sinne der DSGVO ist der Kunde Verantwortlicher und fynk Auftragsverarbeiter. Der Kunde, also die Organisation, die das fynk-Konto führt, entscheidet, ob und wie fynk und die Integration genutzt werden, zu welchen Zwecken und wer die Daten erhält. Er ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten in seinem Konto, darunter die Inhalte von Dokumenten und Vorlagen sowie Angaben zu Vertragsparteien, Unterzeichnern und Nutzern. Die fynk GmbH verarbeitet diese Daten im Auftrag und nach Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiter, auf Grundlage des mit dem Kunden geschlossenen AVV.

Verbindungsdaten, Anfrageprotokolle und Fehlerberichte. Auch die Autorisierungsdaten, Anfrageprotokolle und Fehlerberichte, die bei der Nutzung der Integration entstehen, verarbeitet fynk als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des AVV, im Rahmen der Leistungserbringung für den Kunden.

2. Ausgetauschte Daten

Welche Daten ausgetauscht werden, hängt davon ab, welche Tools der KI-Dienst aufruft, welche Aufgabe Sie ihm geben und welche Berechtigungen Sie in fynk haben. Jede Verbindung gilt für genau ein fynk-Konto, nämlich das, das bei Ihrer Freigabe aktiv war, und nur im Rahmen Ihrer Rolle und Ihrer Dokumentberechtigungen in diesem Konto. Der KI-Dienst kann in fynk nichts sehen oder tun, was Sie nicht auch selbst sehen oder tun könnten.

Daten, die der KI-Dienst an fynk sendet

Der KI-Dienst sendet Tool-Aufrufe an fynk: den Namen eines Tools und die Angaben, die zu seiner Ausführung nötig sind. Je nach Aufgabe können das sein:

  • Suchbegriffe und Filter
  • Namen und Einstellungen von Dokumenten, Vorlagen, Tags, Teams und Metadatenfeldern, Werte von Feldern und Metadaten sowie Vorlagentext
  • Angaben zu Vertragsparteien (Firmenname, Adresse) und Unterzeichnern (Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Funktion)
  • die Nachricht, die Unterzeichner beim Start der Signatur erhalten
  • PDF-Dateien, aus denen fynk Dokumente erstellt

Mit jeder Anfrage werden außerdem technische Daten übermittelt: Ihr Zugriffstoken, die IP-Adresse, von der die Anfrage kommt, und der User-Agent des KI-Dienstes.

Ihre Unterhaltung mit dem KI-Dienst erhält fynk nicht. fynk erhält nur, was der KI-Dienst in einen Tool-Aufruf schreibt. Das können auch Informationen aus dieser Unterhaltung sein.

Daten, die fynk an den KI-Dienst zurückgibt

Je nach Tool und Ihren Berechtigungen gibt fynk zurück:

  • Angaben zu Dokumenten: Name, Phase, Dokumenttyp, Datumsangaben, Tags, Teams, Feld- und Metadatenwerte, Signatureinstellungen, Freigabestatus und, sofern vorhanden, eine Zusammenfassung aus der KI-Analyse von fynk
  • das PDF eines Dokuments, auch von signierten Dokumenten, über einen Download-Link, der nach zehn Minuten abläuft
  • Vorlagen einschließlich ihres vollständigen Textes
  • Vertragsparteien (Firmenname, Adresse) und Unterzeichner (Name, E-Mail-Adresse, Reihenfolge der Signatur). Telefonnummern von Unterzeichnern werden nicht zurückgegeben.
  • Namen der Personen, die Zugriff auf ein Dokument haben
  • Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer in Ihrem fynk-Konto und von Teammitgliedern
  • Ihr eigenes Profil (E-Mail-Adresse, Rolle, Teams) und die Kontoeinstellungen
  • die Konfiguration des Kontos: Tags, Teams, Dokumenttypen, Metadatenfelder, gespeicherte Parteien, Playbooks, Automatisierungen und Importe

3. Zwecke

Zu welchen Zwecken personenbezogene Daten über die Integration verarbeitet werden, legt der Kunde fest. Sie hängen von seinem konkreten Anwendungsfall ab, etwa Verträge zu erstellen und zur Signatur zu schicken, Fristen im Blick zu behalten oder den Vertragsbestand zu ordnen. fynk verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden und nach seinen dokumentierten Weisungen, die in der Leistungsvereinbarung und im AVV festgelegt sind.

