eSign

Was ist eSign?

eSign oder E-Sign ist eine Abkürzung für elektronische Signatur. eSign ist eine Technologie, die es ermöglicht, Dokumente online zu unterschreiben, anstatt sie auszudrucken und zu unterschreiben. Die Technologie eSign ist in den letzten Jahrzehnten immer beliebter geworden, und elektronische Unterschriften haben inzwischen genauso viel Gewicht wie physische Unterschriften.

Wie wird eSign verwendet?

Wenn Sie schon einmal ein Dokument online unterschrieben oder auf die Schaltfläche “Akzeptieren” in einem wichtigen digitalen Dokument geklickt haben, haben Sie bereits Erfahrung mit eSign gemacht. Es gibt eSign in verschiedenen Formaten - hier sind ein paar Beispiele:

• Ein Foto Ihrer physischen Unterschrift, die in ein Dokument eingefügt wird.
• Eine digitale Unterschrift, die auf einem elektronischen Gerät erstellt wird.
• Anklickbare “Ich stimme zu”-Schaltflächen auf Websites und Apps.

Dies sind nur Beispiele für eSign, und es kann sein, dass einige Unternehmen oder Programme andere Methoden verwenden.

Das Wichtigste bei eSign ist, dass sie direkt mit dem Unterzeichner verknüpft sind und nicht von einem Dritten geändert werden können. Spezialisierte eSign-Programme verwenden ein hochsicheres Verfahren, um sicherzustellen, dass alle elektronischen Signaturen unangetastet und rechtsverbindlich bleiben.

Kann man eSign vertrauen?

Da das Internet und andere Formen der elektronischen Kommunikation häufig gehackt werden, fragen Sie sich vielleicht, ob digitalen Signaturen und damit eSign immer vertraut werden kann. Unterschriften mit Tinte können nur schwer gefälscht werden, aber wie sieht es mit eSign aus?

Nun, sie werden durch eine dritte Partei validiert, die sicherstellt, dass die gesendete eSign zu dieser Person oder Organisation gehört. Die Unterschriften werden mit einem so genannten öffentlichen Schlüssel verschlüsselt, wobei die ursprüngliche Unterschrift durch eine “Hash-Funktion” gefiltert wird, ein Mittel zur Verschlüsselung der darin enthaltenen Daten, so dass nur die Person mit dem richtigen Schlüssel zum Entsperren (der Empfänger) den Inhalt lesen kann. Das macht eSign enorm sicher und vertrauenswürdig.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von eSign?

Wenn die richtigen Verfahren befolgt werden, ist eSign rechtsverbindlich, lässt sich leicht zu Dokumenten hinzufügen und es ist sehr unwahrscheinlich, dass sie manipuliert wird. Hier sind einige weitere Gründe, warum Sie eSign verwenden sollten.

1. Sparen Sie Zeit und Geld Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eSign Verfahren einführen, werden Sie wahrscheinlich eine Menge Geld für Druck- und Schreibwaren einsparen. eSign ist außerdem ein schneller, unkomplizierter Prozess, der Ihren Mitarbeitern:innen helfen sollte, Zeit zu sparen und produktiver zu sein. Es dauert nur ein paar Sekunden, etwas online zu unterschreiben, was deutlich weniger Zeit in Anspruch nimmt, als einen Vertrag auszudrucken, zu unterschreiben und persönlich abzugeben (oder per Post zu verschicken).

2. Dokumente aus der Ferne unterschreiben Mit der eSign Technologie können Sie wichtige Dokumente aus der Ferne sicher unterzeichnen. Dies ist besonders attraktiv für Unternehmen mit Mitarbeitern:innen an anderen Standorten oder geografisch weit entfernten Kunden. Dokumente können auch von verschiedenen Geräten aus mit eSign unterschrieben werden, einschließlich Smartphones und Computern, was noch mehr Flexibilität bietet.

3. Dokumente können sicher gespeichert werden Sobald ein sensibles Dokument unterzeichnet ist, muss es sicher aufbewahrt und vor Manipulationen geschützt werden. Alle führenden eSign Programme verfügen über Tools, die sicherstellen, dass dies der Fall ist, einschließlich fortschrittlicher Verschlüsselung. Die meiste eSign Software ermöglichen es Ihnen, Unterschriften zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Parteien das gleiche Dokument unterschreiben.

Warum sind Programme für eSign sinnvoll?

Um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Unterschriften sicher und rechtsverbindlich sind, wird häufig die Verwendung einer eSign Softwarelösung empfohlen. Diese gibt es in allen Formen und Größen, und sie enthalten in der Regel alles, was Sie brauchen, um Ihr Unternehmen von der physischen auf die elektronische Unterschrift umzustellen.

Wie eSign das Vertragsmanagement vereinfacht

eSign Software hat viele Vorteile, nicht zuletzt, weil das cloudbasierte Hosting die Dokumente für alle zugänglich macht. Mit eSign Software können Sie die Übersicht über die von Ihnen verwalteten Verträge problemlos behalten.

Mit Kunden zusammenarbeiten

Die Bearbeitung von Verträgen, um Klauseln hinzuzufügen, ist ein Alptraum. Noch schlimmer ist es, wenn Sie aktualisierte Versionen von Dateien hin- und herschicken und jedes einzelne Detail lesen müssen, um sicherzugehen, dass es das enthält, was Sie wollen. Mit cloudbasierten Funktionen von eSign Software wird jedes Dokument aus der Ferne gespeichert, wodurch das Hin- und Herschicken von Versionen überflüssig wird.

Sichern Sie Ihr Unternehmen mit eSign

Mit eSign können Sie auch Änderungen an einem Dokument nachverfolgen, und Signaturen sind nicht mehr gültig, wenn das Dokument nachträglich bearbeitet wird. Tippfehler oder böswillige Versuche, Sie und Ihr Unternehmen auszunutzen, kommen durch eSign Software nicht mehr vor - Sie stimmen genau dem zu, was zum Zeitpunkt der Unterzeichnung geschrieben steht.

Behalten Sie den Überblick über nicht unterzeichnete Verträge

Mit Benachrichtigungen und Werkzeugen für das Vertragsmanagement behalten Sie den Überblick darüber, was bereits unterschrieben wurde, was noch unterschrieben werden muss, und können Prioritäten setzen. Die Zeiten, in denen Sie sich durch Stapel von Papierkram wühlen mussten, sind vorbei, denn eSign Software behält den Überblick über alles, so dass Sie sich keine Sorgen um Fristen machen müssen.

Fazit

Moderne eSign Softwarelösungen helfen Ihnen, digitale Dokumente auf sichere und problemlose Weise zu unterzeichnen. Die Verwendung von eSign ist weltweit weit verbreitet. eSign wird genauso behandelt wie physische Unterschriften und ist rechtlich bindend. Die Umstellung von physischen auf eSign bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine erhebliche Zeit- und Geldersparnis.