Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?

Im Inland 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise, und 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. Die Beträge sind gegenüber 2025 unverändert. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: um 5,60 € für ein Frühstück und um je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.

Was gehört in eine Spesenabrechnung?

Name, Abteilung und Abrechnungszeitraum, für jede Ausgabe Datum, Kategorie, geschäftlicher Anlass, Betrag und ein Beleg, dazu Projekt oder Kunde, falls die Kosten weiterberechnet werden. Bei Dienstreisen kommen Reiseziel, Reisezweck und Beginn und Ende mit Uhrzeit hinzu, weil davon die Verpflegungspauschalen abhängen. Am Ende stehen Gesamtsumme, erhaltene Vorschüsse und der auszuzahlende Betrag.

Wie viel Kilometergeld gibt es für Dienstreisen?

Mit dem eigenen Pkw 0,30 € pro gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Roller 0,20 €. Hin- und Rückweg zählen beide. Die seit 2026 geltenden 0,38 € ab dem ersten Kilometer betreffen nur die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg, nicht Dienstreisen.

Bis wann muss ich meine Spesen abrechnen?

Gesetzlich gibt es keine feste Frist. Maßgeblich ist die Regel im Unternehmen, oft 10 Tage nach Reiseende oder zum Monatsende. Achten Sie auf Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag: Danach können Erstattungsansprüche schon nach wenigen Monaten verfallen. Ohne solche Klausel verjährt der Anspruch nach drei Jahren.

Was passiert, wenn ich einen Beleg verliere?

Melden Sie es dem Finance-Team und erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Anlass und Ihrer Unterschrift. Ob er akzeptiert wird, entscheidet die Spesenrichtlinie. Die Vorsteuer kann das Unternehmen aus einem Eigenbeleg nicht ziehen.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

Spesenabrechnungen und Belege sind Buchungsbelege und müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren.

Sind Verpflegung und Alkohol erstattungsfähig?

Verpflegung auf Dienstreisen wird in der Regel über die Pauschalen erstattet, nicht nach Beleg. Bei der Bewirtung von Kunden erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten gegen einen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Ob Alkohol erstattet wird, regelt die Spesenrichtlinie, meist nur bei genehmigter Kundenbewirtung.

Kann ich bar bezahlte Ausgaben abrechnen?

Ja, mit einem gültigen Beleg. Der Zahlungsweg spielt für die Erstattung keine Rolle. Firmenkarten machen die Abrechnung aber einfacher, weil Betrag und Datum schon in der Kartenabrechnung stehen.

Spesenabrechnung Vorlage: Muster mit Pauschalen 2026

Was in eine Spesenabrechnung gehört, welche Verpflegungspauschalen 2026 gelten, welche Belege Sie brauchen, bis wann Sie abrechnen sollten und wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren müssen.

Kategorie	Beschreibung	Betrag	Quittung angehängt?
kategorie	Description	Amount	Quittung
…	…	…	…
Gesamtausgaben	Gesamtausgaben
Advance Received	Erhaltene Vorauszahlung
Nettobetrag	Nettobetrag

Die kurze Antwort

Eine Spesenabrechnung listet geschäftliche Ausgaben auf, die Mitarbeitende privat bezahlt haben, und beantragt deren Erstattung. Die wichtigsten Regeln:

Pflichtangaben: wer, wann, wofür (Anlass, Projekt oder Kunde), wie viel, mit Beleg für jede Position
Verpflegungspauschalen 2026 im Inland: 14 € ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag, 28 € für volle 24 Stunden
Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer
Belege aufbewahren: Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre (§ 147 AO)
Frist: gesetzlich keine feste, aber Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag können Ansprüche nach wenigen Monaten erlöschen lassen

Spesenabrechnung: Ein Formular, mit dem Mitarbeitende geschäftlich veranlasste Ausgaben gegenüber dem Arbeitgeber abrechnen. Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten in Höhe der gesetzlichen Pauschalen oder gegen Beleg, bleibt die Erstattung für den Mitarbeitenden steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG).

