Verträge verwalten mit Vertragsdatenbank Excel Vorlage [2024]

Wofür benötige ich eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage? 📋

Excel ist eine der am leichtesten zugänglichen und am weitesten verbreiteten Softwareplattformen weltweit und wird daher von vielen Unternehmen verwendet, um die in Verträgen enthaltenen Daten zu erfassen und zu sammeln. Excel ist jedoch für diesen Zweck nicht optimal ausgelegt und wird daher meistens lediglich ganz zu Beginn des Vertragsmanagementprozesses als vorübergehende Vertragsdatenbank eingesetzt.

Eine professionelle Vertragsmanagement Software ist möglicherweise nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Es hängt von der Größe und dem Entwicklungsstadium des Unternehmens sowie der Art der Verträge ab, die es normalerweise bearbeitet.

Excel verfügt über mehrere Funktionen, die für das Vertragsmanagement verwendet werden können. Bei korrekter Verwendung bietet es einen schnellen Überblick über allgemeine Informationen wie die Anzahl der Verträge sowie Informationen zu jedem Vertrag, wie z. B. Status und Unterschriftsstatus.

Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage für die Verwaltung von Verträgen verwenden:

• Die Arbeit mit den vorhandenen Tools ist kostengünstig.
• Microsoft Excel ist weltweit verbreitet.
• Excel kann ein sehr leistungsfähiges Tool sein, wenn es richtig eingesetzt wird.
• Eine Vertragsdatenbank in Excel kann leicht geteilt werden und ist nicht allzu schwer zu bearbeiten.

Eine Vertragsdatenbank Excel Vorlage kann ein einfacher Ausgangspunkt für Personen in einem Unternehmen sein, um Daten aus Verträgen zu erfassen. Allerdings sollten Sie sich bewusst sein, dass dies zu versteckten Risiken führen kann, je nachdem, wo die Tabelle gespeichert ist, wer Zugriff darauf hat und ob unerwartete Änderungen oder Duplikate vorgenommen werden können.

Download: Vertragsdatenbank Excel Vorlage 📥

Wenn Sie planen, Verträge in Excel zu verwalten, ohne spezielle Vertragsdatenbank-Software zu verwenden, um Ihre Dokumente unter Kontrolle zu halten, können Sie diese kostenlose Vertragsdatenbank Excel Vorlage zur Verwaltung Ihrer Verträge verwenden:

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Diese Excel Vorlage ermöglicht dir, Verträge in Excel zu verwalten, ohne spezielle Vertragsdatenbank-Software zu verwenden.

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Was ist in dieser Vorlage enthalten?

Diese Vorlage umfasst 5 Abschnitte, die alle wesentlichen Schritte des Vertragslebenszyklusmanagements abdecken, darunter:

1. Allgemeine Informationen: Vertrags-ID, Parteien, …
2. Vertragsprüfung und Genehmigungen: Standardinterne Überprüfungen, Verpflichtungen, …
3. Vertragserfüllung und Speicherung: Unterschriftstypen, Anhänge, …
4. Vertragsdurchführung und Überwachung: Risikostufe, Zahlungsbedingungen, …
5. Erneuerung, Änderungen und Ablaufverwaltung: Erneuerungsdaten, Hinweise, …

Wie verwalte ich Verträge mit einer Excel-Tabelle? 📋

Ein effektives Vertragsmanagement mit einer Excel Vorlage erfordert Genauigkeit und Bewusstsein für kritische Daten in den Verträgen. Deshalb sollte Ihre Vorlage alle notwendigen Felder für alle Schritte des Vertragsmanagements enthalten.

So können Sie eine vorgefertigte Vorlage für das Vertragsmanagement verwenden und dabei die wichtigsten Felder und Funktionen integrieren:

1. Abschnitt: Wesentliche Vertragsdetails 🗂️🔍

Dieser Abschnitt enthält alle grundlegenden, aber notwendigen Informationen zu Ihren Dokumenten. Die Felder können umfassen:

• Vertrags-ID (eindeutiger Identifikator)
• Vertragstitel
• Beteiligte Parteien (Unternehmen oder Einzelpersonen)
• Startdatum und Enddatum
• Vertragstyp (z. B. Dienstleistungsvertrag, Leasingvertrag, usw.)
• Vertragswert

2. Klare Nachverfolgung der wichtigsten Daten 📅⏰

Bei der Arbeit mit Ihrer Excel Vorlage sollte es einfach sein, wichtige Daten wie Start, Ende und Erneuerung für jeden Vertrag zu verfolgen. Es ist auch eine gute Idee, Fristen und Meilensteine einzubeziehen.