Um die Integration in diesem Rahmen bereitzustellen, kann fynk im Auftrag des Kunden folgende Verarbeitungen durchführen:

  • Authentifizierung der Verbindung: fynk prüft, dass Sie die Verbindung freigegeben haben, dass sie noch gültig ist und dass die Integration für Ihr Konto aktiviert ist.
  • Beantwortung von Anfragen: fynk gibt die Informationen zurück, die der KI-Dienst abfragt.
  • Ausführung angeforderter Aktionen: fynk erstellt zum Beispiel Dokumente und Vorlagen, ändert Felder, Parteien und Unterzeichner, ordnet Tags und Teams zu, verschiebt Dokumente in eine andere Phase, archiviert Dokumente und startet die Signatur, soweit Ihre Berechtigungen das zulassen. Beim Start der Signatur schickt fynk den Unterzeichnern E-Mails, genau wie beim Start direkt in fynk.
  • Verarbeitung hochgeladener PDFs: fynk erkennt den Text und analysiert das Dokument, um seine Angaben auszufüllen. Dabei kommt dieselbe KI-Analyse zum Einsatz wie bei PDFs, die in der App hochgeladen werden, sofern sie für das Konto verfügbar ist.
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen: Änderungen an Dokumenten erscheinen im Audit-Trail des Dokuments unter Ihrem Namen, genau wie Änderungen direkt in fynk.
  • Betrieb und Absicherung des Dienstes: fynk protokolliert Anfragen und meldet Fehler, um Vorfälle untersuchen und Fehler beheben zu können.

4. Empfänger

Wer die Daten erhält, bestimmt der Kunde. Über seine Admins und Nutzer entscheidet er, ob die Integration aktiviert ist, welche KI-Dienste verbunden werden, wer Zugriff auf das Konto und seine Dokumente hat und welche Unterzeichner Dokumente zur Signatur erhalten. Im Konto sehen Admins, welche Nutzer welche KI-Dienste verbunden haben, und können sich benachrichtigen lassen, wenn eine Verbindung hinzukommt oder getrennt wird.

Innerhalb von fynk

Der MCP-Server ist Teil der fynk-Anwendung und läuft auf derselben Infrastruktur. fynk verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter des Kunden auf Grundlage des AVV und setzt dafür die Dienstleister aus unserer Liste der Subauftragsverarbeiter ein, darunter die Dienste für Hosting, KI-Analyse und Fehlerberichte.

Der externe KI-Dienst

Alles, was fynk über die Integration zurückgibt, steht dem verbundenen KI-Dienst zur Verfügung, zum Beispiel OpenAI bei ChatGPT oder Anthropic bei Claude.

Den KI-Dienst wählen und verbinden die Nutzer des Kunden, im Rahmen der Einstellungen, die die Admins des Kunden festlegen. fynk setzt ihn nicht für Datenverarbeitungen im Auftrag von fynk ein.

Sobald Daten beim KI-Dienst ankommen, richtet sich ihre Verarbeitung dort nach Ihrer Vereinbarung mit dem Anbieter: seinen Nutzungsbedingungen, seinen Datenschutzhinweisen und den Einstellungen Ihres Kontos bei ihm. Davon hängt zum Beispiel ab, wo die Daten verarbeitet werden (möglicherweise außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums), wie lange sie gespeichert bleiben und ob der Anbieter sie zur Verbesserung seiner Modelle nutzen darf. Die Zusagen von fynk zu Hosting, Speicherdauer und Datennutzung gelten nur für die Verarbeitung innerhalb von fynk. Für den Anbieter des KI-Dienstes gelten sie nicht, fynk ist für das Handeln des externen KI-Dienstes nicht verantwortlich.

Für ChatGPT finden Sie die Bedingungen und Richtlinien von OpenAI, für Claude die Datenschutzerklärung von Anthropic. Bei anderen KI-Diensten gelten die Unterlagen des jeweiligen Anbieters.

5. Speicherdauer

Inhalte in Ihrem fynk-Konto

Dokumente, Vorlagen und andere Inhalte, die über die Integration erstellt oder geändert werden, liegen wie alle anderen Inhalte im fynk-Konto. Sie bleiben dort, bis sie in fynk gelöscht werden. Endet der Vertrag mit dem Kunden, werden die Daten nach den Regeln des AVV und unserer Vertragsbedingungen herausgegeben oder gelöscht. Das Trennen der Integration löscht nichts davon. Wie lange Daten in seinem Konto gespeichert bleiben, entscheidet der Kunde. fynk folgt dabei seinen Weisungen.

Verbindungsdaten

  • Zugriffstoken sind eine Stunde gültig. Der KI-Dienst erneuert sie mit einem Aktualisierungstoken, das drei Monate gültig ist und bei jeder Verwendung ersetzt wird. Erneuert der KI-Dienst die Verbindung drei Monate lang nicht, läuft sie ab.
  • Wird eine Verbindung getrennt, werden ihre Token sofort widerrufen und innerhalb einer Stunde gelöscht. Die Zuordnung der Verbindung zu Ihrem fynk-Konto wird sofort gelöscht.
  • Abgelaufene Token und die Zuordnung einer abgelaufenen Verbindung zu Ihrem fynk-Konto werden sieben Tage nach Ablauf gelöscht.