Verpflegungsmehraufwand: Die Mehrkosten für Essen und Trinken, die auf einer Dienstreise entstehen. Sie werden nicht nach Beleg, sondern mit festen Pauschalen abgerechnet, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten (§ 9 Abs. 4a EStG).

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist die Brücke zwischen dem Portemonnaie der Mitarbeitenden und der Buchhaltung. Wer auf einer Dienstreise das Hotel bezahlt, einen Kunden zum Essen einlädt oder kurzfristig Material kauft, trägt die Ausgaben in die Abrechnung ein, hängt die Belege an und reicht sie zur Freigabe ein. Danach prüft die Buchhaltung, verbucht die Kosten und erstattet den Betrag.

Wie aufwendig das ist, hängt vom Werkzeug ab. Eine Excel-Tabelle ist schnell eingerichtet, verlangt aber sorgfältige Eingabe und manuelle Kontrolle. Eine digitale Vorlage mit Pflichtfeldern und Freigabeworkflow nimmt einen Großteil dieser Kontrolle ab. Der Aufwand ist nicht trivial: Die Global Business Travel Association (GBTA) hat die Bearbeitungskosten einer manuellen Spesenabrechnung auf durchschnittlich rund 58 US-Dollar geschätzt.

Pflichtangaben: Was in eine Spesenabrechnung gehört

Angabe	Warum sie nötig ist	In dieser Vorlage
Name, Mitarbeiter-ID, Abteilung	Zuordnung zur Person und zur Kostenstelle	Abschnitt „Mitarbeiterinformationen“
Vorgesetzte oder Vorgesetzter	Wer die Abrechnung freigibt	Feld „Manager/Vorgesetzter“
Ausgabedatum und Berichtszeitraum	Zeitliche Zuordnung, Grundlage für Pauschalen	Abschnitt „Bericht Details“
Projekt oder Kunde	Weiterberechnung und Projektcontrolling	Feld „Projekt/Kunde“
Kategorie und Beschreibung je Position	Buchung auf das richtige Konto, geschäftlicher Anlass	Ausgabentabelle
Betrag je Position	Höhe der Erstattung, bei Rechnungen netto und Umsatzsteuer getrennt	Spalte „Betrag“
Belegvermerk	Nachweis für Buchhaltung und Betriebsprüfung	Spalte „Quittung angehängt?“
Summe, Vorschuss, Nettobetrag	Was tatsächlich ausgezahlt wird	Gesamtausgaben, erhaltene Vorauszahlung, Nettobetrag
Anhänge	Die Belege selbst	Quittungen, Rechnungen, sonstige Nachweise

Für Dienstreisen gehören außerdem Reiseziel, Reisezweck sowie Beginn und Ende der Reise mit Uhrzeit in die Abrechnung, denn davon hängen die Verpflegungspauschalen ab. Nutzen Sie dafür das Notizfeld oder ergänzen Sie die Vorlage um eigene Felder.

Verpflegungsmehraufwand 2026: die Pauschalen

Die Inlandspauschalen sind für 2026 unverändert geblieben:

Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte	Pauschale
Mehr als 8 Stunden (eintägige Reise ohne Übernachtung)	14 €
An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung	je 14 €
Volle 24 Stunden (Zwischentage)	28 €
8 Stunden oder weniger	keine Pauschale

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, etwa das im Hotel mitgebuchte Frühstück, wird die Tagespauschale gekürzt: um 20 % der vollen Pauschale für das Frühstück (5,60 €) und um je 40 % für Mittag- und Abendessen (je 11,20 €).

Rechenbeispiel: Dienstreise von Montag 7 Uhr bis Mittwoch 19 Uhr, Hotel mit Frühstück vom Arbeitgeber gebucht. Montag 14 €, Dienstag 28 €, Mittwoch 14 €, zusammen 56 €. Abzüglich zweimal Frühstück (2 × 5,60 €) bleiben 44,80 €.