✨Pro Tipp: Mit Excel-Formeln können Sie Fristen oder bestimmte Zeiträume berechnen, z. B. die verbleibende Zeit bis zum Vertragsablauf oder das nächste Erneuerungsdatum. Verwenden Sie Formeln wie =DAYS([End Date], TODAY()) und richten Sie Farbmarkierungen mithilfe der Bedingten Formatierung ein, um Verträge zu kennzeichnen, die sich wichtigen Meilensteinen nähern.

❗ Wichtig: Im Gegensatz zu CLM-Software können Sie in Excel allein keine Benachrichtigungen, Warnungen und Erinnerungen für Ihre Fristen einrichten.

3. Genehmigungs- und Statusverfolgung ✅🛑

Das Nachverfolgen verschiedener Genehmigungen und Status hilft Ihnen, Verzögerungen, verpasste Fristen oder Verwirrung über Verantwortlichkeiten zu vermeiden. Achten Sie daher darauf, Folgendes aufzunehmen:

• Genehmigungen zur Überprüfung und Unterschriftensammlung
• Vertragsstatus (z. B. aktiv, ausstehend, abgelaufen)

4. Überwachung der Leistung und Verpflichtungen 📈📉

Verträge beinhalten oft Verpflichtungen und Meilensteine, die über ihren Lebenszyklus hinweg verfolgt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass die Vorlage Folgendes enthält:

• Verpflichtungen (z. B. Zahlungen, Lieferungen, Geheimhaltungsklauseln)
• Leistungsmeilensteine (Verfolgen Sie den Fortschritt oder wichtige Ereignisse)
• Risikostufe (Bewerten Sie das mit jedem Vertrag verbundene Risiko)
• Key Performance Indicators (KPIs) zur Verfolgung der Vertragserfüllung.

5. Erneuerung und Ablaufverwaltung 🔄⏳

Die Vorlage sollte klare Felder zur Nachverfolgung von Vertragserneuerungen, Änderungen und Ablauf enthalten, um Ihnen bei der Verwaltung von Verträgen zu helfen, die sich ihrem Ende nähern:

• Erneuerungsfrist (erforderliche Zeit vor der Erneuerung oder Beendigung)
• Nächstes Überprüfungsdatum (für regelmäßige Überprüfungen)
• Kündigungsklausel (Details für den Fall, dass der Vertrag vorzeitig beendet werden muss)

Einschränkungen bei der Verwendung von Excel-Vorlagen für das Vertragsmanagement ❌

Auch wenn es eine gängige und vertraute Methode zur Datenspeicherung darstellt, ist die Nutzung von Excel zur Vertragsverwaltung keine gute Idee, da wichtige Funktionen fehlen, die zu Fehlern führen können. Verträge sind entscheidende Dokumente, und jeder Fehler ist schwer zu rechtfertigen.

Excel ist für das Vertragsmanagement aus folgenden Gründen meistens ungeeignet:

1. Zeitaufwändige und mühsame Arbeit ⏳🛠️

Excel-Tabellen müssen manuell durch Kopieren und Einfügen von Daten aus einer Tabelle in eine andere erstellt und gepflegt werden, was das Suchen, Zusammenarbeiten und Teilen extrem schwierig und zeitaufwändig macht.

2. Funktionalitätsbeschränkungen 🛑

Excel bietet keinen Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus und verfügt über keine eigentlichen Funktionen zur Verwaltung von Verträgen. Insbesondere fehlen wichtige Funktionen wie:

Keine automatisierten Workflows 🤖

Im Gegensatz zu Management-Tools, die KI zur automatisierten Vertragsprüfung oder zur Erfassung von Genehmigungen verwenden, kann Excel keinen Prozess automatisieren, egal wie detailliert Ihre Vertragsmanagement Excel Vorlage ist. Teammitglieder sollten sich direkt kontaktieren, in der Regel per E-Mail hin und her, um andere über den Status und Anforderungen zu informieren.

Keine Erinnerungen und Benachrichtigungen 🔔

Die Fähigkeit, Benutzer automatisch zu benachrichtigen, wenn wichtige Vertragsdaten – wie Erneuerungen, Abläufe oder Lieferfristen – bevorstehen. Das bedeutet, dass Benutzer diese Daten manuell nachverfolgen müssen, was zu verpassten wichtigen Fristen oder sensiblen Verpflichtungen führen kann.

Keine Vertragsnachverfolgung 🕵️‍♀️

Im Gegensatz zu spezieller Vertragsmanagement-Software bietet Excel keine Nachverfolgungstools. Dadurch ist es schwierig, nachzuverfolgen, ob sich ein Vertrag in der Verhandlungs-, Genehmigungs-, Ausführungs- oder Nachausführungsphase befindet. Darüber hinaus können Sie zwar Diagramme und Berichte mit Excel erstellen, aber auch das erfordert viel manuelle Arbeit und möglicherweise die Klassifizierung der Daten.