Anfrageprotokolle und Fehlerberichte

fynk protokolliert jede Anfrage an den MCP-Server mit Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent, Nutzer- und Kontokennung, dem aufgerufenen Tool und den dazu übermittelten Angaben. Diese Angaben können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Unterzeichnern. Vorlagentext und hochgeladene Dateien werden nicht protokolliert, ebenso wenig die Daten, die fynk an den KI-Dienst zurückgibt. Anfrageprotokolle werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Schlägt eine Anfrage unerwartet fehl, sendet fynk einen Fehlerbericht an den Dienst zur Fehlerüberwachung, der in der Liste der Subauftragsverarbeiter genannt ist. Ein Fehlerbericht kann die Angaben der Anfrage und die E-Mail-Adresse des Nutzers enthalten, über dessen Verbindung die Anfrage kam.

Daten beim KI-Dienst

Wie lange der KI-Dienst Daten speichert, hängt vom Anbieter und Ihren Einstellungen dort ab. Wenn Sie Daten in fynk löschen oder die Integration trennen, bleiben Kopien, die der KI-Dienst bereits erhalten hat, davon unberührt, etwa in Ihrem Chatverlauf.

6. Ihre Kontrollmöglichkeiten

Verbinden

  • Die Integration funktioniert nur, wenn der MCP-Server für das fynk-Konto aktiviert ist. Admins können ihn in den Kontoeinstellungen ein- und ausschalten.
  • Eine Verbindung beginnt immer im KI-Dienst. Danach melden Sie sich bei fynk an und bestätigen die Anfrage. fynk zeigt Ihnen, welche Anwendung Zugriff anfordert. Erkennt fynk die Anwendung nicht, zeigt es stattdessen die Webadresse, die den Zugriff erhalten würde, und bittet Sie zu bestätigen, dass Sie ihr vertrauen. Bestätigen Sie nur Anfragen, die Sie selbst gestartet haben.

Berechtigungen

Der KI-Dienst handelt immer mit Ihrer aktuellen Rolle und Ihren aktuellen Dokumentberechtigungen in fynk. Ändern sich Ihre Berechtigungen, ändert sich auch der Zugriff der Integration. Tools, für die Ihnen die Berechtigung fehlt, werden dem KI-Dienst gar nicht erst angeboten.

Trennen und deaktivieren

  • Nutzer sehen ihre eigenen Verbindungen in ihrem fynk-Profil unter „MCP“ und können sie dort trennen.
  • Admins sehen in den Kontoeinstellungen unter „MCP“ die Verbindungen aller Nutzer, können jede davon trennen und den MCP-Server für das ganze Konto deaktivieren. Admins können sich außerdem per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn jemand zum ersten Mal einen KI-Dienst verbindet.
  • Eine getrennte Verbindung verliert sofort den Zugriff. Wird der MCP-Server deaktiviert, sind sofort alle Anfragen gesperrt, bestehende Verbindungen bleiben aber erhalten. Wird er wieder aktiviert, solange sie noch gültig sind, funktionieren sie wieder. Um eine Verbindung endgültig zu beenden, trennen Sie sie.
  • Wenn Sie fynk nur in den Einstellungen des KI-Dienstes entfernen, ist der Zugriff in fynk damit nicht unbedingt widerrufen. Trennen Sie die Verbindung zusätzlich in fynk.

Trennen heißt nicht löschen

Das Trennen oder Deaktivieren der Integration beendet nur den künftigen Zugriff. Es löscht weder Dokumente, die über die Integration erstellt oder geändert wurden, noch Einträge im Audit-Trail, Anfrageprotokolle oder Daten, die der KI-Dienst bereits erhalten hat. Inhalte in fynk löschen Sie direkt in fynk oder über Ihren Admin. Für Daten beim KI-Dienst nutzen Sie bitte die Möglichkeiten des Anbieters. fynk hat keinerlei Einfluss darauf, wie Daten verarbeitet werden, die an den externen KI-Dienst übermittelt wurden.

7. Anfragen und Kontakt

Daten im fynk-Konto eines Kunden. Für diese Daten ist der Kunde verantwortlich. Möchten Sie dazu Ihre Datenschutzrechte ausüben, etwa als Unterzeichner oder als Nutzer, wenden Sie sich bitte an die Organisation, die fynk nutzt, zum Beispiel an Ihren Arbeitgeber oder an das Unternehmen, das Ihnen ein Dokument geschickt hat. Wenden Sie sich stattdessen an fynk, verweisen wir Sie, wie im AVV vorgesehen, an diese Organisation und unterstützen sie bei der Beantwortung.

Daten beim KI-Dienst. Bitte wenden Sie sich an den Anbieter des KI-Dienstes.

Fragen zu diesen Hinweisen. Kontaktieren Sie die fynk GmbH, Heinrichsgasse 2/1/8, 1010 Wien, Österreich, unter [email protected]. Unser Datenschutzbeauftragter ist die Kertos GmbH (Dr. Kilian Schmidt), [email protected]. Hilfe beim Verbinden oder Trennen der Integration erhalten Sie unter [email protected].

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

8. Weitere Dokumente

Stand: 6. Oktober 2026