Dreimonatsfrist: Wer länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeitet, bekommt dort ab dem vierten Monat keine Verpflegungspauschale mehr. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.

Ausland: Für Reisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.

Weitere Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Kostenart	Pauschale 2026	Hinweis
Fahrt mit eigenem Pkw	0,30 € je gefahrenem Kilometer	Hin- und Rückweg zählen
Fahrt mit anderem motorisierten Fahrzeug (Motorrad, Roller)	0,20 € je Kilometer
Übernachtung im Inland ohne Beleg	bis 20 € steuerfrei erstattbar	Nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber, nicht für den Werbungskostenabzug

Nicht verwechseln: Die Entfernungspauschale für den täglichen Weg zur Arbeit beträgt seit 2026 einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Für Dienstreisen bleibt es bei 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.

Belege: was gilt und was tun, wenn einer fehlt

Grundsätzlich braucht jede Position einen Beleg, nur die Verpflegungspauschalen kommen ohne aus. Ein paar Regeln, die immer wieder Rückfragen auslösen:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben, etwa keinen Empfängernamen (§ 33 UStDV). Für den Vorsteuerabzug reicht der Kassenbon dann aus.
Größere Rechnungen sollten auf das Unternehmen ausgestellt sein, sonst kann die Vorsteuer nicht gezogen werden.
Bewirtung von Geschäftspartnern: Auf dem Bewirtungsbeleg müssen Anlass und Teilnehmer stehen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Steuerlich abziehbar sind 70 % der angemessenen Kosten.
Beleg verloren: Ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Anlass und Unterschrift ist ein Notbehelf. Die Kosten können dann gebucht werden, die Vorsteuer aber nicht.
Digitale Belege: Ein Foto oder Scan ist zulässig, wenn das Unternehmen die Belege nach den GoBD geordnet und unveränderbar aufbewahrt.

Allgemeine Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Unternehmen an seinen Kunden ausgestellt wird und die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie den geschuldeten Betrag auflistet. Sie dient sowohl als Zahlungsaufforderung als auch als offizieller Nachweis der Transaktion. Eine klare und gut formatierte Rechnungs-Vorlage kann Ihren Abrechnungsprozess optimieren und sicherstellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

Unsere kostenlose Rechnungs-Vorlage ist einfach zu verwenden und auszufüllen. Sie ist perfekt für Freiberufler und kleine Unternehmen, die eine professionelle Rechnung erstellen und versenden möchten, ohne Zeit für die Vorbereitung zu verschwenden.

form

Fristen: bis wann abrechnen, wie lange aufbewahren

Abrechnungsfrist: Das Gesetz schreibt Mitarbeitenden keine Frist für die Spesenabrechnung vor. Üblich sind interne Regeln wie „innerhalb von 10 Tagen nach Reiseende“ oder „zum Monatsende“. Wichtiger sind Ausschlussfristen in Arbeits- und Tarifverträgen: Danach verfallen Ansprüche, die nicht innerhalb einer bestimmten Zeit geltend gemacht werden, oft schon nach drei Monaten. Gibt es keine Ausschlussfrist, verjährt der Erstattungsanspruch nach drei Jahren (§ 195 BGB).

Aufbewahrung: Spesenabrechnungen und Belege sind Buchungsbelege. Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie acht statt bisher zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Spesenabrechnungs-Vorlagen

fynk-Vorlage (kostenlos)

Die Vorlage oben läuft direkt in fynk. Mitarbeitende füllen sie über ein geführtes Formular aus, Pflichtfelder lassen sich nicht überspringen, und Belege hängen Sie als Dateien an die Abrechnung an. Die Freigabe läuft über einen festgelegten Genehmigungsworkflow, sodass automatisch die richtige Person benachrichtigt und erinnert wird.

