Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Was versteht man unter Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen der digitalen Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Es integriert verschiedene Dokumentenmanagementtechnologien, um ein zentrales digitales Archiv von Dokumenten, Rechnungen, E-Mails usw. zu bilden. Ausgefeilte OCR (Optical Character Recognition) Technologie wird zumeist verwendet, um Papierdokumente zu digitalisieren. In dem Dokumentenmanagementsystem werden zusätzliche Informationen zu Dokumenten wie Dokumententyp, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagworte oder auch der komplette Text gespeichert. Mit diesen Informationen können Dokumente jederzeit abgerufen werden.

Mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen werden Dokumente nicht nur archiviert, sondern auch verwaltet. Dazu gehören beispielsweise die automatische oder manuelle Verteilung von Dateien an bestimmte Mitarbeiter, Zugriffsüberwachung, Dateianmerkung, Dateiverarbeitung, Verlinkung, Historie und andere Funktionen. Darüber hinaus unterstützt das Dokumentenmanagementsystem den Workflow, sodass Dokumente in der richtigen chronologischen Reihenfolge an den zuständigen Mitarbeiter oder die entsprechende Abteilung zur Bearbeitung übermittelt werden können. Um die Sicherheit beim Zugriff auf Dokumente zu gewährleisten, verfügt jedes Dokumentenmanagementsystem über eine entsprechende Rechteverwaltung. Damit werden die Zugriffsrechte für einzelne Benutzer und Benutzergruppen definiert.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Unternehmen, die in ein Dokumentenmanagementsystem investieren, schaffen die Grundlage für die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Skalierung geschäftskritischer Prozesse. Neben der Verbesserung der Produktivität bietet die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nachfolgende Vorteile:

1. Erhöhte Sicherheit

Die Dokumentensicherheit ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung, um sensible Daten zu schützen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet eine bessere Kontrolle über sensible Dokumente, und der Zugriff auf Dokumente kann auf Ordnerebene für verschiedene Gruppen oder Einzelpersonen gesteuert werden. Außerdem hinterlässt ein Dokumentenmanagementsystem einen Prüfpfad, aus dem hervorgeht, wer ein Dokument angesehen hat, wann darauf zugegriffen wurde und wie es möglicherweise geändert wurde.

2. Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Compliance-Anforderungen für bestimmte Dokumente können recht komplex sein. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, Lizenzentzug und in einigen Fällen zu strafrechtlicher Verantwortung führen. Dokumentenmanagementsysteme verringern das Risiko der Nichteinhaltung. Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen können beispielsweise automatisiert werden, und neue Dokumente lassen sich leichter klassifizieren und speichern.

3. Leichteres Auffinden von Dokumenten

Die Suche nach und das Auffinden von Dokumenten kann sehr zeitaufwändig sein - und wir alle wissen, dass Zeit Geld ist. Diese unnötigen Kosten für die Dokumentenverwaltung schränken das Budget eines Unternehmens ein, behindern die Produktivität und begrenzen das Wachstumspotenzial. Ein Dokumentenmanagementsystem kann ein leistungsstarkes, zeitsparendes Werkzeug sein. Je nach der implementierten Lösung kann ein Dokumentenmanagementsystem Dateien anhand eines Wortes oder eines Satzes in einem Dokument finden und bietet auch die Möglichkeit, aus der Ferne auf Dokumente zuzugreifen.

4. Bessere Zusammenarbeit

Die Möglichkeit, schnell auf Inhalte zuzugreifen und zusammenzuarbeiten, wird durch ein modernes Dokumentenmanagementsystem erheblich vereinfacht. Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die gemeinsame Nutzung von Informationen und die Zusammenarbeit, da Dokumente aus verschiedenen Quellen von mehreren Standorten aus zugänglich sind. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt für mehr Transparenz bei den Geschäftsprozessen und ermöglicht eine bessere Überwachung der Arbeitsabläufe.

5. Gesteigerte Produktivität

Zeit ist wertvoll, und die Zeitersparnis ist ein eindeutiger Vorteil von Dokumentenmanagementsystemen, der sich oft direkt in einer erhöhten Produktivität niederschlägt. Ein schnelleres und effizienteres Auffinden von Dokumenten ermöglicht die Fokussierung auf die wichtigen Kernaktivitäten. Darüber hinaus ist ein Dokumentenmanagementsystem skalierbar, um den sich ändernden Anforderungen eines jeden Unternehmens gerecht zu werden.

Was sind die Herausforderungen eines Dokumentenmanagementsystems?

Bei all den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems gibt es dennoch einige Herausforderungen, auf die man achten sollte. Dazu gehören:

Konsistenz

Ein DMS kann ohne Konsistenz nicht funktionieren, so dass es für das System unmöglich ist, mit voller Effizienz zu arbeiten, wenn die Dokumente nicht kontinuierlich abgelegt, indiziert und organisiert werden. Vor der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems müssen die Mitarbeiter:innen im Umgang mit dem System gneau geschult werden. So wird sichergestellt, dass das DMS im Laufe der Zeit einheitlich genutzt wird.

Integration

Eine der Herausforderungen, denen sich jedes Dokumentenmanagementsystem stellen muss, ist die Integration mit internen Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systemen. Obwohl viele DMS-Anbieter nicht mit allen internen Anwendungen integriert werden können, sind sie in der Lage, ein breites Spektrum an Diensten anzubieten. Dies kann die Produktivität und Effizienz erheblich verbessern.

Einführung

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der gesamten Organisation ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Jedes System birgt Herausforderungen, und eine der wichtigsten ist es, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter das System nutzen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Benutzer in der Lage sind, die grundlegenden Aufgaben der Dokumentenverwaltung reibungslos und einfach auszuführen. Eine laufende Betreuung und Schulung der Mitarbeiter:innen ist unerlässlich.

Klassifizierung

Es kann schwierig sein, Dokumente mit sensiblen Informationen zu identifizieren und von den übrigen Dokumenten zu trennen. Ein vertrauliches Dokument, das in ein Unternehmen gelangt, ist möglicherweise nicht sofort zu erkennen. Es ist daher entscheidend, bei der Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems darauf zu achten, dass es klare Richtlinien für die verschiedenen Sicherheitsstufen für die verschiedenen Arten von Dokumenten gibt.

Zusammenfassung

Die Funktionen und Vorteile, die sich aus der Implementierung eines gut konzipierten Dokumentenmanagementsystems ergeben, können sich auf alle Bereiche eines Unternehmens positiv auswirken. Ein Dokumentenmanagementsystem ist heutzutage ein unverzichtbares Werkzeug und die einhergehende Zentralisierung der Arbeitsabläufe erspart wertvolle Zeit und Ressourcen.