3. Keine Funktion zur Vertragserstellung 📝

Es liegt auf der Hand, dass Excel nicht in der Lage ist, Dokumente zu entwerfen oder zur Vertragserstellung beizutragen, sodass es nur dabei unterstützen kann, Dokumente zu verwalten, wenn sie bereits erstellt wurden.

4. Keine Unterschriftsfunktion ✒️

Sie können zwar eine Unterschrift zu einem Excel-Blatt hinzufügen, aber Sie können Excel nicht verwenden, um Papiere oder elektronische Unterschriften für jedes Dokument zu sammeln. Diese Funktion erfordert auch die Verwendung einer separaten E-Signatur-Plattform, um Dokumente zu unterzeichnen und damit zu validieren, bevor sie tatsächlich in Excel verwaltet werden.

5. Sicherheitsbedenken 🔒

Excel-Dateien verfügen nicht über starke Sicherheitsfunktionen, was sie anfällig für unbefugten Zugriff oder Datenlecks macht. Sie können leicht geteilt oder ohne ordnungsgemäße Nachverfolgung geändert werden, was zu Problemen mit der Versionskontrolle und versehentlichem Datenverlust führen kann.

Wenn Excel Ihre Lösung für die sichere Verwaltung von Verträgen sein soll, müssen Sie auch einschränken, welche Daten in bestimmte Felder der Tabelle eingegeben werden können, Änderungen nachverfolgen, so dass zustimmungspflichtige Aktualisierungen hervorgehoben werden, und die Tabelle sperren, um sicherzustellen, dass keine Änderungen ohne Genehmigung vorgenommen werden.

Einer der vielen Vorteile von Vertragsmanagement-Software ist die robuste Vertragsaufbewahrung, die sicherstellt, dass aktuelle Versionen verknüpft und frühere Versionen zum Vergleich aufbewahrt werden. Sie profitieren auch von Funktionen wie Prüfpfaden, Zugriffskontrolle, Versionsvergleich und einem zentralen verschlüsselten Repository, das Ihnen hilft, alle Ihre Verträge sicher zu verwalten.

6. Fehlen von Metadaten 🗂️

Eine Excel-Tabelle ist eine statische Datei, was bedeutet, dass die darin enthaltenen Daten nicht ohne Weiteres zwischen Systemen in einem integrierten Workflow übertragen werden können. Ohne eine geeignete Möglichkeit zur Verwaltung von Metadaten wird das Auffinden und Abrufen spezifischer Vertragsinformationen zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Verträgen.

Eine kostenlose Vertragsdatenbank Excel Vorlage kann zwar den Einstieg erleichtern, ist aber in der Regel keine langfristige Lösung für die Erstellung, Vereinbarung und Verwaltung der Verträge, die in einem wachsenden Unternehmen anfallen.

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Häufig gestellte Fragen

Ist Excel eine sichere Möglichkeit zur Vertragsverwaltung?

Excel bietet grundlegende Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, kann jedoch anfällig für unbefugten Zugriff und versehentliche Änderungen sein. Es fehlt die robuste Sicherheit, die in spezieller Vertragsmanagement-Software zu finden ist.

Kann Excel komplexe Vertragsabläufe handhaben?

Excel kann grundlegende Vertragsinformationen erfassen, unterstützt jedoch keine komplexen Abläufe wie automatisierte Genehmigungen, Versionskontrolle oder Lebenszyklusnachverfolgung, was zu manuellen Fehlern und Prozessverzögerungen führen kann.

Wie effektiv ist Excel beim Senden von Vertragserinnerungen?

Excel bietet keine integrierten Erinnerungen für wichtige Daten. Sie müssen Fristen manuell überwachen, was das Risiko erhöht, wichtige Vertragserneuerungen oder -abläufe zu verpassen.

Unterstützt Excel die Vertragszusammenarbeit?

Excel-Dateien können zwar geteilt werden, aber die gleichzeitige Zusammenarbeit kann zu Problemen wie Versionskonflikten, Datenüberschreibungen und Verwirrung führen, was sie für die teambezogene Vertragsverwaltung weniger ideal macht.

Ist Excel für die langfristige Vertragsverwaltung geeignet?

Bei langfristiger Verwendung kann Excel umständlich und fehleranfällig werden, insbesondere wenn das Volumen und die Komplexität der Verträge zunehmen, was zu Ineffizienzen und potenziellen Datenmanagementproblemen führt.

Autor:

Markus Presle