So setzen Sie die Vorlage ein:

Vorlage in fynk öffnen und bei Bedarf um eigene Felder ergänzen, etwa Reiseziel und Uhrzeiten.
Link teilen oder Kolleginnen und Kollegen einladen, damit alle dieselbe aktuelle Fassung verwenden.
Freigabe festlegen: Wer genehmigt, und wer vertritt bei Urlaub.

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Beispiel: ausgefüllte Spesenabrechnung

Eine dreitägige Dienstreise nach München, abgerechnet mit den Steuersätzen 2026:

Datum	Kategorie	Beschreibung	Projekt/Kunde	Zahlungsmittel	Netto	USt.	Brutto	Beleg
07.09.2026	Reise	Bahn Fernverkehr nach München (7 %)	ACME GmbH	Privatkarte	89,00 €	6,23 €	95,23 €	ja
07.09.2026	Bewirtung	Kundenessen, 2 Personen (Speisen 7 %, Getränke 19 %)	ACME GmbH	Privatkarte	52,00 €	5,08 €	57,08 €	ja, mit Anlass und Teilnehmern
07.–09.09.2026	Unterkunft	Hotel, 2 Nächte ohne Frühstück (7 %)	ACME GmbH	Privatkarte	220,00 €	15,40 €	235,40 €	ja
09.09.2026	Taxi	Taxi zum Bahnhof, unter 50 km (7 %)	ACME GmbH	Bar	37,00 €	2,59 €	39,59 €	ja
09.09.2026	Büromaterial	Präsentationsmappen (19 %)	ACME GmbH	Privatkarte	18,00 €	3,42 €	21,42 €	ja
07.–09.09.2026	Verpflegung	Pauschale: 14 € + 28 € + 14 €	ACME GmbH				56,00 €	nicht nötig

Gesamt: 504,72 €. Ist ein Vorschuss geflossen, wird er abgezogen, und der Rest ist der auszuzahlende Nettobetrag.

Eine Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen

Eine Spesenrichtlinie legt fest, welche Ausgaben erstattet werden, wie abzurechnen ist und welche Nachweise nötig sind. Sie schafft Klarheit für Mitarbeitende und schützt das Unternehmen vor Missbrauch und Steuernachzahlungen. Drei Punkte gehören in jede Richtlinie:

Erstattungsfähigkeit: welche Kategorien, mit welchen Obergrenzen, und was ausdrücklich nicht (private Ausgaben, Bußgelder, Alkohol ohne Kundenbezug)
Einreichungsfrist: bis wann abgerechnet werden muss und bis wann die Buchhaltung auszahlt
Freigabeprozess: wer genehmigt, wer bei Abwesenheit vertritt und wer bei Streitfällen entscheidet

Beispiel für eine Spesenrichtlinie

Diese Richtlinie regelt, wie Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben einreichen und erstattet bekommen, damit Unternehmensmittel verantwortungsvoll eingesetzt werden und die Erstattung schnell und fair erfolgt.
Mitarbeitende können Kosten abrechnen, die direkt mit ihrer Tätigkeit zu tun haben, etwa Reisen (Flug, Bahn, Taxi, Hotel), Verpflegung oder Kundenbewirtung, geschäftliche Büroausstattung, Homeoffice-Ausstattung mit Freigabe, notwendige Software-Abos sowie Weiterbildungsgebühren. Jeder Antrag muss mit einem Beleg, einer Rechnung oder einem anderen Zahlungsnachweis eingereicht werden. Verpflegung auf Dienstreisen wird mit den steuerlichen Pauschalen erstattet.
Persönliche Ausgaben, private Unterhaltung, Bußgelder, Mahngebühren oder Ausgaben ohne ordnungsgemäßen Nachweis sind nicht erstattungsfähig. Alkohol wird nur bei vorab genehmigter Kundenbewirtung erstattet.
Spesenabrechnungen müssen innerhalb von 10 Tagen nach der Ausgabe oder der Rückkehr von der Dienstreise eingereicht werden. Jeder Posten ist aufzulisten, korrekt zu kategorisieren und mit einem kurzen geschäftlichen Anlass zu versehen. Digitale Belege sind anzuhängen. Zu verwenden ist die offizielle Vorlage in fynk oder die Excel-Vorlage.
Die direkte Führungskraft prüft und genehmigt die Abrechnung oder lehnt sie ab. Nach Freigabe zahlt das Finanzteam innerhalb von fünf Werktagen. Bei Fragen oder Streitfällen entscheidet das Finanzteam.
Nicht regelkonforme Anträge können abgelehnt werden.

Checkliste für Mitarbeitende

Jeden Beleg anhängen, am besten digital direkt nach der Ausgabe
Kategorie und Anlass angeben, etwa „Kundenessen ACME GmbH, Projektstart“
Bei Reisen Uhrzeiten notieren, sonst lassen sich die Pauschalen nicht berechnen
Private Anteile abziehen, geteilte Rechnungen aufteilen
Fristgerecht einreichen, damit keine Ausschlussfrist greift

Tipps für das Finance-Team

Hohe und ungewöhnliche Beträge zuerst prüfen, Kleinbeträge stichprobenartig
Doppelte Einreichungen abgleichen, etwa dieselbe Hotelrechnung in zwei Abrechnungen
Pauschalen gegenrechnen: Passen Uhrzeiten, Übernachtungen und gestellte Mahlzeiten zur abgerechneten Verpflegung?
Klare Rückmeldung geben, wenn etwas fehlt, damit derselbe Fehler nicht wiederkommt

FAQs

Im Inland 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise, und 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. Die Beträge sind gegenüber 2025 unverändert. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: um 5,60 € für ein Frühstück und um je 11,20 € für Mittag- und Abendessen.
Name, Abteilung und Abrechnungszeitraum, für jede Ausgabe Datum, Kategorie, geschäftlicher Anlass, Betrag und ein Beleg, dazu Projekt oder Kunde, falls die Kosten weiterberechnet werden. Bei Dienstreisen kommen Reiseziel, Reisezweck und Beginn und Ende mit Uhrzeit hinzu, weil davon die Verpflegungspauschalen abhängen. Am Ende stehen Gesamtsumme, erhaltene Vorschüsse und der auszuzahlende Betrag.
Mit dem eigenen Pkw 0,30 € pro gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Roller 0,20 €. Hin- und Rückweg zählen beide. Die seit 2026 geltenden 0,38 € ab dem ersten Kilometer betreffen nur die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg, nicht Dienstreisen.
Gesetzlich gibt es keine feste Frist. Maßgeblich ist die Regel im Unternehmen, oft 10 Tage nach Reiseende oder zum Monatsende. Achten Sie auf Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag: Danach können Erstattungsansprüche schon nach wenigen Monaten verfallen. Ohne solche Klausel verjährt der Anspruch nach drei Jahren.
Melden Sie es dem Finance-Team und erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Anlass und Ihrer Unterschrift. Ob er akzeptiert wird, entscheidet die Spesenrichtlinie. Die Vorsteuer kann das Unternehmen aus einem Eigenbeleg nicht ziehen.
Spesenabrechnungen und Belege sind Buchungsbelege und müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren.
Verpflegung auf Dienstreisen wird in der Regel über die Pauschalen erstattet, nicht nach Beleg. Bei der Bewirtung von Kunden erstattet der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten gegen einen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Ob Alkohol erstattet wird, regelt die Spesenrichtlinie, meist nur bei genehmigter Kundenbewirtung.
Ja, mit einem gültigen Beleg. Der Zahlungsweg spielt für die Erstattung keine Rolle. Firmenkarten machen die Abrechnung aber einfacher, weil Betrag und Datum schon in der Kartenabrechnung stehen.

Spesenabrechnung Vorlage: einfach ausfüllen, schnell erstattet